QNAP Xestor de documentos DMS para NAS

Sistemas para a xestión de documentos, tamén coñecidos como SMD (sistemas de xestión de documentos), axudarán á súa organización a organizar electronicamente e estruturadamente documentos comerciais. Con SMD está dará un paso importante cara a unha oficina sen papel.

En combinación co seu QNAP NAS, forman o dúo ideal para dixitalizar sistemas de almacenamento analógico e mellorar a eficiencia dos procesos de busca e arquivo.

O xestor de documentos, PaperOffice, é o único sistema de xestión de documentos oficialmente autorizado por QNAP para os seus dispositivos QNAP.

Que é un NAS?

QNAP vende dispositivos de almacenamento en rede (NAS) baixo a marca QNAP NAS. Estes dispositivos permiten a empresas e usuarios individuais protexer e organizar eficientemente os seus datos.

Un NAS é un servidor de arquivos con sistema operativo propio que ofrece a súa capacidade de almacenamento a través dunha rede.

O NAS QNAP ofrece a infraestrutura perfecta para todas as empresas, especialmente as pequenas e medianas empresas (PME), que necesitan acceso rápido e fácil ao almacenamento dos seus datos empresariais.

No seguinte artigo mostraremos como aproveitar ao máximo o QNAP NAS na súa empresa, así como cómo usar a xestión de documentos PaperOffice sen a necesidade de usar Docker.

Por que usar un NAS en lugar dun servizo na nube?

Hai varias razóns polas que debería usar un NAS (almacenamento en rede) en lugar dun servizo de almacenamento en nube. A continuación, mostramos alguns exemplos:

• 1. Control e seguridade: Un NAS está baixo o control físico da empresa, o que significa que a empresa ten o control total sobre os seus propios datos e pode garantir que esos datos estean seguros e protexidos.
  Nun entorno de nube, os seus datos transferírense a un provedor externo que non está suxeito aos mesmos estándares de seguridade que a empresa.


• 2. Protección de datos: As empresas deben cumprir cos regulamentos de protección de datos, como o RGPD da Unión Europea, cando almacenan datos persoais. Por iso, as empresas deben asegurarse de que as tecnoloxías e servizos de almacenamento que escollan cumpran coa normativa de protección de datos.
  Un NAS (almacenamento en rede) é a mellor opción en canto á cumprimento dos regulamentos do RGPD. Ao ser propiedade da empresa, os datos poden procesarse e protexerse directamente por parte da empresa. Ademais, un NAS tamén ofrece un alto grao de flexibilidade, xa que os datos non precisan ser almacenados nun centro de datos externo. As empresas tamén poden cifrar os datos almacenados no NAS para protexelos de accesos non autorizados.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Conexión a Internet: Un NAS pode utilizarse sen necesidade dunha conexión a Internet, o que o fai ideal para empresas que operan en áreas rurais ou con conexións a Internet pouco estables.


• 4. Custos: O custo é unha das principais vantaxes que ofrece un NAS en comparación co almacenamento na nube. Un NAS ten un custo inicial máis baixo ca un servizo de almacenamento na nube, xa que só se paga unha vez e é de propiedade exclusiva. Alén diso, os custos mensuais dun NAS son moito máis baixos ca dun servizo de almacenamento na nube, xa que non hai necesidade de pagar tarifas de abonos mensuais. Ademais, non hai custos adicionais de ancho de banda que poidan estar asociados cun servizo de almacenamento na nube.


• 5. Flexibilidade: Un NAS ofrece ás empresas máis flexibilidade á hora de escoller o hardware e a capacidade de almacenamento. Ademais, tamén permite expandir a capacidade de almacenamento para axustarse ás necesidades de crecemento da empresa.

*Xestionar os documentos da súa empresa nun NAS QNAP en combinación coa eficiente xestión do sistema PaperOffice DMS ofrece unha solución sinxela e fiable para a xestión dos seus documentos.

PaperOffice DMS é un software de fácil uso que permite ás empresas organizar, almacenar, categorizar e xestionar documentos para poder acceder a eles de forma sinxela e en calquera momento e lugar.

Ao combinar o NAS coa eficiente xestión de documentos de PaperOffice DMS, pode mellorar a produtividade da súa empresa, asegurándose de que os documentos se poidan obter de forma rápida e fiable. Ademais, ofrece unha protección adicional para os seus datos, xa que estes se almacenan no NAS e non nos equipos locais ou na nube.

Canto tempo lle supón a instalación e configuración da base de datos?

Instalar e configurar a base de datos no seu NAS QNAP non require moito tempo e non require a intervención dun especialista en IT.

En particular, dado que a utilización de contedores do Docker é unha solución inestable e pouco fiable para a integración, PaperOffice decidiu ofrecer unha solución estable e fiable para o almacenamento de datos mediante o uso directo e nativo de MariaDB.

En comparación coa instalación de Docker, o proceso de configuración mediante os videos de YouTube de PaperOffice é moi sinxelo e pode ser realizado por calquera persoa sen coñecementos técnicos en poucos minutos.

Que vantaxes ofrece a eliminación dos contedores do Docker?

A eliminación dos contedores do Docker ao usar un sistema de xestión de documentos (DMS) nunha rede de almacenamento (NAS) ten varias vantaxes:

• 1. Mantemento e actualización sinxelos: Sen contedores do Docker, non é necesario preocuparse pola compatibilidade entre o DMS e os contedores, polo que o mantemento e a actualización resultan máis sinxelos.


• 2. Mellor rendemento: Ao executarse o DMS directamente no NAS, pódense aproveitar por completo os recursos do NAS, polo que se obtén un rendemento maior en comparación cun entorno de contedores.


• 3. Non sobrecarregar os recursos adicionais: Ao non usar contedores do Docker, evítase a sobrecarga de recursos adicionais no NAS, o que ten un impacto positivo no rendemento xeral.

Como chegan os seus datos á unidade de almacenamento NAS QNAP?

Hai varias formas de transferir datos ao sistema de xestión de documentos (DMS) PaperOffice, que se executa nunha unidade de almacenamento en rede (NAS) QNAP. Aquí hai algúns exemplos:

Escanear documentos

O proceso é sinxelo: se os datos non están en formato dixital, primeiro hai que escanear ou fotografar os documentos en papel.

Coa axuda dun escáner ou doutro dispositivo de dixitalización, o documento non só se converte nunha imaxe, senón que tamén se poden "ler" os seus contidos electrónicamente. A función de escaneo integrada en PaperOffice DMS conecta co seu escáner e transfire o medio dixital ao software de xestión de documentos.

Xa escribimos un artigo anterior sobre a mellor maneira de integrar o escáner para dixitalizar os documentos.

Almacenamento de documentos dixitais

Os datos en formato dixital, como correos electrónicos ou arquivos dixitais, pódense arrastrar e soltar facilmente na interface de PaperOffice. Se quere arquivar varios documentos sen esforzo manual, pode usar a función de supervisión de carpetas integrada en PaperOffice. Isto permite un arquivamento perfecto en segundo plano.

Datos existentes

Ademais, o sistema de xestión de documentos de PaperOffice fai que sexa doado para os usuarios transferir os datos existentes, que se atopan en discos ríxidos de portátiles ou ordenadores de sobremesa, ao sistema de almacenamento compartido QNAP NAS.

Deste xeito, todos os datos existentes poden importarse ao sistema de xestión de documentos cun só clic.

Valor engadido e beneficios de QNAP NAS xunto con PaperOffice DMS

O uso dun QNAP NAS (Network Attached Storage) en combinación co Sistema de Xestión de Documentos (DMS) PaperOffice ofrece varios beneficios, algúns deles son:

• 1. Xestión centralizada de datos: O DMS permite almacenar e organizar todos os documentos e ficheiros nun único lugar, facilitando a colaboración e o acceso aos datos, xa que cada empregado pode acceder aos ficheiros necesarios sen ter que copialos nunha unidade USB.
  Isto aforra tempo e evita erros que se poden producir na transferencia manual.


• 2. Aumento da seguridade: O NAS ofrece funcións de seguridade adicionais como cifrado e redundancia para protexer os datos contra perda ou acceso non autorizado. Tamén ofrece alta seguridade de datos mediante varias opcións de copia de seguridade.
  Pódense crear copias de seguridade automáticas para poder recuperar os ficheiros importantes en caso de fallo ou borrado accidental. Tamén se pode cifrar os datos para asegurarse de que os datos sensibles están protexidos contra acceso non autorizado.


• 3. Aumento da velocidade de acceso: O NAS permite acceder e editar datos máis rapidamente, o que aumenta a produtividade.


• 4. Fácil mantemento e actualización: O DMS e o NAS son independentes entre si e poden ser mantidos e actualizados independentemente, o que facilita o mantemento.


• 5. Aumento da flexibilidade: A combinación de QNAP NAS e PaperOffice DMS ofrece varias opcións de configuración e personalización para cumprir cos requisitos da empresa.


• 6. Ademais, unha das vantaxes é a fácil extensibilidade do espazo de almacenamento. Á medida que as empresas crecen e requiren máis espazo de almacenamento, un QNAP NAS pode ser ampliado facilmente para cumprir cos novos requisitos. Isto é máis eficiente en termos de custo e máis sinxelo de implementar en comparación con outras solucións de almacenamento, como discos duros externos ou solucións en nube.


• 7. Soporte para acceso móbil e traballo remoto: Ao utilizar QNAP NAS e PaperOffice DMS, pódese acceder e editar os datos desde calquera lugar, o que amplía as posibilidades de traballo remoto e colaboración móbil.


• 8. Aumento da eficiencia: O uso de PaperOffice DMS e QNAP NAS permite atopar, organizar e automatizar procesos de datos máis rapidamente, o que aumenta a eficiencia.


• 9. Outra vantaxe de QNAP NAS en combinación con Sistema de Xestión de Documentos é a xestión de usuarios exhaustiva, incluíndo a capacidade de crear e xestionar varias contas de usuario.
  Isto permite que as empresas poidan definir diferentes permisos de acceso para diferentes empregados ou departamentos. Por exemplo, un empregado no departamento de contabilidade pode ter acceso a documentos financeiros, mentres que un empregado no departamento de marketing só ten acceso a documentos de marketing.

Un DMS permite que as empresas almacenen e xestionen os seus documentos e ficheiros de forma centralizada. Facilita a busca e a colaboración xa que os empregados poden acceder aos ficheiros necesarios desde calquera lugar. Tamén permite a automatización de fluxos de traballo de documentos para aforrar tempo e recursos.

A xestión de documentos (DMS) en conxunto con QNAP NAS (Network Attached Storage) ofrece unha solución potente e fiable para a xestión e almacenamento de documentos en empresas, así como o acceso aos seus documentos e ficheiros.