O boletín informativo PaperOffice Insider
O boletín informativo PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.

Fluxo de traballo eficiente e sen papel para a súa empresa


Conseio práctico

Descubra como PaperOffice axuda á súa empresa a organizar documentos sen esforzo, gardalos de forma segura e acceder a eles de forma eficiente.
Experimente a comodidade dun fluxo de traballo sen papel e aumente a produtividade na súa empresa.

Hoxe en día, un sistema eficaz de xestión de documentos é esencial para as empresas para cumprir cos cada vez maiores requirimentos dun entorno de traballo dixital e sen papel.

A dixitalización de documentos, a xestión de correspondencia e a automatización de procesos son pasos cruciais no camiño cara a un fluxo de traballo eficiente e ben organizado.

A implementación dunha xestión de documentos eficaz é sinxela e sen problemas se segue consistentemente os cinco pasos. Con PaperOffice obterá unha solución intuitiva que lle permite organizar os seus documentos de forma eficiente e optimizar o fluxo de traballo.

Neste artigo mostraremos en cinco pasos como pode implementar con éxito o seu propio sistema de xestión de documentos.

Contido

Paso 1: Dixa o seu arquivo de arquivadores existente

Transfira a súa estrutura actual de carpetas 1:1 á xestión de documentos. Con PaperOffice DMS, ten a posibilidade de organizar e xestionar os seus documentos dixitais nunha estrutura clara.

Nesta era dixital de hoxe, é hora de desfacerse dos arquivadores de arquivos sobrecargados e crear espazo para un entorno de traballo eficiente. Convertendo documentos físicos en formatos electrónicos, non só aforra espazo valioso, senón tamén facilita o acceso e a busca de información.

Schritt 1 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung
Bestehenden Aktenschrank digitalisieren

Paso 2: Dixa o seu correo de entrada

A dixitalización do correo de entrada permítelle desfacerse da molesta papeleira e lograr unha integración perfecta no seu sistema de xestión de documentos.

Ademais, a arquivación electrónica permite un acceso seguro e que aforra espazo á documentación importante, en calquera momento e desde calquera lugar.

Schritt 2 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung
Posteingang elektronisch organisieren

Paso 3: Automatice e optimice os seus procesos

A automatización de tarefas e procesos é a chave para aumentar a eficiencia na súa empresa.

Use ferramentas de xestión de fluxo de traballo para encamiñar documentos e información suavemente a través de diferentes departamentos e procesos de aprobación. Ao optimizar os seus procesos de negocio, pode aforrar tempo e minimizar erros.

Schritt 3 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung
Prozesse automatisieren und optimieren

Paso 4: Centralizar a xestión de documentos

Unha base de datos central para os seus documentos garante unha xestión unificada e estruturada. Estean a falar de informes internos, contratos ou comunicación cos clientes, un sistema de xestión de documentos permite unha colaboración sinxela e un acceso seguro á información importante.

PaperOffice garante un acceso seguro e cifrado á base de datos e xestiona de forma fiable todos os documentos.

Schritt 4 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung
Dokumentenverwaltung zentralisieren

Paso 5: Mellora continua e adaptación

A introdución dun sistema de xestión de documentos non é un proceso único, require melloras e adaptacións continuas. Supervise os seus procesos, analice os resultados e identifique áreas potenciais de optimización. Estea aberto ás novas tecnoloxías e ás mellores prácticas para manter o seu sistema actualizado.

Schritt 5 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung
Durchführung von kontinuierlicher Anpassung und Verbesserung

CONCLUSIÓN

Un sistema eficiente de xestión de documentos é un elemento esencial para o éxito dixital dunha empresa.

A través da dixitalización, automatización e xestión centralizada de documentos, as empresas poden aumentar a súa produtividade, reducir custos e mellorar a súa competitividade. Coa guía dos cinco pasos que presentamos neste artigo, pode construír o seu propio sistema de xestión de documentos e abrirlle o camiño a un fluxo de traballo eficiente sen papel.

Invista na dixitalización e optimización da xestión dos seus documentos - terá un impacto positivo no éxito do seu negocio.

Por que usar PaperOffice para a xestión de documentos?

PaperOffice é o sistema ideal de xestión de documentos para empresas, pois ofrece unha ampla variedade de funcións eficientes. Coa súa interface de usuario intuitiva, permite unha organización, busca e xestión de documentos sinxela.

A guía definitiva de 5 pasos

Consello

Proporcionamos a guía definitiva de 5 pasos para a xestión dos seus documentos para descargar de balde:

Die ultimative 5 Schritte Anleitung zu Ihrer Dokumentenverwaltung

Ao acceder a unha base de datos segura e cifrada, as empresas poden protexer de maneira confiable as súas informacións sensibles. Ademais, PaperOffice ofrece amplas posibilidades para a automatización de fluxos de traballo, o que aumenta a eficiencia e produtividade.

Grazas ás súas diversas funcións e ao soporte completo de diferentes formatos de ficheiro, PaperOffice é a solución óptima para a xestión eficiente de documentos nas empresas.

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "En 5 sinxelos pasos cara a xestión dos seus documentos.":

Para quen é adecuada unha oficina sen papeis?

A resposta rápida e fácil á pregunta é: para todas as empresas. Todas as industrias e tamaños de empresas, desde pequenas e medianas empresas ata grandes corporacións, beneficiaranse dunha oficina sen papeis. A transición é especialmente valiosa para pequenas e medianas empresas, xa que a redución de tarefas de xestión e costos libera o orzamento necesario para impulsar o crecemento.

Podo utilizar un provedor de DMS baseado en cloud para a miña oficina sen papeis na empresa?

Non. Outro factor que está na boca de todos desde a entrada en vigor definitiva do RGPD en 2018 é a protección de datos. As solucións e software DMS son utilizados para procesar, administrar e almacenar documentos que a miúdo conteñen datos sensibles e persoais. O incumprimento do RGPD prevé multas elevadas por parte do gobernante.

Conclusión

Un sistema eficiente de xestión de documentos é de gran importancia para as empresas. PaperOffice é a solución ideal, xa que ofrece unha base de datos segura e cifrada, permite a organización e busca sinxelas de documentos e pode automatizar fluxos de traballo.

Con todas as súas funcións versátiles, PaperOffice é a mellor opción para unha xestión de documentos eficiente.

PaperOffice resolve todos os problemas: Garantido.

Estudo de caso

Como IDC Construccion revoluciona a xestión documental no sector da construción con PaperOffice DMS