ASUSTOR DMS za upravljanje dokumenti za NAS

Sistemi za upravljanje dokumenti, upravljanje dokumenti, znani tudi kot DMS, podpirajo vašo organizacijo pri elektronski in strukturirani organizaciji poslovne dokumentacije. DMS je tako pomemben korak proti pisarni brez papirja.

V kombinaciji z vašim ASUSTOR NAS predstavljate idealni duo za digitalizacijo analognih arhivov ter povečanje učinkovitosti iskalnih in arhivskih procesov.

Upravljanje z dokumenti PaperOffice je edini svetovno uradno odobreni DMS sistem s strani ASUSTOR za vaše ASUSTOR naprave.

Kaj je NAS?

Pod imenom „ASUSTOR NAS“ tajvansko podjetje ASUSTOR prodaja različne naprave za omrežno shranjevanje datotek (NAS-naprave). Te naprave omogočajo tako podjetjem kot tudi zasebnim uporabnikom, da svoje podatke učinkovito zaščitijo ter jih individualno organizirajo in uporabljajo.

NAS je tako strežnik datotek z lastnim operacijskim sistemom, ki svoj prostor za shranjevanje nudi preko omrežja.

ASUSTOR NAS ponuja idealne pogoje za vsa podjetja, predvsem pa za MSP, za hitro in enostavno shranjevanje poslovnih podatkov.

V naslednjem članku vam bomo pokazali, kako lahko iz svojega ASUSTOR NAS za svoje podjetje izkoristite maksimum ter kako lahko upravljanje dokumentov deluje povsem preprosto brez Dockerja.

Zakaj uporabiti NAS namesto oblaka?

Obstaja več razlogov, zakaj bi morali uporabiti rešitev NAS (Network Attached Storage) namesto rešitve v oblaku, tukaj naštevamo nekaj primerov:

• 1. Kontrola in varnost: NAS se nahaja pod fizično kontrolo podjetja, kar pomeni, da imate kot podjetje popoln nadzor nad svojimi podatki in lahko zagotovite, da so ti podatki varni in zaščiteni.
  V oblačnem okolju pa se vaši podatki prenesejo na zunanjega ponudnika in niso predmet enakih varnostnih standardov kot v primeru podjetja samega.


• 2. Zaščita podatkov: Podjetja morajo pri shranjevanju osebnih podatkov skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR) Evropske unije upoštevati zakonske predpise. Zato morajo podjetja pri izbiri tehnologij in storitev za shranjevanje zagotoviti, da ustrezajo predpisom o varstvu podatkov.
  NAS (Network Attached Storage) je bolj primerna izbira kot rešitev v oblaku, če gre za skladnost z GDPR predpisi.
  Ker ostane v lasti podjetja, se podatki lahko neposredno nadalje obdelujejo in zaščitijo s strani podjetja. NAS ponuja tudi visoko stopnjo prilagodljivosti, saj podatkov ni potrebno shranjevati v zunanjem podatkovnem centru. Poleg tega lahko podjetja podatke na NAS šifrirajo, da jih zaščitijo pred nepooblaščenim dostopom.
• 3. Internetna povezava: NAS se lahko uporablja neodvisno od internetne povezave, kar je idealno za podjetja, ki delujejo na podeželskih območjih ali območjih z nestabilnimi internetnimi povezavami.


• 4. Stroški: Stroški so pomembna prednost, ki jo NAS ponuja v primerjavi z oblačno shrambo. NAS je pri nabavi cenejši kot oblačna storitev, saj morate zanjo plačati le enkrat, poleg tega pa je vaša last.
  Poleg tega so mesečni stroški za NAS bistveno nižji kot za oblačno storitev. Pri NAS ni mesečnih naročnin. Poleg tega pri NAS ni dodatnih stroškov za pasovno širino, ki se lahko pojavijo pri oblačnih storitvah.


• 5. Prilagodljivost: NAS ponuja podjetjem več prilagodljivosti pri izbiri strojne opreme in kapacitete za shranjevanje. Omogoča tudi razširitev prostora za shranjevanje, da ustreže rastočim potrebam podjetja.

ASUSTOR NAS v kombinaciji z PaperOffice DMS ponuja vašemu podjetju preprosto in zanesljivo rešitev za upravljanje vaših dokumentov.

PaperOffice DMS je uporabniku prijazna programska oprema, ki podjetjem omogoča organizacijo, shranjevanje, kategorizacijo in upravljanje dokumentov, tako da so le-ti kadarkoli in kjerkoli enostavno dostopni.

S kombinacijo NAS in učinkovitega upravljanja PaperOffice DMS lahko povečate produktivnost vašega podjetja s tem, da zagotovite, da se dokumente hitro in zanesljivo pridobi. Ponuja tudi dodatno zaščito podatkov, saj so ti shranjeni na NAS in ne na lokalnih računalnikih ali v zunanjem oblaku.

Kako zahtevna je namestitev in nastavitev podatkovne baze?

Namestitev in nastavitev podatkovne baze na vašem ASUSTOR NAS sploh ni zahtevna in ne zahteva IT strokovnjaka.

Nastavitev s pomočjo PaperOffice YouTube videov je za ljubitelje končana v nekaj minutah.

Kako vaše datoteke prispejo na ASUSTOR NAS?

Obstaja več načinov za prenos podatkov v PaperOffice sistem za upravljanje dokumentov (DMS), ki deluje na ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Tukaj je nekaj primerov:

Skeniranje dokumentov

Postopek je preprost: če podatki še niso digitalni, je treba dokumente v papirni obliki najprej skenirati ali fotografirati.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Z vašim skenerjem ali drugo napravo za digitalizacijo bo dokument ne le pretvorjen v sliko, ampak bodo tudi vsebine elektronsko "prebrane". Za to namenjena funkcija skeniranja v PaperOffice DMS se poveže z vašim skenerjem in tako prenese digitalni medij v programsko opremo za upravljanje dokumentov.

O tem, kako najbolje vključiti vaš skener za digitalizacijo dokumentov, smo že pisali v drugem članku.

Digitalna shramba dokumentov

Podatki v digitalni obliki, kot so e-poštna sporočila ali digitalne datoteke, se lahko preprosto povlečejo v PaperOffice vmesnik z metodo povleci in spusti. Če želite arhivirati več dokumentov brez ročnega dela, je za to primeren integrirani nadzor mape v PaperOffice-u. Ta omogoča nemoteno arhiviranje v ozadju.

Obstoječi podatki

Sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice še dodatno olajša uporabnikom, da prenesejo že obstoječe digitalne podatke, shranjene na trdih diskih prenosnih ali namiznih računalnikov, na skupni pomnilnik, ASUSTOR NAS.

Na ta način lahko vsi obstoječi podatki z enim klikom miške uvozijo v sistem za upravljanje dokumentov.

Dodana vrednost in prednosti ASUSTOR NAS skupaj s PaperOffice DMS

Uporaba sistema ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) v kombinaciji s sistemom za upravljanje dokumentov (DMS) PaperOffice ponuja številne prednosti, nekatere med njimi so:

• 1. Centralizirano upravljanje podatkov: DMS omogoča shranjevanje in organizacijo vseh dokumentov in datotek na enem osrednjem mestu, kar olajša sodelovanje in dostop do podatkov, saj lahko vsak zaposleni dostopa do potrebnih datotek, ne da bi jih moral kopirati na USB ključek.
  To prihrani čas in prepreči napake, ki lahko nastanejo pri ročnem prenosu.


• 2. Povečana varnost: NAS ponuja dodatne varnostne funkcije, kot so šifriranje in redundanca, da zaščiti podatke pred izgubo ali nepooblaščenim dostopom. Prav tako zagotavlja visoko varnost podatkov z različnimi možnostmi varnostnega kopiranja.
  Lahko se ustvarijo samodejne varnostne kopije, da v primeru okvare ali nenamernega brisanja pomembnih datotek te lahko obnovite. Obstaja tudi možnost šifriranja podatkov, da zagotovite, da so občutljivi podatki zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom.


• 3. Povečana hitrost dostopa: NAS omogoča hitrejši dostop in obdelavo podatkov, kar povečuje produktivnost.


• 4. Enostavno vzdrževanje in posodabljanje: DMS in NAS sta neodvisna drug od drugega in jih je mogoče vzdrževati in posodabljati neodvisno drug od drugega, kar olajša vzdrževanje.


• 5. Povečana prilagodljivost: Kombinacija ASUSTOR NAS in PaperOffice DMS ponuja številne možnosti konfiguracije in prilagoditve za izpolnjevanje zahtev podjetja.


• 6. Enostavna razširljivost prostora za shranjevanje: Ker podjetja pogosto rastejo in potrebujejo več prostora za shranjevanje, je mogoče ASUSTOR NAS enostavno razširiti, da zadostite naraščajočim zahtevam. To je v primerjavi z drugimi rešitvami za shranjevanje, kot so zunanji trdi diski ali rešitve v oblaku, stroškovno učinkovitejše in lažje izvedljivo.


• 7. Podpora mobilnemu dostopu in delu na daljavo: Z uporabo ASUSTOR NAS in PaperOffice DMS lahko do podatkov dostopate in jih obdelujete od kjerkoli, kar širi možnosti dela na daljavo in mobilnega sodelovanja.


• 8. Povečana učinkovitost: Uporaba PaperOffice DMS in ASUSTOR NAS omogoča hitrejše iskanje podatkov, organizacijo in avtomatizacijo procesov, kar povečuje učinkovitost.


• 9. Obsežno upravljanje uporabnikov: Med drugim možnost ustvarjanja in upravljanja več uporabniških računov.
  To omogoča podjetjem določitev različnih pravic dostopa za različne zaposlene ali oddelke. Na primer, zaposleni v oddelku za računovodstvo ima lahko dostop do finančnih dokumentov, medtem ko ima zaposleni v marketingu dostop samo do marketinških dokumentov.

DMS omogoča podjetjem, da centralno shranjujejo in upravljajo svoje dokumente in datoteke. Olajša iskanje in sodelovanje, saj lahko zaposleni dostopajo do potrebnih datotek iz katerega koli kraja. Ponuja tudi možnost avtomatizacije delovnih tokov dokumentov, kar prihrani čas in vire.

Sistem za upravljanje dokumentov (DMS) v povezavi z ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) ponuja podjetjem zmogljivo in zanesljivo rešitev za upravljanje in shranjevanje dokumentov ter dostop do vaših dokumentov in datotek.