Predstavljamo vam 7 praksom pristupanja izazovima i njihova rešenja
PaperOffice je 2022. godine sproveo anketu među građevinskim kompanijama o najvećim izazovima u upravljanju podacima, dokumentima i informacijama, uzimajući u obzir i neke podatke o kompanijama dobijene iz relevantnih studija slučaja. Sledeći zaključci izvučeni su iz ankete:
Izazov 1
Teško pronalaženje dokumenata u postojećoj strukturi arhive.Celih 82 posto anketiranih kompanija izjavilo je da imaju poteškoće u pronalaženju dokumenata u svojoj strukturi fascikli zbog zbunjujućih imena datoteka ili loše kategorizacije.
Kategorizacija koja nije izvediva zbog nedostatka vremena mogla bi se vršiti samo automatski.
Bilo da se radi o fizičkim fasciklama ili digitalnoj arhivskoj strukturi na poslužitelju, ime datoteke dokumenta bi obično trebalo pružati informacije o njenom sadržaju.
Desi se da ljudi koriste funkciju pretrage na svom računaru kako bi pretraživali ključne reči u nadi da će ih pronaći u imenu datoteke traženog dokumenta.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
Takvo pretraživanje vrlo lako stvara konfuziju jer odsustvo dosledne strukture može rezultirati time da dokumenti ne sadrže uvek ključne reči koje se traže.
Slično kao da fizički fascikl nije tamo gde bi trebao biti, da je u drugom prostoriji ili da je loše smješten ili da ne može se pročitati ili da je pogrešno označen.
Sigurno svi poznajemo "hangiranog istraživača" koji tjera 5000 datoteka da potpuno odustanu od pretrage i obično jedino što preostaje je reguralna jednostavna pretraga s ponovnim pokretanjem računara.
TIP: Otkrijte naš studija slučaja o uspešnoj integraciji PaperOffice u Građevinskom preduzeću IDC Construccion S.L. Las Palmas.
Saznajte više odmah i inspirišite se.
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Izazov 2
Nepoznavanje aktuelne i tačne verzije dokumenata Nepoznavanje trenutne i tačne verzije dokumenata predstavlja značajan izazov za preduzeća.
Građevinske kompanije su izjavile da nemaju pregled koja verzija dokumenta ili informacije je trenutna ili tačna.
Danas, kada više osoba može raditi na jednom dokumentu nezavisno od mesta i vremena, jasna komunikacija je ključna.
Da bi se izbegle moguće nesporazume, bitno je dokumentovati svaki pristup, svaku izmenu i arhiviranje. Takođe je moguće pratiti kako je dokument nastao. Međutim, samo dodatak u naziv datoteke poput "_2" or "_new 1.2" FINAL, "FINAL 2", "DRAFT 2.0" nije odgovarajuće rešenje jer nije jasno koja je verzija dokumenta zapravo. To često dovodi do konfuzije u pretrazi i povećanja broja duplikata koji mogu biti pronađeni na različitim lokacijama za skladištenje.
