Skannere og dokumentbehandling: fordeler og bruksområder

Det er en dikotomi i de fleste kontorer rundt om i verden. På den ene siden det digitale området med individuelle og nettverksdatamaskiner, derimot dokumenter i papirform. Dette forårsaker noen ganger kaos og fremfor alt går tiden tapt. Tid brukt på å søke etter innhold.

Paperless work through digital processes

Ifølge en internasjonal rapport fra McKinsey bruker kontorarbeidere 1,8 timer per dag på å søke og samle informasjon, som i gjennomsnitt er 9,3 timer per uke.

Regnskapsførere, sekretærer, kjøpere, kontorister, fordelingsansvarlige og mange andre profesjonelle grupper er opptatt med å behandle administrative prosesser hver dag. Arbeidet til en ansatt er ofte avhengig av en annens.

Hvert selskap har nå en multifunksjonsenhet som også støtter skannefunksjonen. Men for mange er begrepet og bruken av et dokumentstyringssystem fortsatt ukjent.

I den nåværende artikkelen forklarer vi at det er verdt å bruke et dokumentbehandlingssystem med skanneren. Vi vil gi deg minst 15 grunner til å bruke det, noe som vil gjøre det mulig for deg å gjøre kontoret papirløst og digitalt og hvordan du kan bruke det til å øke effektiviteten i bedriftens kjernevirksomhet.

Før vi kommer inn på årsakene til det, la oss svare på spørsmålet:

Hva bruker en DMS til i firmaet?

Fakturaer, fraktbrev, medfølgende brev, forsendelser eller bruksanvisninger for nye enheter og tilhørende garantisertifikater, for å nevne noen få eksempler? Deres digitalisering er ofte lenge på vei, ganske enkelt fordi det er mangel på ansatte og tid. Som et resultat vokser det analoge fjellet.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Med en DMS og skanneren som passer dine behov, kan du få dikotomien og unødvendig tap av tid under kontroll.

DMS står også for dokumentbehandlingsprogramvare og er ment å administrere dokumenter, spesielt digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er slik programvare.

Fordi PaperOffice DMS gjør det mulig for analogt papir å bli digitalt innhold der det forekommer.

Intelligent strukturert indeksering tilordner hvert dokument til riktig prosess ved å skrive inn et nøkkelord. Med egen søkemotor i PaperOffice kan alle dokumenter deretter bli funnet og oppringt. Avhengig av kravene konverteres innspilte bokstaver ved hjelp av OCR-tekstgjenkjenning for å kunne behandle dem med kompatibel Office-programvare.

Vi erkjente behovet, men:

Hva er fordelene med et papirløst kontor?

I dagens verden håndterer ansatte et stort antall forskjellige dokumenter: originale papirdokumenter som brev eller kontrakter, PDF-filer og elektroniske dokumenter som filer og e-post.

I mange selskaper kopieres, skrives disse dokumentene ut, videresendes, distribueres og arkiveres på forskjellige steder. Søket etter viktig informasjon blir stadig vanskeligere og fører til uøkonomiske arbeidsflyter og overbelastede ansatte. Vi har en detaljert artikkel, der behovet for dokumentstyringssystemer er beskrevet og fordelene ved å bruke dem er oppført.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Men hvis dine ansatte begynner å eliminere eller i det minste redusere papirforbruket på kontorene eller hele selskapet, vil du også forbedre prosesser, øke produktiviteten ved å digitalisere data, bruke papirløse metoder og dermed redusere kostnadene.

Mange andre fordeler og aspekter har allerede blitt diskutert i en detaljert artikkel om "Implementering i et papirløst kontor".

Hvilke skannere passer for det perfekte samarbeidet?

For eksempel multifunksjonsenheter (MFP) som de fra Brother eller Konica Minolta og andre produsenter.

Skriver, skanner og kopimaskin alt-i-ett: De skannede dokumentene går til sentralkatalogen via disse sentrale enhetene eller via "direkte skanning til post" som en e-post til en postkasse i Outlook, som overvåkes av PaperOffice, for eksempel og dermed automatisk går inn i dokumentbehandlingsprogramvaren.

Eller bare integrer din tilpassede PaperOffice-adresse i skanneren din, såkalt DropMail-e-postadresse, som lagringssted for de skannede filene dine. PaperOffice arkiverer alle filer enkelt via e-post.

For de som ønsker å skanne papirdokumenter på vanlig måte, er "ScanConnect" -modulen integrert som standard i PaperOffice ideell. Fordi dette støtter hver skanner, multifunksjonsenhet eller kopimaskin med stor kapasitet med en integrert skanneenhet og er veldig enkel å bruke.

Likevel er det uviktig hvordan papirdokumentene dine kommer til PaperOffice, fordi takket være den automatiserte OCR-tekstgjenkjenningen gjenkjennes innholdet i all skannet dokumentasjon.

Uansett hva som er laget av papir, skannes det og registreres med høy presisjon takket være AI-basert optimalisering.

Så snart dokumenter er spilt inn, indekseres innholdet ved hjelp av råtekstnedbrytning. For å si det enkelt, innholdet er skrevet ord for ord i et spesielt register, med algoritmen som gjenkjenner individuelle ord i en ordkombinasjon og registrerer dem på samme måte.

Digitalisering og dokumentbehandling

Når vi snakker om dokumentstyringssystemer, må vi ikke glemme: jo høyere digitaliseringsnivå av informasjonen som er en del av prosessene, jo høyere nivå av kontroll og automatisering som vi kan oppnå. Vi har allerede skrevet en artikkel om fordelene med digitalisering, klikk her.

I det første trinnet bestemmer du hvilke dokumenter som tilhører prosessene våre, hvordan vi integrerer dem i dokumentbehandlingssystemet vårt og hvilken informasjon som skal trekkes ut og lagres sammen med dokumentene i databasen din. Når informasjonen er inkludert, definerer vi livssyklusen, hvordan den vil samhandle med andre prosesser og hvordan vi kan integrere den.

Informasjon kommer fra forskjellige kilder

Mest sannsynlig vil vi komme over informasjon som kommer fra forskjellige kilder og i forskjellige formater. Noe av det i digital form, lagret i filer eller databaser og noen i form av utskrevne dokumenter.

Hva gjør vi med digitale dokumenter i pdf-, doc- etc.-format? Her er prosessen veldig enkel.

Dra det digitale dokumentet til PaperOffice-grensesnittet. Du kan også enkelt overvåke Windows-mappene etter at dokumenter er mottatt.

Dokumenter i papirform kan enkelt skannes og konverteres til digitalt format takket være den integrerte skanneren.

Takket være det optiske tegngjenkjenningsprogrammet (OCR = Optisk tegngjenkjenning), har vi allerede tatt et viktig skritt. Ved hjelp av en skanner eller annen digitaliseringsenhet konverterer vi ikke bare dokumentet til et bilde, men kan også "lese" innholdet elektronisk.

Ikke bare er den rene OCR-teksten som er inkludert i databasen, takket være kunstig intelligens (AI) kalt PIA, automatisering kan enten spesifiseres manuelt eller automatisk.

Slik bruker vi systemet til å gjenkjenne og definere hvilke dokumentområder som må leses opp automatisk. For eksempel fakturanummer, dato, produkter, beløp osv. Følgelig har vi all nødvendig informasjon i vårt dokumentstyringssystem.

Digitaliseringen av informasjon via OCR gjør det enklere å integrere et bredt spekter av dokumentasjon i styringen av prosesser og arbeidsflyter.

Det hele høres bra ut, men hvordan gjøres massearkivering fra skanneren?

PaperOffice DMS har også tatt hensyn til massearkivering fra skanneren for de viktigste funksjonene knyttet til tekstgjenkjenning, AI-integrasjon og nøkkelord.

ScanConnect-modulen tilbyr ikke bare en direkte tilkobling mellom skanneren og PaperOffice DMS. ScanConnect er et kraftig skannerverktøy for manuell skanning og skjuler andre interessante funksjoner for å hjelpe deg med masseskanning.

Forbered først alle dokumentsider for skanning, og plasser deretter skillesidene mellom de enkeltdokumentene du vil skille.

PaperOffice gjenkjenner skillesidene og lagrer dokumentene individuelt.

15 grunner til å bruke skanneren sammen med PaperOffice DMS

• Årsak 1 – Finn dokumenter raskt i PaperOffice DMS

  Fulltekstsindeksering og Google-lignende søk: I et dokumentstyringssystem som PaperOffice DMS kan du finne skannede dokumenter, kvitteringer og informasjon på få sekunder. Dette er mulig fordi dokumentene analyseres og indekseres med fulltekstgjenkjenning så snart de er lagret.

  Du skriver ganske enkelt inn et søkeord, som med Google, og PaperOffice viser alle resultatene. Ja, akkurat som med Google: Fordi du kan finne tekstinnhold i et hvilket som helst dokument i løpet av sekunder ved hjelp av den integrerte søkemotoren, fulltekstsøk og flere filterfunksjoner.

  Du vil aldri ønske å gi opp nøkkelordsøket i PaperOffice igjen, og med søkefilteret finner du hvert dokument, uansett hvor detaljert - inkludert å sende e-post, eksportere til Excel eller filsystemet!

• Årsak 2 – Versjonspapirdokumenter automatisk

  PaperOffice versjonerer automatisk alle endrede dokumenter, oppretter en skyggekopi og lagrer den separat, slik at du kan åpne ønsket versjon på nytt når som helst.

  Takket være den integrerte VersionControl gjenkjennes og lagres hver dokumentendring som en skyggekopi som en ny dokumentversjon. Du kan åpne, eksportere og redigere hver versjon uavhengig av hverandre.

• Årsak 3 – Skilletegn for satsvis skanning av flere dokumenter

  Bare plasser en PaperOffice-skilleside foran hvert dokument som skal skilles. PaperOffice gjenkjenner skillesidene under skanneprosessen og lagrer dokumentene separat.

• Årsak 4 – Smarte skillesider for direkte arkivering fra skanner

  PaperOffice tilbyr deg muligheten til manuell arkivering til helautomatisk arkivering uten inngrep. Alle felt fylles ut automatisk, og til og med lagringsbanen kan genereres og brukes dynamisk, avhengig av datoen.

• Årsak 5 – XML/JSON-aktiverte QR-koder på skillesider

  Lagre XML/JSON-kompatible QR-koder med nøkkelord på skillesider og skann dokumentstakken – PaperOffice gjenkjenner skillesidene og QR-kodene med XML/JSON-kommandoene og nøkkelordene dokumentene når de lagres.

  På denne måten kan du lagre individuelle skillesider med en dokumenttype, for eksempel "faktura" og et spesielt lagringssted for masseskanningen, og dermed lagre skannefilene på en målrettet måte.

• Årsak 6 - Overvåking av skannemappekatalog

  Kan kopimaskinen lagre skanningene i en bestemt mappe? Flott, bare få denne mappen overvåket, så har du helautomatisk arkivering på få sekunder!

  Få PaperOffice til å overvåke en hvilken som helst mappe automatisk. Så snart nye filer vises i denne mappen, arkiveres de i henhold til spesifikasjonene dine og behandles helt autonomt.

• Årsak 7 – Definer arkiveringsregler for katalogovervåkere

  Vil du ta opp papirdokumenter automatisk etter skanning, men også automatisk kode dem ned til minste detalj? Først skanner du alle dokumenter til en mappe, og deretter konfigurerer du katalogovervåking. Angi deretter at en bestemt arkiveringsmaske skal brukes så snart noe er i mappen.

  I tillegg til overvåking kan du også spesifisere all relevant informasjon som navn, lagringssted, dokumenttype, etc. PaperOffice tar seg av hele arkiveringen for deg.

• Årsak 8 – Kraftig skannerverktøy for manuell skanning

  Enkeltsider, masseskanninger eller fotoskanninger: Uansett hva som er laget av papir, skannes det og registreres med høy presisjon takket være AI-basert optimalisering.

  Den integrerte ScanConnect støtter alle skannere, flerfunksjonsenheter eller kopimaskiner med stor kapasitet med en integrert skanneenhet og er veldig enkel å bruke.

• Årsak 9 – Scan2Folder-støtte

  Hvis skanneren ikke er en WIA- eller TWAIN-skanner, tilbyr PaperOffice scan2folder-alternativet. Du lagrer de skannede dokumentene i en mappe som overvåkes av PaperOffice.

• Årsak 10 - OCR tekstgjenkjenning av analoge dokumenter på over 100 språk

  PaperOffice konverterer pålitelig analog tekst fra over 100 språk, inkludert kyrilliske og asiatiske tegnsett.

  Slik kan internasjonale dokumenter skannes i din bedrift - PaperOffice DMS gjenkjenner språket og utfører tekstgjenkjenning. Dette gjør at du kan søke etter dokumentet i databasen og finne det i løpet av sekunder.

• Årsak 11 - Automatisk konvertering til PDF / A for langsiktig arkivering
  Papirdokumenter lagres automatisk i den lovlig gyldige ISO-standarden 19005 PDF/A. PDF/A-1-formatet er det mest restriktive formatet, som består av 2 nivåer: PDF/A-1b for visuell reproduserbarhet og PDF/A-1a for Unicode-tilordning og innholdsstrukturering.
• Årsak 12 – Ingen sky distribuert og/eller nødvendig

  PaperOffice er avhengig av databaser du bruker lokalt eller på NAS-en, for eksempel Synology eller QNAP. På denne måten lagres all informasjon om dokumentene, for eksempel miniatyrbilder og tekstgjenkjenning som er utført, i tillegg til andre nøkkelord, i databasen.

  På denne måten havner ikke dataene i tredjeparts skyleverandører, og du trenger ikke å betale månedlige kostnader for datalagring.

• Årsak 13 – GDPR- og GOBD-lagring

  Uansett om du fjerner sider, roterer dem eller lysere områder med PaperOffice - alt er versjonert på en revisjonssikker måte i henhold til GOBD for perfekt arkivering.

  PaperOffice versjonerer automatisk alle endrede dokumenter, oppretter en skyggekopi og lagrer den separat, slik at du kan åpne ønsket versjon på nytt når som helst.

• Årsak 14 - Ring opp digitale dokumenter via QR-kode (cam scan)

  Bruken av PaperOffice QR Codes åpner for gode muligheter, for eksempel automatisk versjonskontroll av allerede arkiverte og endrede papirdokumenter som inneholder samme QR-kode.

  Du kan også enkelt søke etter dokumentene i PaperOffice ved hjelp av en QR-kode - åpne QR-kodesøket og hold QR-koden til PaperOffice-dokumentet i webkameraet for å vise det i PaperOffice.

• Årsak 15 - Uslåelig valuta for pengene

  PaperOffice-kjøpslisenser har en livstids gyldighet uten oppfølgingskostnader, og med den valgfrie PaperOffice PLUS selv alle oppfølgingsoppdateringer, nye årlige versjoner og gratis personlig støtte via telefon og Teamviewer til en kalkulerbar fast pris uten ubehagelige overraskelser.

  Dette var bare 15 grunner til at du bør bruke skanneren med et dokumentbehandlingssystem. I tillegg til de som er oppført ovenfor, tilbyr PaperOffice deg mange flere grunner: styring av livssykluser (oppbevaringsperioder), logging av tilgang, beskyttelse mot uautorisert tilgang og kryptering, intuitiv integrasjon i Outlook / Office, indeksering av dokumenter (metadata), arbeidsflytløsninger og mye mer.

  Du kan se funksjonene ved å gå til nettstedet vårt og gå til "Hva kan PaperOffice gjøre".

Skanning av dokumenter og arkivering av dem i DMS gir selskaper enorme fordeler. Alle prosesser som involverer dokumenter, er optimalisert. Databeskyttelse og datasikkerhet forblir garantert.

Det papirløse kontoret avlaster ansatte. Du sparer mye søkeinnsats og kostnader. Og du forbedrer den juridiske sikkerheten til dine administrative prosesser.

For mange selskaper er PaperOffice DMS det første skrittet mot digitalisering. Ved å skanne dokumenter og arkivere dem digitalt, oppretter du mye mer enn bare en digital kopi av originalen. Skanning gjør ustrukturert informasjon om til strukturerte data.

Pass på at du unngår denne feilen

Mens store selskaper lenge har utnevnt digitaliseringsoffiserer som omhandler temaet konvertering av analoge dokumenter på heltid, mangler små og mellomstore selskaper vanligvis menneskelige ressurser, spesielt siden passende faglige kvalifikasjoner kreves.
Dette er imidlertid en vanlig feil og fører til dårlige investeringer, fordi mange produsenter drar nytte av denne uvitenheten.

Midlertidig konklusjon

Du trenger ikke en IT-spesialist eller en utdannet bibliotekar!

Alt du virkelig trenger er

• riktig programvare
• pålitelig IT-partner
• tilsvarende maskinvare

Noen ganger er maskinvaren ofte allerede der, har mer potensial enn før og kan brukes umiddelbart.

Tips

Forresten er det en spesiell artikkel om emnet "Digital fakturabehandling", som rapporterte om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide