7 viktige funksjoner som dokumentbehandlingssystemet må oppfylle

Kravene til en DMS, et dokumentstyringssystem, har vokst enormt eller ganske naturlig de siste årene. Det som startet som en database, der for det meste opprinnelig analoge dokumenter ble digitalisert ved skanning og lagret, har blitt omfattende kontorprogramvare, som i dag tar hoveddelen av kontorets administrative oppgaver.

Men hva er standarden, hva kan kunden forvente av en DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

I den nåværende artikkelen vil vi vise deg hvilke viktige funksjoner et dokumentstyringssystem må ha. Dette kan forklares punkt for punkt ved hjelp av den innovative dokumentbehandlingsprogramvaren PaperOffice DMS.

Før vi kommer inn på fordelene, la oss svare på følgende spørsmål:

Hvordan kan introduksjonen av et dokumentbehandlingssystem hjelpe meg og firmaet mitt?

Innføringen av et dokumentbehandlingssystem, DMS for kort, hjelper deg med å ha en klar struktur i dokumentene dine og hjelper deg med å takle flom av informasjon.

DMS står også for dokumentbehandlingsprogramvare og er ment å administrere dokumenter, spesielt digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er slik programvare.

PaperOffice DMS eliminerer alle tidkrevende flaskehalser og skaper en klar oversikt over viktige dokumenter som kontrakter eller brev ved å administrere dem digitalt i DMS i fremtiden.

PaperOffice skiller ikke mellom dokumenttypene, uansett om du trenger hjelp med å administrere kundekontrakter, påstander, gebyruttalelser, dommer og e-postkorrespondanse: Takket være dokumentstyringssystemet digitaliseres de tidligere prosessene i selskapet eller organisasjonen , noe som gjør dem mer effektive, gjennomsiktige og betydelig mer fleksible.

De skannede og digitale dokumentene kan bli funnet, redigert, lagret, distribuert, merket og videresendt på få sekunder ved hjelp av PaperOffice. Dataene fra dokumentene kan gjenkjennes automatisk og leses opp og sendes videre til eksterne systemer som CRM eller ERP.

Du er absolutt klar over at analoge dokumenter rett og slett ikke lenger er oppdatert. Du ser imidlertid også komplikasjonene ved å konvertere det eksisterende analoge arkivet til digitale data. Fordi digitalisering av dokumenter er mer enn bare en trend. Faktisk er det nå en forutsetning for å forbli konkurransedyktig og oppdatert med alle de andre selskapene i samme sektor.

Derfor er det fornuftig å introdusere et dokumentbehandlingssystem i selskapet ditt.

Så vi har avklart spørsmålene om hva en DMS er og hva introduksjonen ville bringe meg og komme til selve spørsmålet i artikkelen:

Hvilke 7 viktige funksjoner må dokumentbehandlingssystemet oppfylle?

Funksjon 1: Plassering. Lagre i et digitalt arkiv

Den viktigste og første funksjonen til hvert dokumentbehandlingssystem er å samle alle dokumenter og deres informasjon. Slik skjer arkivering og administrasjon av de skannede og digitale dokumentene samt e-postmeldinger i en database, et digitalt arkiv så å si.

PaperOffice lagrer all informasjon direkte i MySQL / MariaDB-databaser, som kan betjenes direkte i lokalene dine på hvilken som helst plattform fra din lokale PC, via NAS-enheter som QNAP og Synology eller dine egne eller dedikerte servere, inkludert ekstern tilgang fra hjemmekontoret.

Det spiller ingen rolle hvilken type dokument det er.

Alle dokumenttyper kan lagres sentralt i DMS og er derfor tilgjengelige for alle avdelinger og forretningsområder.

Alle selskapsrelevante dokumenter lagres sentralt og finnes raskt av alle ansatte.

Hvor skal det digitale arkivet plasseres?

Vi anbefaler våre kunder å arkivere de digitaliserte dataene enten i en database som ligger på en NAS-enhet som Synology eller QNAP eller på en dedikert server. Med din egen eksterne (dedikerte) PaperOffice-server får du alle fordelene med en sky med perfekt databeskyttelse og sparer penger og mye arbeid hver måned.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alle fordelene med en skyløsning med bare en stor forskjell: Det er din egen dedikerte databaseserver, og ingen får tilgang til den, men deg.

Vil du ikke bruke en server? Ingen fare.

Hvorfor en NAS er ideell for dokumentarkivering

En NAS, en nettverkstilknyttet lagring, på tysk en lagringsenhet med nettverkstilkobling, samt kompatibel programvare for PaperOffice DMS og den interne skyen er klar. Helt trygt fra statlig og ikke-statlig nysgjerrighet, og takket være sikkerhetskopieringsfunksjonen, også trygt fra et harddiskkrasj.

Funksjon 2: Enkel henting av dokumenter. Søk og søk

PaperOffice skanner innkommende dokumenter som ennå ikke er binære, og konverterer dem til et digitalt lese- og skriveformat ved hjelp av sin egen OCR-programvare.

Samtidig lagres dato og klokkeslett, et versjonsnummer og et nøkkelord, som PaperOffice-søkemotoren kan bruke til å finne dokumenter selv om personen som søker bare kjenner innholdet i dokumentet rudimentært.

PaperOffice viser de sist lagrede dokumentene i en forhåndsvisningsliste for å gjøre det enklere. Alt du lagrer i PaperOffice er automatisk fullstendig tekst-gjenkjent med PaperOffice FileOCRmax, optimalisert med forretningsordlister og indeksert for et perfekt nøkkelordsøk i SQL-databasen din for et nøkkelordsøk.

Automatisk språkgjenkjenning og optimalisering: PaperOffice gjenkjenner automatisk dokumentspråket og optimaliserer dermed OCR-tekstgjenkjenningen til et absolutt maksimum for best mulig tekstgjenkjenning av alle dokumenter.

Den langsiktige lesbarheten til de lagrede dokumentene

Først av alt krypterer PaperOffice DMS alle dokumenter når de lagres for sikkerhet, i henhold til en av de høyeste sikkerhetsstandardene som for øyeblikket er tilgjengelige, AES-1024bit.

Konverteringen tilbake til lesbare dokumenter er mulig i alle nåværende formater, med PaperOffice som regelmessig oppdaterer filformatene, noe som betyr at dokumentene også vil være lesbare i fremtiden.

Funksjon 3: Sikre juridiske oppbevaringsperioder

Et av de viktigste aspektene ved lagring av dokumenter via et dokumentstyringssystem er overholdelse av lovbestemmelser eller kravene i GoBD.

Forkortelsen GoBD står for "Prinsipper for riktig styring og lagring av bøker, poster og dokumenter i elektronisk form og for datatilgang".

Spesielt på grunn av den revisjonssikre, svært krypterte dokumentlagringen direkte i en sentral SQL-database oppfyller PaperOffice alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens høyeste tyske standard GOBD.

Begrepet versjonskontroll er ikke et fremmedord i et dokumentbehandlingssystem (DMS). Behovet for å bruke et dokumentbehandlingssystem som har GoBD-kompatibel versjonskontroll og revisjonssikker versjonskontroll, er tydeligere enn noen gang før.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versjonskontroll gjør alle endringer sporbare

Begrepet versjonskontroll kan forklares veldig enkelt: Totalt sett handler det om funksjonaliteten som brukes til å registrere endringer i dokumenter eller filer. Dokumentendring kan oppdages og lagres som en skyggekopi som en ny dokumentversjon.

Sikre uforanderlighet

Hver dokumentendring plasserer en "nyere" versjon av dokumentet i et tilsvarende arkiv. Loggingen gjør endringer gjennomsiktige og sporbare til enhver tid. På dette tidspunktet vet den påfølgende fremviseren når og ved hvilket redaktør endringen i dokumentet ble gjort. Dette gir deg en oversikt over hele dokumentlivssyklusen. Versjonskontroll kan gjøres automatisk eller manuelt.

For å sikre revisjonssikkerhet må alle detaljer om en endring i dokumenter og filer være tydelig sporbare. Det må sikres at kun autoriserte ansatte kan gjøre en slik endring. Men det er like viktig å vite år senere hvilke ansatte som endret hva og når.

I begge tilfeller, selv i verste fall, er det sikret at de arkiverte databasene gjenopprettes på kort sikt, og oppbevaringsperiodene blir derfor alltid observert.

Funksjon 4: Automatisk gjenkjenning og nøkkelord

PaperOffice er utstyrt med en AI som uavhengig gjenkjenner informasjon i dokumentet ditt og automatisk tilordner den riktig.

Dette betyr at PIA gir deg din egen kraftige søkemotor for all informasjonen din, som kan søke etter og finne tekstbaserte som klassiske søkemotorer som Google, men kan også gjøre det hele visuelt, det vil si sammenligne og gjenkjenne et dokument visuelt kan.

PaperOffice vil automatisk gjenkjenne alle dokumenter som har blitt undervist i av PIA fra dette tidspunktet, noe som igjen kan utløse automatiske regler og arkiveringsmasker.

PIA vil gjenkjenne de viktigste verdiene i dokumentet og allerede fylle ut nøkkelordskjemaet for deg. Du kan deretter sjekke verdiene og korrigere eller legge til dem om nødvendig. Denne prosessen kan gjøres manuelt eller automatisk i bakgrunnen.

Funksjon 5: Automatisere dokumentopptak

Intelligent mappeovervåking tar over det som holder deg tilbake: automatisk i bakgrunnen i henhold til dine spesifikasjoner, svært presis og pålitelig.

• Integrer alle enheter

  Integrer alle enheter som kopimaskiner eller skannere med bare noen få klikk. Så snart en fil vises i en bestemt mappe, behandles den.

• Et hvilket som helst antall skjermer

  Opprett et hvilket som helst antall forskjellige mapper som skal overvåkes, og angi hva som skal skje etter importen. PaperOffice kan til og med flytte arkiverte filer til en ny undermappe.

• AI-baserte dokumentmaler

  Automatisk indeksering av PIA AutoFill og kontaktgjenkjenning takket være PIA AutoContact fungerer strålende sammen med overvåking. Alt relevant dokumentinnhold gjenkjennes, og dokumentet indekseres automatisk. Dette fungerer også med kontakter!

• Fast nøkkelord og arbeidsflyter

  Aktiver masseimportoptimalisert modus, og hopp over AI-behandling for maksimal arkiveringshastighet.

  Du kan angi nøyaktig hvor nye filer skal lagres i PaperOffice, tilordne en fast dokumenttype og dokumentstatus til hvert nye dokument og til og med utløse arbeidsflyter.

Funksjon 6: Brukeradministrasjons- og tilgangstillatelser

PaperOffice-brukere er garantert å bare se hva som er tillatt på grunn av det angitte utgivelsesnivået, og med FolderLock kan du skjule hele mapper og undermapper samt innhold.

Du kan også angi hvilke brukere som skal ha tillatelse til å gjøre hva, og dele dem opp i faste brukergrupper og avdelinger, slik at du kan kontrollere hvem som kan se hvor og hva.

• Klareringsnivåer og rettigheter

  Dette betyr at hver bruker bare ser hva som tilsvarer utgivelsesnivået eller lavere, og har bare lov til å gjøre det du tidligere har definert.

• Skjule mapper og dokumenter

  Med PaperOffice FolderLock kan du permanent skjule hele mapper og undermapper samt dokumenter fra visse brukere og dermed unngå nysgjerrige spørsmål. Bruk FolderLock til å skjule hele mapper permanent, inkludert undermapper og dokumenter, for bestemte brukere.

• Grupper og avdelinger

  Tilordne brukere til fritt definerbare grupper og avdelinger, som du også kan bruke til arbeidsflyter og oppgaver.

• Definerbare brukerrettigheter på flere nivåer

  Du kan selv bestemme hvem som har tilgang til hvilke funksjoner i PaperOffice ved å kunne definere brukerrettigheter nøyaktig som deretter gjelder i hele nettverket.

Funksjon 7: Kraftig arbeidsflytsystem

Et stort problem tidligere, men fortsatt i dag, er duplisering av filer på grunn av flere lagring og tvetydighet angående behandlingsstatusen til dokumenter eller prosjekter. PaperOffice har en svært omfattende arbeidsflytstyring med oppgavetilordning, som også lagrer alle prosesser sentralt. Om prosjektarbeid eller dokumentbehandling.

Digitale arbeidsflyter automatiserer arbeidsprosessene dine: Når det er definert, fortsetter alt helt automatisk: Bare tilordne en forhåndsdefinert arbeidsflyt til et dokument eller la PIA bestemme automatisk. E-postvarsel inkludert!

Hver ansatt er alltid oppdatert via PaperOffice-arbeidsflytfunksjonen. Om nødvendig kan et dokument blokkeres for andre til det er gjort en endring. Selvfølgelig gjelder versjonskontroll også her.

• Alle arbeidsflytdefinisjoner

  Arbeidsflyter kan nestes til en hvilken som helst dybde og inneholde et hvilket som helst antall røde/grønne beslutninger for å kjede etterfølgende arbeidsflyter og prosesser.

• Ansvar og forfallsdato

  Finn ut om en bruker eller en hel avdeling kan fullføre oppgaven. PaperOffice tilordner automatisk arbeidsflyten til den ansvarlige personen.

• Full kontroll

  Om nødvendig kan dokumentstatusen justeres uavhengig av ulike hendelser i henhold til dine spesifikasjoner og til og med sende e-postvarsler.

Pass på at du unngår denne feilen

Mens store selskaper lenge har utnevnt digitaliseringsoffiserer som omhandler temaet konvertering av analoge dokumenter på heltid, mangler små og mellomstore selskaper vanligvis menneskelige ressurser, spesielt siden passende faglige kvalifikasjoner kreves.
Dette er imidlertid en vanlig feil og fører til dårlige investeringer, fordi mange produsenter drar nytte av denne uvitenheten.

Den ultimate 5-trinns guiden

Tips

Vi har laget den ultimate 5-trinns guiden for å gå papirløs og digitalisere virksomheten din som et nedlastbart dokument, detaljere hvert 5 trinn og hvor lang tid det tar:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months