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A xestión de proxectos eficaz no sector da construción comeza cunha xestión de documentos efectiva.


Conseio práctico

Da o espazo de traballo ao control do seu negocio - Enfrontar os retos da xestión de documentos.
Presentámoslle 7 retos prácticos e propoñemos as solucións correspondentes.
Facilitamos a xestión de documentos no ámbito da construción!

Na industria da construción, traballan moitas persoas de diferentes áreas, departamentos e ás veces incluso empresas en conxunto para xestionar unha gran cantidade de datos, documentos e información.

É moi importante que todos os procesos se leven a cabo de forma eficiente e rápida, especialmente cando se trata de organizar e xestionar contidos críticos para a empresa, como debuxos, contratos, plans de proxecto e similares.

Sin embargo, se a xestión de documentos e información non é eficiente, pode haber algunhas desvantaxes.

Por exemplo, xurdirá confusión entre os empregados se traballan con versións obsoletas. Isto levará a malentendidos debido á falta de visibilidade, creando un círculo vicioso de aumento dos custos operativos debido ao traballo duplicado e ineficiente, sen mencionar o tempo que debe investirse en aclarar as confusións que surxan.

Frau von der Baufirma steht vor einem Neubau
Zugriff auf die notwendigen Informationen jederzeit zugänglich

En resumo: Se os documentos e información non están organizados e xestionados de forma clara, ninguén na empresa estará en condición de tomar decisións diarias e intelixentes que aseguren o éxito da empresa.

Neste artigo, non só analizamos os desafíos da xestión de documentos na industria da construción, senón tamén como PaperOffice permite unha xestión eficiente e clara de datos, documentos e información. Grazas á nosa ampla experiencia en dixitalización e traballo sen papel, temos solucións para calquera desafío.

Contido

Presentamos 7 desafíos prácticos y sus soluciones

En 2022, PaperOffice encuestó a varias empresas de construcción sobre los mayores obstáculos que enfrentan al administrar datos, documentos e información, y consideró cierta información empresarial de casos de estudio realizados. A continuación, se presentan las siguientes conclusiones:

Desafío 1

Los documentos son difíciles de encontrar en la estructura de archivo existente

El 82 por ciento de las empresas encuestadas indicaron que tienen dificultades para encontrar un documento en su estructura de carpetas debido a nombres de archivos confusos o categorización deficiente.

La categorización no es posible debido a la falta de tiempo y solo podría realizarse automáticamente.

Tanto si se trata de carpetas físicas como de estructuras de carpetas digitales en servidores, el nombre de un documento generalmente debe proporcionar información sobre su contenido.

A menudo, las personas buscan en la función de búsqueda de su computadora las palabras clave más importantes, con la esperanza de que estén incluidas en el nombre del archivo del documento buscado.

Papierstapel vor Computer
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Estas búsquedas pueden generar confusión rápidamente, ya que una estructura de archivo no uniforme puede provocar que los archivos no siempre contengan las palabras clave buscadas.

Es similar a tener una carpeta física que está en el estante incorrecto, en otra habitación o mal colocada, o cuyo etiquetado es ilegible o incorrecto.

Todos conocemos el "buscador colgante" que se rinde por completo cuando se busca en 5000 archivos y requiere reiniciar la búsqueda con un reinicio regular de la PC.

Con una solución como la gestión de documentos en papel PaperOffice, un sistema integral de gestión del contenido empresarial (ECM), el almacenamiento confuso y la búsqueda prolongada son cosa del pasado.

En un ECM, los documentos no se nombran y almacenan al azar en lugares aleatorios, sino que se extraen automáticamente, se les asignan palabras clave y se almacenan de forma lógica según el "proyecto" o "empresa" y se vinculan con la información relevante. De esta manera, se pueden encontrar rápidamente y fácilmente utilizando una función de búsqueda inteligente. Pueden realizarse búsquedas según el tipo de proyecto, el propio proyecto, el cliente o una subempresa, el autor del documento o el estado del documento.

CONSEJO: Descubre nuestro caso de estudio sobre la exitosa integración de PaperOffice en IDC Construccion S.L. Las Palmas.

Lee más ahora e inspírate.

Von IDC Construccion gebaute Sporthalle
Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Desafío 2

Incertidumbre sobre la versión actual y correcta de los documentos

La incertidumbre sobre la versión actual y correcta de los documentos es un desafío importante para las empresas.

Las empresas de construcción indicaron que no tienen una visión clara de cuál es la versión actual o correcta de un documento o información.

En la actualidad, en la que varias personas pueden trabajar en un documento de forma remota, la comunicación clara es fundamental.

Para evitar malentendidos, es importante documentar por escrito cada acceso, cambio y archivo. Esto permite rastrear cómo se creó el documento más adelante. Sin embargo, no es una solución adecuada simplemente agregar "_2" o "_nuevo 1.2" FINAL ", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" al nombre de archivo, ya que no está claro qué versión es realmente el documento. Esto a menudo lleva a confusiones en la búsqueda y aumenta la cantidad de duplicados que se pueden encontrar en diferentes ubicaciones de almacenamiento.

Solución:Con PaperOffice, puede resolver ambos problemas de manera elegante: versionado y rastreabilidad de cambios. En PaperOffice, se documenta de manera transparente y rastreable cada acceso y cambio. Siempre hay una única versión actual y correcta de un documento, lo que evita malentendidos y permite encontrar los documentos sin problemas.

Si un documento está siendo editado en ese momento, se "bloquea" temporalmente y solo se puede acceder a él en la red después de su aprobación.

Desafío 3

Problemas para acceder a datos relevantes de forma remota y fuera de la ubicación

Las empresas de construcción a menudo trabajan en diferentes ubicaciones y sitios de construcción, lo que plantea un desafío para acceder a documentos e información importantes.

Los sistemas tradicionales basados en papel dificultan el acceso a los datos necesarios, especialmente cuando estos se almacenan físicamente en un lugar específico. Esto puede causar demoras en la toma de decisiones, una comunicación ineficiente y posibles errores.

Solución:Una solución de gestión de documentos digital ofrece la posibilidad de almacenar y acceder a documentos de forma centralizada. Esto permite que los miembros del equipo accedan a los datos relevantes en cualquier momento y desde cualquier lugar.

La implementación de aplicaciones móviles incluso permite que los empleados accedan a documentos e información directamente desde el sitio de construcción. Esto aumenta la eficiencia, mejora la comunicación y facilita la colaboración en tiempo real, independientemente de la ubicación.

PaperOffice también está integrado perfectamente con dispositivos NAS, especialmente con las dos marcas líderes de NAS, QNAP y Synology.

Ya hemos publicado un artículo informativo sobre la gestión de documentos en Synology NAS, que incluye 7 medidas importantes para aprovechar al máximo el potencial de su

Desafío 5

Colaboración y comunicación

Las empresas de construcción a menudo trabajan en equipos y necesitan colaborar de manera efectiva para completar proyectos exitosamente. Un desafío es que varias personas necesitan trabajar y hacer cambios en un documento al mismo tiempo. Los métodos tradicionales como enviar correos electrónicos o fusionar cambios manualmente pueden llevar a retrasos, pérdida de datos e ineficiencia.

Solución: Una solución de gestión de documentos con función de colaboración incorporada permite a múltiples usuarios trabajar en un documento al mismo tiempo. Los cambios se rastrean automáticamente y se pueden realizar un seguimiento, evitando conflictos y facilitando la colaboración.

Los comentarios en tiempo real y las funciones de chat permiten una comunicación fluida entre los miembros del equipo para aclarar dudas y tomar decisiones.

Desafío 6

Cumplimiento normativo y seguridad

Las empresas de construcción a menudo deben cumplir con regulaciones y estándares específicos, especialmente en relación con la protección de datos y la seguridad de la información confidencial. Gestionar y proteger documentos de acuerdo con los requisitos legales puede ser un desafío, especialmente cuando la información confidencial está en riesgo o se pierde.

Solución: Una solución confiable de gestión de documentos ofrece características para proteger datos confidenciales y cumplir con regulaciones. Esto incluye almacenamiento cifrado, controles de acceso, permisos de usuario y funciones de seguimiento de auditoría.

Al implementar medidas de seguridad sólidas, las empresas de construcción pueden garantizar que sus documentos estén protegidos y cumplan con las regulaciones aplicables.

Desafío 7

Integración de documentos y migración de datos

Las empresas de construcción a menudo trabajan con diferentes sistemas y herramientas desarrolladas para tareas o etapas específicas de un proyecto de construcción.

El desafío radica en integrar de manera transparente estos diferentes sistemas y garantizar que todos los documentos e información relevantes sean accesibles en un solo lugar central.

Además, puede ser difícil migrar documentos físicos existentes o datos de otros sistemas a un nuevo sistema de gestión de documentos.

Solución: PaperOffice ofrece opciones de integración para integrarse sin problemas en sistemas y herramientas existentes. Esto puede incluir APIs, herramientas de conversión de datos o funciones de importación/exportación. Al integrar diferentes sistemas, las empresas de construcción pueden aprovechar eficientemente sus datos y documentos existentes al tiempo que centralizan el acceso y la gestión.

Para la migración de datos, servicios o herramientas especializadas pueden ayudar a digitalizar documentos físicos y transferir datos de otros sistemas al nuevo sistema de gestión de documentos.

Conclusión

La gestión de documentos para empresas de construcción presenta una serie de desafíos que deben abordarse para garantizar procesos comerciales eficientes y sin problemas.

Al utilizar una solución de gestión de documentos robusta y completa, estos desafíos se pueden superar con éxito. La solución efectiva de PaperOffice ofrece organización estructurada de documentos, acceso rápido, colaboración sin problemas, cumplimiento normativo y seguridad, control de versiones y seguimiento de cambios, así como integración con diferentes sistemas.

Al abordar estos desafíos, las empresas de construcción pueden aumentar su productividad, mejorar la eficiencia y sentar las bases para una gestión de proyectos exitosa.

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Xestión efectiva de documentos para o éxito na industria da construción":

Para quen é adecuado unha oficina sen papel?

A resposta rápida e sinxela á pregunta é: para todas as empresas. Todas as industrias e tamaños de empresas se benefician dunha oficina sen papel, desde pequenas e medianas empresas ata startups e grandes empresas. A transición é especialmente valiosa para as pequenas e medianas empresas, xa que a redución de tarefas de xestión e custos libera orzamento para fomentar o crecemento.

Podo utilizar un provedor de DMS baseado na nube para a miña oficina sen papel na empresa?

Non, un factor adicional que é moi famoso desde a entrada en vigor definitiva do RGPD en 2018 é a protección de datos. As solucións e o software de DMS utilízanse para procesar, xestionar e almacenar documentos que moitas veces conteñen datos persoais sensibles. A lexislación estipula multas altas por incumprimento do RGPD.

Conclusión

En conxunto, as solucións NAS en combinación con un software eficaz de xestión de documentos como PaperOffice ofrecen unha solución segura, eficiente e escalable para empresas e organizacións.

A través do uso de dispositivos NAS e PaperOffice, as empresas poden aumentar a súa eficiencia, mellorar a seguridade dos seus datos e optimizar a xestión de documentos.

PaperOffice resolve todos os problemas: Garantido.

Estudo de caso

Solucións dixitais para a automatización de procesos de negocio

"O procesamento manual dos documentos nunha comunidade tan grande custaríanos moito tempo.
Coa solución automatizada do DMS de PaperOffice, o esforzo manual podería reducirse moito, ao mesmo tempo que se realizaron investimentos en tecnoloxía orientada ao futuro. Somos pioneiros na administración da propiedade dixital".

D. Alejandro Campos
especialista en TI e director de proxectos na xestión inmobiliaria El Guijo