مؤسسة عامة
قاعة المدينة
كاريون دي لوس كونديس
السيد كارلوس أ. غارسيا مدير التسويق والاتصالات
وضع البداية
كسلطة في المؤسسة العامة ، يتعين على قاعة المدينة في مدينة كاريون دي لوس كونديس إدارة عدد كبير من الوثائق المهمة: الوثائق والتطبيقات وبطاقات الهوية وشهادات التسجيل ولكن أيضا ملفات البناء ووثائق العمل والمراسلات وأكثر من ذلك بكثير.
ولسوء الحظ، لم تستفد دار البلدية حتى الآن استفادة كبيرة من استخدام برمجيات مناسبة لإدارة الوثائق، حيث لم يتم التوصل بعد إلى حل مناسب.
من أجل جعل البحث أسهل وأكثر كفاءة ، خطط أرشيف المدينة لرقمنة الوثائق ودمج المحتوى في قاعدة بيانات الأرشيف الداخلية.
كانت المعالجة اليدوية ستستغرق وقتا طويلا للغاية ، ولهذا السبب تم البحث عن استخراج المعلومات آليا.
كان الهدف من إدارة المدينة هو رقمنة المستندات الورقية الحالية ، وتحسين العملية والتحكم في سير العمل على جميع المستندات الواردة والصادرة ، وأتمتة جزء كبير من العمليات في الخلفية ، وبالتالي تحسين عملية إدارة الممتلكات.
المشكلة الحالية
في الماضي، كان النظام الحكومي بأكمله قائما على الورق. تم فرز الطلبات المقدمة من المواطنين في ملفات من قبل مكتب التسجيل ، وأحيلت إلى قاعة المدينة ، حيث تمت إضافة مستندات إضافية.
ثم انتقلت الوثائق إلى جدران رفوف بطول متر غطت جدران المكاتب بأكملها وتم تخزينها هناك لسنوات.
ولكن مع الوثائق الواردة الحالية واليومية ، وصل النظام اليدوي لقاعة بلدية كاريون دي لوس كونديس إلى حدوده القصوى: غالبا ما تم تقديم الإيصالات الفردية بشكل غير صحيح أو إزالتها مسبقا من قبل الزملاء ولم يتم إعادتها بعد. كما أن إشراك المؤسسات الخارجية أمر صعب، على سبيل المثال عندما تحتاج قاعات البلدية أو الخبراء إلى إمكانية الوصول إليها لتقييم الطلبات.
"كان لدينا تكاليف تخزين يمكن تجنبها عن طريق تقديم المستندات في مجلدات. وبالإضافة إلى ذلك، كان البحث عن الوثائق يستغرق وقتا طويلا وكثيرا ما ينطوي على زيارة إلى المحفوظات".
يشير إلى السيد كارلوس أ. غارسيا مدير التسويق والاتصالات.
وكانت النتيجة طولا لأوقات المعالجة وعدم الكفاءة في تجهيز الوثائق اللازمة واسترجاعها وإرسالها.
لكن المشكلة الأكبر كانت عمر الوثائق، لأنها أصبحت هشة. وبناء على ذلك، ذهبت السلطة بحثا عن إدارة الوثائق الرقمية.
واستندت دراسة الحالة الإفرادية، التي أجريت بالتعاون مع نظام إدارة الوثائق في PaperOffice، إلى الاهتمام، كما هو شائع في أي هيئة إدارية، بالاحتفاظ بالسجلات والملفات الورقية العديدة وإتاحة حيز مادي وموظفين (بعضهم في حالة حرجة) لتخزينها وتصنيفها وتنظيمها.
وعلى الرغم من هامش الميزانية المتاح لها، توصلت السلطة البلدية في كاريون دي لوس كونديس إلى استنتاج مفاده أنه يجب استبدال هذا النظام القديم الطراز بنظام رقمي حديث وحديث. وبهذه الطريقة ، بدلا من البحث عن الوثائق ، يمكن للمؤسسة العامة أن تكرس نفسها للمهمة الفعلية لإدارة المدينة: المواطنين.
"لقد دفعنا العمل إلى الأمام والآن لدينا السبق."
غارسيا، مدير التسويق والاتصالات في إدارة كاريون دي لوس كونديس، يبحث عن حل لرقمنة جميع المشاكل التي تواجهها جميع المؤسسات العامة. وكان من المتوخى أيضا رقمنة جميع المهام الإدارية للبلدية، التي كانت في السابق متشابهة إلى حد كبير.
لماذا اختارت قاعة المدينة PaperOffice DMS
وكانت أهم معايير الاختيار هي الموثوقية والأمن، لأن الوثائق المدارة سرية، مثل الوثائق الشخصية أو الوضع المالي لمقدم الطلب.
لم يتم النظر في العديد من مزودي الخدمات السحابية أو الحلول مفتوحة المصدر بسبب لوائح حماية البيانات في المؤسسة العامة ، حيث لا يمكن ضمان أمن البيانات الشخصية الناتج المحلي الإجمالي وأمن الاستثمار طويل الأجل.
نظرا لأن PaperOffice DMS ليس تطبيقا سحابيا ويخزن جميع البيانات في قاعدة بيانات مركزية تقع في قاعة المدينة ، فقد تقرر في النهاية اختبار السيناريو المطلوب باختبار.
"بالفعل في الموعد الأول مع PaperOffice ، تلاحظ 20 عاما من الخبرة في PaperOffice في مجال إدارة المستندات."
يتفوق PaperOffice على جميع معايير المستندات والمبادئ التوجيهية القانونية ، خاصة بسبب تخزين المستندات المشفرة للغاية مباشرة في قاعة المدينة وليس في السحابة.
أصبحت الحاجة إلى استخدام نظام إدارة المستندات الذي يحتوي على تحكم متوافق في الإصدار وإصدار الإصدار المقاوم للتدقيق أكثر وضوحا من أي وقت مضى.
كان أحد الأسباب الهائلة للقرار هو إمكانية الوصول إلى الدعم ، حيث تم إجراء تجارب سيئة للغاية مع مقدمي خدمات آخرين في الماضي ، مما أدى أيضا إلى توقف قاعة المدينة.
وعلى وجه الخصوص، لضمان الموثوقية ومحاكاة المشاكل الحقيقية، تم الاتصال بدعم PaperOffice عدة مرات لتقييم ما إذا كان قد تم الوفاء بالمواعيد النهائية وما هي نوعية الدعم.
PaperOffice متقدم على كل مصنع آخر هنا.قبلت PaperOffice التحدي - الأهداف والتوقيت
واتخذ قرار برقمنة جميع الوثائق الورقية الموجودة في أرشيف رقمي.
خاصة بالنسبة للتحول الرقمي ، تم تأسيس منظمة لبرنامج مختلط للتدريب والتوظيف بعنوان "إنشاء أرشيف رقمي" من قبل مجلس مدينة كاريون دي لوس كونديس. تقوم هذه المنظمة ، جنبا إلى جنب مع المتخصصين في PaperOffice ، حاليا بتدريب ثمانية طلاب وأستاذين .
في ذلك ، يتم تطبيق المعرفة المكتسبة في ممارسة حقيقية ، مع سير عمل دقيق يساعد على تحسين الوقت وبدء حل الرقمنة للأرشيف التاريخي ، والذي يعود تاريخه إلى 1820s.
"كانت المعالجة اليدوية للوثائق ستكلفنا الكثير من الوقت. مع الحل الآلي من PaperOffice DMS ، يمكن تقليل الجهد اليدوي بشكل كبير ، وفي الوقت نفسه الاستثمار في التكنولوجيا الموجهة نحو المستقبل ".
كخبير في مجال معالجة المستندات الذكاء الاصطناعي الذكية ، تم تكليف PaperOffice DMS برقمنة الوثائق الموجودة.
تم مسح المستندات الورقية الموجودة بعناية من قبل موظفي قاعة المدينة وأرشفتها في PaperOffice DMS. ثم يقوم نظام إدارة المستندات بإنشاء صورة مصغرة لجميع المستندات الممسوحة ضوئيا وتنفيذ التعرف على النص المفصل. وهذا يعني أنه يمكن العثور على أي محتوى نصي لجميع المستندات في ثوان باستخدام محرك البحث المدمج في PaperOffice.
الفوائد من خلال الرقمنة مع PaperOffice
بفضل تنفيذ الرقمنة في PaperOffice ، تمكن أرشيف مدينة Carrión de los Condes بالفعل من:
- توفير الوقت والموارد
- سهولة الوصول إلى المستندات
- توافر الوثائق لكل موظف معتمد
- تقديم إيداع واضح
إن توافر البيانات والوثائق بشكل أسهل وأسرع الآن يغير بشكل أساسي ودائم عمليات قاعة المدينة. يتم الآن تنظيم المعرفة الإدارية بشفافية ومتاحة في الوقت المناسب.
"إن أمن البيانات وسير العمل الآلي ورقمنة المستندات وسهولة دمج PaperOffice في بيئة إدارية قدمت ما تحتاجه إدارة المدينة هذه لتقليل استهلاك الورق إلى الحد من العمليات الورقية وأرشفة المستندات الهشة والحفاظ عليها على المدى الطويل وكسب مساحة وبالتالي توفير التكاليف."
وبهذا المعنى ، يتم وضع الأساس لرقمنة جميع العمليات القائمة على الوثائق في الإدارة العامة مع PaperOffice DMS.
بالإضافة إلى عملية الأرشفة العامة:
- أرشفة مقاومة للمراجعة
- تحسين العمليات التنظيمية
- تنظيم أفضل للوثائق
- بحث أسرع في المستندات
- التواصل المبسط وحل المهام
مضمون.
النتيجة النهائية
لقد أزال مجلس المدينة مشكلة البيانات الورقية السابقة ، وتم مسح جميع الوثائق الهشة الناشئة عن الأرشيف بعناية وبالتالي أرشفتها. نظرا لأن PaperOffice يقوم بتشغيل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) على جميع البيانات الواردة ، لم يعد موظفو قاعة المدينة مضطرين إلى إخراج المستندات ، ولكن يمكنهم ببساطة البحث عنها داخل PaperOffice.
تستخدم إدارة المدينة الآن نظاما مركزيا لإدارة المستندات يدعم سير العمل.
يمكن لقاعة المدينة الآن تحديد موقع ملفات القضايا ، بالإضافة إلى أرقام الحالات بالأسماء والمواقع والتواريخ المرتبطة بها ، في غضون ثوان. وبالتالي ، يمكن للأرشيف أن يساعد مواطنيه بشكل أسرع وبدقة أكبر ، في حين أن النسخ الأصلية لا تزال دون مساس.
نبذة عن قاعة مدينة كاريون دي لوس كونديس
المساحة: 63.37 km². عدد السكان: 2,096 (2018)
المقاطعة: بالنسيا. مجتمع قشتالة وليون
العمدة: خوسيه مانويل أوتيرو سانز.
المراكز السكانية: كاريون دي لوس كونديس;
تقع هذه المدينة التي يزيد عدد سكانها عن 2000 نسمة في وسط مقاطعة بالنسيا. وفقا للاكتشافات الأثرية ، تعود أصول القرية إلى عصور ما قبل الرومان.
اليوم تشتهر المدينة بجميع الحجاج الذين يسيرون على طريق سانت جيمس ، لأن المدينة على طريق سانت جيمس ولديها بيوت للحجاج.
