Presentamos 7 desafíos prácticos y sus soluciones
En 2022, PaperOffice encuestó a varias empresas de construcción sobre los mayores obstáculos que enfrentan al administrar datos, documentos e información, y consideró cierta información empresarial de casos de estudio realizados. A continuación, se presentan las siguientes conclusiones:
Desafío 1
Los documentos son difíciles de encontrar en la estructura de archivo existenteEl 82 por ciento de las empresas encuestadas indicaron que tienen dificultades para encontrar un documento en su estructura de carpetas debido a nombres de archivos confusos o categorización deficiente.
La categorización no es posible debido a la falta de tiempo y solo podría realizarse automáticamente.
Tanto si se trata de carpetas físicas como de estructuras de carpetas digitales en servidores, el nombre de un documento generalmente debe proporcionar información sobre su contenido.
A menudo, las personas buscan en la función de búsqueda de su computadora las palabras clave más importantes, con la esperanza de que estén incluidas en el nombre del archivo del documento buscado.
Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse
Estas búsquedas pueden generar confusión rápidamente, ya que una estructura de archivo no uniforme puede provocar que los archivos no siempre contengan las palabras clave buscadas.
Es similar a tener una carpeta física que está en el estante incorrecto, en otra habitación o mal colocada, o cuyo etiquetado es ilegible o incorrecto.
Todos conocemos el "buscador colgante" que se rinde por completo cuando se busca en 5000 archivos y requiere reiniciar la búsqueda con un reinicio regular de la PC.
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Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Desafío 2
Incertidumbre sobre la versión actual y correcta de los documentosLa incertidumbre sobre la versión actual y correcta de los documentos es un desafío importante para las empresas.
Las empresas de construcción indicaron que no tienen una visión clara de cuál es la versión actual o correcta de un documento o información.
En la actualidad, en la que varias personas pueden trabajar en un documento de forma remota, la comunicación clara es fundamental.
Para evitar malentendidos, es importante documentar por escrito cada acceso, cambio y archivo. Esto permite rastrear cómo se creó el documento más adelante. Sin embargo, no es una solución adecuada simplemente agregar "_2" o "_nuevo 1.2" FINAL ", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" al nombre de archivo, ya que no está claro qué versión es realmente el documento. Esto a menudo lleva a confusiones en la búsqueda y aumenta la cantidad de duplicados que se pueden encontrar en diferentes ubicaciones de almacenamiento.
Desafío 3
Problemas para acceder a datos relevantes de forma remota y fuera de la ubicaciónLas empresas de construcción a menudo trabajan en diferentes ubicaciones y sitios de construcción, lo que plantea un desafío para acceder a documentos e información importantes.
Los sistemas tradicionales basados en papel dificultan el acceso a los datos necesarios, especialmente cuando estos se almacenan físicamente en un lugar específico. Esto puede causar demoras en la toma de decisiones, una comunicación ineficiente y posibles errores.
PaperOffice también está integrado perfectamente con dispositivos NAS, especialmente con las dos marcas líderes de NAS, QNAP y Synology.
Ya hemos publicado un artículo informativo sobre la gestión de documentos en Synology NAS, que incluye 7 medidas importantes para aprovechar al máximo el potencial de su
