أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.
تعد الرقمنة أو التحول الرقمي لمستنداتك الورقية شرطا أساسيا لكفاءة شركتك ونجاحها. أصبحت الحاجة إلى الرقمنة الآن جانبا مهما للجميع.
نصيحة مهنية
في المقالة الحالية ، ندرج أهم وظائف نظام إدارة المستندات التي تحتاجها شركتك للرقمنة الناجحة.وقد تزايدت الطلبات على نظام إدارة الوثائق، وهو نظام لإدارة الوثائق، بشكل هائل أو بالأحرى بشكل طبيعي في السنوات الأخيرة. ما بدأ كقاعدة بيانات، حيث تم رقمنة معظم الوثائق التماثلية في الأصل عن طريق المسح الضوئي وتخزينها، أصبح برنامجا مكتبيا شاملا، والذي يأخذ اليوم الجزء الرئيسي من المهام الإدارية للمكتب.
ولكن ما هو المعيار ، ما الذي يمكن أن يتوقعه العميل من DMS؟
في المقالة الحالية ، سنوضح لك الوظائف المهمة التي يجب أن يتمتع بها نظام إدارة المستندات. يمكن تفسير ذلك نقطة بنقطة باستخدام برنامج إدارة المستندات المبتكر PaperOffice DMS.
قبل أن ندخل في الفوائد ، دعنا نجيب على السؤال التالي:
ويعد التقاط الوثائق وتوزيعها وحفظها وفهرستها عناصر عملية متكاملة من عناصر العمل اليومي في العديد من المنظمات. ولا تنسى: حذف المستندات والبحث عنها.
وهذا يعني أن الشركات من مجموعة واسعة من الصناعات تتراكم وثائق مهمة كل يوم: المرافعات ووثائق العقود والمسودات والرسائل الخارجية والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الوثائق أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.
يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.
من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات.
هذا لا يستغرق وقتا طويلا فحسب ، بل يضع أيضا ضغطا غير ضروري على محفظتك.
يساعدك إدخال نظام إدارة المستندات ، DMS باختصار ، على الحصول على بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع فيضان المعلومات.
ويشير نظام إدارة الوثائق أيضا إلى برمجيات إدارة الوثائق ويهدف إلى إدارة الوثائق، وخاصة الوثائق الرقمية، التي تشمل التحويل من التماثلية إلى الرقمية. PaperOffice DMS هو مثل هذا البرنامج.
يزيل PaperOffice DMS جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في DMS الخاص بك في المستقبل.
لا يفرق PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة عقود العملاء والمرافعات وبيانات الرسوم والأحكام ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات ، يتم رقمنة عملياتك السابقة في شركتك أو مؤسستك ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.
يمكن العثور على المستندات الممسوحة ضوئيا والرقمية وتحريرها وحفظها وتوزيعها ووضع علامات عليها وإعادة توجيهها في ثوان باستخدام PaperOffice. يمكن التعرف على البيانات من المستندات تلقائيا وقراءتها وتمريرها إلى أنظمة خارجية مثل CRM أو ERP.
أنت بالتأكيد تدرك أن المستندات التماثلية ببساطة لم تعد محدثة. ومع ذلك ، سترى أيضا المضاعفات التي ينطوي عليها تحويل الأرشيف التماثلي الحالي إلى بيانات رقمية. لأن رقمنة المستندات أكثر من مجرد اتجاه. في الواقع ، أصبح الآن شرطا أساسيا للبقاء قادرا على المنافسة ومحدثا مع جميع الشركات الأخرى في نفس القطاع.
لذلك ، من المنطقي إدخال نظام إدارة المستندات في شركتك.
لذلك أوضحنا أسئلة ما هو نظام إدارة الوجهات السياحية وما الذي ستجلبه لي المقدمة ونصل إلى السؤال الفعلي للمقال:
تتمثل الوظيفة الأكثر أهمية والأولى لكل نظام لإدارة الوثائق في الجمع بين جميع الوثائق ومعلوماتها. هذه هي الطريقة التي تحدث بها أرشفة وإدارة المستندات الممسوحة ضوئيا والرقمية وكذلك رسائل البريد الإلكتروني في قاعدة بيانات ، أرشيف رقمي إذا جاز التعبير.
يقوم PaperOffice بتخزين جميع المعلومات مباشرة في قواعد بيانات MySQL / MariaDB ، والتي يمكن تشغيلها مباشرة في المبنى الخاص بك على أي نظام أساسي من جهاز الكمبيوتر المحلي الخاص بك ، عبر أجهزة NAS مثل QNAP و Synology أو خوادمك الخاصة أو المخصصة بما في ذلك الوصول عن بعد من المكتب المنزلي.
لا فرق بين نوع المستند الذي هو عليه.
يمكن تخزين جميع أنواع المستندات مركزيا في نظام إدارة الوجهات السياحية، وبالتالي فهي في متناول جميع الإدارات ومجالات الأعمال.
يتم تخزين جميع المستندات ذات الصلة بالشركة مركزيا ويمكن العثور عليها بسرعة من قبل جميع الموظفين.
نوصي عملائنا بأرشفة البيانات الرقمية إما في قاعدة بيانات موجودة على جهاز NAS مثل Synology أو QNAP أو على خادم مخصص. باستخدام خادم PaperOffice الخارجي (المخصص) الخاص بك ، يمكنك الحصول على جميع مزايا السحابة مع حماية مثالية للبيانات وتوفير المال والكثير من العمل كل شهر.
مع خادم PaperOffice لديك جميع مزايا الحل السحابي مع اختلاف كبير واحد فقط: إنه خادم قاعدة البيانات المخصص الخاص بك ولا أحد يصل إليه غيرك.
لا تريد استخدام خادم؟ لا توجد مشكلة.
NAS ، وحدة تخزين متصلة بالشبكة ، باللغة الألمانية جهاز تخزين مع اتصال بالشبكة ، بالإضافة إلى البرنامج المتوافق ل PaperOffice DMS والسحابة الداخلية جاهزة. آمنة تماما من الفضول الحكومي وغير الحكومي ، وبفضل وظيفة النسخ الاحتياطي ، آمنة أيضا من تعطل القرص الصلب.
يقوم PaperOffice بمسح المستندات الواردة التي لم يتم فصلها بعد وتحويلها إلى تنسيق رقمي للقراءة والكتابة باستخدام برنامج OCR الخاص به.
في الوقت نفسه ، يتم حفظ التاريخ والوقت ورقم الإصدار والكلمة الرئيسية ، والتي يمكن لمحرك بحث PaperOffice استخدامها للعثور على المستندات حتى لو كان الشخص الذي يبحث يعرف محتوى المستند بشكل بدائي فقط.
لتسهيل الأمر، يعرض PaperOffice أحدث المستندات المحفوظة في قائمة معاينة. يتم التعرف على كل ما تقوم بحفظه في PaperOffice تلقائيا بشكل كامل باستخدام PaperOffice FileOCRmax ، ويتم تحسينه باستخدام قواميس الأعمال وفهرسته للبحث عن الكلمات الرئيسية المثالية في قاعدة بيانات SQL للبحث عن الكلمات الرئيسية.
التعرف التلقائي على اللغة وتحسينها: يتعرف PaperOffice تلقائيا على لغة المستند وبالتالي يحسن التعرف على نص OCR إلى أقصى حد مطلق للحصول على أفضل اعتراف ممكن بالنص لجميع المستندات.
بقشيش
حول موضوع "أفضل حل للمكاتب غير الورقية دون عمل إضافي + أرشفة المستندات مباشرة من الماسح الضوئي" ، يوجد مقطع فيديو على YouTube يشرح هذه العملية بوضوح:
إمكانية قراءة المستندات المخزنة على المدى الطويل
بادئ ذي بدء ، يقوم PaperOffice DMS بتشفير جميع المستندات عند حفظها للأمان ، وفقا لأحد أعلى معايير الأمان المتاحة حاليا ، AES-1024bit.
يمكن التحويل مرة أخرى إلى مستندات قابلة للقراءة بأي تنسيق حالي ، حيث يقوم PaperOffice بتحديث تنسيقات ملفاته بانتظام ، مما يعني أن المستندات ستكون قابلة للقراءة أيضا في المستقبل.
أحد أهم الجوانب عند تخزين المستندات عبر نظام إدارة المستندات هو الامتثال للوائح القانونية أو متطلبات GoBD.
اختصار GoBD يرمز إلى "مبادئ الإدارة والتخزين المناسبين للدفاتر والسجلات والوثائق في شكل إلكتروني والوصول إلى البيانات".
على وجه الخصوص ، نظرا لتخزين المستندات المضاد للتدقيق والمشفر للغاية مباشرة في قاعدة بيانات SQL مركزية ، يلبي PaperOffice جميع متطلبات معايير المستندات والمبادئ التوجيهية القانونية أو أعلى معيار ألماني GOBD في العالم.
مصطلح تعيين الإصدار ليس كلمة أجنبية داخل نظام إدارة المستندات (DMS). أصبحت الحاجة إلى استخدام نظام إدارة المستندات الذي يحتوي على التحكم في الإصدار المتوافق مع GoBD وإصدار الإصدار المقاوم للتدقيق أكثر وضوحا من أي وقت مضى.
يمكن شرح مصطلح تعيين الإصدار بسهولة بالغة: بشكل عام ، يتعلق الأمر بالوظيفة المستخدمة لتسجيل التغييرات على المستندات أو الملفات. يمكن اكتشاف تغيير المستند وحفظه كنسخة احتياطية كإصدار مستند جديد.
بقشيش
بالمناسبة ، هناك مقطع فيديو حول أرشفة البريد الإلكتروني في Outlook المتوافقة مع القانون على YouTube والذي يشرح هذه العملية بطريقة مفهومة:
يضع كل تغيير في المستند إصدارا "أحدث" من المستند في أرشيف مطابق. يجعل التسجيل التغييرات شفافة ويمكن تتبعها في جميع الأوقات. في هذه المرحلة ، يعرف المشاهد اللاحق متى وبواسطة أي محرر تم إجراء التغيير على المستند. يمنحك هذا نظرة عامة على دورة حياة المستند بالكامل. يمكن إجراء تعيين الإصدار تلقائيا أو يدويا.
من أجل ضمان أمان المراجعة ، يجب أن تكون جميع تفاصيل التغيير في المستندات والملفات قابلة للتتبع بوضوح. يجب التأكد من أن الموظفين المصرح لهم فقط يمكنهم إجراء مثل هذا التغيير. ولكن من المهم بنفس القدر معرفة الموظفين الذين غيروا ماذا ومتى بعد سنوات.
بقشيش
بالمناسبة ، هناك مقطع فيديو على YouTube لإعداد Synology NAS MariaDB 10 ونظام إدارة المستندات PaperOffice الذي يشرح هذه العملية بطريقة مفهومة:
وفي كلتا الحالتين، حتى في أسوأ السيناريوهات، يتم ضمان استعادة قواعد البيانات المؤرشفة على المدى القصير وبالتالي مراعاة فترات الاحتفاظ بها دائما.
تم تجهيز PaperOffice الذكاء الاصطناعي يتعرف بشكل مستقل على المعلومات الموجودة في المستند ويعينها تلقائيا بشكل صحيح.
بغض النظر عن ماذا وبغض النظر عن مصدر الماسح الضوئي!
هذا يعني أن PIA توفر لك محرك بحث قوي خاص بك لجميع معلوماتك ، والذي يمكنه البحث والعثور على النص مثل محركات البحث الكلاسيكية مثل Google ، ولكن يمكنه أيضا القيام بكل شيء بصريا ، أي مقارنة مستند والتعرف عليه بصريا.
سيتعرف PaperOffice تلقائيا على جميع المستندات التي تم تدريسها بواسطة PIA من هذه النقطة الزمنية ، والتي بدورها يمكن أن تؤدي إلى قواعد تلقائية وأقنعة إيداع.
ستتعرف PIA على أهم القيم في المستند وتملأ بالفعل نموذج الصياغة الرئيسية نيابة عنك. يمكنك بعد ذلك التحقق من القيم وتصحيحها أو الإضافة إليها إذا لزم الأمر. يمكن إجراء هذه العملية يدويا أو تلقائيا في الخلفية.
تتولى مراقبة المجلد الذكية ما يعيقك: تلقائيا في الخلفية وفقا لمواصفاتك ، بدقة وموثوقية عالية.
قم بدمج جميع الأجهزة مثل آلات النسخ أو الماسحات الضوئية ببضع نقرات فقط. بمجرد ظهور ملف في مجلد محدد، تتم معالجته.
قم بإنشاء أي عدد من المجلدات المختلفة لمراقبة وتحديد ما يجب أن يحدث بعد الاستيراد. يمكن ل PaperOffice حتى نقل الملفات المؤرشفة إلى مجلد فرعي جديد.
تعمل الفهرسة التلقائية بواسطة PIA AutoFill والتعرف على جهات الاتصال بفضل PIA AutoContact ببراعة مع المراقبة. يتم التعرف على جميع محتويات المستند ذات الصلة ويتم فهرسة المستند تلقائيا. هذا يعمل أيضا مع جهات الاتصال!
قم بتمكين الوضع المحسن للاستيراد المجمع ، وتخطي معالجة الذكاء الاصطناعي للحصول على أقصى سرعة للإيداع.
يمكنك تحديد مكان حفظ الملفات الجديدة بالضبط في PaperOffice، وتعيين نوع مستند ثابت وحالة مستند لكل مستند جديد، وحتى تشغيل مهام سير العمل.
يضمن لمستخدمي PaperOffice رؤية ما هو مسموح به فقط بسبب مستوى الإصدار المحدد ، ومع FolderLock ، يمكنك إخفاء المجلدات والمجلدات الفرعية بأكملها بالإضافة إلى المحتوى.
يمكنك أيضا تحديد المستخدمين المسموح لهم بالقيام بماذا، وتقسيمهم إلى مجموعات وأقسام مستخدمين ثابتة حتى تتمكن من التحكم في من يمكنه رؤية أين وماذا.
هذا يعني أن كل مستخدم لا يرى سوى ما يتوافق مع مستوى الإصدار أو أقل ويسمح له فقط بالقيام بما قمت بتحديده مسبقا.
باستخدام PaperOffice FolderLock ، يمكنك إخفاء المجلدات بأكملها ومجلداتها الفرعية بالإضافة إلى المستندات بشكل دائم من بعض المستخدمين وبالتالي تجنب أسئلة المتطفلين. استخدم FolderLock لإخفاء المجلدات بأكملها بشكل دائم بما في ذلك المجلدات الفرعية والمستندات من مستخدمين معينين.
قم بتعيين المستخدمين إلى مجموعات وأقسام يمكن تحديدها بحرية، والتي يمكنك أيضا استخدامها لمهام سير العمل والمهام.
يمكنك أن تقرر بنفسك من لديه حق الوصول بالضبط إلى الوظائف الموجودة في PaperOffice من خلال القدرة على تحديد حقوق المستخدم بالضبط والتي تنطبق بعد ذلك في جميع أنحاء الشبكة.
هناك مشكلة كبيرة في الماضي ، ولكن لا تزال حتى اليوم ، وهي تكرار الملفات بسبب التخزين المتعدد والغموض فيما يتعلق بحالة معالجة المستندات أو المشاريع. يحتوي PaperOffice على إدارة سير عمل شاملة للغاية مع تعيين المهام ، والتي تخزن أيضا جميع العمليات مركزيا. سواء كان عمل المشروع أو معالجة الوثائق.
تعمل مهام سير العمل الرقمية على أتمتة عمليات العمل الخاصة بك: بمجرد تعريفها ، يستمر كل شيء تلقائيا بالكامل: ما عليك سوى تعيين سير عمل محدد مسبقا لمستند أو السماح ل PIA باتخاذ القرار تلقائيا. وشملت إخطار البريد الإلكتروني!
كل موظف دائما ما يكون على اطلاع دائم عبر وظيفة سير عمل PaperOffice. إذا لزم الأمر، يمكن حظر مستند للآخرين حتى يتم إجراء تغيير. بالطبع ، ينطبق الإصدار أيضا هنا.
يمكن تداخل مهام سير العمل إلى أي عمق وتحتوي على أي عدد من القرارات الحمراء / الخضراء من أجل سلسلة سير العمل والعمليات اللاحقة.
حدد ما إذا كان بإمكان مستخدم أو قسم بأكمله إكمال المهمة. يقوم PaperOffice تلقائيا بتعيين سير العمل للشخص المسؤول.
إذا لزم الأمر ، يمكن ضبط حالة المستند بشكل مستقل لمختلف الأحداث وفقا لمواصفاتك وحتى إرسال رسائل البريد الإلكتروني للإشعارات.
في حين أن الشركات الكبيرة قد عينت منذ فترة طويلة موظفي الرقمنة الذين يتعاملون مع موضوع تحويل الوثائق التناظرية بدوام كامل ، فإن الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم تفتقر عادة إلى الموارد البشرية ، خاصة وأن المؤهلات المهنية المناسبة مطلوبة.
ومع ذلك ، هذا خطأ شائع ويؤدي إلى استثمارات سيئة ، لأن العديد من الشركات المصنعة تستفيد من هذا الجهل.
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "7 وظائف مهمة يجب أن يفي بها نظام إدارة المستندات الخاص بك":
لمسح المستندات المنضمة ضوئيا، يوصى باستخدام ماسحة ضوئية مزودة بورقة بدقة 300 نقطة في البوصة على الأقل. أراد الماسح الضوئي الحصول على وظيفة المسح الضوئي إلى fodler وبرامج تشغيل WIA/TWAIN اختيارية. لقد مررنا بتجارب جيدة مع Fujitsu Scansnap ، والتي تعمل بشكل موثوق للغاية.
يجب عموما مسح المستندات الورقية ضوئيا بتنسيق PDF / A ثم حفظها في برنامج إدارة مستندات DMS - أو مباشرة إذا كان البرنامج يدعم ذلك أو يقوم بأتمتته ، على سبيل المثال من خلال المراقبة.
إذا كنت تستخدم برنامجا لائقا يحصل على تحديثات منتظمة ولديه استراتيجية نسخ احتياطي للبيانات ، فإن الإجابة هي نعم للمستندات غير الهامة. كل ما يمكن أن يتطلب قانونا الأصل يجب أن يبقى أيضا في الأصل. على سبيل المثال، يحتوي PaperOffice DMS على خيار تخزين موقع التخزين الأصلي في خصائص المستند.
القائمة أعلاه من وظائف 7 ليست كاملة بأي حال من الأحوال ، ولكنها تحد فقط من إبداعك ومهنيتك اعتمادا على مجال التطبيق! إذا تم النظر في رقمنة الأرشيف التماثلي من وجهات النظر هذه وتم إجراء حساب مضاد ، يصبح من الواضح أن الجهد جدير بالاهتمام وكيف ، على سبيل المثال ، يجب النظر في الاستثمار في آلة جديدة وأكثر حداثة وأسرع.
"لقد وفر التكامل والتشغيل السهلان ل PaperOffice DMS الحل الشامل الذي تحتاجه هذه الصناعة: تقليل استهلاك الورق ، وتسريع عمليات البحث ، وأتمتة التعيين للكتبة وتمكين تخزين البيانات المتعلقة بالعملية."
السيد كارلوس أ. غارسيا مدير التسويق والاتصالات
