No seguinte artigo, mostramos como aumentar a eficiência do seu negócio, reduzir erros humanos através de maior precisão, diminuir custos atuais, maximizar o espaço do seu escritório, preservar a integridade dos dados e melhorar a segurança de dados.
Listamos os benefícios do sistema de gerenciamento de documentos PaperOffice, assim como você pode realizar a redução de custos em até 92% através do uso de um sistema DMS.
Também explicamos o que são expressões regulares (Regex) e listamos exemplos concretos de aplicação de REGEX na segunda parte deste artigo.
Descubra como eles podem ajudá-lo a extrair rapidamente os dados necessários de seus documentos de forma eficiente e sem precisar digitar esses dados manualmente.
Tecnologia com três letras mágicas - OCR
O que OCR significa e para que é usado?
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é amplamente usado hoje em dia para extrair informações de vários documentos, como recibos, digitalizar documentos em papel e otimizar o fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos.
O uso de reconhecimento de texto OCR proporciona uma grande vantagem para as empresas, pois pode contribuir para a automação do processamento de documentos, um processo que desempenha um papel importante em todos os setores.
OCR, abreviação de "Optical Character Recognition", permite que um produto de software reconheça e extraia o texto de uma imagem digital. É indispensável, por exemplo, para ler e analisar documentos digitalizados.
No entanto, mesmo que a OCR de recibos seja conveniente quando as empresas lidam diariamente com pilhas de recibos, um scanner de recibos OCR por si só não é suficiente para obter resultados precisos o suficiente.
Para isso, um sistema de gerenciamento de documentos deve ser utilizado, que já possui uma função OCR abrangente embarcada, como o PaperOffice DMS.
Dank Verwendung eines DMS mit integrierter OCR Texterkennung erhalten Sie viele Vorteile
Benefícios da digitalização
Quase todo mundo que se envolveu com o assunto de redução de custos em uma empresa já deve ter se deparado com o termo "digitalização".
Normalmente, todos os recibos da empresa são armazenados em um único local. O processamento dos documentos só começa após vários dias. Para digitalizá-los manualmente, é necessário pesquisar as informações relevantes, inseri-las em uma tabela, verificar se as entradas estão corretas e só então avançar para o próximo documento, até finalmente digitalizar pilhas de faturas e outros documentos.
Talvez você até precise dar um passo adicional para carregar a tabela em sistemas diferentes para fins de negócios ou contabilidade.
Parece terrível, certo?
Após configurar o modelo e os campos de dados específicos desejados, as informações são extraídas de documentos individuais ou lotes de documentos.
Informações extensivas do recibo são armazenadas de acordo, o documento é taggeado e, devido às informações extraídas, pode ser automaticamente associado a um contato armazenado, se necessário.
Tudo o que você precisa fazer é digitalizar os arquivos, seja escaneando ou recebendo-os digitalmente, por exemplo, por e-mail, e salvá-los no PaperOffice.
O sistema de gerenciamento de documentos realizará todo o restante para você.
Dica
Aliás, há um tópico especial sobre "Os 10 principais benefícios da digitalização de documentos em papel".
Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung von Papierdokumenten: Mit PaperOffice einfach gemacht
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