7 važnih funkcija koje vaš sistem za upravljanje dokumentima mora da ispuni

Zahtevi za DMS-om, sistemom za upravljanje dokumentima, poslednjih godina su enormno ili bolje rečeno prirodni. Ono što je počelo kao baza podataka, u kojoj su uglavnom originalni analogni dokumenti digitalizovani skeniranjem i skladištenjem, postalo je sveobuhvatan kancelarijski softver, koji danas preuzima glavni deo administrativnih zadataka kancelarije.

Ali koji je standard, šta kupac može da očekuje od DMS-a?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

U aktuelnom članku ćemo vam pokazati koje važne funkcije sistem za upravljanje dokumentima mora da ima. Ovo se može objasniti tačku po tačku pomoću inovativnog softvera za upravljanje dokumentima PaperOffice DMS.

Pre nego što uđemo u beneficije, odgovorimo na sledeće pitanje:

Kako uvođenje sistema za upravljanje dokumentima može da pomogne meni i mojoj kompaniji?

Uvođenje sistema za upravljanje dokumentima, DMS nakratko, pomaže vam da imate jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.

DMS takođe označava softver za upravljanje dokumentima i namenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje konverziju iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav softver.

PaperOffice DMS eliminiše sva vremenska uska grla i kreira jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će ubuduće digitalno upravljati DMS-om.

PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima klijenata, molbama, izjavama o naknadama, presudama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući sistemu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u preduzeću ili organizaciji su digitalizovani , što ih čini efikasnijim, transparentnijim i značajno fleksibilnijim.

Skenirani i digitalni dokumenti se mogu pronaći, urediti, sačuvati, distribuirati, označiti i proslediti za nekoliko sekundi pomoću PaperOffice-a. Podaci iz dokumenata mogu se automatski prepoznati i pročitati i proslediti spoljnim sistemima kao što su CRM ili ERP.

Sigurno ste svesni da analogni dokumenti jednostavno više nisu ažurni. Međutim, takođe vidite komplikacije uključene u konvertovanje postojeće analogne arhive u digitalne podatke. Zato što je digitalizacija dokumenata više od trenda. Zapravo, to je sada preduslov za ostanak konkurentnih i akušerih sa svim ostalim kompanijama u istom sektoru.

Stoga, ima smisla uvesti sistem za upravljanje dokumentima u svoje preduzeće.

Zato smo razjasnili pitanja šta je DMS i šta bi mi uvod doneo i došli do samog pitanja članka:

Koje 7 važnih funkcija sistem za upravljanje dokumentima mora da ispuni?

Funkcija 1: Lokaciju. Čuvanje u digitalnoj arhivi

Najvažnija i prva funkcija svakog sistema za upravljanje dokumentima je sastavljanje svih dokumenata i njihovih informacija. Na ovaj način se arhiviranje i administracija skeniranih i digitalnih dokumenata, kao i e-poruka, dešava u bazi podataka, digitalnoj arhivi takoreći.

PaperOffice skladišti sve informacije direktno u MySQL / MariaDB bazama podataka, koje se mogu raditi direktno u vašim prostorijama na bilo kojoj platformi sa lokalnog računara, putem NAS uređaja kao što su QNAP i Synology ili vaših ili namenskih servera uključujući daljinski pristup iz matične kancelarije.

Nema razlike o kom tipu dokumenta se radi.

Sve vrste dokumenata mogu se uskladištiti centralno u DMS-u i zato su dostupne svim odeljenjima i poslovnim oblastima.

Svi dokumenti relevantni za preduzeće skladište se centralno i mogu ih brzo pronaći svi zaposleni.

Gde bi trebalo da se nalazi digitalna arhiva?

Preporučujemo našim korisnicima da arhiviraju digitalizovane podatke u bazi podataka koja se nalazi na NAS uređaju kao što je Synology ili QNAP ili na namenskom serveru. Sa sopstvenim spoljnim (namenskim) PaperOffice serverom, dobijate sve prednosti cloud-a sa savršenom zaštitom podataka i štedite novac i puno posla svakog meseca.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Sa PaperOffice serverom imate sve prednosti cloud rešenja sa samo jednom ogromnom razlikom: To je tvoj namenski server baze podataka i niko mu ne pristupa osim tebe.

Želite da koristite server? Nema problema.

Zašto je NAS idealan za arhiviranje dokumenata

NAS, mrežno priključeno skladište, na nemačkom uređaj za skladištenje sa mrežnom vezom, kao i kompatibilan softver za PaperOffice DMS i unutrašnji oblak je spreman. Apsolutno bezbedan od državne i nedrћavne radoznalosti i, zahvaljujuжi rezervnoj funkciji, takoрe bezbedan od pada hard diska.

Funkcija 2: Lako preuzimanje dokumenata. Pretraži i pronađi

PaperOffice skenira dolazne dokumente koji još uvek nisu binarni i konvertuje ih u digitalni format za čitanje i pisanje koristeći sopstveni OCR softver.

Istovremeno, čuvaju se datum i vreme, broj verzije i ključna reč, koje pretraživač PaperOffice može da koristi za pronalaženje dokumenata čak i ako osoba koja pretražuje zna samo rudimentarno sadržaj dokumenta.

Da bi vam bilo lakše, PaperOffice prikazuje poslednje sačuvane dokumente na listi za pregled. Sve što sačuvate u PaperOffice-u automatski se u potpunosti prepoznaje u programu PaperOffice FileOCRmax, optimizovano poslovnim rečnicima i indeksirano za savršenu pretragu ključnih reči u SQL bazi podataka za pretragu ključnih reči.

Automatsko prepoznavanje i optimizacija jezika: PaperOffice automatski prepoznaje jezik dokumenta i na taj način optimizuje OCR tekstualno prepoznavanje na apsolutni maksimum za najbolje moguće tekstualno prepoznavanje svih dokumenata.

Dugoročna čitljivost uskladištenih dokumenata

Pre svega, PaperOffice DMS šifruje sve dokumente kada se čuvaju radi bezbednosti, prema jednom od najviših bezbednosnih standarda koji je trenutno dostupan, AES-1024bit.

Konverzija nazad u čitljive dokumente moguća je u bilo kom trenutnom formatu, s tim što PaperOffice redovno ažurira svoje formate datoteka, što znači da će dokumenti takođe biti čitljivi u budućnosti.

Funkcija 3: Obezbeđivanje perioda pravnog zadržavanja

Jedan od najvažnijih aspekata prilikom skladištenja dokumenata putem sistema za upravljanje dokumentima je poštovanje zakonskih propisa ili zahteva GoBD-a.

Skraćenica GoBD označava "Principe za pravilno upravljanje i skladištenje knjiga, zapisa i dokumenata u elektronskoj formi i za pristup podacima".

Posebno, zbog revizije, visoko šifrovanog skladišta dokumenata direktno u centralnoj SQL bazi podataka PaperOffice ispunjava sve zahteve za standarde dokumenata i pravne smernice ili najviši nemački standard GOBD na svetu.

Termin kreiranje verzija nije strana reč u okviru sistema za upravljanje dokumentima (DMS). Potreba za korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima koji ima kontrolu verzija usaglašenu sa goBD-om i kreiranje verzija otpornih na reviziju jasnija je nego ikada ranije.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Kreiranje verzija čini sve promene praćenim

Termin kreiranje verzija se može vrlo lako objasniti: Ukupno gledano, radi se o funkcionalnosti koja se koristi za zapisivanje promena u dokumentima ili datotekama. Promena dokumenta se može otkriti i sačuvati kao kopija u senci kao nova verzija dokumenta.

Uverite se u nepromenljivost

Svaka promena dokumenta stavlja "noviju" verziju dokumenta u odgovarajuću arhivu. Evidentiranje čini promene prozirnim i praćenim sve vreme. U ovom trenutku, gledalac koji će uslediti zna kada i kojim uređivačem je izvršena promena dokumenta. Ovo vam daje pregled celog životnog ciklusa dokumenta. Kreiranje verzija se može uraditi automatski ili ručno.

Da biste obezbedili bezbednost revizije, svi detalji promene dokumenata i datoteka moraju biti jasno praćeni. Mora se osigurati da samo ovlašćeni zaposleni mogu da naprave takvu promenu. Ali jednako je važno znati godinama kasnije koji zaposleni su promenili šta i kada.

U oba slučaja, čak i u najgorem scenariju, osigurano je da se arhivirane baze podataka vrate u prethodno stanje u kratkom roku i da se periodi zadržavanja stoga uvek poštuju.

Funkcija 4: Automatsko otkrivanje i ključne reči

PaperOffice je opremljen AI koji nezavisno prepoznaje informacije u dokumentu i automatski ih dodeljuje ispravno.

To znači da vam PIA obezbeđuje sopstveni moćni pretraživač za sve vaše informacije, koji može da pretražuje i pronalazi tekstualne kao što su klasični pretraživači kao što je Google, ali može i celu stvar da uradi vizuelno, već da uporedi i prepozna dokument vizuelno može.

PaperOffice će automatski prepoznati sve dokumente koje je PIA učila od ovog trenutka, a koji zauzvrat mogu da pokrenu automatska pravila i maske za popunjavanje.

PIA će prepoznati najvažnije vrednosti u dokumentu i već popuniti obrazac za ključne reči u za vas. Zatim možete da proverite vrednosti i ispravite ih ili dodate ako je potrebno. Ovaj proces se može obaviti ručno ili automatski u pozadini.

Funkcija 5: Automatizovanje hvatanja dokumenata

Inteligentno praćenje fascikli preuzima ono što vas sputava: automatski u pozadini u skladu sa vašim specifikacijama, veoma precizno i pouzdano.

• Integrisanje svih uređaja

  Integrišite sve uređaje kao što su kopir aparati ili skeneri sa samo nekoliko klikova. Čim se datoteka pojavi u navedenoj fascikli, ona se obrađuje.

• Bilo koji broj monitora

  Kreirajte više različitih fascikli da biste nadgledali i precizirali šta bi trebalo da se desi nakon uvoza. PaperOffice čak može da premesti arhivirane datoteke u novu potfasciklu.

• Predlošci dokumenata zasnovani na AI

  Automatsko indeksiranje pomoću PIA automatskog popunjavanja i prepoznavanja kontakata zahvaljujući PIA autoKontaktu briljantno funkcioniše zajedno sa nadgledanjem. Sav relevantan sadržaj dokumenta se prepoznaje i dokument se automatski indeksira. Ovo funkcioniše i sa kontaktima!

• Fiksne ključne reči i tokovi posla

  Omogućite režim optimizovan za masovni uvoz, preskačući AI obradu za maksimalnu brzinu popunjavanja.

  Možete tačno da navedete gde će nove datoteke biti sačuvane u paperOffice-u, dodeliti fiksni tip dokumenta i status dokumenta svakom novom dokumentu, pa čak i pokrenuti tokove posla.

Funkcija 6: Dozvole za upravljanje korisnicima i pristup

Korisnicima PaperOffice-a je garantovano da će videti samo ono što je dozvoljeno zbog navedenog nivoa izdavanja, a pomoću programa FolderLock možete da sakrijete čitave fascikle i potfascikle, kao i sadržaj.

Takođe možete da navedete koji korisnici smeju da rade šta i da ih podelite u fiksne korisničke grupe i odeljenja kako biste mogli da kontrolišete ko može da vidi gde i šta.

• Nivoi i prava na čišćenje

  To znači da svaki korisnik vidi samo ono što odgovara nivou izdavanja ili nižem i dozvoljeno mu je da radi samo ono što ste prethodno definisali.

• Sakrij fascikle i dokumente

  Pomoću paperOffice FolderLock možete trajno da sakrijete čitave fascikle i njihove potfascikle, kao i dokumente određenih korisnika i na taj način izbegnete radoznala pitanja. Koristite FolderLock da biste trajno sakrili čitave fascikle uključujući potfascikle i dokumente od određenih korisnika.

• Grupe i odeljenja

  Dodelite korisnike besplatno definisanim grupama i odeljenjima, koje takođe možete da koristite za tokove posla i zadatke.

• Definisana korisnička prava na više nivoa

  Sami možete da odlučite ko tačno ima pristup funkcijama u PaperOffice-u tako što ćete moći da definišete prava korisnika koja se tačno primenjuju u celoj mreži.

Funkcija 7: Moćan sistem toka posla

Veliki problem u prošlosti, ali i danas, jeste dupliranje fajlova zbog višestrukog skladištenja i dvosmislenosti u vezi sa statusom obrade dokumenata ili projekata. PaperOffice ima veoma sveobuhvatno upravljanje tokom posla sa dodeljivanje zadataka, koje takođe skladišti sve procese centralno. Bilo da je projektni rad ili obrada dokumenata.

Digitalni tokovi posla automatizuju vaše radne procese: Kada se definiše, sve se odvija u potpunosti automatski: Jednostavno dokumentu dodelite unapred definisan tok posla ili pustite PIA da automatski odluči. Uključeno obaveštenje putem e-pošte!

Svaki zaposleni je uvek autilan putem funkcije toka posla PaperOffice. Ako je potrebno, dokument se može blokirati za druge osobe dok se ne napravi promena. Naravno, verzija važi i ovde.

• Sve definicije toka posla

  Tokovi posla mogu da se ugnezde na bilo koju dubinu i sadrže bilo koji broj crveno/zelenih odluka kako bi se naredni tokovi posla i procesi vezali lancima.

• Odgovornost i krajnji rok

  Utvrdite da li korisnik ili celo odeljenje mogu da dovrše zadatak. PaperOffice automatski dodeljuje tok posla odgovornom licu.

• Potpuna kontrola

  Ako je potrebno, status dokumenta se može prilagoditi nezavisno za različite događaje u skladu sa vašim specifikacijama, pa čak i slati e-poruke sa obaveštenjima.

Obavezno izbegnite ovu grešku

I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.

Ultimativni vodič u 5 koraka

Savet

Kreirali smo ultimativni vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja kao dokumenta koji se može preuzeti, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko traje:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months