Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.
Profesinė rekomendacija
Iš statybos aikštelės į biuro organizaciją - valdant dokumentus. Įveikite 7 praktines iššūkius ir sužinokite sprendimus. Dokumentų valdymas statyboje tapo lengvas!Duomenų, dokumentų ir informacijos valdymas yra vienas iš didžiausių kliūčių statybos įmonėms. 2022 metais PaperOffice apklausė kelias statybos įmones ir atsižvelgė į įvairias įmonės informacijas iš atliktų atvejų tyrimų. Štai ką sužinojo:
Viso 82 proc. apklaustų įmonių teigė, kad dėl painių failų pavadinimų arba blogos kategorizacijos yra sunku rasti dokumentą savo bylos struktūroje.
Dėl trūkstamo laiko kategorizavimo neįmanoma. tai tik galima automatiškai atlikti process.
Niezinoma, ar tai yra fizinė byla, ar serveriuose esanti failų organizavimo sistema, dokumento failo pavadinimas paprastai turėtų suteikti informaciją apie jo turinį.
Dažnai žmonės savo kompiuterio paieškos funkcijoje ieško pagrindinių raktažodžių, tikėdamiesi, kad jie bus dokumento pavadinime.
Tokiose paieškose dažnai kyla painiava, nes dėl trūkstamos vieningos struktūros failuose ne visada yra ieškomi raktažodžiai.
Panašiai, kaip fizinė byla, kuri yra tamsioje lentynoje, kitame kambaryje, gali būti neteisinga arba neaiškiai padėta, arba jos etiketės pavadinimas yra neskaitytas arba neteisingai parašytas.
Tikrai žinote apie "karantiną", netinkamą naršyklę, kuri atsisako ieškoti per 5000 failų ir priverčia pagalvoti apie paprastą paiešką, susijusią su kompiuterio paleidimu iš naujo.
Su sprendimu, pavyzdžiui, PaperOffice dokumentų valdymu, išplečiančiu įmonės turinio valdymą, nesusipratimai dėl dokumentų archyvavimo ir ilgas paieškos jau gali būti praeitis.
ECM dokumentų valdyme dokumentai nebus pavadinami atsitiktinai ir saugomi bet kur, bet bus automatizuotai išskaitomi, prekiaujami ir rūšiuojami pagal „projektą“ arba „įmonę“, o būtinomis informacijomis bus susietos. Naudojant pažangią išmaniąją paieškos funkciją, dokumentai gali būti lengvai ir greitai rasti. Paieška gali vykti, pavyzdžiui, pagal projekto pobūdį, patį projektą, klientą arba apakę, dokumento kūrėją arba dokumento statusą.
TIPAS: Sužinokite apie atvejo studiją, kurioje išsamiai aprašoma, kaip PaperOffice buvo sėkmingai įdiegta IDC Construccion S.L. Las Palmose statybos įmonėje.
Sužinokite daugiau dabar ir įgykite įkvėpimo.
Neaiškumas dėl dokumento dabartinės ir teisingos versijos yra svarbi iššūkis įmonėms.
Statybos įmonės sakė, kad neturi aiškaus supratimo, kuri versija dokumento ar informacijos yra dabartinė arba teisinga.
Mūsų laikais, kai keletas žmonių gali dirbti su dokumentu nepriklausomai nuo vietos ir laiko, aiški komunikacija labai svarbi.
Siekiant išvengti nesusipratimų, svarbu visą prieigą, pakeitimus ir archyvavimą užrašyti raštu. Taip pat bus aišku, kaip dokumentas atsirado. Tik papildomas failo pavadinimo pridėjimas „_2“ arba „_new 1.2“ FINA, „FINA 2“, „EARLY 2.0“ nėra tinkamas sprendimas, nes neaiškiai matoma, kuri versija yra dokumentas. Tai dažnai sukelia painiavą paieškoje ir padidina dublikatų skaičių, kuriuos galima rasti išskirtingose saugyklose.
Sprendimas: PaperOffce leidžia elegantiu būdu
Statybos įmonės dažnai dirba komandose ir turi veiksmingai bendradarbiauti, siekdamos sėkmingai baigti projektus. Iššūkis yra susijęs su tuo, kad keletas žmonių turi tuo pačiu metu dirbti su vienu dokumentu ir į jį įtraukti pakeitimus. Tradicinės metodikos, tokių kaip el. laiškų siuntimas ar pakeitimų rankinis sujungimas, gali sukelti vėlavimus, duomenų praradimus ir ineffektyvumą.
Sprendimas: Dokumentų valdymo sprendimas su integruota bendradarbiavimo funkcija leidžia keliems naudotojams tuo pačiu metu dirbti su dokumentais. Pakeitimai automatiškai seka ir yra įrašomi, kas padeda išvengti konfliktų ir palengvina bendradarbiavimą.
Tiesioginiai komentarai ir pokalbių funkcijos užtikrina sklandų komunikaciją tarp komandos narių, kad būtų galima išspręsti klausimus ir priimti sprendimus.
Statybos įmonės dažnai turi laikytis specifinių teisės aktų ir standartų, ypač susijusių su duomenų apsauga ir jautrios informacijos saugumu. Dokumentų tvarkymas ir užtikrinimas atitinkamų reikalavimų gali būti iššūkis, ypač jei jautri informacija yra pavojinga arba prarandama.
Sprendimas: Pouzdano rješenje za upravljanje dokumentima nudi značajke zaštite osjetljivih podataka i usklađenosti sa zakonima. To uključuje šifrirano pohranjivanje, kontrole pristupa, podešavanja korisničkih ovlasti i funkcije evidencije.
Implementacijom čvrstih sigurnosnih mjera, građevinske tvrtke mogu osigurati da budu zaštićene njihove dokumente i da se pridržavaju važećih propisa.
Statybos įmonės dažnai naudoja įvairius sistemas ir įrankius, kurie yra skirti tam tikram projektų statymo etapui ar užduočiai.
Iššūkis yra suderinti šias skirtingas sistemas su viena kitą ir užtikrinti, kad visi svarbūs dokumentai ir informacija būtų prieinami vienoje centrinėje vietoje.
Be to, gali būti sunku perkelti esamus fizinius dokumentus ar duomenis iš kitų sistemų į naują dokumentų valdymo sprendimą.
Sprendimas: PaperOffice teikia integracijos galimybes, kad galėtumėte nepertraukiamai įtraukti esamas sistemas ir įrankius. Tai gali apimti API, duomenų konvertavimo įrankius arba importo / eksporto funkcijas. Integravę įvairias sistemas, statybos įmonės gali efektyviai naudoti savo esamus duomenis ir dokumentus, tuo pačiu centralizuojant prieigą ir valdymą.
Esant duomenų migracija, yra specialių paslaugų ar įrankių, kurie padeda digitalizuoti fizinius dokumentus ir perduoti duomenis iš kitų sistemų į naują dokumentų valdymo sistemą.
Statybos įmonėms prižiūrimų dokumentų valdymas kelia daug iššūkių, kurie turi būti įveikti, siekiant užtikrinti efektyvius ir sklandžius verslo procesus.
Naudodamiesi tvirtu ir visapusišku dokumentų valdymo sprendimu, šie iššūkiai gali būti sėkmingai įveikti. Veiksmingas PaperOffice sprendimas teikia struktūrizuotą dokumentų organizavimą, greitą prieigą, sklandų bendradarbiavimą, teisės aktų laikymąsi ir saugumą, versijų valdymą ir pakeitimų stebėseną, taip pat integraciją su įvairiomis sistemomis.
Spręsdamos šiuos iššūkius, statybos įmonės gali padidinti savo produktyvumą, pagerinti efektyvumą ir sukurti pagrindą sėkmingam projektų valdymui.
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Efektyvus dokumentų valdymas sėkmei statybos pramonėje":
Greitas ir paprastas atsakymas į šį klausimą yra: visiems verslams. Visi verslų sektoriai ir dydžiai, nuo mažųjų ir vidutinių įmonių iki startuolių ir didelės įmonės, gauna naudos iš bepopierio biuro. Ypač vertingas persikėlimas yra mažoms ir vidutinėms įmonėms: sumažinant apdorojimo laiko ir išlaidų kaštus, reikalinga biudžeto dalis atlaisvinama kitai augimo skatinimo priemonei.
Ne. Kitas veiksnys, dėl kurio daug kalbama bent nuo 2018 m., kai įsigaliojo bendrovių duomenų apsaugos Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas, yra duomenų apsauga. DMS sprendimai ir DMS programinės įrangos naudojamos dokumentų tvarkymui, valdymui ir saugojimui, kurie dažnai yra jautrūs asmeniniai duomenys. Jei pažeidžiama bendrovių duomenų apsaugos Bendrojo duomenų apsaugos reglamento nuostata, teisėgališkai numatytos didelės baudos.
"Chronologinių rezultatų gavimas labai greitai metinėms finansinėms ataskaitoms ir atsargoms, kad būtų galima nustatyti pigiausią kiekvieno atskiro daikto pirkimo kainą. Tai, kas anksčiau užtrukdavo kelias dienas, dabar galima padaryti per kelias valandas!"
Lars R. Ludewig
ViaCreative Zahntechnik GmbH savininkas ir vykdomasis direktorius
