Управљање и складиштење докумената на мрежним алатима (NAS) постаје све популарније решење за компаније и организације које траже ефикасан начин за сигурно и релијабилно складиштење и управљање својим подацима.
У овом чланку ћемо се фокусирати на предности коришћења NAS уређаја за менаџмент докуменатације и како их најбоље применити и организовати користећи Папер Оффице.
Шта је NAS уређај и које предности нуди за менаџмент докумената?
NAS уређај (Network Attached Storage) је аутономни уређај за складиштење који је повезан преко мреже са једним или више рачунара. Омогућава корисницима да приступе и сачувају заједничке податке и фајлове.
NAS уређаји обично имају више тврдих дискова и нуде функције као што је РАИД подршка и могућност приступа подацима преко интернета.
Централизовано складиштење докумената на NAS уређајима омогућава компанијама да складиште и ефикасно управљају својим релевантним подацима и документима на једном месту. Ово уклања потребу за складиштењем и синхронизацијом докумената на различитим рачунарима или спољним уређајима.
NAS-Geräte können dabei helfen die Speicherung und den Zugriff zusammen mit dem Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems auf Dokumente zu verbessern
Поред предности централизованог складишта, постоје и друге предности које чине NAS уређаје атрактивним за компаније. То укључује високу скалабилност, безбедност, ефикасност и могућност приступа подацима са било ког места. Комбиновањем ових предности NAS уређаји могу представљати ефикасно решење за складиштење и управљање документима и подацима за компаније.
Зашто је логично уписивање Document Management система заедно са Вашим NAS уређајем?
Управљање документима и подацима од суштинске је важности за компаније свих величина. Ефикасно управљање документима може помоћи компанијама да оптимизују своје пословне процесе, повећају ефикасност и побољшају производњу.
NAS уређај може помоћи у скалабилност повећања могућности сбора и слика (врх - менаџер који воли да чита, али февк материјали раде на меньџмента на проектима), али коришћење DMS апликације у комбинацији са NAS уређајем нуди додатне предности.
Ефикасна организација и управљање документима: Управљање документима помаже организацију и категоризацију докумената, чиме се они могу брзо и лако пронаћи. Употребом ознака, кључних речи и прилагођених поља, документи могу бити једноставно сортирани и претреживани.
Аутоматизовани радни процеси: Управљање документима може помути аутоматизовање ручних процеса, што резултује већом ефикасношћу и производњом. На пример, радни процеси могу се аутоматизовати како би се документа проследили одговарајућим особама или добили одобрење.
PaperOffice ist das weltweit einzige und exklusiv authorisierte Dokumentenmanagement System für alle QNAP NAS Geräte.
Контрола приступа и безбедност: Управљање документима помаже контролисање и ограничавање приступа документима како би се осигурало да осетљиви подаци не падну у погрешне руке. Употребом права приступа и напредних могућности надзора, компаније могу побољшати сигурност својих података.
Интеграција са осталим апликацијама: Управљање документима може се интегрисати са другим апликацијама како би се омогућио гладак радни процес. На пример, може се интегрисати са програмима за е-пошту, календарима и другим пословним апликацијама.
Боља сарадња: Управљање документима може помоћи у побољшању сарадње између тимова и одељења, учинивши документе и информације доступним свима. Употребом функција коментара.
