A xestión e almacenamento de documentos en dispositivos NAS é unha solución cada vez máis popular para empresas e organizacións que buscan unha forma eficaz de almacenar e xestionar os seus datos de forma segura e fiable.
Neste artigo, abordaremos as vantaxes de usar dispositivos NAS para a xestión de documentos e como mellor empregalos e organizarllos grazas a PaperOffice.
Que é un dispositivo NAS e que vantaxes ten para a xestión de documentos?
Un dispositivo NAS (almacenamento conectado en rede) é un dispositivo de almacenamento independente que está conectado a unha ou máis computadoras a través dunha rede. Permite aos usuarios acceder e almacenar datos e arquivos compartidos.
Os dispositivos NAS normalmente veñen equipados con varios discos e ofrecen funcionalidades como o soporte RAID e a capacidade de acceder aos datos a través de Internet.
Almacenar documentos de forma centralizada en dispositivos NAS ofrece ás empresas a vantaxe de almacenar e xestionar todos os datos e documentos relevantes nun só lugar de forma eficaz.
Isto elimina a necesidade de almacenar e sincronizar documentos en diferentes computadoras ou unidades externas.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
Ademais da vantaxe do almacenamento centralizado, hai outras vantaxes que fan que os dispositivos NAS sexan atractivos para as empresas. Estes inclúen alta escalabilidade, seguridade, custo-efectividade e a capacidade de acceder aos datos desde calquera lugar. A combinación destas vantaxes fai que o uso de dispositivos NAS sexa unha solución eficaz para o almacenamento e xestión de documentos e datos para as empresas.
Por que é útil empregar un sistema de xestión de documentos xunto co teu NAS?
A xestión de documentos e datos é de vital importancia para as empresas de todos os tamaños. Unha xestión eficaz de documentos pode axudar ás empresas a optimizar os seus procesos de negocio, mellorar a eficiencia e aumentar a produtividade.
Un dispositivo NAS pode axudar a mellorar o almacenamento e acceso aos documentos, pero o uso dun sistema de xestión de documentos en conxunción cun dispositivo NAS tamén ofrece outras vantaxes.
Organización e xestión eficaz de documentos: Un sistema de xestión de documentos pode axudar a organizar e categorizar os documentos para que se poidan localizar de forma rápida e sinxela. O uso de etiquetas, palabras clave e campos personalizados permite ordenar e buscar documentos con facilidade.
Fluxos de traballo e procesos automatizados: Un sistema de xestión de documentos pode axudar a automatizar procesos manuais, o que aumenta a eficiencia e produtividade. Por exemplo, os fluxos de traballo poden automatizarse para enviar documentos ás persoas adecuadas ou obter aprobacións.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Control de acceso e seguridade: Un sistema de xestión de documentos pode axudar a controlar e restrinxir o acceso aos documentos para garantir que datos sensibles non caian nas mans equivocadas. O uso de dereitos de acceso e funcións de supervisión pode mellorar a seguridade dos datos da empresa.
Integración con outras aplicacións: Un sistema de xestión de documentos pode integrarse con outras aplicacións para garantir un fluxo de traballo sinxelo. Por exemplo, pódese integrar con programas de correo electrónico, calendarios e outras aplicacións empresariais.
Mellora da colaboración: Un sistema de xestión de documentos pode axudar a mellorar a colaboración entre equipos e departamentos, pois fai que os documentos e información estean dispoñibles para todos. O uso de funcións de comentario tamén axuda.
