Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine
Eksklusiivne siseringi uudis
Tasuta boonusuuendused
Kõrgeim võimalik allahindluspakkumine
Eksklusiivne siseringi uudis
Tasuta boonusuuendused
Sõprus usaldus Au sõna
Me ei anna kunagi teie e-posti aadressi kellelegi teisele ja igas e-kirjas on ühe klõpsuga loobumise link.
Dokumendihaldussüsteemid, lühidalt DMS, toetavad teie ettevõtet äridokumentide elektroonilisel ja süstemaatilisel haldamisel. Seetõttu on DMS mitmes mõttes esimene samm paberivaba kontori suunas. Koos skanneriga moodustate ideaalse meeskonna analoogfailide digiteerimiseks ning otsingu- ja arhiveerimisprotsesside kiirendamiseks.
Ekspertnõuanne
Anname teile vähemalt 15 põhjust, miks peaksite koos skanneriga kasutama dokumendihaldussüsteemi (DMS). PaperOffice DMS-i skannimine ja haldamine on lihtsaks tehtudEnamikus maailma kontorites on dihhotoomia. Ühelt poolt digitaalne ala individuaalsete ja võrguarvutitega, teiselt poolt paberil dokumendid. See põhjustab mõnikord kaost ja ennekõike kaob aeg. Sisu otsimisele kulutatud aeg.
McKinsey rahvusvahelise aruande kohaselt kulutavad kontoritöötajad 1,8 tundi päevas teabe otsimisele ja kogumisele, mis on keskmiselt 9,3 tundi nädalas.
Raamatupidajad, sekretärid, ostjad, ametnikud, dispetšerid ja paljud teised professionaalsed rühmad tegelevad haldusprotsesside töötlemisega iga päev. Ühe töötaja töö sõltub sageli teise töötaja tööst.
Igal ettevõttel on nüüd multifunktsionaalne seade, mis toetab ka skannimisfunktsiooni. Kuid paljude jaoks ei ole dokumendihaldussüsteemi mõiste ja kasutamine veel teada.
Praeguses artiklis selgitame, et skanneriga tasub kasutada dokumendihaldussüsteemi. Anname teile vähemalt 15 põhjust selle kasutamiseks, mis võimaldab teil muuta oma kontori paberivabaks ja digitaalseks ning kuidas saate seda kasutada oma ettevõtte põhitegevuse tõhususe suurendamiseks.
Enne kui jõuame põhjusteni, miks, vastame küsimusele:
Arved, veokirjad, saatekirjad, saadetised või kasutusjuhised uutele seadmetele ja nendega seotud garantiisertifikaatidele, kui nimetada vaid mõnda näidet? Nende digiteerimine on sageli pikka aega tulemas, lihtsalt sellepärast, et puudub personal ja aeg. Selle tulemusena kasvab analoogne mägi.
DMS-i ja teie vajadustele sobiva skanneriga saate dihhotoomia ja tarbetu ajakaotuse kontrolli alla.
DMS tähistab ka dokumendihaldustarkvara ja on mõeldud dokumentide, eriti digitaalsete dokumentide haldamiseks, mis hõlmab teisendamist analoogtehnoloogiast digitaalseks. PaperOffice DMS on selline tarkvara.
Kuna PaperOffice DMS võimaldab analoogpaberil muutuda digitaalseks sisuks seal, kus see esineb.
Intelligentselt struktureeritud indekseerimine määrab iga dokumendi õigele protsessile, sisestades märksõna. PaperOffice'i oma otsingumootoriga saab seejärel kõik dokumendid üles leida ja kutsuda. Sõltuvalt nõuetest teisendatakse salvestatud tähed OCR-i tekstituvastuse abil, et neid saaks töödelda ühilduva Office'i tarkvaraga.
Me tunnistasime vajadust, kuid:
Tänapäeva maailmas tegelevad töötajad paljude erinevate dokumentidega: originaalsed paberdokumendid, nagu kirjad või lepingud, PDF-id ja elektroonilised dokumendid, nagu failid ja e-kirjad.
Paljudes ettevõtetes need dokumendid kopeeritakse, prinditakse välja, edastatakse, levitatakse ja esitatakse erinevates kohtades. Olulise teabe otsimine muutub üha raskemaks ning toob kaasa ebaökonoomsed töövood ja ülekoormatud töötajad. Meil on üksikasjalik artikkel, milles kirjeldatakse dokumendihaldussüsteemide vajadust ja loetletakse nende kasutamise eelised.
Kui aga teie töötajad hakkavad kontorites või kogu ettevõttes paberitarbimist kõrvaldama või vähemalt vähendama, parandate ka protsesse, suurendate tootlikkust andmete digiteerimise teel, kasutate paberivabasid meetodeid ja vähendate seeläbi kulusid.
Paljusid teisi eeliseid ja aspekte on juba käsitletud üksikasjalikus artiklis "Rakendamine paberivabas kontoris".
Näiteks multifunktsionaalsed seadmed (MFP), näiteks Brotheri või Konica Minolta ja teiste tootjate seadmed.
Printer, skanner ja koopiamasin kõik-ühes: skannitud dokumendid lähevad keskkataloogi nende keskseadmete kaudu või "otseskaneerimise kaudu e-postile" e-kirjana teie Outlooki postkasti, mida jälgib näiteks PaperOffice ja mis sisestab seega automaatselt dokumendihaldustarkvara.
Või lihtsalt integreerige oma kohandatud PaperOffice'i aadress skannitud failide salvestuskohana oma skannerisse, nn DropMaili e-posti aadressi. PaperOffice arhiivib kõik failid e-posti teel.
Otsa
Teemal "Paberdokumentide täielik automatiseeritud arhiveerimine skannerist" on YouTube'is ka video, mis selgitab seda protsessi lihtsal ja arusaadaval viisil:
Neile, kes soovivad paberdokumente tavapärasel viisil skannida, on PaperOffice'is vaikimisi integreeritud moodul "ScanConnect" ideaalne. Kuna see toetab iga integreeritud skannimisseadmega skannerit, multifunktsionaalset seadet või suure võimsusega koopiamasinat ja seda on väga lihtne kasutada.
Sellegipoolest ei ole oluline, kuidas teie paberdokumendid PaperOffice'i jõuavad, sest tänu automaatsele OCR-tekstituvastusele tuvastatakse kogu teie skannitud dokumentatsiooni sisu.
Olenemata sellest, mis on valmistatud paberist, skaneeritakse ja salvestatakse see suure täpsusega tänu AI-põhisele optimeerimisele.
Niipea kui dokumendid salvestatakse, indekseeritakse nende sisu toorteksti lagunemise abil. Lihtsamalt öeldes kirjutatakse sisu sõna-sõnalt spetsiaalsesse registrisse, kus algoritm tuvastab üksikud sõnad sõnakombinatsioonis ja salvestab need samamoodi.
Kui me räägime dokumendihaldussüsteemidest, ei tohi me unustada: mida kõrgem on protsesside osaks oleva teabe digiteerimise tase, seda kõrgem on kontrolli ja automatiseerimise tase, mida me suudame saavutada. Oleme juba kirjutanud artikli digitaliseerimise eeliste kohta, klõpsake siin.
Esimeses etapis määrate kindlaks, millised dokumendid kuuluvad meie protsessidesse, kuidas me need oma dokumendihaldussüsteemi integreerime ning millist teavet koos teie andmebaasis olevate dokumentidega välja võtta ja säilitada. Kui teave on lisatud, määratleme selle elutsükli, kuidas see suhtleb teiste protsessidega ja kuidas seda integreerida.
Tõenäoliselt puutume kokku erinevatest allikatest ja erinevates vormingutes pärineva teabega. Osa sellest digitaalsel kujul, salvestatud failidesse või andmebaasidesse ja mõned trükitud dokumentide kujul.
Mida me teeme digitaalsete dokumentidega pdf-, dokumendi- jne-vormingus? Siin on protsess väga lihtne.
Lohistage digitaalne dokument PaperOffice'i liidesesse. Või saate oma Windowsi kaustu pärast dokumentide saamist hõlpsalt jälgida.
Otsa
Muide, YouTube'is on video teemal "Kataloogi jälgimine ja massiarhiveerimine" , mis selgitab seda protsessi arusaadaval viisil:
Paberkandjal dokumente saab tänu integreeritud skannerile hõlpsasti skannida ja digitaalseks vorminguks teisendada.
Tänu optilise märgi tuvastamise programmile (OCR = optiline märgituvastus) oleme juba astunud olulise sammu. Kasutades skannerit või muud digiteerimisseadet, ei teisenda me mitte ainult dokumenti pildiks, vaid saame ka selle sisu elektrooniliselt lugeda.
Andmebaasis ei ole mitte ainult puhas OCR-tekst, tänu tehisintellektile (AI), mida nimetatakse PIA-ks, saab automatiseerimist määrata kas käsitsi või automaatselt.
Nii kasutame süsteemi, et tuvastada ja määratleda, millised dokumendialad tuleb automaatselt ette lugeda. Näiteks arve number, kuupäev, tooted, summad jne. Sellest tulenevalt on meil kogu vajalik teave meie dokumendihaldussüsteemis.
Teabe digiteerimine OCR-i kaudu lihtsustab mitmesuguste dokumentide integreerimist protsesside ja töövoogude haldamisse.
PaperOffice DMS on samuti võtnud teie skannerist massilise arhiveerimise arvesse kõige olulisemaid funktsioone, mis on seotud tekstituvastuse, tehisintellekti integreerimise ja märksõnastamisega.
ScanConnecti moodul ei paku mitte ainult otsest ühendust skanneri ja PaperOffice DMS-i vahel. ScanConnect on võimas skanneri tööriist käsitsi skannimiseks ja peidab muid huvitavaid funktsioone, mis aitavad teil hulgiskaneerimist.
Esmalt valmistage skannimiseks ette kõik dokumendilehed ja seejärel asetage eraldajalehed üksikute dokumentide vahele, mida soovite eraldada.
PaperOffice tunneb eraldaja lehed ära ja salvestab dokumendid eraldi.
Täisteksti indekseerimine ja Google'i-sarnane otsing: dokumendihaldussüsteemis nagu PaperOffice DMS leiate skannitud dokumendid, kviitungid ja teabe sekunditega. See on võimalik, kuna teie dokumente analüüsitakse ja indekseeritakse täistekstituvastusega kohe, kui need on talletatud.
Sisestage lihtsalt otsingutermin ( nt Google'i puhul) ja PaperOffice loetleb kõik tulemused. Jah, nagu Google'i puhul: kuna integreeritud otsingumootori, täistekstiotsingu ja täiendavate filtrifunktsioonide abil leiate mõne sekundi jooksul mis tahes dokumendi tekstisisu.
Te ei soovi enam kunagi loobuda märksõnaotsingust PaperOffice'is ja otsingufiltriga leiate iga dokumendi, olenemata sellest, kui üksikasjalik see on - sealhulgas e-kirjade saatmine, Eksportimine Excelisse või failisüsteemi!
PaperOffice versioonib automaatselt iga muudetud dokumendi, loob varikoopia ja salvestab selle eraldi, et saaksite soovitud versiooni igal ajal uuesti avada.
Tänu integreeritud VersionControlile tuvastatakse ja salvestatakse iga dokumendimuudatus uue dokumendiversioonina varikoopiana. Iga versiooni saate avada, eksportida ja redigeerida iseseisvalt.
Lihtsalt asetage PaperOffice'i eraldaja leht iga eraldatava dokumendi ette, mis tuleks eraldada. PaperOffice tuvastab skannimisprotsessi ajal eraldajalehed ja salvestab dokumendid eraldi.
PaperOffice pakub teile võimalust käsitsi esitamiseks täielikult automatiseeritud esitamiseks ilma sekkumiseta. Kõik väljad täidetakse automaatselt ja isegi salvestustee saab luua ja kasutada dünaamiliselt sõltuvalt kuupäevast.
XML/JSON-toega QR-koodide salvestamine märksõnadega eraldajalehtedele ja dokumendivirna skannimine - PaperOffice tuvastab eraldajalehed ja QR-koodid teie XML/JSON käskude ja märksõnadega dokumendid, kui need talletatakse.
Sel viisil saate salvestada üksikuid eraldajalehti dokumenditüübiga (nt arve) ja spetsiaalset salvestuskohta massskaneerimiseks ning seega salvestada skannimisfailid sihipäraselt.
Teie koopiamasin saab skanningud kindlasse kausta salvestada? Tore, lihtsalt on see kausta jälgida ja teil on täielikult automaatne esitamine sekundites!
Laske PaperOffice'il automaatselt jälgida mis tahes kausta. Niipea, kui sellesse kausta ilmuvad uued failid, arhiveeritakse need vastavalt teie spetsifikatsioonidele ja töödeldakse täiesti iseseisvalt.
Kas soovite pärast skannimist paberdokumente automaatselt jäädvustada, kuid märgistada need automaatselt ka väikseima detailini? Esmalt skannige kõik dokumendid kausta ja seejärel seadistage kataloogi jälgimine. Seejärel määrake, et konkreetset esitamismaski kasutatakse kohe, kui midagi on kaustas.
Lisaks jälgimisele saate määrata ka kogu asjakohase teabe, näiteks nime, salvestuskoha, dokumendi tüübi jne. PaperOffice hoolitseb kogu teie eest.
Üksikud lehed, hulgiskaneeringud või fotoskaneeringud: Olenemata sellest, mis on valmistatud paberist, skaneeritakse ja salvestatakse see suure täpsusega tänu AI-põhisele optimeerimisele.
Integreeritud ScanConnect toetab integreeritud skannimisseadmega iga skannerit, multifunktsionaalset seadet või suure võimsusega koopiamasinat ja seda on väga lihtne kasutada.
Kui teie skanner ei ole WIA või TWAIN skanner, pakub PaperOffice valikut Scan2Folder. Skannitud dokumendid salvestate kausta, mida jälgib PaperOffice.
PaperOffice teisendab analoogteksti usaldusväärselt enam kui 100 keelest, sealhulgas kirillitsast ja Aasia märgikomplektidest.
Nii saab teie ettevõttes skannida rahvusvahelisi dokumente - PaperOffice DMS tunneb keele ära ja teostab tekstituvastust. See võimaldab teil otsida dokumenti oma andmebaasist ja leida selle mõne sekundi jooksul.
PaperOffice tugineb andmebaasidele, mida kasutate kohapeal või nas-is, näiteks Synology või QNAP. Sel viisil salvestatakse teie andmebaasi kogu teave teie dokumentide kohta, näiteks pisipildid ja sooritatud tekstituvastus, samuti muud märksõnad.
Sel viisil ei jõua andmed kolmandatest osapooltest pilveteenuse pakkujateni ja te ei pea andmete salvestamise eest igakuiseid kulusid maksma.
Sõltumata sellest, kas eemaldate lehed, pöörate neid või mustate alasid PaperOffice'iga - kõik on gobd-i järgi täiuslikuks esitamiseks uuendatud auditikindlal viisil.
PaperOffice versioonib automaatselt iga muudetud dokumendi, loob varikoopia ja salvestab selle eraldi, et saaksite soovitud versiooni igal ajal uuesti avada.
PaperOffice QR-koodide kasutamine avab suurepäraseid võimalusi, näiteks juba arhiveeritud ja muudetud paberdokumentide automaatne versioonimine, mis sisaldab sama QR-koodi.
Dokumente saate hõlpsasti otsida ka PaperOffice'is QR-koodi abil - avage QR-koodi otsing ja hoidke Veebikaameras PaperOffice'i dokumendi QR-koodi, et seda PaperOffice'is kuvada.
PaperOffice'i ostulitsentsid on eluaegse kehtivusajaga ilma järelkuludeta ja valikulise PaperOffice PLUS-iga isegi kõigi järelvärskenduste, uute iga-aastaste versioonide ja tasuta isikliku toega telefoni ja Teamvieweri kaudu arvutatud fikseeritud hinnaga ilma ebameeldivate üllatusteta.
Need olid vaid 15 põhjust, miks peaksite oma skannerit dokumendihaldussüsteemiga kasutama. Lisaks ülaltoodud põhjustele pakub PaperOffice teile veel palju põhjuseid: elutsüklite haldamine (säilitusperioodid), juurdepääsu logimine, kaitse volitamata juurdepääsu ja krüpteerimise eest, intuitiivne integreerimine Outlookis / Office'is, dokumentide indekseerimine (metaandmed), töövoolahendused ja palju muud.
Funktsioone näete, minnes meie saidile ja minnes "Mida saab PaperOffice teha".
Dokumentide skannimine ja arhiveerimine DMS-is pakub ettevõtetele tohutuid eeliseid. Kõik dokumentidega seotud protsessid on optimeeritud. Andmekaitse ja andmeturve on endiselt tagatud.
Paberivaba kontor vabastab töötajaid. Säästate palju otsinguid ja kulusid. Ja te parandate oma haldusprotsesside õiguskindlust.
Paljude ettevõtete jaoks on PaperOffice DMS esimene samm digiteerimise suunas. Dokumentide skannimise ja digitaalse arhiveerimisega loote palju enamat kui lihtsalt originaali digitaalse koopia. Skaneerimine muudab struktureerimata teabe struktureeritud andmeteks.
Kuigi suured ettevõtted on juba ammu määranud digiteerimisametnikud, kes tegelevad analoogdokumentide täistööajaga teisendamisega, puuduvad väikestel ja keskmise suurusega ettevõtetel tavaliselt inimressursid, eriti kuna on vaja asjakohast kutsekvalifikatsiooni.
Kuid see on tavaline viga ja toob kaasa halvad investeeringud, sest paljud tootjad kasutavad seda teadmatust ära.
Sa ei vaja IT-spetsialisti ega koolitatud raamatukoguhoidjat!
Kõik, mida sa tegelikult vajad, on
Mõnikord on riistvara sageli juba olemas, sellel on rohkem potentsiaali kui varem ja seda saab kohe kasutada.
Otsa
Muide, on olemas spetsiaalne artikkel teemal "Digitaalne arvete töötlemine", mis teatas digiteerimise või digitaalse arvete töötlemise eelistest:
Lõpuks, me vastame mõnele sagedamini esitatavale küsimusele sellel teemal "Skannerid ja dokumendihaldus: eelised ja kasutusalad":
Kiire ja lihtne vastus küsimusele on: iga ettevõtte jaoks. Kõik ärisektorid ja -suurused saavad kasu paberivabast kontorist, alates VKEdest ja idufirmadest kuni suurettevõteteni. Kuid ümberkujundamine on eriti väärtuslik väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele: Töötlemispüüdluste ja -kulude vähendamine vabastab eelarve, mis on vajalik edasiseks majanduskasvu hoogustamiseks.
Ei. Teine tegur, mis on olnud kõigi huulil alates isikuandmete kaitse üldmääruse jõustumisest hiljemalt 2018. aastal, on andmekaitse. DMS-lahendusi ja DMS-tarkvara kasutatakse dokumentide töötlemiseks, haldamiseks ja salvestamiseks, mis sisaldavad sageli tundlikke isikuandmeid. Isikuandmete kaitse üldmääruse rikkumise korral näeb seadusandja ette suured trahvid.
Digitaalselt töötamine ja vanade dokumentide uude ajastusse toomine on parim peamine investeering, et säästa tulevikus uskumatult palju aega, raha ja närve.
Te ei vaja oma IT-spetsialisti, et kasutada kõiki digiteerimise eeliseid.
Mida sa vajad, on teie kõrval õige partner, kes tänu oma kogemusele suudab rakendada täpselt seda, mida vajate. Vältige hirmutamist ja valige väljamõeldud PowerPointi esitluste asemel testimisasendid, ilma et oleksite seda tegelikult testinud.
Kogemused on näidanud, et peaaegu igal operatsioonil, ettevõttel ja ettevõttel on suur koopiamasin, mis ei kasuta oma potentsiaali. Need seadmed armastavad massiskaneeringuid, on kirjaklambrite suhtes tolerantsed ja võivad olla aluseks digitaalsele algusele ilma skanneri investeeringuta.
Vältige kululõkse DMS / ECM süsteemidega, kus olete halastamatult tootjate meelevallas. Ärge tehke mingeid kompromisse, kui tegemist on oma haldusvalikutega, näiteks dokumentide õpetamisega ja seadete tegemisega ise. Kui vajate abi, aitab tootja teid hea meelega, kuid jääb sõltumatuks.
Menetlused on tulevikus täiesti identsed, kuid täielikult automatiseeritud.
Arve tuleb sisse? Töövoog käivitatakse ja kõik läheb oma määratletud viisil.
Otsi läbi kõik 1000 kausta? Pole probleemi, sest teil on oma Google!
