Administración de documentos ASUSTOR DMS para NAS

Sistemas para a xestión de documentos, xestión documental, tamén chamados DMS, apoian a súa organización na organización electrónica e estruturada de documentos comerciais. Un DMS é polo tanto un paso importante cara á oficina sen papel.

En combinación co seu ASUSTOR NAS forman o duo ideal para dixitalizar almacenamentos analóxicos e aumentar a eficiencia dos procesos de busca e arquivo.

A xestión documental PaperOffice é o único sistema de DMS a nivel mundial oficialmente aprobado por ASUSTOR para os seus dispositivos ASUSTOR.

Que é un NAS?

Co nome “ASUSTOR NAS” a empresa taiwanesa ASUSTOR comercializa diferentes dispositivos de Network-Attached-Storage (dispositivos NAS). Estes dispositivos permiten tanto ás empresas como aos usuarios privados protexer de maneira eficiente os seus datos así como organizalos e usalos de forma individual.

Así, un NAS é un servidor de arquivos co seu propio sistema operativo, que proporciona o seu espazo de almacenamento a través da rede.

ASUSTOR NAS ofrece a condición ideal para todas as empresas, pero sobre todo para as PEMEs, para gardar rapidamente e de xeito doado os datos empresariais.

No seguinte artigo amosarémoslle como sacar o Máximo proveito do seu ASUSTOR NAS para a súa empresa así como como a xestión documental pode funcionar de xeito sinxelo e sen Docker.

Por que usar NAS en lugar de Cloud?

Hai varias razóns polas que debería usar unha solución NAS (Network Attached Storage) no canto dunha solución baseada na Cloud, aquí enumeramos algúns exemplos:

• 1. Control e seguridade: Un NAS está baixo o control físico da empresa, o que significa que ten control total sobre os seus propios datos e pode asegurar que estes datos sexan seguros e estean protexidos.
  Nun entorno Cloud, os seus datos son transferidos a un provedor externo e non están suxeitos aos mesmos estándares de seguridade que a propia empresa.


• 2. Protección de datos: As empresas deben cumprir co Regulamento Xeral de Protección de Datos (GDPR) da Unión Europea ao almacenar datos persoais. Por tanto, deben asegurarse de que as tecnoloxías e servizos de almacenamento que utilizan cumpran cos regulamentos de protección de datos.
  Un NAS (Network Attached Storage) é a opción axeitada en comparación cunha solución Cloud cando se trata de cumprir as normativas do GDPR.
  Polo tanto, ao permanecer en posesión da empresa, os datos poden ser procesados e protexidos directamente pola propia empresa. Un NAS tamén ofrece un alto grao de flexibilidade, xa que os datos non teñen que ser almacenados nun centro de datos externo. Ademais, as empresas poden cifrar os datos no NAS para protexelos contra accesos non autorizados.
• 3. Conexión a Internet: Un NAS pode ser usado independentemente dunha conexión a Internet, o que o fai ideal para empresas que operan en áreas rurais ou en áreas con conexións a Internet inestables.


• 4. Custos: O custo é unha vantaxe importante que un NAS ofrece fronte ao almacenamento en Cloud. Un NAS é máis económico de adquirir que un servizo en Cloud, xa que só se debe pagar unha vez e pertence completamente a vostede.
  Ademais, os custos mensuais dun NAS son significativamente menores que os dun servizo en Cloud. Porque cun NAS non é necesario pagar taxas de subscrición mensuais. Ademais, cun NAS non hai custos adicionais de ancho de banda, que poden incorrer cun servizo en Cloud.


• 5. Flexibilidade: Un NAS ofrece máis flexibilidade ás empresas na elección do hardware e a capacidade de almacenamento. Tamén permite a expansión do espazo de almacenamento para satisfacer as crecientes demandas da empresa.

Un ASUSTOR NAS en combinación con PaperOffice DMS ofrécelle á súa empresa unha solución sinxela e fiable para a xestión dos seus documentos.

PaperOffice DMS é un software fácil de usar que permite ás empresas organizar, almacenar, categorizar e xestionar os seus documentos, de xeito que poidan ser consultados sen problemas en calquera momento e en calquera lugar.

Combinando NAS e a xestión efectiva de PaperOffice DMS pode aumentar a produtividade da súa empresa, asegurando que os documentos se poidan recuperar de xeito rápido e fiable. Tamén ofrece unha protección adicional para os datos, xa que estes se almacenan no NAS e non en ordenadores locais ou nun Cloud externo.

Canto traballo require a instalación e configuración da base de datos?

A instalación e configuración da base de datos no seu ASUSTOR NAS non require moito traballo e non necesita un especialista en TI.

A configuración coa axuda dos vídeos de YouTube de PaperOffice pódese realizar en poucos minutos, mesmo para un inexperto.

Como chegan os seus datos ao NAS de ASUSTOR?

Hai varias formas de transferir datos ao sistema de xestión documental PaperOffice (DMS), que se executa nun NAS de ASUSTOR (Network Attached Storage). Aquí tes algúns exemplos:

Escaneo de documentos

O proceso é sinxelo: se os datos aínda non están en formato dixital, hai que escanear ou fotografar os documentos en papel.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Co seu escáner ou outro dispositivo de dixitalización, o documento non se converte só nunha imaxe, senón que o seu contido tamén pode ser "lido" electronicamente. A función de escáner integrada en PaperOffice DMS conéctase co seu escáner e así transfire o medio dixital ao software de xestión documental.

Sobre como integrar mellor o seu escáner para dixitalizar os documentos, xa publicamos noutro artigo.

Archivamento dixital de documentos

Os datos en formato dixital, como correos electrónicos ou arquivos dixitais, pódense transferir facilmente á interface de PaperOffice mediante arrastrar e soltar. Se quere arquivar varios documentos sen traballo manual, a función de supervisión de cartafol integrada en PaperOffice é adecuada. Esta permite un archivamento sen problemas en segundo plano.

Datos existentes

O sistema de xestión documental de PaperOffice tamén facilita aos usuarios a transferencia dos datos dixitais existentes almacenados en discos duros de portátiles ou PCs de escritorio a un almacenamento de datos compartido, o NAS de ASUSTOR.

Deste xeito, todos os datos existentes pódense importar ao sistema de xestión documental cun só clic.

Valor engadido e beneficios dun NAS ASUSTOR xunto con PaperOffice DMS

O uso dun NAS ASUSTOR (Network Attached Storage) en combinación co sistema de xestión documental (DMS) PaperOffice ofrece unha serie de vantaxes, algunhas delas son:

• 1. Xestión centralizada de datos: O DMS permite almacenar e organizar todos os documentos e ficheiros nun lugar central, facilitando a colaboración e o acceso aos datos, xa que cada empregado pode acceder aos ficheiros necesarios sen ter que copialos nun lapis USB.
  Isto aforra tempo e evita erros que poden ocorrer coa transferencia manual.


• 2. Maior seguridade: O NAS ofrece funcións de seguridade adicionais, como cifrado e redundancia, para protexer os datos contra perdas ou acceso non autorizado. Así como unha alta seguridade dos datos a través de diferentes opcións de copia de seguridade.
  Pódense crear copias de seguridade automáticas para restaurar ficheiros importantes no caso de un fallo ou eliminación accidental. Tamén hai a posibilidade de cifrar datos para asegurar que os datos sensibles estean protexidos contra accesos non autorizados.


• 3. Maior velocidade de acceso: O NAS permite acceder e editar datos máis rápido, o que aumenta a produtividade.


• 4. Fácil mantemento e actualización: O DMS e o NAS son independentes e poden ser mantidos e actualizados de forma independente, o que facilita o mantemento.


• 5. Maior flexibilidade: A combinación de NAS ASUSTOR e PaperOffice DMS ofrece unha variedade de opcións de configuración e personalización para cumprir cos requisitos da empresa.


• 6. Fácil ampliación do espazo de almacenamento: Como as empresas adoitan crecer e necesitar máis espazo de almacenamento, un NAS ASUSTOR pode ser ampliado facilmente para satisfacer as crecientes demandas. Isto é máis rendible e fácil de implementar en comparación con outras solucións de almacenamento, como discos externos ou solucións na nube.


• 7. Soporte de acceso móbil e traballo remoto: Usando un NAS ASUSTOR e PaperOffice DMS, pódese acceder e editar os datos desde calquera lugar, o que amplía as posibilidades de traballo remoto e colaboración móbil.


• 8. Maior eficiencia: O uso de PaperOffice DMS e NAS ASUSTOR permite atopar datos máis rápido, organizar e automatizar procesos, o que aumenta a eficiencia.


• 9. Xestión ampla de usuarios: Entre outras, a posibilidade de crear e xestionar varias contas de usuario.
  Isto permite ás empresas establecer diferentes dereitos de acceso para distintos empregados ou departamentos. Por exemplo, un empregado na contabilidade financeira pode ter acceso a documentos financeiros, mentres que un empregado no departamento de mercadotecnia só ten acceso a documentos de mercadotecnia.

Un DMS permite ás empresas almacenar e xestionar os seus documentos e ficheiros de forma centralizada. Facilita a búsqueda e a colaboración, xa que os empregados poden acceder aos ficheiros necesarios desde calquera lugar. Tamén ofrece a posibilidade de automatizar fluxos de traballo documental para aforrar tempo e recursos.

Un sistema de xestión documental (DMS) en combinación cun NAS ASUSTOR (Network Attached Storage) ofrece ás empresas unha solución potente e fiable para a xestión e almacenamento de documentos nas empresas, así como o acceso aos seus documentos e ficheiros.