V spodnjem članku vam bomo pokazali, kako povečati učinkovitost svojega podjetja, zmanjšati človeške napake z večjo natančnostjo, zmanjšati sedanje stroške, maksimizirati prostor v pisarni, ohraniti celovitost podatkov in izboljšati varnost podatkov.
Navedli vam bomo prednosti sistema za upravljanje dokumentov PaperOffice in vam zagotovili, da lahko z uporabo DMS sistemov zmanjšate stroške do 92%.
Poleg tega vam bomo pojasnili, kaj so redni izrazi (Regex) in v drugem delu tega članka bomo navedli konkretna uporabniška primera REGEX.
Prav tako boste izvedeli, kako vam lahko pomagajo hitro, učinkovito in brez ročnega vnosa izvleči potrebne podatke iz vaših dokumentov.
Tehnologija s tremi čarobnimi črkami - OCR
Kaj sploh pomeni OCR in za kaj se uporablja?
Optično prepoznavanje znakov (OCR) se danes pogosto uporablja za izluščevanje informacij iz različnih dokumentov, kot so računi, z namenom digitalizacije fizičnih dokumentov in optimizacije sistemov za upravljanje dokumentov.
Uporaba OCR prepoznavanja znakov podjetjem prinaša ogromne koristi, saj lahko pomaga samodejno obdelovati dokumente, kar predstavlja pomemben proces v vseh panogah.
OCR, okrajšava "Optical Character Recognition", omogoča, da programska oprema prepozna in izvleče besedilo iz digitalne slike. Na primer, nepogrešljiva je za branje in analizo optičnih dokumentov.
Vendar pa OCR optično prepoznavanje ni dovolj za zagotovitev dovolj natančnih rezultatov, tudi če je uporabno za optično prepoznavanje računov, če se podjetje vsakodnevno ukvarja s skupinami prejetih računov.
Za to je treba uporabiti sistem za upravljanje dokumentov, ki že ima obsežno funkcionalnost OCR, kot je DMS PaperOffice.
Dank Verwendung eines DMS mit integrierter OCR Texterkennung erhalten Sie viele Vorteile
Prednosti digitalizacije
Skoraj vsak, ki je razmišljal o zmanjšanju stroškov v svojem podjetju, se je zagotovo srečal s pojmom "digitalizacija".
Običajno so vsi računi v podjetju shranjeni na enem mestu. Z obdelavo dokumentov se začne šele po nekaj dneh. Da bi jih ročno digitalizirali, morate iskati ustrezne informacije, jih vnesti v tabelo in preveriti, ali so vnosi pravilni, preden nadaljujete s preostalimi podatki, dokler niso digitalizirani skupini računi in drugi dokumenti.
Morda morate opraviti dodaten korak, da podatke naložite v različne sisteme v poslovnem ali računovodskem okolju.
Zveni grozljivo, kajne?
Po nastavitvi predloge in želenih specifičnih polj se informacije iz posameznih dokumentov ali skupine dokumentov izvlečejo.
Tako se ustrezni podatki o računih prikažejo v dokumentu, dokument je označen in se lahko, na podlagi izčrpanih informacij, samodejno poveže s stikom.
Vse, kar morate storiti, je, da dokumente digitalizirate, bodisi tako, da jih skenirate, bodisi da jih dobite na digitalni način, na primer po e-pošti, in jih shranite v PaperOffice.
Sistem za upravljanje dokumentov bo vse ostalo opravil namesto vas.
Nasvet
Za temo "10 najpomembnejših prednosti digitalizacije papirnih dokumentov" obstaja posebna objava:
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht
Hier geht es zum Ratgeber
