ASUSTOR dokumenthåndtering DMS for NAS

Systemer for dokumenthåndtering, dokumenthåndtering, også kalt DMS, støtter organisasjonen din med elektronisk og strukturert organisering av forretningsdokumenter. Et DMS er derfor et viktig skritt mot et papirløst kontor.

I kombinasjon med din ASUSTOR NAS danner du det ideelle teamet for å digitalisere analoge lagringer og øke effektiviteten i søke- og arkiveringsprosesser.

Dokumenthåndteringen PaperOffice er det eneste DMS-systemet i verden som er offisielt godkjent av ASUSTOR for dine ASUSTOR-enheter.

Hva er en NAS?

Med betegnelsen "ASUSTOR NAS" selger det taiwanske selskapet ASUSTOR ulike nettverkstilknyttede lagringsenheter (NAS-enheter). Disse enhetene lar både bedrifter og privatpersoner beskytte dataene sine effektivt samt organisere og bruke dem individuelt.

En NAS er med andre ord en filserver med eget operativsystem som leverer lagringsplass via nettverket.

ASUSTOR NAS tilbyr de ideelle forutsetningene for alle virksomheter, men spesielt for SMB-er, for rask og enkel lagring av forretningsdata.

I den følgende artikkelen viser vi deg hvordan du kan få maksimalt ut av din ASUSTOR NAS for din virksomhet, samt hvordan dokumentstyring kan fungere enkelt og uten Docker.

Hvorfor bruke NAS i stedet for skyen?

Det er flere grunner til at du bør bruke en NAS (Network Attached Storage) løsning i stedet for en skybasert løsning, her lister vi noen eksempler:

• 1. Kontroll og sikkerhet: En NAS er under bedriftens fysiske kontroll, noe som betyr at du som bedrift har full kontroll over dine egne data og kan sikre at disse dataene er trygge og beskyttede.
  I en sky-miljø overføres imidlertid dataene dine til en ekstern leverandør og er ikke underlagt de samme sikkerhetsstandardene som bedriften selv.


• 2. Personvern: Bedrifter må overholde de juridiske kravene til personvernforordningen (GDPR) i EU når de lagrer personopplysninger. Derfor må bedrifter sikre at de overholder personvernreglene når de velger lagringsteknologier og -tjenester.
  En NAS (Network Attached Storage) er et mer egnet valg enn en skyløsning når det gjelder overholdelse av GDPR-regelverket.
  Siden den forblir i selskapets eie, kan dataene direkte kontrolleres og beskyttes av selskapet. En NAS tilbyr også et høyt nivå av fleksibilitet siden dataene ikke trenger å lagres i et eksternt datasenter. Dessuten kan bedrifter kryptere dataene på NAS for å beskytte dem mot uautorisert tilgang.
• 3. Internettforbindelse: En NAS kan brukes uavhengig av en internettforbindelse, noe som gjør den ideell for bedrifter som opererer i landlige områder eller områder med ustabil internettforbindelse.


• 4. Kostnader: Kostnader er en viktig fordel som en NAS har overfor skylagring. En NAS er rimeligere å anskaffe enn en skytjeneste siden du bare betaler for det én gang og den tilhører deg fullt ut.
  I tillegg er de månedlige kostnadene for en NAS betydelig lavere enn for en skytjeneste. For med en NAS trenger du ikke betale månedlige abonnementskostnader. Dessuten er det ingen ekstra båndbreddeavgifter med en NAS, som kan påløpe med en skytjeneste.


• 5. Fleksibilitet: En NAS gir virksomheter mer fleksibilitet når det gjelder valg av maskinvare og lagringskapasitet. Det muliggjør også utvidelse av lagringsplassen for å møte selskapets voksende behov.

En ASUSTOR NAS i kombinasjon med PaperOffice DMS tilbyr din virksomhet en enkel og pålitelig løsning for håndtering av dine dokumenter.

PaperOffice DMS er en brukervennlig programvare som lar bedrifter organisere, lagre, kategorisere og administrere dokumentene sine slik at de kan nås enkelt og hvor som helst.

Ved å kombinere NAS og den effektive administrasjonen av PaperOffice DMS kan du øke produktiviteten i din bedrift ved å sikre at dokumenter enkelt og pålitelig kan hentes opp. Det gir også ekstra beskyttelse for dataene siden de lagres på NAS og ikke på lokale datamaskiner eller ekstern sky.

Hvor krevende er databaseinstallasjonen og konfigurasjonen?

Databaseinstallasjonen og konfigurasjonen på din ASUSTOR NAS er overhodet ikke krevende og krever ingen IT-spesialist.

Innstillingen ved hjelp av PaperOffice YouTube-videoer er også for legfolk fullført på få minutter.

Hvordan kommer dataene dine på ASUSTOR NAS?

Det finnes flere måter å overføre data til PaperOffice Dokumenthåndteringssystem (DMS), som drives på en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Her er noen eksempler:

Skanning av dokumenter

Prosessen er enkel: Hvis dataene ennå ikke finnes digitalt, må dokumentene som eksisterer i papirutgave først skannes eller fotograferes.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Med skanneren din eller en annen digitaliseringsenhet blir dokumentet ikke bare omgjort til et bilde, men innholdet kan også leses elektronisk. Den innebygde skannerfunksjonen i PaperOffice DMS kobles til skanneren din og overfører det digitale mediet til dokumenthåndteringsprogramvaren.

Hvordan du best integrerer skanneren din for å digitalisere dokumentene, har vi allerede beskrevet i en annen artikkel.

Digital dokumentlagring

Digitale data, som e-poster eller digitale filer, kan enkelt dras og slippes inn i PaperOffice-grensesnittet. Hvis du ønsker å arkivere flere dokumenter uten manuell innsats, er den integrerte mappenovervåkningen i PaperOffice egnet for dette. Denne muliggjør sømløs arkivering i bakgrunnen.

Eksisterende data

PaperOffice Dokumenthåndteringssystem gjør det også enkelt for brukerne å flytte dataene som hittil har vært lagret på harddisker på bærbare datamaskiner eller stasjonære PC-er, til en delt lagringsplass, ASUSTOR NAS.

Slik kan alle eksisterende data importeres til dokumenthåndteringssystemet med bare ett museklikk.

Merverdi og fordeler med ASUSTOR NAS sammen med PaperOffice DMS

Bruken av en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) i kombinasjon med dokumenthåndteringssystemet (DMS) PaperOffice tilbyr en rekke fordeler, noen av disse er:

• 1. Sentralisert datastyring: DMS-en gjør det mulig å lagre og organisere alle dokumenter og filer på ett sentralt sted, noe som letter samarbeid og tilgang til dataene, ettersom alle ansatte kan få tilgang til de nødvendige filene uten å måtte kopiere dem på en USB-minnepinne.
  Dette sparer tid og forhindrer feil som kan oppstå ved manuell overføring.


• 2. Økt sikkerhet: NAS-en tilbyr ekstra sikkerhetsfunksjoner som kryptering og redundans for å beskytte dataene mot tap eller uautorisert tilgang. Samt høy datasikkerhet gjennom forskjellige backup-alternativer.
  Det kan opprettes automatiske sikkerhetskopier for å kunne gjenopprette filer ved tilfelle av feil eller utilsiktet sletting av viktige filer. Det er også mulig å kryptere data for å sikre at sensitive data er beskyttet mot uautorisert tilgang.


• 3. Økt tilgangshastighet: NAS-en gjør det mulig å få tilgang til og redigere data raskere, noe som øker produktiviteten.


• 4. Enkel vedlikehold og oppdatering: DMS-en og NAS-en er uavhengige av hverandre og kan vedlikeholdes og oppdateres uavhengig av hverandre, noe som letter vedlikeholdet.


• 5. Økt fleksibilitet: Kombinasjonen av ASUSTOR NAS og PaperOffice DMS tilbyr en rekke konfigurasjons- og tilpasningsmuligheter for å oppfylle bedriftens krav.


• 6. Lett utvidelse av lagringsplassen: Siden bedrifter ofte vokser og trenger mer lagringsplass, kan en ASUSTOR NAS enkelt utvides for å møte de økende kravene. Dette er mer kostnadseffektivt og enklere å implementere sammenlignet med andre lagringsløsninger, som for eksempel eksterne harddisker eller skytjenester.


• 7. Støtte for mobil tilgang og fjernarbeid: Ved å bruke ASUSTOR NAS og PaperOffice DMS kan man få tilgang til og redigere data hvor som helst, noe som utvider mulighetene for fjernarbeid og mobilt samarbeid.


• 8. Økt effektivitet: Bruken av PaperOffice DMS og ASUSTOR NAS gjør det mulig å finne data raskere, organisere og automatisere prosesser, noe som øker effektiviteten.


• 9. Omfattende brukeradministrasjon: Blant annet muligheten til å opprette og administrere flere brukerkontoer.
  Dette gjør at bedrifter kan tildele ulike tilgangsrettigheter for forskjellige ansatte eller avdelinger. For eksempel kan en ansatt i regnskapsavdelingen ha tilgang til finansdokumenter, mens en ansatt i markedsavdelingen kun har tilgang til markedsføringsdokumenter.

Et DMS gjør det mulig for bedrifter å lagre og administrere sine dokumenter og filer sentralt. Det letter søk og samarbeid, ettersom ansatte kan få tilgang til nødvendige filer fra hvert sted. Det tilbyr også muligheten til å automatisere dokumentarbeidsflyter for å spare tid og ressurser.

En dokumenthåndtering (DMS) i forbindelse med en ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) gir bedrifter en kraftig og pålitelig løsning for dokumenthåndtering og -lagring i bedrifter samt tilgang til sine dokumenter og filer.