Učinkovito upravljanje dokumentov in shranjevanje podatkov z NAS in PaperOffice

Varna, učinkovita in razširljiva rešitev za podjetja in organizacije

Izvedite, kako lahko kombinacija rešitev NAS in upravljanje dokumentov PaperOffice izboljša učinkovitost, varnost in prilagodljivost v vašem podjetju.
Inovativni sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice vam pomaga pri tem, izvedite, kako natančno.

Revolutionirajte vaše upravljanje dokumentov in shranjevanje podatkov z inovativno kombinacijo NAS in PaperOffice.

Nasvet strokovnjaka

Upravljanje in shranjevanje dokumentov na napravah NAS postaja vse bolj priljubljena rešitev za podjetja in organizacije, ki iščejo učinkovit način za varno in zanesljivo shranjevanje in upravljanje podatkov.

V tem članku se bomo posvetili prednostim uporabe naprav NAS za upravljanje dokumentov in kako jih najbolje uporabiti in organizirati s pomočjo programa PaperOffice.

Kaj je naprava NAS in kakšne prednosti prinaša za upravljanje dokumentov?

Naprava NAS (Network Attached Storage) je samostojna naprava za shranjevanje, ki je povezana prek omrežja z eno ali več računalniki. Uporabnikom omogoča dostop do skupnih podatkov in datotek ter njihovo shranjevanje.

Naprave NAS običajno vsebujejo več diskov in imajo funkcije, kot je podpora za RAID in možnost dostopa do podatkov prek interneta.

Centralno shranjevanje dokumentov na napravah NAS podjetjem omogoča shranjevanje vseh pomembnih podatkov in dokumentov na enem mestu ter učinkovito upravljanje z njimi.

To odpravi potrebo po shranjevanju in sinhroniziranju dokumentov na različnih računalnikih ali zunanjih pogonih.

NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern

Poleg prednosti centralnega shranjevanja obstajajo tudi druge prednosti, zaradi katerih so naprave NAS privlačne za podjetja. To vključuje visoko razširljivost, varnost, učinkovitost in možnost dostopa do podatkov kjerkoli. Združevanje teh prednosti omogoča učinkovito rešitev za shranjevanje in upravljanje dokumentov ter podatkov za podjetja.

Zakaj je smiselno uporabiti sistem za upravljanje dokumentov skupaj s svojim NAS?

Upravljanje dokumentov in podatkov je ključnega pomena za podjetja vseh velikosti. Učinkovito upravljanje dokumentov lahko podjetjem pomaga optimizirati poslovne procese, povečati učinkovitost in izboljšati produktivnost.

Naprava NAS lahko pomaga izboljšati shranjevanje in dostop do dokumentov, vendar uporaba sistema za upravljanje dokumentov v povezavi z napravo NAS prinaša še druge prednosti.

Učinkovito organiziranje in upravljanje dokumentov: Sistem za upravljanje dokumentov lahko pomaga organizirati in razvrstiti dokumente, da jih je mogoče hitro in enostavno najti. Z uporabo oznak, ključnih besed in prilagojenih polj lahko dokumente enostavno razvrstimo in iščemo.

Avtomatizirani delovni tokovi in procesi: Sistem za upravljanje dokumentov lahko pomaga avtomatizirati ročne procese, kar vodi v večjo učinkovitost in produktivnost. Na primer, delovni tokovi se lahko avtomatizirajo, da se dokumenti preusmerijo pravim osebam ali da se pridobijo odobritve.

PaperOffice auf einem Laptop und daneben ein QNAP NAS

PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.

Nadzor dostopa in varnost: Sistem za upravljanje dokumentov omogoča nadzor in omejevanje dostopa do dokumentov, da se zagotovi, da občutljivi podatki ne padejo v napačne roke. Z uporabo pravic dostopa in funkcij za nadzor lahko podjetja izboljšajo varnost svojih podatkov.

Integracija z drugimi aplikacijami: Sistem za upravljanje dokumentov se lahko integrira z drugimi aplikacijami, da zagotovi nemoten delovni tok. Na primer, lahko se integrira z e-poštnimi programi, koledarji in drugimi poslovnimi aplikacijami.

Izboljšano sodelovanje: Sistem za upravljanje dokumentov lahko izboljša sodelovanje med skupinami in oddelki tako, da je dokumente in informacije dostopne vsem. S pomočjo funkcij za komentiranje.

Optimalno upravljanje dokumentov s programi PaperOffice in napravami NAS od QNAP in Synology

Vse funkcionalnosti, ki dokumentno upravljanje in shranjevanje podatkov z napravami NAS tako prednosti, so že privzeto vključene v programu PaperOffice.Za podjetja, ki iščejo optimalno upravljanje dokumentov, je PaperOffice idealna rešitev. Programska oprema ponuja številne funkcije za poenostavitev upravljanja dokumentov, od centralnega shranjevanja in organizacije dokumentov do avtomatizirane indeksacije in kategorizacije.

PaperOffice ima tudi gladko integracijo z napravami NAS, zlasti z dvema vodilnima znamkama naprav NAS QNAP in Synology.

Objavili smo že informativni članek o upravljanju dokumentov na strežniku Synology NAS, ki vsebuje 7 pomembnih ukrepov za izpopolnitev potenciala vašega NAS. Članek lahko preberete tukaj.

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

PaperOffice kot ekskluzivni partner družbe QNAP ponuja idealne možnosti povezovanja z napravami QNAP in podjetjem omogoča še učinkovitejše upravljanje dokumentov in shranjevanje podatkov.

Za več informacij o ekskluzivnem partnerstvu PaperOffice s QNAP in povezanih prednostih za podjetja kliknite tukaj.

PaperOffice je celovit sistem za upravljanje dokumentov, ki vam pomaga organizirati, shranjevati in deliti dokumente. Ponuja številne funkcije, kot so možnost skeniranja dokumentov in pretvorbe v digitalno obliko, arhiviranje in dostopanje do dokumentov ter izboljšanje sodelovanja med uporabniki s pomočjo nalog in delovnih postopkov.

Povzetek

Uporaba NAS naprav za upravljanje in shranjevanje dokumentov ponuja učinkovit in varen način za organiziranje, zaščito in deljenje podatkov.

Zaključno, shranjevanje dokumentov na NAS napravah ponuja številne prednosti za podjetja in organizacije. Centralno shranjevanje, skalabilnost, varnost, stroškovna učinkovitost in enostavna uporaba naredijo NAS naprave učinkovito rešitev za upravljanje dokumentov in shranjevanje podatkov.

Z uporabo NAS naprav podjetja lahko delujejo bolj učinkovito, povečajo svojo produktivnost in zanesljivo shranjujejo svoje podatke.

FAQs

Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Učinkovito upravljanje dokumentov in shranjevanje podatkov z NAS in PaperOffice":

Za koga je primerna brezpapirna pisarna?

Hiter in enostaven odgovor na to vprašanje je: primerna je za vsako podjetje. Vse panoge in velikosti podjetij, od malih in srednje velikih podjetij do startupov in velikih podjetij, imajo koristi od prehoda na brezpapirno pisarno. Še posebej dragocen je prehod za mala in srednje velika podjetja: Z zmanjšanjem časa in stroškov obdelave se proračun sprosti za druge dejavnike rasti.

Ali lahko za svojo brezpapirno pisarno v podjetju uporabim ponudnika DMS na osnovi oblaka?

Ne. Še en dejavnik, ki je bil vsaj od začetka veljavnosti Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) leta 2018, močno prisoten, je varovanje osebnih podatkov. Rešitve DMS in DMS programska oprema se uporabljajo za obdelavo, upravljanje in shranjevanje dokumentov, ki pogosto vsebujejo občutljive osebne podatke. Zakonodaja predvideva visoke denarne kazni za kršitve GDPR.

Zaključek

Skupaj nudijo NAS rešitve v kombinaciji z učinkovito programska oprema za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice, varno, učinkovito in prilagodljivo rešitev za podjetja in organizacije.

Z uporabo naprav NAS in PaperOffice podjetja lahko povečajo učinkovitost, izboljšajo varnost svojih podatkov in optimizirajo upravljanje dokumentov.

PaperOffice rešuje vsak problem: zagotovljeno.

Slučajna študija

Pot do digitalne mestne hiše - digitalizacija uprave

"Enostavna integracija in delovanje PaperOffice DMS je zagotovila splošno rešitev, ki jo je ta industrija potrebovala: čim bolj zmanjšati porabo papirja, pospešiti postopke iskanja, avtomatično dodeliti delavke in omogočiti shranjevanje podatkov, povezanih s procesi."

G. Carlos A. Garcia Vodja marketinga in komunikacij