Javna ustanova
Gradska većnica
Carrión de los Condes

Početna pozicija

Kao autoritet u javnoj ustanovi, gradska skupština grada Karión de los Condes mora da vodi veliki broj važnih dokumenata: dokumenata, prijava, ličnih karata, potvrda o registraciji ali i građevinskih dosijea i poslovnih dokumenata, prepiske i još mnogo toga.

Nažalost, gradska skupština do sada nije imala značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima, jer još uvek nije pronađeno odgovarajuće rešenje.

Kako bi pretraga bila lakša i efikasnija, gradska arhiva je planirala da digitalizuje dokumentaciju i unese sadržaj u internu bazu podataka arhive.

Ručna obrada bi bila previše dugotrajna, zbog čega je traženo automatizovano vađenje informacija.

Cilj gradske uprave je bio da digitalizuje postojeće papirne dokumente, donese optimizaciju procesa i kontrolu toka posla nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizuje veliki deo procesa u pozadini i na taj način optimizuje proces upravljanja imovinom.

Paperless work through digital processes

Postojeći problem

U prošlosti, ceo vladin sistem je bio zasnovan na papiru. Prijave koje su podneli građani sortirane su u dosijeima od strane registracione kancelarije, prosleđene gradskoj skupštini, gde su dodata dodatna dokumenta.

Dokumenti su potom migrirali u metar dugačke zidove koji su prekrivali čitave zidove kancelarije i tamo su čuvani godinama.

Međutim, sa postojećim i svakodnevnim pristiglim dokumentima, manuelni sistem gradske skupštine Karión de los Condes dostigao je svoje granice: pojedinačne potvrde su često nepravilno ili prethodno uklonjene od strane kolega i još uvek nisu vrađene. Angažovanje spoljnih institucija takođe je bilo teško, na primer kada je gradskim većnicama ili ekspertima bio potreban pristup za procenu aplikacija.

"Imali smo izbegnute troškove skladištenja popunjavajući dokumente u fasciklama. Pored toga, potraga za dokumentima je oduzimala mnogo vremena i često je podrazumevala posetu arhivi",

priseća se gospodin Karlos A. Garsija marketinga i menadžera komunikacija.

Rezultat su bila duga vremena obrade i neefikasnosti u obradi, preuzimanju i prosleđivanje potrebne dokumentacije.

Međutim, najveći problem bila je starost dokumenata, jer su postali krti. U skladu sa tim, nadležni su krenuli u potragu za upravljanjem digitalnim dokumentima.

Studija slučaja, sprovedena zajedno sa PaperOffice sistemom za upravljanje dokumentima, zasnovana je na zabrinutosti, kao što je uobičajeno u svakom administrativnom telu, na održavanju brojnih papirnih zapisa i dosijea i na raspolaganju fizičkom prostoru i osoblju ( nekima u kritičnom stanju) za skladištenje, klasifikovanje i organizovanje.

Uprkos budžetskom prostoru, opštinska vlast Karión de los Condes došla je do zaključka da ovaj staromodni sistem mora biti zamenjen ažernim, modernim, digitalnim. Na taj način, umesto traženja dokumenata, javna institucija može da se posveti stvarnom zadatku gradske uprave: građanima.

"Upravo smo pomerili rad napred i sada imamo prednost."

Gospodin Karlos A. Garsija, menadžer marketinga i komunikacija administracije Karión de los Condes, tražio je rešenje da digitalizuje sve probleme sa kojima se suočavaju sve javne institucije. Takođe je bilo predviđeno digitalizacija svih administrativnih poslova opštine, koji su ranije bili uglavnom analogni.

Zašto je gradska skupština izabrala PaperOffice DMS

Najvažniji kriterijumi izbora bili su pouzdanost i bezbednost, s obzirom da su dokumenti kojima se upravlja poverljivi, kao što su lična dokumenta ili finansijska situacija podnosioca zahteva.

Razni provajderi u oblaku ili open source rešenja nisu razmatrani zbog propisa o zaštiti podataka u javnoj ustanovi, s obzirom da bezbednost ličnih podataka GDPR i dugoročna investiciona bezbednost nisu mogli biti zagarantovani.

S obzirom na to da PaperOffice DMS nije aplikacija u oblaku i da sve podatke čuva u centralnoj bazi podataka koja se nalazi u gradskoj skupštini, na kraju je odlučeno da se zahtevani scenario testira testom.

"Već na prvom sastanku sa PaperOffice-om primećujete 20 godina paperOffice iskustva u oblasti upravljanja dokumentima."

PaperOffice premašuje sve standarde dokumenata i zakonske smernice, posebno zbog visoko šifrovanog skladišta dokumenata direktno u gradskoj skupštini, a ne u oblaku.

Potreba za korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima koji ima usaglašenu kontrolu verzija i kreiranje verzija otpornih na nadzor jasnija je nego ikada.

Ogroman razlog za donošenje odluke bila je pristupačnost podrške, s obzirom da su u prošlosti sa drugim provajderima napravljena veoma loša iskustva, što je takođe dovelo do zastoja u gradskoj skupštini.

Posebno, kako bi se osigurala pouzdanost i simulirali stvarni problemi, nekoliko puta je kontaktirana podrška PaperOffice-a kako bi se procenilo da li su rokovi ispunjeni i kakav je kvalitet podrške.

PaperOffice je prihvatio izazov - ciljeve i tajming

Doneta je odluka da se svi postojeći papirni dokumenti digitalizuju u digitalnu arhivu.

Posebno za digitalnu transformaciju, organizaciju mešovitog programa obuke i zapošljavanja pod nazivom "Stvaranje digitalne arhive" osnovalo je gradsko veće Kompanije Carrión de los Condes. Ova organizacija, zajedno sa specijalistima za PaperOffice, trenutno obučava osam studenata i dva profesora.

U njemu se stečeno znanje primenjuje u pravoj praksi, sa preciznim tokom posla koji pomaže da se optimizuje vreme i započne rešenje digitalizacije istorijskog arhiva, koje datira iz 1820-ih godina.

"Ručna obrada dokumenata koštala bi nas mnogo vremena. Sa automatizovanim rešenjem iz PaperOffice DMS-a, manuelni napori mogli bi da budu znatno smanjeni, istovremeno uloženi u tehnologiju orijentisanu na budućnost."

Kao stručnjak u oblasti inteligentne obrade AI dokumenata, PaperOffice DMS je ovlašten za digitalizaciju postojeće dokumentacije.

Postojeće papirne dokumente pažljivo su skenirali zaposleni u Gradskoj skupštini i arhivirali u PaperOffice DMS-u. Sistem za upravljanje dokumentima zatim kreira sličicu svih skeniranih dokumenata i izvršava detaljno prepoznavanje teksta. To znači da se svaki tekstualni sadržaj svih dokumenata može pronaći za nekoliko sekundi pomoću pretraživača integrisanog u PaperOffice.

Prednosti kroz digitalizaciju pomoću PaperOffice-a

Zahvaljujući digitalizaciji implementacije PaperOffice-a, gradski arhiv Carrión de los Condes je već bio u mogućnosti da:

• Uštedite vreme i resurse
• Jednostavan pristup dokumentu
• Dostupnost dokumenata za svakog ovlašćenog zaposlenog
• Obezbeđivanje jasnog popunjavanja

Sada lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata suštinski i trajno menja procese gradske skupštine. Administrativno znanje je sada organizovano transparentno i dostupno u pravo vreme.

"Bezbednost podataka, automatizovani tokovi posla, digitalizacija dokumenata i laka integracija PaperOffice-a u administrativno okruženje isporučili su ono što je ovoj gradskoj upravi bilo potrebno da smanji potrošnju papira, arhivira krhka dokumenta i sačuva ih na duži rok i stekne prostor i na taj način uštedi troškove."

U tom smislu, osnova za digitalizaciju svih procesa zasnovanih na dokumentima u javnoj administraciji je postavljena sa PaperOffice DMS-om.

Pored opšteg procesa arhiviranja:

• Arhiviranje otporno na reviziju
• Optimizacija organizacionih procesa
• Bolja organizacija dokumentacije
• Brža pretraga dokumenata
• Pojednostavljena komunikacija i rešavanje zadataka

Garantovano.

Krajnji rezultat

Gradsko veće je eliminisalo problem prethodnih podataka zasnovanih na papiru, svi krhki dokumenti koji potiču iz arhive pažljivo su skenirani i samim tim arhivirani. S obzirom na to da PaperOffice pokreće OCR tekstualno prepoznavanje na svim dolaznim podacima, zaposleni u gradskoj skupštini više ne moraju da izduvuju dokumenta, već mogu jednostavno da ih traže u okviru PaperOffice-a.

Gradska uprava sada koristi centralni sistem za upravljanje dokumentima omogućen za tok posla.

Gradska većnica sada može da pronađe datoteke predmeta, kao i brojeve predmeta sa njihovim povezanim imenima, lokacijama i datumima, u roku od nekoliko sekundi. Tako arhiva može da pomogne svojim građanima brže i sa većom preciznošću, dok originali ostaju netaknuti.

O gradskoj većnici Carrión de los Condes

Površina: 63,37 km². Broj stanovnika: 2.096 (2018)

Provincija: Palencia. Zajednica Kastilje i Leona

Gradonačelnik: Hoze Manuel Otero Sanz.

Centri stanovništva: Carrión de los Condes;

Ovaj grad sa više od 2.000 stanovnika nalazi se u centru provincije Palencia. Prema arheološkim otkrićima, poreklo sela datira iz perioda pre Rimljana.

Danas je grad poznat po svim hodočasnicima koji šetaju putem Svetog Džejmsa, jer je grad na putu svetog Džejmsa i ima hostele za hodočasnike.