I den følgende artikkelen vil vi vise deg hvordan du kan øke bedriftens effektivitet, redusere menneskelige feil ved å øke nøyaktigheten, senke eksisterende kostnader, maksimere kontorarealet, opprettholde dataintegritet og forbedre datasikkerheten.
Vi vil liste opp fordelene med PaperOffice dokumenthåndteringssystem, samt hvordan du kan garantere kostnadsreduksjon på opptil 92% ved å bruke et DMS.
Videre vil vi forklare hva regulære uttrykk (Regex) er og gi konkrete eksempler på anvendelser av REGEX i andre del av denne artikkelen.
Du vil lære hvordan dette kan hjelpe deg med å raskt og effektivt ekstrahere nødvendig data fra dokumentene dine uten manuell inndata.
Teknologi med tre magiske bokstaver - OCR
Hva betyr egentlig OCR og hva brukes det til?
Optisk tegngjenkjenning (OCR) brukes i dag ofte til å trekke ut informasjon fra ulike dokumenter, for eksempel kvitteringer, og for å digitalisere fysiske papirdokumenter og optimalisere dokumenthåndteringsprosessen.
Bruk av OCR-tolkning gir bedrifter en betydelig fordel, da det kan bidra til automatisering av dokumentbehandlingen, som spiller en viktig rolle i enhver bransje.
OCR, som står for "Optical Character Recognition", gjør det mulig for en programvare å gjenkjenne og ekstrahere tekst fra et digitalt bilde. Det er avgjørende for lesing og analysering av skannede dokumenter.
Men selv om OCR for kvitteringer er praktisk når bedrifter håndterer bunker med kvitteringer daglig, er ikke en OCR-kvitteringsskanner alene nok til å oppnå tilstrekkelig nøyaktige resultater.
Derfor bør et dokumenthåndteringssystem brukes, så som PaperOffice DMS, som allerede har en omfattende OCR-funksjon innebygd.
Dank Verwendung eines DMS mit integrierter OCR Texterkennung erhalten Sie viele Vorteile
Fordeler ved digitalisering
Nesten alle som har undersøkt kostnadsreduksjon i bedriften, har sikkert kommet over begrepet "digitalisering".
Normalt blir alle kvitteringer oppbevart på ett sted i selskapet. Først etter noen dager begynner man å behandle dokumentene. For å digitalisere dem manuelt, må man lete etter relevant informasjon, legge den inn i et regneark, sjekke om oppføringene er korrekte, og så videre, før man kan gå videre til neste bunke med kvitteringer og andre dokumenter.
Du må kanskje til og med ta et ekstra steg for å laste opp regnearket til ulike systemer for forretnings- eller regnskapsformål.
Høres forferdelig ut, ikke sant?
Etter at malen og de spesifikke datafeltene er konfigurert, vil informasjonen bli ekstrahert fra enkeltdokumenter eller dokumentbunker.
Omfattende informasjon om kvitteringer blir deretter lagt inn, dokumentet får nøkkelord og kan, ved behov, automatisk knyttes til en kontakte som er lagret.
Alt du trenger å gjøre er å digitalisere filene ved å skanne dem eller motta dem digitalt, for eksempel via e-post, og lagre dem i PaperOffice.
Dokumenthåndteringssystemet tar seg av resten for deg.
Tips
Så langt som "De 10 mest betydningsfulle fordeler ved digitalisering av papirdokumenter" finnes det en spesiell artikkel om dette emnet:
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht
Hier geht es zum Ratgeber