5 lihtsa sammu abil oma dokumentide haldamiseni

Avastage, kuidas PaperOffice aitab teie ettevõttel dokumente lihtsalt organiseerida, turvaliselt säilitada ja kasutada neile tõhusalt juurde.
Kogege paberivaba töövoogu mugavust ja suurendage oma ettevõtte tootlikkust.

Teie ettevõttele efektiivne paberivaba töövoog

Ekspertnõuanne

Tõhus dokumentide haldamise süsteem on tänapäeval ettevõtetele hädavajalik, et vastata kasvavatele nõudmistele digitaalse ja paberivaba töökeskkonna osas.

Dokumentide digiteerimine, sissetuleva posti haldamine ja protsesside automatiseerimine on olulised sammud tõhusa ja hästi korraldatud töövooru suunas.

Tõhusa dokumentide haldamise realiseerimine on lihtne ja probleemivaba, kui järgite järjekindlalt viit sammu. PaperOffice pakub intuitiivset lahendust, mis võimaldab teil teie dokumente tõhusalt korraldada ja töövoogu optimeerida.

Selles artiklis näitame teile viit sammu, kuidas edukalt rakendada oma dokumentide haldamise süsteemi.

Samm 1: Digiteerige oma olemasolev failikapp

Impordi oma olemasolev kaustastruktuur dokumendihaldussüsteemi. PaperOffice DMS abil saate oma digitaalsed dokumendid korraldatud ja hallatavas struktuuris.

Tänases digiajastul on aeg hüvasti jätta ülerahvastatud failikappidega ning luua ruumi tõhusale töökeskkonnale. Paberil dokumentide elektroonilisteks vormideks muundamine võimaldab säästa väärtuslikku ruumi ning hõlbustada juurdepääsu ja teabe otsimist.

Schritt 1 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung

Bestehenden Aktenschrank digitalisieren

Samm 2: Digiteerige oma sisenevat posti

Siseneva posti digiteerimise abil saate vabaneda tüütust paberimajandusest ja saavutada sujuva integreerimise dokumentide haldamise süsteemi.

Lisaks võimaldab elektrooniline arhiveerimine turvalist ja ruumisäästvat juurdepääsu teie olulistele dokumentidele igal ajal ja igast asukohast.

Schritt 2 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung

Posteingang elektronisch organisieren

Samm 3: Automaatiseerige ja optimeerige oma protsesse

Tööülesannete ja protsesside automatiseerimine on teie ettevõtte tõhususe suurendamise võti.

Kasutage töönõuete haldamise tööriistu, et sujuvalt suunata dokumente ja teavet erinevate osakondade ja heakskiiduprotsesside kaudu. Tööprotsesside optimeerimisega saate aega säästa ja vigu minimeerida.

Schritt 3 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung

Prozesse automatisieren und optimieren

Samm 4: Keskselt haldage oma dokumente

Keskse andmebaasi olemasolu teie dokumentide jaoks tagab ühtse ja struktureeritud halduse. Olgu tegemist sisearuannete, lepingute või kliendikommunikatsiooniga, dokumendihaldussüsteem võimaldab lihtsat koostööd ja turvalist juurdepääsu olulisele teabele.

PaperOffice tagab turvalise ja krüpteeritud juurdepääsu andmebaasile ning usaldusväärselt hallatakse kõiki dokumente.

Schritt 4 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung

Dokumentenverwaltung zentralisieren

Samm 5: Pideva täiustamise ja kohandamise samm

Dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt pole ühekordne protsess, vaid nõuab pidevat täiustamist ja kohandamist. Jälgige oma protsesse, analüüsige tulemusi ja tuvastage võimalikud optimeerimisvaldkonnad. Olge avatud uutele tehnoloogiatele ja parimatele tavadele, et hoida oma süsteem alati ajakohane.

Schritt 5 der 5 Schritte Dokumentenverwaltung

Durchführung von kontinuierlicher Anpassung und Verbesserung

KOKKUVÕTE

Tõhus dokumentide haldussüsteem on ettevõtete eduka digitaalse muundamise oluline osa.

Digitaliseerimise, automatiseerimise ja dokumentide tsentraalse halduse abil saavad ettevõtted suurendada tootlikkust, vähendada kulusid ja parandada oma konkurentsivõimet. Selle artikli raames tutvustatud viie sammuga saate luua omaenda dokumentide haldussüsteemi ning sillutada tee paberivaba ja tõhusa töövooru suunas.

Investeerige dokumentide haldamise digitaliseerimisse ja optimeerimisse - see avaldab positiivset mõju teie ettevõtte edule.

Miks kasutada dokumentide haldamiseks PaperOffice'i?

PaperOffice on ideaalne dokumentide haldussüsteem ettevõtetele, kuna see pakub mitmeid tõhusaid funktsioone. Sujuva liidese abil võimaldab see dokumentide intuitiivset korraldamist, otsimist ja haldamist.

Ultimaatne 5-sammuline juhend

Näpunäide

Meil on teie dokumentide haldamiseks välja töötatud ultimaatne 5-sammuline juhend, mis on tasuta allalaadimiseks saadaval:

Die ultimative 5 Schritte Anleitung zu Ihrer Dokumentenverwaltung

Turvalise ja krüpteeritud andmebaasile juurdepääsu kaudu saavad ettevõtted tagada oma tundlike andmete usaldusväärse kaitse. Lisaks pakub PaperOffice ulatuslikke võimalusi töövoogude automatiseerimiseks, suurendades efektiivsust ja tootlikkust.

Tänu oma mitmekülgsetele funktsioonidele ja mitmesuguste failivormaatide ulatuslikule toetusele on PaperOffice optimaalne lahendus efektiivseks dokumentide haldamiseks ettevõtetes.

FAQs

Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "5 lihtsa sammu abil oma dokumentide haldamiseni":

Täielikuks paberivabaks kontoriks sobib?

Kiire ja lihtne vastus küsimusele on: iga ettevõtte jaoks. Paberivabast kontorist saavad kasu kõik ettevõtte tööstusharud ja suurused, alates VKEdest ja start-up'idest kuni suurte ettevõteteni. Kuid eriti väärtuslik on üleminek väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele: töötlemiskulude ja kulude vähendamisega vabaneb vajalik eelarve edasiseks kasvuks.

Kas ma saan kasutada pilvepõhist DMS-i pakkuja oma ettevõtte paberivabaks kontoriks?

Ei. Veel üks tegur, mis on räägitud alates 2018. aastast lõpliku GDPRi jõustumisest, on andmekaitse. DMS lahendusi ja DMS tarkvara kasutatakse dokumentide töötlemiseks, hallamiseks ja hoidmiseks, milles sageli on tundlikud isikuandmed. GDPR rikkumise korral väidab seadusandja kõrgeid trahve.

Järeldus

Üks tõhus dokumentide haldussüsteem on ettevõtete jaoks äärmiselt oluline. PaperOffice on selleks ideaalne lahendus, kuna see pakub turvalist ja krüpteeritud andmebaasi, võimaldab dokumentide lihtsat korraldamist ja otsimist ning automatiseerib töövooge. PaperOffice on mitmekülgsete funktsioonidega ning seetõttu parim valik efektiivseks dokumentide haldamiseks.

PaperOffice lahendab igasuguse probleemi: Garanteeritud.

Juhtumianalüüs

Digiteerimine hambaravitehnoloogia tööstuses - hambaravitööstuse edukas dokumendihaldus

"Chronoloogiliste tulemuste saamine on väga kiire iga-aastaste finantsaruannete ja varude jaoks, et määrata kindlaks iga üksiku kauba odavaim ostuhind. Seda, mis varem päevi võttis, saab nüüd teha tundidega!"

Lars R. Ludewig
ViaCreative Zahntechnik GmbH omanik ja tegevdirektor