ASUSTOR dokumentų valdymas DMS NAS sistemoms

Dokumentų valdymo sistemos, dar vadinamos DMS, padeda jūsų organizacijai elektroniniu ir struktūrizuotu būdu valdyti verslo dokumentus. DMS yra svarbus žingsnis siekiant biuro be popieriaus.

Kartu su jūsų ASUSTOR NAS sudarote idealų duetą, kad galėtumėte skaitmenizuoti analoginius saugojimus ir padidintumėte paieškos ir archyvavimo procesų efektyvumą.

Dokumentų valdymo sistema PaperOffice yra vienintelė pasaulyje oficialiai ASUSTOR patvirtinta DMS sistema jūsų ASUSTOR įrenginiams.

Kas yra NAS?

„ASUSTOR NAS“ yra Taivano bendrovės ASUSTOR siūlomi keli tinklo prisijungimo saugojimo įrenginiai (NAS įrenginiai). Šie įrenginiai leidžia tiek įmonėms, tiek privatiems naudotojams efektyviai apsaugoti savo duomenis ir juos individualiai organizuoti bei naudoti.

Taigi NAS yra serveris su savo operacine sistema, kuris per tinklą suteikia saugojimo vietų.

ASUSTOR NAS siūlo idealias sąlygas visoms įmonėms, ypač MVĮ, greitai ir lengvai saugoti įmonės duomenis.

Šiame straipsnyje parodysime, kaip išnaudoti maksimaliai savo ASUSTOR NAS savo verslui, taip pat kaip paprastai ir be „Docker“ gali veikti dokumentų valdymas.

Kodėl naudoti NAS, o ne „Cloud“?

Yra kelios priežastys, kodėl turėtumėte naudoti NAS (Network Attached Storage) sprendimą, o ne „Cloud“ pagrįstą sprendimą. Štai keletas pavyzdžių:

• 1. Kontrolė ir saugumas: NAS įrenginys yra fizinėje bendrovės kontrolėje, o tai reiškia, kad bendrovė turi visišką kontrolę savo duomenims ir gali užtikrinti, kad jie bus saugūs ir apsaugoti.
  „Cloud“ aplinkoje jūsų duomenys perkelti išoriniam tiekėjui ir nėra tokios pačios saugumo kaip pati įmonė.


• 2. Duomenų apsauga: Įmonės turi laikytis Europos Sąjungos Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) reikalavimų, kai saugo asmens duomenis. Todėl pasirinkdamos saugojimo technologijas ir paslaugas įmonės turi užtikrinti, kad jos atitiktų duomenų apsaugos reikalavimus.
  NAS (Network Attached Storage) yra labiau tinkamas pasirinkimas nei „Cloud“, kai kalbama apie BDAR atitiktį.
  Kadangi NAS lieka įmonės nuosavybėje, duomenys gali būti tiesiogiai kontroliuojami ir apsaugoti įmonės. NAS taip pat siūlo didelį lankstumą, nes duomenų nereikia saugoti išoriniame duomenų centre. Be to, įmonės gali šifruoti duomenis NAS įrenginyje, kad apsaugotų juos nuo neteisėtos prieigos.
• 3. Interneto ryšys: NAS galima naudoti nepriklausomai nuo interneto ryšio, kas yra idealu įmonėms, veikiančioms kaimiškose vietovėse arba srityse su nestabiliu interneto ryšiu.


• 4. Išlaidos: Išlaidos yra svarbus NAS privalumas prieš „Cloud“ saugojimą. NAS įsigijimas yra pigesnis nei „Cloud“ paslauga, nes už jį reikia mokėti tik vieną kartą ir jis priklauso tik jums.
  Be to, mėnesinės išlaidos NAS ypač mažesnės nei „Cloud“ paslauga. Kadangi NAS nereikia mokėti mėnesinių prenumeratos mokesčių. Taip pat NAS nekyla papildomos pralaidumo mokesčių, kurie gali būti taikomi „Cloud“ paslaugoms.


• 5. Lankstumas: NAS suteikia įmonėms daugiau lankstumo renkantis aparatūrą ir saugojimo talpą. Tai taip pat leidžia išplėsti saugojimo vietų, kad atitiktų besikeičiančius įmonės poreikius.

ASUSTOR NAS kartu su PaperOffice DMS suteikia jūsų įmonei paprastą ir patikimą dokumentų valdymo sprendimą.

PaperOffice DMS yra lengvai naudojama programinė įranga, leidžianti įmonėms organizuoti, saugoti, kategorizuoti ir valdyti dokumentus taip, kad jie būtų lengvai pasiekiami bet kur ir bet kada.

Derinant NAS ir efektyvų PaperOffice DMS valdymą, galite padidinti savo įmonės produktyvumą, užtikrindami, kad dokumentai bus greitai ir patikimai pasiekti. Tai taip pat suteikia papildomą apsaugą duomenims, nes jie saugomi NAS, o ne vietiniuose kompiuteriuose ar išorinėje „Cloud“.

Kiek daug darbo reikalauja duomenų bazės įdiegimas ir nustatymas?

Duomenų bazės įdiegimas ir nustatymas jūsų ASUSTOR NAS yra visai nesudėtingas ir nereikalauja IT specialisto.

Su PaperOffice YouTube vaizdo įrašų pagalba įdiegimą gali atlikti bet kuris, net ir ne specialistas, per kelias minutes.

Kaip jūsų duomenys pasiekia ASUSTOR NAS?

Yra keletas būdų, kaip perduoti duomenis į PaperOffice dokumentų valdymo sistemą (DMS), kuri veikia ASUSTOR NAS (Network Attached Storage). Štai keletas pavyzdžių:

Dokumentų skenavimas

Procesas yra paprastas: jei duomenys dar nėra skaitmeniniai, spausdinti dokumentai pirmiausia turi būti nuskanuoti arba nufotografuoti.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Naudodami savo skenerį ar kitą skaitmeninimo įrenginį, dokumentas ne tik paverčiamas vaizdu, bet jo turinys taip pat gali būti elektroniniu būdu „nuskaitomas“. Tam PaperOffice DMS integruota skenerio funkcija jungiasi su jūsų skeneriu ir taip perduoda skaitmeninę laikmeną į dokumentų valdymo programinę įrangą.

Kaip geriausiai integruoti savo skenerį, kad būtų skaitmenizuoti dokumentai, jau esame aprašę kitame straipsnyje.

Skaitmeninė dokumentų saugykla

Skaitmenine forma esantys duomenys, pavyzdžiui, elektroniniai laiškai ar skaitmeniniai failai, gali būti lengvai perkelti į PaperOffice paviršių per Drag&Drop (nutempimą). Jei norite archyvuoti kelis dokumentus be rankinio darbo, tam tinka į PaperOffice integruotas aplankų stebėjimas. Tai leidžia sklandų archyvavimą fone.

Esami duomenys

PaperOffice dokumentų valdymo sistema taip pat palengvina naudotojams, kad jau skaitmeninių duomenų, esančių nešiojamųjų ar stalinių kompiuterių kietuosiuose diskuose, perkėlimą į bendrą duomenų saugyklą, ASUSTOR NAS.

Taip visi esami duomenys gali būti importuoti į dokumentų valdymo sistemą tiesiog vienu pelės paspaudimu.

Papildoma vertė ir naudingumas naudojant ASUSTOR NAS kartu su PaperOffice DMS

Naudoti ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) kartu su dokumentų valdymo sistema (DMS) PaperOffice suteikia daugybę privalumų, kai kurie iš jų yra:

• 1. Centralizuotas duomenų valdymas: DMS leidžia saugoti ir organizuoti visus dokumentus ir failus vienoje vietoje, kas palengvina bendradarbiavimą ir prieigą prie duomenų, nes kiekvienas darbuotojas gali pasiekti reikalingus failus, nereikėdamas jų kopijuoti į USB laikmeną.
  Tai taupo laiką ir užkerta kelią klaidoms, kurios gali atsirasti dėl rankinio perkėlimo.


• 2. Padidintas saugumas: NAS suteikia papildomas saugumo funkcijas, tokias kaip šifravimas ir atsarginės kopijos, apsaugant duomenis nuo praradimo ar neleistino prieigos. Taip pat užtikrina aukštą duomenų saugumą per įvairius atsarginės kopijos variantus.
  Gali būti sukurtos automatinės atsarginės kopijos, kad svarbūs failai būtų atstatomi įvykus gedimui ar netyčiniam ištrynimui. Taip pat yra galimybė šifruoti duomenis, kad užtikrinti, jog jautrūs duomenys yra apsaugoti nuo neleistino prieigos.


• 3. Padidintas prieigos greitis: NAS leidžia greičiau pasiekti ir redaguoti duomenis, kas didina produktyvumą.


• 4. Paprasta priežiūra ir atnaujinimas: DMS ir NAS yra nepriklausomi vienas nuo kito ir gali būti prižiūrimi bei atnaujinami atskirai, kas palengvina priežiūrą.


• 5. Padidintas lankstumas: ASUSTOR NAS ir PaperOffice DMS derinys suteikia daug konfigūravimo ir pritaikymo galimybių, kad atitiktų įmonės poreikius.


• 6. Paprastas saugojimo vietos plėtimas: Kadangi įmonės dažnai auga ir reikalauja daugiau saugojimo vietos, ASUSTOR NAS gali būti lengvai plečiamas, kad patenkintų didėjančius poreikius. Tai yra ekonomiškiau ir lengviau įgyvendinama palyginti su kitais saugojimo sprendimais, tokiais kaip išoriniai kietieji diskai ar debesų sprendimai.


• 7. Parama mobiliai prieigai ir nuotoliniam darbui: Naudojant ASUSTOR NAS ir PaperOffice DMS, galima pasiekti ir redaguoti duomenis iš bet kur, kas plečia nuotolinio darbo ir mobilios bendradarbiavimo galimybes.


• 8. Padidinta efektyvumas: PaperOffice DMS ir ASUSTOR NAS naudojimas leidžia greičiau rasti, organizuoti duomenis ir automatizuoti procesus, kas didina efektyvumą.


• 9. Plati naudotojų valdymo sistema: Tarp kitų galimybių yra sukurti ir valdyti kelis naudotojo paskyros.
  Tai leidžia įmonėms nustatyti skirtingas prieigos teises įvairiems darbuotojams ar departamentams. Pavyzdžiui, finansų skyriaus darbuotojas gali turėti prieigą prie finansinių dokumentų, o marketingo skyriaus darbuotojas – tik prie marketingo dokumentų.

DMS leidžia įmonėms centrinėje vietoje saugoti ir valdyti savo dokumentus ir failus. Tai palengvina paiešką ir bendradarbiavimą, nes darbuotojai gali pasiekti reikiamus failus iš bet kurios vietos. Taip pat yra galimybė automatizuoti dokumentų srautus, kad taupyti laiką ir resursus.

Dokumentų valdymas (DMS) kartu su ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) suteikia įmonėms galingą ir patikimą sprendimą dokumentų valdymui ir saugojimui, taip pat prieigą prie jų dokumentų ir failų.