Menerapkan Pemrosesan Dokumen Cerdas dengan Benar: OCR, AI, dan REGEX

Mengurangi Kesalahan Manusia Melalui Tingkat Ketepatan yang Lebih Tinggi

Melakukan tugas-tugas yang berulang, seperti memasukkan data secara manual, bisa sangat membosankan dan dapat memengaruhi kualitas data Anda jika karyawan menjadi lelah atau terganggu, dan lupa atau salah mengingat semua angka dan kata-kata.

Selain itu, faktor "akses dan hak pengguna" juga merupakan kelompok terbatas, karena tidak semua karyawan perusahaan Anda memiliki hak untuk melihat data perusahaan dan informasi Anda.

Untuk perangkat lunak yang memiliki kemampuan pengenalan teks otomatis, tidak pernah sulit untuk tetap fokus dan dapat mengenali teks, melihat data sensitif, mengekstraksi informasinya, mengorganisasikan output dengan tingkat ketepatan yang tinggi tanpa memberikan "rahasia perusahaan".

Mengurangi Biaya dan Memaksimalkan Ruang Kantor

Memasukkan data secara manual bisa sangat memakan waktu dan semakin banyak dokumen yang harus diproses, semakin tinggi biaya tenaga kerja Anda. Selain itu, beberapa biaya tambahan terkait dengan ketidakakuratan data yang disebabkan oleh kesalahan manusia dapat terjadi.

Dengan pemrosesan otomatis dan ekstraksi data menggunakan kecerdasan buatan (AI), sistem manajemen dokumen seperti PaperOffice DMS dapat membantu Anda mengurangi biaya tersebut dan pada saat yang sama, membebaskan ruang kantor dengan tidak harus menyewa tenaga kerja tambahan untuk melakukan digitalisasi manual atau menyimpan tumpukan dokumen di kantor Anda.

Jaga integritas data dan tingkatkan keamanan data.

Meskipun baik file digital maupun dokumen fisik dapat hilang atau rusak karena bahaya fisik, lingkungan, atau teknologi, kebanyakan perusahaan masih menghabiskan waktu untuk menyimpan semuanya dalam arsip fisik dan menggunakan penyimpanan lokal atau cloud untuk dokumen digital.

Tips

Terakhir, untuk topik penyimpanan di cloud dan mengapa kami tidak merekomendasikan metode penyimpanan ini, ada postingan khusus:

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Berkat PaperOffice, semua dokumen Anda disimpan langsung di server database di server Anda sendiri, memberi Anda kontrol penuh yang tidak terbatas atas semua data. Anda tidak perlu mengatur server karena PaperOffice akan melakukan langkah-langkah selanjutnya setelah instalasi.

Atau, gunakan NAS Synology atau QNAP Anda dan kelola semua dokumen Anda di perangkat NAS Anda sendiri! Kami memberikan 7 langkah untuk memaksimalkan NAS Synology Anda, temukan lebih lanjut di sini.

Keamanan Revisi Harus Dijamin

Selain itu, keamanan data dan pengelolaan akses menjadi lebih mudah setelah dokumen digital diproses dengan PaperOffice, karena data dienkripsi dengan tingkat keamanan tinggi dan diarsipkan secara revisi di database Anda yang tidak dapat diakses oleh siapa pun kecuali Anda sendiri.

PaperOffice secara otomatis memberikan versi pada setiap dokumen yang diubah, membuat salinan bayangan, dan menyimpannya secara terpisah sehingga Anda dapat membuka versi yang diinginkan kapan pun.

Kami akan menjelaskan cara mengamankan versi dan mengarsipkan dokumen yang dapat di-revisi.

Versionierung: Revisionssichere Dokumentenarchivierung richtig durchführen

Hier geht es zum Ratgeber

Tantangan Apa Saja dalam Mendigitalisasi Dokumen dengan OCR?

Saat mengekstraksi data menggunakan pengenalan teks OCR, ada beberapa tantangan yang perlu dipertimbangkan. Tata letak invoice sangat bervariasi karena setiap perusahaan memiliki formatnya sendiri.

Agar dokumen Anda dapat terbaca dengan tepat, PaperOffice dilengkapi dengan deteksi dokumen otomatis menggunakan kecerdasan buatan (AI) bernama PIA.

PIA menggunakan algoritma dan teknologi deteksi khusus.

PIA memiliki kamus kata-kata terintegrasi yang luas yang secara otomatis mengenali kosakata yang salah terdeteksi, mencocokkan dengan yang benar, dan menggantinya. Anda selalu dapat yakin bahwa pengenalan teks yang benar telah diterapkan untuk dokumen Anda.

Mengambil Informasi Dokumen Yang Relevan

Informasi dokumen yang relevan seperti tanggal, jumlah, jenis dokumen, kata kunci, dan data tanda terima diidentifikasi secara cerdas, diekstraksi, dan digunakan untuk penandaan. Selain itu, informasi dokumen yang relevan dengan tanda terima seperti jumlah bersih, jumlah bruto, tarif pajak nilai tambah, serta mata uang dokumen dicari dan diekstraksi. Pengenalan data yang cerdas ini dilakukan dengan sepenuhnya otomatis di PaperOffice.

Namun, saat proses pemindaian dokumen yang ada dalam bentuk kertas, ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi kualitas gambar, seperti penyejajaran, lipatan, ukuran font, kecerahan, teks tulisan tangan, dan lain-lain. Hal ini mempengaruhi kualitas pengenalan teks dan data yang diekstraksi. Oleh karena itu, kemungkinan dapat terjadi bahwa template dokumen yang sudah diajar tidak dikenali atau konten dokumen tidak ditempatkan dengan benar.

Di sinilah ekspresi reguler masuk ke dalam permainan.

Ekspresi reguler (Regex) adalah cara yang fantastis untuk mencari nilai-nilai yang spesifik dalam teks.

Cara menggunakan ekspresi reguler dengan contoh-contoh yang jelas dijelaskan di bagian kedua artikel ini.

Memulainya lebih mudah dari yang Anda pikirkan.

Apakah Anda masih ragu bahwa Anda tidak akan berhasil? Baca studi kasus pelanggan kami tentang integrasi PaperOffice dalam kehidupan bisnis Anda dan lihat sendiri tentang kemudahan penggunaannya atau mohon instalasi uji coba dengan mudah.