Offentlig institusjon
Rådhus
Carrión de los Condes

Startposisjon

Som en autoritet i den offentlige institusjonen må rådhuset i byen Carrión de los Condes administrere et stort antall viktige dokumenter: dokumenter, søknader, ID-kort, registreringssertifikater, men også byggefiler og forretningsdokumenter, korrespondanse og mye mer.

Dessverre har rådhuset så langt ikke hatt stor nytte av bruken av egnet dokumenthåndteringsprogramvare, da det ennå ikke er funnet noen passende løsning.

For å gjøre søket enklere og mer effektivt planla byarkivet å digitalisere dokumentasjonen og innlemme innholdet i den interne arkivdatabasen.

Manuell behandling ville vært for tidkrevende, og derfor ble det søkt automatisert informasjonsutvinning.

Målet med byadministrasjonen var å digitalisere eksisterende papirdokumenter, få inn prosessoptimalisering og arbeidsflytkontroll over alle innkommende og utgående dokumenter, automatisere en stor del av prosessene i bakgrunnen og dermed optimalisere eiendomsforvaltningsprosessen.

Paperless work through digital processes

Eksisterende problem

Tidligere var hele regjeringssystemet basert på papir. Søknader innsendt av borgere ble sortert i filer etter registreringskontoret, videresendt til rådhuset, hvor ytterligere dokumenter ble lagt til.

Dokumentene migrerte deretter til meterlange hyllevegger som dekket hele kontorveggene og ble lagret der i årevis.

Men med de eksisterende og daglige innkommende dokumentene nådde det manuelle systemet til rådhuset i Carrión de los Condes sine grenser: Individuelle kvitteringer ble ofte arkivert feil eller tidligere fjernet av kolleger og ennå ikke satt tilbake. Involvering av eksterne institusjoner var også vanskelig, for eksempel når rådhus eller eksperter trengte tilgang til å vurdere søknader.

"Vi hadde unngåelige lagringskostnader ved å arkivere dokumenter i mapper. I tillegg var søket etter dokumenter tidkrevende og involverte ofte et besøk i arkivet",

tilbakekaller Mr. Carlos A. Garcia markedsførings- og kommunikasjonssjef.

Resultatet var lange behandlingstider og ineffektivitet i behandling, henting og videresending av nødvendig dokumentasjon.

Men det største problemet var dokumentalderen, fordi de ble sprø. Følgelig gikk myndigheten på jakt etter digital dokumenthåndtering.

Casestudien, utført sammen med PaperOffice dokumentstyringssystem, var basert på bekymringen, som det er vanlig i ethvert administrativt organ, for å opprettholde de mange papirpostene og filene og å ha et fysisk rom og ansatte tilgjengelig for (noen i kritisk tilstand) for å lagre, klassifisere og organisere.

Til tross for det budsjettmessige spilleromet, kom kommunen til Carrión de los Condes til den konklusjon at dette gammeldagse systemet måtte erstattes med en oppdatert, moderne, digital. På denne måten, i stedet for å søke etter dokumenter, kan den offentlige institusjonen vie seg til den faktiske oppgaven til en byadministrasjon: innbyggerne.

"Vi har nettopp flyttet arbeidet fremover, og nå har vi et forsprang."

Carlos A. García, markeds- og kommunikasjonssjef i Carrión de los Condes-administrasjonen, var på utkikk etter en løsning for å digitalisere alle problemene som alle offentlige institusjoner står overfor. Det ble også sett for seg å digitalisere alle kommunens administrative oppgaver, som tidligere i stor grad var analoge.

Hvorfor rådhuset valgte PaperOffice DMS

De viktigste utvalgskriteriene var pålitelighet og sikkerhet, siden dokumentene som administreres er konfidensielle, for eksempel personlige dokumenter eller søkerens økonomiske situasjon.

Ulike skyleverandører eller åpen kildekode-løsninger ble ikke vurdert på grunn av databeskyttelsesforskriftene i den offentlige institusjonen, siden sikkerheten til personopplysninger GDPR og langsiktig investeringssikkerhet ikke kunne garanteres.

Siden PaperOffice DMS ikke er et skyprogram og lagrer alle data i en sentral database som ligger i rådhuset, ble det til slutt besluttet å teste det nødvendige scenariet med en test.

"Allerede ved første avtale med PaperOffice legger du merke til de 20 årene med PaperOffice-erfaring innen dokumenthåndtering."

PaperOffice overgår alle dokumentstandarder og juridiske retningslinjer, spesielt på grunn av den svært krypterte dokumentlagringen direkte i rådhuset og ikke i en sky.

Behovet for å bruke et dokumentbehandlingssystem som har kompatibel versjonskontroll og revisjonssikker versjonskontroll, er tydeligere enn noen gang.

En enorm grunn til vedtaket var tilgjengeligheten av støtten, siden det tidligere har vært gjort svært dårlige erfaringer med andre tilbydere, noe som også førte til at rådhuset ble stillstand.

Spesielt for å sikre pålitelighet og for å simulere reelle problemer, ble PaperOffice-støtte kontaktet flere ganger for å vurdere om tidsfrister ble oppfylt og hva kvaliteten på støtten var.

PaperOffice har akseptert utfordringen - mål og timing

Beslutningen ble tatt for å digitalisere alle eksisterende papirdokumenter til et digitalt arkiv.

Spesielt for den digitale transformasjonen ble en organisasjon av et blandet opplærings- og ansettelsesprogram med tittelen "Opprettelse av et digitalt arkiv" grunnlagt av byrådet i Carrión de los Condes. Denne organisasjonen, sammen med PaperOffice-spesialistene, trener for tiden åtte studenter og to professorer .

I den brukes den tilegnede kunnskapen i en reell praksis, med en presis arbeidsflyt som bidrar til å optimalisere tiden og starte digitaliseringsløsningen til det historiske arkivet, som dateres tilbake til 1820-tallet.

– Den manuelle behandlingen av dokumentene ville ha kostet oss mye tid. Med den automatiserte løsningen fra PaperOffice DMS kan den manuelle innsatsen reduseres kraftig, samtidig som den investeres i fremtidsrettet teknologi.

Som ekspert på intelligent AI-dokumentbehandling fikk PaperOffice DMS i oppdrag å digitalisere den eksisterende dokumentasjonen.

De eksisterende papirdokumentene ble nøye skannet av ansatte i rådhuset og arkivert i PaperOffice DMS. Dokumentbehandlingssystemet oppretter deretter en miniatyr av alle skannede dokumenter og utfører en detaljert tekstgjenkjenning. Dette betyr at alt tekstinnhold i alle dokumenter finnes på få sekunder ved hjelp av søkemotoren integrert i PaperOffice.

Fordeler gjennom digitalisering med PaperOffice

Takket være digitaliseringsimplementeringen av PaperOffice var byarkivet til Carrión de los Condes allerede i stand til å:

• Spar tid og ressurser
• Enkel dokumenttilgang
• Tilgjengelighet av dokumenter for hver autoriserte ansatt
• Gi klar arkivering

Den nå enklere og raskere tilgjengeligheten av data og dokumenter endrer prosessene i rådhuset fundamentalt og permanent. Administrativ kunnskap er nå organisert transparent og tilgjengelig til rett tid.

"Datasikkerhet, automatiserte arbeidsflyter, digitalisering av dokumenter og enkel integrering av PaperOffice i et administrativt miljø leverte det denne byadministrasjonen trengte for å redusere papirforbruket minimere papirprosesser, arkivere skjøre dokumenter og bevare dem på lang sikt og få plass og dermed spare kostnader."

I denne forstand legges grunnlaget for digitalisering av alle dokumentbaserte prosesser i offentlig administrasjon med PaperOffice DMS.

I tillegg til den generelle arkiveringsprosessen:

• Korrektur korrekturarkivering
• Optimalisering av organisatoriske prosesser
• Bedre organisering av dokumentasjon
• Raskere dokumentsøk
• Forenklet kommunikasjon og oppgaveløsning

Garantert.

Sluttresultat

Bystyret har eliminert problemet med de tidligere papirbaserte dataene, alle skjøre dokumenter fra arkivet er nøye skannet og dermed arkivert. Siden PaperOffice kjører OCR-tekstgjenkjenning på alle innkommende data, trenger ikke rådhusansatte lenger å få dokumentene ut, men kan ganske enkelt søke etter dem i PaperOffice.

Byadministrasjonen bruker nå et sentralt, arbeidsflytaktivert dokumentbehandlingssystem.

Rådhuset kan nå finne saksfiler, samt saksnumre med tilhørende navn, steder og datoer, i løpet av sekunder. Dermed kan arkivet hjelpe innbyggerne raskere og med større nøyaktighet, mens originalene forblir uberørt.

Om rådhuset i Carrión de los Condes

Areal: 63.37 km². Befolkning: 2.096 (2018)

Provins: Palencia. Fellesskap av Castilla og León

Ordfører: Jose Manuel Otero Sanz.

Befolkningssentre: Carrión de los Condes;

Denne byen med mer enn 2000 innbyggere ligger i sentrum av provinsen Palencia. Ifølge arkeologiske funn dateres opprinnelsen til landsbyen tilbake til førromersk tid.

I dag er byen kjent for alle pilegrimer som går veien til St. James, fordi byen er på vei til St. James og har pilegrimsherberger.