QNAP управљање документима DMS за NAS.

Sistemi za upravljanje dokumentima, poznati kao DMS (Document Management System), podržavaju vašu organizaciju u elektronskom i strukturiranom organiziranju poslovnih dokumenata. DMS je stoga važan korak prema papiru bez ureda.

U kombinaciji sa vašim QNAP NAS oni su idealni par za digitalizaciju analognog pohranjivanja i povećanje efikasnosti procesa pretraživanja i arhiviranja.

Sistem za upravljanje dokumentima PaperOffice je jedini DMS sistem na QNAP uređajima koji je zvanično odobren od strane QNAP-a širom sveta.

Šta je NAS?

Taiwanska kompanija QNAP nudi različite uređaje za pohranu uz mrežni pristup (NAS uređaji) pod nazivom „QNAP NAS“. Ovi uređaji omogućavaju kako kompanijama, tako i privatnim korisnicima da efikasno zaštite, organiziraju i koriste svoje podatke.

Na primjer, NAS je fajl server sa sopstvenim operativnim sistemom koji obezbeđuje svoj prostor za skladištenje preko mreže.

QNAP NAS pruža idealne mogućnosti za sve kompanije, posebno MSP-ove, za brzo i jednostavno čuvanje korporativnih podataka.

U sledećem članku pokazat ćemo vam kako da izvučete maksimum iz svog QNAP NAS-a za svoju kompaniju, kao i kako upravljanje dokumentima može jednostavno funkcionisati bez Docker-a.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Zašto koristiti NAS umesto Cloud-a?

Postoji nekoliko razloga zašto biste trebali koristiti rješenje za pohranu uz mrežni pristup (Network Attached Storage - NAS) umesto cloud rješenja. Evo nekoliko primjera:

• 1. Kontrola i sigurnost: NAS je fizički pod kontrolom kompanije, što znači da vi imate potpunu kontrolu nad sopstvenim podacima i možete se pobrinuti da su oni sigurni i zaštićeni.
  U cloud okruženju, vaši podaci se prenose na spoljnog pružatelja usluga i nisu podložni istim sigurnosnim standardima kao i kompanija.


• 2. Zaštita podataka: Kada čuvaju lične podatke, kompanije moraju poštovati pravne propise o zaštiti podataka koji se odnose na opštu uredbu o zaštiti podataka (GDPR) Evropske unije. Stoga, prilikom odabira tehnologija i usluga za skladištenje, kompanije moraju se pobrinuti da one ispunjavaju odredbe o zaštiti podataka.
  NAS (Network Attached Storage) je bolji izbor od cloud rješenja kada je riječ o usklađenosti sa GDPR propisima. Zbog toga što ostaje u vlasništvu kompanije, podaci mogu biti direktno obrađivani i zaštićeni od strane kompanije. NAS također pruža visok nivo fleksibilnosti, jer podaci se ne moraju čuvati u spoljnom računarskom centru. Pored toga, podaci na NAS-u mogu biti enkriptirani kako bi se zaštitili od neautorizovanog pristupa.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Veza sa internetom: NAS se može koristiti nezavisno od internet veze, što ga čini idealnim za kompanije koje rade u ruralnim područjima ili područjima sa nestabilnim internet vezama.


• 4. Troškovi: Trošak je važna prednost koju NAS ima u odnosu na cloud skladištenje. U nabavci, NAS je jeftiniji od cloud usluge jer morate platiti samo jednom i on je u potpunosti vaš.
  Mjesecni troškovi za NAS su također mnogo niži od troškova cloud usluge. Naime, NAS ne zahteva mesečne pretplate. Također nema dodatnih troškova propusnosti, koji mogu nastati sa cloud uslugom.


• 5. Fleksibilnost: NAS pruža više fleksibilnosti za kompaniju pri odabiru hardvera i kapaciteta skladištenja. Također omogućava proširenje kapaciteta skladištenja kako bi zadovoljilo rastuće zahteve kompanije.

QNAP NAS u kombinaciji sa PaperOffice DMS pruža vašoj kompaniji jednostavno i pouzdano rješenje za upravljanje dokumentima.

PaperOffice DMS je korisnički prijateljski program koji omogućava kompanijama da organizuju, skladište, kategoriziraju i upravljaju dokumentima tako da im se lako pristupa bilo kada i bilo gdje.

Kombinacija NAS-a i efikasnog upravljanja dokumentima uz PaperOffice DMS omogućuje vam da povećate produktivnost vaše kompanije tako da osiguravate da dokumenti mogu biti brzo i pouzdano dostupni. Takođe, pruža dodatnu zaštitu podacima jer se podaci čuvaju na NAS-u, a ne na lokalnim računarima ili eksternom cloud-u.

Koliko je složena instalacija i konfiguracija baze podataka?

Instalacija i konfiguracija baze podataka na vašem QNAP NAS-u nije složena i ne zahteva stručnjaka za IT.

Posebno zato što je rad sa Docker kontejnerima poznat kao nestabilno i nepouzdano rešenje integracije, PaperOffice je odlučio da obezbedi pouzdano i dokazano rešenje za skladištenje podataka kroz direktan i nativni pristup koristeći MariaDB.

Zahvaljujući YouTube video snimcima koje je PaperOffice pripremio, instalacija se može završiti za nekoliko minuta čak i za početnike koji nemaju znanje.

Koje su prednosti izostavljanja Docker kontejnera?

Izostavljanje

Как ваше QNAP NAS получает данные?

Есть несколько способов передачи данных в систему управления документами PaperOffice (DMS), работающую на сетевом накопителе QNAP NAS (Network Attached Storage). Вот несколько примеров:

Сканирование документов

Процесс прост: если данные еще нецифровые, то сначала нужно отсканировать или сфотографировать бумажные документы.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Сканер или другое устройство для цифровизации превращает документ не только в изображение, но также может электронно «извлечь» его содержимое. Функция сканера, встроенная в PaperOffice DMS, подключается к вашему сканеру и переносит цифровое содержимое в программное обеспечение для управления документами.

Мы уже написали статью о том, как лучше интегрировать сканер для цифровизации документов. Ознакомиться с ней можно в другой статье.

Цифровое хранение документов

Цифровые данные, такие как электронные письма или файлы, могут быть просто перетащены в интерфейс PaperOffice с помощью функции перетаскивания и отпускания. Если вы хотите архивировать несколько документов без ручной работы, для этого подходит встроенная в PaperOffice функция мониторинга папки. Она обеспечивает плавную архивацию в фоновом режиме.

Существующие данные

Система управления документами PaperOffice также позволяет пользователям легко переместить ранее хранившиеся на жестком диске ноутбуков или настольных компьютеров цифровые данные на общий сетевой накопитель QNAP NAS.

Таким образом, все существующие данные могут быть импортированы в систему управления документами всего одним щелчком мыши.

Dodatna vrednost i korist od QNAP NAS-a zajedno sa PaperOffice DMS-om

Korišćenje QNAP NAS (Network Attached Storage) zajedno sa sistemom za upravljanje dokumentima (DMS) PaperOffice pruža niz prednosti, neke od njih su:

• 1. Centralizovano upravljanje podacima: DMS omogućava skladištenje i organizovanje svih dokumenata i fajlova na jednom centralnom mestu, što olakšava saradnju i pristup podacima jer svaki zaposleni može pristupiti potrebnim fajlovima, bez kopiranja na USB uređaj.Ovo štedi vreme i sprečava greške koje mogu nastati ručnim prenosom.


• 2. Povećana bezbednost: NAS nudi dodatne sigurnosne funkcije poput enkripcije i redundancije kako bi zaštitio podatke od gubitka ili neovlašćenog pristupa. Takođe pruža visok stepen sigurnosti podataka putem različitih opcija za backup.Automatski se mogu kreirati rezervne kopije kako bi se omogućilo vraćanje važnih fajlova u slučaju kvara ili slučajnog brisanja. Takođe postoji mogućnost enkripcije podataka kako bi se osiguralo da osetljivi podaci budu zaštićeni od neovlašćenog pristupa.


• 3. Povećana brzina pristupa: NAS omogućava brži pristup i obradu podataka, što povećava produktivnost.


• 4. Jednostavan za održavanje i nadogradnju: DMS i NAS su nezavisni jedno od drugog i mogu se održavati i ažurirati odvojeno, što olakšava održavanje.


• 5. Povećana fleksibilnost: Kombinacija QNAP NAS-a i PaperOffice DMS-a pruža razne mogućnosti konfiguracije i prilagođavanja kako bi se ispunili zahtevi organizacije.


• 6. Takođe, jedna od prednosti je i jednostavno proširivanje prostora za skladištenje. Budući da se organizacije često šire i potrebna im je veća količina prostora za skladištenje, QNAP NAS se lako može proširiti kako bi se zadovoljile rastuće potrebe.U poređenju sa drugim rešenjima za skladištenje, poput eksternih hard diskova ili cloud rešenja, ovo je ekonomičnije i lakše za implementaciju.


• 7. Podrška za mobilni pristup i rad na daljinu: Korišćenjem QNAP NAS-a i PaperOffice DMS-a, možete pristupiti podacima i raditi sa njima sa bilo kog mesta, što proširuje mogućnosti rada na daljinu i saradnje putem mobilnih uređaja.


• 8. Povećana efikasnost: Korišćenje PaperOffice DMS-a i QNAP NAS-a omogućava brže pronalaženje podataka, organizaciju i automatizaciju procesa, što povećava efikasnost.


• 9. Još jedna prednost QNAP NAS-a u kombinaciji sa sistemom za upravljanje dokumentima je nadzor korisničkog pristupa, uključujući mogućnost kreiranja i upravljanja više korisničkih naloga.Ovo omogućava organizacijama da postave različita prava pristupa za različite zaposlene ili odeljenja. Na primer, korisnik u finansijskom odeljenju može imati pristup finansijskim dokumentima, dok korisnik u marketingu ima pristup samo marketinškim dokumentima.

Sistem za upravljanje dokumentima omogućava organizacijama da centralizovano skladište i upravljaju svojim dokumentima i fajlovima. Olakšava pretragu i saradnju, jer zaposleni mogu pristupiti potrebnim dokumentima sa bilo kojeg mesta. Takođe omogućava automatizaciju radnji vezanih za dokumente kako bi se uštedelo vreme i resursi.

Upravljanje dokumentima u kombinaciji sa QNAP NAS-om pruža organizacijama moćno i pouzdano rešenje za upravljanje i skladištenje dokumenata, kao i pristup njihovim dokumentima i fajlovima.