ASUSTOR upravljanje dokumentima DMS za NAS

Sistemi za upravljanje dokumentacijom, upravljanje dokumentima, takođe nazvani DMS, podržavaju vašu organizaciju u elektronskoj i strukturiranoj organizaciji poslovnih dokumenata. DMS je stoga važan korak ka kancelariji bez papira.

U kombinaciji sa vašim ASUSTOR NAS formirate idealan duo za digitalizaciju analognih čuvanja i povećanje efikasnosti procesa pretrage i arhiviranja.

Upravljanje dokumentima PaperOffice je jedini DMS sistem na svetu službeno odobren od strane ASUSTOR-a za vaše ASUSTOR uređaje.

Šta je NAS?

Pod nazivom „ASUSTOR NAS“ tajvanska kompanija ASUSTOR prodaje različite uređaje za Network-Attached-Storage (NAS uređaje). Ovi uređaji omogućavaju kako kompanijama tako i privatnim korisnicima da efikasno zaštite, organizuju i koriste svoje podatke.

Takođe, NAS je serverski uređaj sa sopstvenim operativnim sistemom koji pruža svoj prostor za skladištenje preko mreže.

ASUSTOR NAS pruža idealne uslove za sve kompanije, a posebno za mala i srednja preduzeća, za brzo i jednostavno skladištenje poslovnih podataka.

U narednom članku ćemo vam pokazati kako da izvučete maksimum iz vašeg ASUSTOR NAS-a za vaše preduzeće, kao i kako upravljanje dokumentima može jednostavno funkcionisati bez Docker-a.

Zašto koristiti NAS umesto Cloud-a?

Postoji nekoliko razloga zašto bi trebalo da koristite NAS (Network Attached Storage) rešenje umesto Cloud-baziranog rešenja, ovde ćemo navesti nekoliko primera:

• 1. Kontrola i sigurnost: NAS se nalazi u fizičkoj kontroli kompanije, što znači da kao kompanija imate potpunu kontrolu nad sopstvenim podacima i možete obezbediti da ti podaci budu sigurni i zaštićeni.
  U Cloud okruženju vaši podaci se prenose eksternom pružaocu i ne podležu istim sigurnosnim standardima kao i sama kompanija.


• 2. Zaštita podataka: Kompanije moraju prilikom skladištenja ličnih podataka poštovati opštu uredbu o zaštiti podataka (GDPR) Evropske unije. Stoga kompanije moraju obezbediti da odabrane tehnologije i usluge za skladištenje poštuju odredbe o zaštiti podataka.
  NAS (Network Attached Storage) je prikladniji izbor od Cloud rešenja kada se radi o poštovanju GDPR regulativa.
  Pošto ostaje u vlasništvu kompanije, podaci se mogu direktno od strane kompanije kontrolisano dalje obrađivati i štititi. NAS takođe pruža visok stepen fleksibilnosti, jer podaci ne moraju biti skladišteni u eksternom data centru. Pored toga, kompanije mogu šifrovati podatke na NAS-u kako bi ih zaštitile od neovlašćenog pristupa.
• 3. Internet veza: NAS se može koristiti nezavisno od internet veze, što ga čini idealnim za kompanije koje rade u ruralnim područjima ili područjima sa nestabilnim internet vezama.


• 4. Troškovi: Troškovi su važna prednost koju NAS ima u odnosu na Cloud skladištenje. NAS je jeftiniji za nabavku od Cloud usluge, jer je potrebno platiti samo jednom i on pripada samo vama.
  Nadalje, mesečni troškovi za NAS su znatno niži nego za Cloud uslugu. Jer kod NAS-a nema mesečnih pretplatnih naknada. Takođe nema dodatnih troškova za propusni opseg koji mogu nastati kod Cloud usluge.


• 5. Fleksibilnost: NAS pruža kompanijama veću fleksibilnost pri izboru hardvera i kapaciteta za skladištenje. Takođe omogućava proširenje prostora za skladištenje kako bi se zadovoljili rastući zahtevi kompanije.

ASUSTOR NAS u kombinaciji sa PaperOffice DMS pruža vašoj kompaniji jednostavno i pouzdano rešenje za upravljanje vašim dokumentima.

PaperOffice DMS je korisnički prilagođen softver, koji omogućava kompanijama da organizuju, skladište, kategorizuju i upravljaju svojim dokumentima, tako da mogu biti lako pozvani u bilo koje vreme i sa bilo kojeg mesta.

Kombinacijom NAS-a i efikasnog upravljanja PaperOffice DMS može se povećati produktivnost vaše kompanije, obezbeđujući da se dokumenti brzo i pouzdano pozivaju. Takođe pruža dodatnu zaštitu za podatke, jer su pohranjeni na NAS-u, a ne na lokalnim računarima ili eksternom Cloudu.

Koliko je složena instalacija i podešavanje baze podataka?

Instalacija baze podataka kao i podešavanje na vašem ASUSTOR NAS-u uopšte nije složena i ne zahteva IT stručnjaka.

Podešavanje uz pomoć PaperOffice YouTube video zapisa može lako obaviti laik za nekoliko minuta.

Kako se vaši podaci prenose na ASUSTOR NAS?

Postoji nekoliko mogućnosti za prenos podataka u PaperOffice sistem za upravljanje dokumentima (DMS) koji se koristi na ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Evo nekoliko primera:

Skeniranje dokumenata

Postupak je jednostavan: Ako podaci još nisu digitalni, dokumenta koja postoje u papirnoj formi prvo treba skenirati ili fotografisati.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Sa vašim skenerom ili nekim drugim uređajem za digitalizaciju, dokument se ne pretvara samo u sliku, već se njegovi sadržaji mogu elektronski "pročitati". Funkcija skeniranja integrisana u PaperOffice DMS povezuje se sa vašim skenerom i na taj način prenosi digitalni medij u softver za upravljanje dokumentima.

O načinima kako najbolje integrisati vaš skener za digitalizaciju dokumenata, već smo pisali u drugom članku.

Digitalno skladištenje dokumenata

Podaci koji već postoje u digitalnom obliku, kao što su e-mailovi ili digitalni fajlovi, mogu se jednostavno prevući i pustiti u PaperOffice interfejs. Ako želite arhivirati više dokumenata bez ručne intervencije, u tu svrhu je pogodan alat za nadzor foldera integrisan u PaperOffice. To omogućava nesmetano arhiviranje u pozadini.

Postojeći podaci

Sistem za upravljanje dokumentima PaperOffice takođe olakšava korisnicima da već digitalno prisutne podatke, koji se trenutno nalaze na hard disku laptopa ili desktop računara, prebacite na zajednički korišteno skladište podataka, ASUSTOR NAS.

Na taj način svi postojeći podaci mogu biti uvezeni u sistem za upravljanje dokumentima jednim klikom miša.

Dodatna vrednost i koristi od ASUSTOR NAS zajedno sa PaperOffice DMS

Korišćenje ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) u kombinaciji sa sistemom za upravljanje dokumentima (DMS) PaperOffice pruža niz prednosti, od kojih su neke:

• 1. Centralizovano upravljanje podacima: DMS omogućava skladištenje i organizaciju svih dokumenata i datoteka na jednom centralizovanom mestu, što olakšava saradnju i pristup podacima, jer svaki zaposleni može pristupiti potrebnim datotekama bez potrebe da ih kopira na USB disk.
  Ovo štedi vreme i sprečava greške koje mogu nastati usled ručnog prenosa.


• 2. Povećana sigurnost: NAS nudi dodatne sigurnosne funkcije poput enkripcije i redundancije za zaštitu podataka od gubitka ili neovlašćenog pristupa, kao i visoku sigurnost podataka kroz različite opcije backup-a.
  Mogu se kreirati automatski backup-ovi kako bi se u slučaju kvarova ili slučajnog brisanja važnih datoteka omogućilo njihovo vraćanje. Takođe postoji mogućnost enkripcije podataka kako bi se osiguralo da su osetljivi podaci zaštićeni od neovlašćenog pristupa.


• 3. Povećana brzina pristupa: NAS omogućava brži pristup i obradu podataka, što povećava produktivnost.


• 4. Jednostavno održavanje i ažuriranje: DMS i NAS su nezavisni i mogu se održavati i ažurirati nezavisno jedan od drugog, što olakšava održavanje.


• 5. Povećana fleksibilnost: Kombinacija ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS nudi različite konfiguracione i prilagođene mogućnosti kako bi zadovoljile potrebe kompanije.


• 6. Laka proširivost memorijskog prostora: Kako kompanije često rastu i trebaju više skladišnog prostora, ASUSTOR NAS se može lako proširiti kako bi zadovoljio rastuće potrebe. Ovo je, u poređenju sa drugim rešenjima za skladištenje, poput eksternih hard diskova ili Cloud rešenja, isplativije i jednostavnije za implementaciju.


• 7. Podrška za mobilni pristup i rad na daljinu: Korišćenjem ASUSTOR NAS i PaperOffice DMS, moguće je pristupiti i obrađivati podatke sa bilo kog mesta, što povećava mogućnosti za rad na daljinu i mobilnu saradnju.


• 8. Povećana efikasnost: Korišćenje PaperOffice DMS i ASUSTOR NAS omogućava brže pronalaženje, organizaciju podataka i automatizaciju procesa, što povećava efikasnost.


• 9. Opsežno upravljanje korisnicima: Između ostalog, mogućnost kreiranja i upravljanja više korisničkih naloga.
  Ovo omogućava kompanijama da postave različite nivoe pristupa za različite zaposlene ili odeljenja. Na primer, zaposleni u računovodstvu može imati pristup finansijskim dokumentima, dok zaposleni u marketingu ima pristup samo marketing dokumentima.

DMS omogućava kompanijama da centralizuju skladištenje i upravljanje dokumentima i datotekama. Olakšava pretragu i saradnju jer zaposleni mogu pristupiti potrebnim datotekama sa bilo kog mesta. Takođe nudi mogućnost automatizacije tokova dokumenata kako bi se uštedelo vreme i resursi.

Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) u kombinaciji sa ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) pruža kompanijama moćno i pouzdano rešenje za upravljanje i skladištenje dokumenta i datoteka, kao i pristup istima.