QNAP Dokumentų valdymo sistema (DMS) NAS.

Dokumentų valdymo sistemų (DVS) Sistemos, taip pat vadinamos DMS, padeda jūsų organizacijai elektroniniu ir struktūrizuotu būdu tvarkyti verslo dokumentus. Taigi DMS yra svarbus žingsnis link biuro be popieriaus.Drauge su jūsų QNAP NAS jie sudaro idealų duetą, padedantį digitalizuoti analoginius saugojimo būdus ir padidinti paieškos bei archyvavimo procesų efektyvumą.Dokumentų valdymo sistema PaperOffice yra vienintelė, oficialiai patvirtinta QNAP DVS sistema jūsų QNAP įrenginiams.Kas yra NAS?Pateikiant „QNAP NAS,“, tai yra įvairių NAS („Network-Attached-Storage“) prietaisų komplektas, kurį turėjo taiwanietiška įmonė QNAP. Šie įrenginiai leidžia tiek įmonėms, tiek individualiems vartotojams efektyviai apsaugoti ir individualiai organizuoti bei naudoti savo duomenis.Taigi, NAS yra failų serveris su savo operacine sistema, kuris teikia savo laikmeną per tinklą.QNAP NAS suteikia puikią prielaidą visoms įmonėms, ypač mažosioms ir vidutinėms įmonėms (KMUs), greitai ir lengvai įrašyti įmonių duomenis.Šiame straipsnyje parodysime, kaip išplėsti jūsų QNAP NAS visiems jūsų verslo poreikiams, taip pat kaip dokumentų valdymas gali lengvai veikti be „Docker“.Jums reikia NAS, o ne debesis?...Sveiki.Nors Interneto debesis gali pasirodyti itin patrauklia alternatyva, yra keletas priežasčių, kodėl turėtumėte naudoti NAS („Network Attached Storage“) sprendimus vietoj debesinio sprendimo. Štai kelios priežastys:1. Kontrolė ir saugumas: NAS prietaisas yra fizinio įmonės kontrole, tai reiškia, kad įmonė turi visišką kontrolę ir galės užtikrinti, kad duomenys būtų saugūs. Tačiau debesies aplinkoje jūsų duomenys bus perduodami trečiosioms šalims ir nesilaikys tų pačių saugos standartų kaip pati įmonė.2. Duomenų apsauga: Siekdami išlaikyti Europos Sąjungos Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (DSGVO) reikalavimus, įmonėms reikia laikytis teisinių reikalavimų, kai saugo asmens duomenis. NAS („Network Attached Storage“) yra geresnis pasirinkimas nei debesies sprendimas, jei reikia laikytis DSGVO reglamentų. Kadangi ji priklauso įmonei, duomenimis galima tiesiogiai valdyti ir apsaugoti juos nuo neteisėtų pažeidimų. Be to, įmonės gali šifruoti duomenis NAS, taip apsaugodamos juos nuo neteisėto prieigos.3. Interneto ryšys: NAS gali būti naudojamas nepriklausomai nuo interneto ryšio, todėl jis yra puikus verslui dirbantiems įmonėms, esančioms atokiuose vietovėse arba vietose, kuriose interneto ryšys būna nestabilus.4. Kaštai: Kosten visada yra svarbus privalumas, kurį NAS siūlo palyginti su debesies saugojimo būdu. NAS įsigijimas yra pigesnis nei debesies paslaugos, nes jį reikia mokėti tik vieną kartą, o jis priklauso tik jums. Be to, NAS mėnesinės išlaidos yra žymiai mažesnės nei debesies paslaugos. NAS nereikia mokėti mėnesinių abonentinės prieigos mokesčių. Be to, NAS nereikia mokėti ir jokių papildomų srautų mokesčių, kurie gali kilti iš debesies paslaugos.5. Lankstumas: NAS suteikia verslams daugiau lankstumo pasirinkti aparatūrą ir vietos talpą. Tai taip pat leidžia plėsti laikmenų talpą ir atitikti įmonės augimo reikalavimus.„QNAP“ NAS kartu su „PaperOffice DMS“ suteikia jūsų įmonei paprastą ir patikimą sprendimą jūsų dokumentams tvarkyti.„PaperOffice DMS“ yra paprasta naudoti programinė įranga, leidžianti įmonėms organizuoti, saugoti, kategorizuoti ir valdyti savo dokumentus, kad jie būtų lengvai prieinami bet kuriuo metu ir bet kur.Naudodami „NAS“ kartu su „PaperOffice DMS“ efektyviai valdydami dokumentus jūsų įmonėje galite padidinti savo įmonės produktyvumą, užtikrindami, kad dokumentai būtų lengvai ir patikimai prieinami. Jis taip pat suteikia papildomą duomenų apsaugą, nes duomenys saugomi NAS, o ne vietinėse kompiuterio ar išorinės debesuose.

Kaip jūsų duomenys patenka į QNAP NAS?

Yra keletas būdų, kaip perduoti duomenis į PaperOffice dokumentų valdymo sistemą (DMS), veikiančią ant QNAP NAS (Network Attached Storage). Štai keli pavyzdžiai:

Skenavimas dokumentams

Procesas yra paprastas: jei duomenys dar nėra skaitmeniniu formatu, pirma reikia nuskaityti arba fotografuoti dokumentus, esančius popieriuje.

Naudojant jūsų skenerį ar kitą skaitmeninimo įrenginį, dokumentas ne tik paverčiamas į vaizdą, bet ir jo turinys gali būti elektroniniu būdu "išskaitomas". PaperOffice DMS sujungia su jūsų skeneriu, perduodamas skaitmeninį turinį į dokumentų valdymo programinę įrangą.

Jau parašėme kitą straipsnį, kaip geriausia įtraukti savo skenerį, kad būtų galima skaitmeninti dokumentus.

Skaitmeninis dokumentų archyvas

Jei turite skaitmeninėje formoje besimokančių duomenų, tokių kaip elektroninės pašto žinutės arba skaitmeninės failai, juos galite lengvai įkelti į PaperOffice sąsają tempimo ir paleidimo būdu. Jei norite archyvuoti kelis dokumentus be rankinio darbo, puikiai tinka dokumentų valdymo sistemoje įtraukta aplankų stebėsena, kuri leidžia sklandžiai archyvuoti fone.

Esami duomenys

Be to, PaperOffice dokumentų valdymo sistema suteikia naudotojams lengvą būdą perkelti jau esamus duomenis, kuriuos anksčiau laikėte laptopų ir stacionarių kompiuterių kietuosiuose diskuose, į bendrai naudojamą duomenų saugyklą - QNAP NAS.

Visi esami duomenys gali būti importuoti į dokumentų valdymo sistemą vienu paspaudimu.

QNAP NAS naudojimo pridėtinė vertė ir nauda kartu su PaperOffice DMS

Manta naudojant QNAP NAS (tinklo prijungiamą saugyklą) kartu su dokumentų valdymo sistema (DMS) PaperOffice suteikia daug privalumų, kai kuriuos iš jų:

• 1. Sentralizuotas duomenų valdymas: DMS leidžia saugoti ir organizuoti visus dokumentus ir failus vienoje vietoje, kas palengvina bendradarbiavimą ir duomenų prieigą, nes kiekvienas darbuotojas gali pasiekti reikiamus failus, nereikalingai juos kopijavus į USB atmintinę.
  Tai sutaupo laiko ir apsaugo nuo klaidų, kurios gali atsirasti perkeldžiant rankiniu būdu.


• 2. Padidinta sauga: NAS suteikia papildomus saugumo funkcionalumus, tokius kaip šifravimas ir rezervinimo kopijų tvarkyba, norint apsaugoti duomenis nuo praradimo ar nepageidaujamos prieigos. Taip pat užtikrinamas didelis duomenų saugumas dėl įvairių atsarginių kopijų parinkčių.
  Gali būti automatiškai kuriamos atsarginės kopijos, kurios gali būti atkurtos, jei ištrynami svarbūs failai arba jie yra prarandami. Taip pat yra galimybė šifruoti duomenis, siekiant užtikrinti, kad konfidencialūs duomenys būtų apsaugoti nuo nepageidaujamos prieigos.


• 3. Padidėjęs prieigos greitis: NAS leidžia greičiau pasiekti ir redaguoti duomenis, kas didina produktyvumą.


• 4. Paprastas aptarnavimas ir atnaujinimas: DMS ir NAS yra nepriklausomi nuo kito ir gali būti aptarnaujami ir atnaujinami atskirai, kas supaprastina aptarnavimą.


• 5. Didelė lankstumas: QNAP NAS ir PaperOffice DMS derinimas suteikia daug konfigūracijos ir pritaikymo galimybių, kad įmonės poreikiams būtų patenkinti.


• 6. Be to, vienas iš pranašumų taip pat būtų paprasčiausias saugojimo vietos plečiamumas. Kadangi įmonės dažnai auga ir reikalauja daugiau saugojimo vietos, QNAP NAS galima lengvai praplėsti, atitinkant augančius poreikius. Tai yra efektyvesnė ir paprastesnė nei kitos saugojimo sprendimai, pvz., pasyvūs kietieji diskai arba debesies sprendimai.


• 7. Mobiliosios prieigos ir nuotolinio darbo palaikymas: Naudojant QNAP NAS ir PaperOffice DMS, failus ir dokumentus galima pasiekti ir juos redaguoti iš bet kurios vietos, kas plečia nuotolinio darbo ir mobiliojo bendradarbiavimo galimybes.


• 8. Padidėjęs efektyvumas: PaperOffice DMS ir QNAP NAS naudojimas leidžia greičiau rasti, organizuoti ir automatizuoti duomenis, kas padidina efektyvumą.


• 9. Kitas privalumas, naudojant QNAP NAS kartu su dokumentų valdymo sistema, yra išplėstinis naudotojų valdymas, įskaitant galimybę kurti ir tvarkyti daugumos paskyras.
  Tai leidžia įmonėms nustatyti skirtingus prieigos teises skirtingiems darbuotojams ar skyriams. Pavyzdžiui, finansų skyriaus darbuotojas gali turėti prieigą prie finansinių dokumentų, o rinkodaros darbuotojas - tik prieigą prie rinkodaros dokumentų.

DMS leidžia įmonėms saugoti ir tvarkyti dokumentus ir failus centrinėje vietoje. Tai padeda ieškoti ir bendradarbiauti, nes darbuotojai gali pasiekti reikiamus failus iš bet kurios vietos. Tai taip pat suteikia galimybę automatizuoti dokumentų procesus, kad būtų sutaupyta laiko ir išteklių.

Dokumentų valdymas (DMS) kartu su QNAP NAS (tinklo prijungiamą saugyklą) teikia efektyvų ir patikimą dokumentų valdymo ir saugojimo sprendimą verslo organizacijoms, taip pat suteikia galimybę susipažinti su dokumentais ir failais.