O boletín informativo PaperOffice Insider
O boletín informativo PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.

Realizar correctamente el procesamiento inteligente de documentos


Conseio práctico

Solucións intelixentes para o procesamento de documentos axudan ás empresas a extraer datos moi diversos de documentos non estructurados, semiestruturados ou complexos de forma automatizada ao máximo posible.
Obteña máis información no artigo actual sobre o que significa o procesamento intelixente de documentos, por que tamén vostede debería procesar os seus documentos de forma automatizada e como comezar da mellor forma.

No seguinte artigo, mostramos como aumentar a eficiência do seu negócio, reduzir erros humanos através de maior precisão, diminuir custos atuais, maximizar o espaço do seu escritório, preservar a integridade dos dados e melhorar a segurança de dados.

Listamos os benefícios do sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, assim como você pode realizar a redução de custos em até 92% através do uso de um sistema DMS.

Auf dem Tisch steht links ein Laptop mit PaperOffice und rechts Synology NAS
7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Também explicamos o que são expressões regulares (Regex) e listamos exemplos concretos de aplicação de REGEX na segunda parte deste artigo.

Descubra como eles podem ajudá-lo a extrair rapidamente os dados necessários de seus documentos de forma eficiente e sem precisar digitar esses dados manualmente.

Tecnologia com três letras mágicas - OCR

O que OCR significa e para que é usado?

O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é amplamente usado hoje em dia para extrair informações de vários documentos, como recibos, digitalizar documentos em papel e otimizar o fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos.

O uso de reconhecimento de texto OCR proporciona uma grande vantagem para as empresas, pois pode contribuir para a automação do processamento de documentos, um processo que desempenha um papel importante em todos os setores.

OCR, abreviação de "Optical Character Recognition", permite que um produto de software reconheça e extraia o texto de uma imagem digital. É indispensável, por exemplo, para ler e analisar documentos digitalizados.

No entanto, mesmo que a OCR de recibos seja conveniente quando as empresas lidam diariamente com pilhas de recibos, um scanner de recibos OCR por si só não é suficiente para obter resultados precisos o suficiente.

Para isso, um sistema de gerenciamento de documentos deve ser utilizado, que já possui uma função OCR abrangente embarcada, como o PaperOffice DMS.

O PaperOffice realiza o OCR para cada documento, indexa todo o conteúdo textual e fornece a você, através da pesquisa avançada integrada, a ferramenta de pesquisa DMS mais poderosa do mundo. Tudo isso sem trabalho algum!

PaperOffice Mitarbeiterin sitzt vor einem Notebook
Dank Verwendung eines DMS mit integrierter OCR Texterkennung erhalten Sie viele Vorteile

Benefícios da digitalização

Quase todo mundo que se envolveu com o assunto de redução de custos em uma empresa já deve ter se deparado com o termo "digitalização".

Normalmente, todos os recibos da empresa são armazenados em um único local. O processamento dos documentos só começa após vários dias. Para digitalizá-los manualmente, é necessário pesquisar as informações relevantes, inseri-las em uma tabela, verificar se as entradas estão corretas e só então avançar para o próximo documento, até finalmente digitalizar pilhas de faturas e outros documentos.

Talvez você até precise dar um passo adicional para carregar a tabela em sistemas diferentes para fins de negócios ou contabilidade.

Parece terrível, certo?

Com um sistema de gerenciamento de documentos que já possui um recurso de reconhecimento de texto automatizado a bordo, você pode reduzir o processo de várias horas ou até dias para apenas alguns minutos.

Após configurar o modelo e os campos de dados específicos desejados, as informações são extraídas de documentos individuais ou lotes de documentos.

Informações extensivas do recibo são armazenadas de acordo, o documento é taggeado e, devido às informações extraídas, pode ser automaticamente associado a um contato armazenado, se necessário.

Tudo o que você precisa fazer é digitalizar os arquivos, seja escaneando ou recebendo-os digitalmente, por exemplo, por e-mail, e salvá-los no PaperOffice.

O sistema de gerenciamento de documentos realizará todo o restante para você.

Dica

Aliás, há um tópico especial sobre "Os 10 principais benefícios da digitalização de documentos em papel".

PaperOffice Mitarbeiterin freut sich alle Unterlagen bisher in Papier zu digitalisieren und hebt die Hände hoch vor Freude
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Contido

Ler informacions relevantes dos documentos

Informacións relevantes dos documentos, como a data, os importes, os tipos de documentos, as palabras clave e os datos do recibo, son recoñecidas de forma intelixente, extraídas e utilizadas para a etiquetaxe. Tamén se buscan e extraen as informacións relevantes do recibo, como o importe neto, o importe bruto, a taxa de IVE e a moeda do documento. Este recoñecemento intelixente dos datos é completamente automático en PaperOffice.

PaperOffice auf Notebook mit Regex auslesen

Pero lamentablemente, durante o proceso de escaneo de documentos en papel, hai moitos factores que poden afectar a calidade da imaxe, como a orientación, os pliegues, o tamaño da letra, a luminosidade, os textos manuscritos e moito máis. Isto afecta á calidade do recoñecemento de texto e dos datos extraídos. Por conseguinte, pode suceder que as plantillas de documentos xa aprendidas non sexan recoñecidas ou que os contidos dos documentos non se almacenen correctamente.

Aquí entran en xogo as expresións regulares.

As expresións regulares (Regex) son unha forma fantástica de buscar valores exactos no texto.

Explique xustamente como usar as expresións regulares mediante exemplos explícitos na segunda parte deste artigo.

Comezar é máis fácil do que pensa.

Aínda ten dúbidas de que non poida facelo? Lea os casos de estudo dos nosos clientes sobre como se integra PaperOffice na súa vida empresarial e convénzase da súa simplicidade ou solicite unha instalación de proba

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Integrar correctamente el procesamiento inteligente de documentos: OCR, IA y REGEX":

Para quen é adecuado unha oficina sen papel?

A resposta rápida e fácil á pregunta é: para todas as empresas. Todas as industrias e tamaños de empresa, desde pequenas e medianas empresas a empresas grandes, se benefician dunha oficina sen papel. Pero a transición é especialmente valiosa para as pequenas e medianas empresas: reducir os custos e o traballo administrativo libera presupostos necesarios para o crecemento.

Podo usar un provedor DMS baseado na nube para a oficina sen papel da miña empresa?

Non. Outro factor que está máis presente dende a plena aplicación do RGPD en 2018 é a protección de datos. As solucións e software DMS usados para o procesamento, xestión e almacenamento de documentos a miúdo conteñen datos persoais sensibles. O incumprimento RGPD prevé altas multas por parte das autoridades competentes.

Conclusión

  • As vantaxes xustifican o esforzo e os custos

    Traballar en formato dixital e levar documentos antigos á nova era será a mellor inversión para aforrar unha inmensa cantidade de tempo, diñeiro e nervios no futuro.

  • Precisa a alguén que saiba do tema

    Non precisa dun especialista en tecnoloxía propio para aproveitar todas as vantaxes da dixitalización.
    O que precisa é un socio adecuado que, grazas á súa experiencia, poida implementar exactamente aquilo de que precisa. Evite os alarmistas e opte por probas en lugar de presentacións en PowerPoint sin probar de verdade.

  • O hardware xa está case sempre dispoñible

    En xeral, practicamente todas as empresas e negocios xa teñen unha fotocopiadora que non aproveitan todas as súas posibilidades. Estes aparellos fan unha gran cantidade de escáns a granel, son tolerantes coas grapas e poden ser a base para comezar a dixitalización sen necesidade de investir nun escáner.

  • Máis barato do que se espera cun DMS adecuado

    Evite trampas de custo con sistemas DMS / ECM nos que queda completamente suxeito aos fabricantes. Non se conforme con opcións que non permitan a administración propia, como a aprendizaxe autónoma de documentos e a configuración propia. Se precisa axuda, o fabricante estará encantado de axudar, pero siga sendo independente e autónomo.

  • Automatizar a dixitalización é o futuro

    No futuro, os procesos funcionarán de forma completamente automatizada e idéntica.
    Entrou unha factura? O fluxo de traballo inícianse e todo segue o seu percorrido previamente definido.
    Baixar 1000 carpetas de arquivos? Sen problema, porque ten o seu propio Google!

PaperOffice resolve todos os problemas: Garantido.

Estudo de caso

O camiño ao concello dixital - dixitalización da administración

"A fácil integración e funcionamento do DMS de PaperOffice proporcionou a solución global que esta industria necesitaba: minimizar o consumo de papel, acelerar os procesos de busca, automatizar a asignación aos empregados e permitir o almacenamento de datos relacionados co proceso".

Carlos A. García Director de Marketing e Comunicacións