Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Prijateljstvo Poverenje Reč časti
Nikada nećemo davati vašu email adresu drugim osobama i svaki email sadrži link za jedan klik za odjavu.
Sistemi za upravljanje dokumentima, DMS nakratko, podržavaju vaše preduzeće u elektronskom i sistematskom upravljanju poslovnim dokumentima. DMS je stoga na mnogo načina prvi korak ka kancelariji bez papira. Zajedno sa skenerom pravite savršen tim za digitalizaciju analognih datoteka i ubrzavanje procesa pretrage i arhiviranja.
Savet stručnjaka
Dajemo vam najmanje 15 razloga zbog kojih bi trebalo da koristite sistem za upravljanje dokumentima (DMS) zajedno sa skenerom. Skeniranje i upravljanje olakšano pomoću PaperOffice DMS-aPostoji dihotomija u većini kancelarija širom sveta. Sa jedne strane digitalna oblast sa pojedinačnim i mrežnim računarima, sa druge strane dokumenti u papirnoj formi. To ponekad izaziva haos i, pre svega, vreme se gubi. Vreme provedeno u traženju sadržaja.
Prema međunarodnom izveštaju Mekinsija, kancelarijski radnici provode 1,8 sati dnevno pretražujući i prikupljajući informacije, što je u proseku 9,3 sata nedeljno.
Računovođe, sekretari, kupci, činovnici, dispečeri i mnoge druge profesionalne grupe su svakodnevno zauzeti obradom administrativnih procesa. Rad jednog zaposlenog često zavisi od rada drugog.
Svaka kompanija sada ima multifunkcionalni uređaj koji takođe podržava funkciju skeniranja. Međutim, za mnoge je još uvek nepoznat termin i upotreba sistema za upravljanje dokumentima.
U trenutnom članku objašnjavamo da vredi koristiti sistem za upravljanje dokumentima pomoću skenera. Daćemo vam najmanje 15 razloga za korišćenje, što će vam omogućiti da vašu kancelariju učinite bez papira i digitalnom i kako možete da je koristite za povećanje efikasnosti osnovnog poslovanja vaše kompanije.
Pre nego što uđemo u razloge zašto, odgovorimo na pitanje:
Fakture, novčanice od ladovanja, propratna pisma, pošiljke ili operativna uputstva za nove uređaje i pridružene certifikate garancije, da nagovešte samo nekoliko primera? Njihova digitalizacija često dolazi dugo, jednostavno zato što postoji nedostatak osoblja i vremena. Kao rezultat toga, analogna planina raste.
Pomoću DMS-a i skenera koji je pogodan za vaše potrebe, dihotomiju i nepotreban gubitak vremena možete da kontrolišete.
DMS takođe označava softver za upravljanje dokumentima i namenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje konverziju iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav softver.
Budući da PaperOffice DMS omogućava da analogni papir postane digitalni sadržaj tamo gde se on pojavljuje.
Inteligentno struktuirano indeksiranje dodeljuje svaki dokument ispravnom procesu unošenjem ključne reči. Sa sopstvenim pretraživačem u PaperOffice-u, svi dokumenti se zatim mogu pronaći i pozvati. U zavisnosti od zahteva, zapisana slova se konvertuju pomoću OCR prepoznavanja teksta da bi mogli da ih obrade kompatibilnim Office softverom.
Prepoznali smo potrebu, ali:
U današnjem svetu zaposleni se bave velikim brojem različitih dokumenata: originalnim papirnim dokumentima kao što su pisma ili ugovori, PDF-ovima i elektronskim dokumentima kao što su datoteke i mejlovi.
U mnogim preduzećima, ovi dokumenti se kopiraju, štampaju, prosleđuju, distribuiraju i arhivi na različitim mestima. Potraga za važnim informacijama postaje sve teža i dovodi do neekonomskih tokova posla i preopterećenih zaposlenih. Imamo detaljan članak u kome je opisana potreba za sistemima za upravljanje dokumentima i navedene su prednosti njihovog korišćenja.
Međutim, ako vaši zaposleni počnu da eliminišu ili barem smanje potrošnju papira u kancelarijama ili celoj kompaniji, takođe ćete poboljšati procese, povećati produktivnost digitalizacijom podataka, koristiti metode bez papira i na taj način smanjiti troškove.
O mnogim drugim prednostima i aspektima već je bilo reči u detaljnom tekstu o "Implementaciji u kancelariji bez papira".
Na primer, multifunkcionalni uređaji (MFP) kao što su oni iz Brata ili Konica Minolta i drugi proizvođači.
"All-in-one" štampač, skener i kopir aparat: skenirani dokumenti idu u centralni direktorijum putem ovih centralnih uređaja ili putem "direktnog skeniranja na poštu" kao e-poruke u poštansko sanduče u programu Outlook, koje nadgleda PaperOffice, na primer i na taj način automatski unose softver za upravljanje dokumentima.
Ili jednostavno integrišite prilagođenu PaperOffice adresu u skener, takozvanu DropMail e-adresu, kao lokaciju za skladištenje skeniranih datoteka. PaperOffice arhivira sve datoteke lako putem e-pošte.
Savet
Na temu "Potpuno automatizovano arhiviranje papirnih dokumenata sa skenera" nalazi se i video na Jutjubu koji ovaj proces objašnjava na jednostavan i razumljiv način:
Za one koji žele da skeniraju papirne dokumente na normalan način, modul "ScanConnect" integrisan po podrazumevanoj vrednosti u PaperOffice je idealan. Zato što ovo podržava svaki skener, multifunkcionalni uređaj ili kopir kapir velikog kapaciteta sa integrisanom jedinicom za skeniranje i veoma je jednostavan za korišćenje.
Ipak, nije važno kako vaši papirni dokumenti dotizaju PaperOffice, jer zahvaljujući automatizovanom OCR prepoznavanju teksta, prepoznaje se sadržaj sve vaše skenirane dokumentacije.
Bez obzira šta je napravljeno od papira, skenira se i beleži sa visokom preciznošću zahvaljujući AI optimizaciji.
Čim se dokumenti zabeleže, njihov sadržaj se indeksira pomoću neobrađenog raspadanja teksta. Prosto rečeno, sadržaj se piše reč po reč u poseban registar, sa algoritmom koji prepoznaje pojedinačne reči u kombinaciji reči i beleži ih na isti način.
Kada govorimo o sistemima za upravljanje dokumentima, ne smemo zaboraviti: što je viši nivo digitalizacije informacija koje su deo procesa, to je viši nivo kontrole i automatizacije koji možemo da postignemo. Već smo napisali članak o prednostima digitalizacije, kliknite ovde.
U prvom koraku određujete koji dokumenti pripadaju našim procesima, kako ih integrišemo u naš sistem za upravljanje dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i uskladištiti zajedno sa dokumentima u vašoj bazi podataka. Kada se informacije uračunaju, definišemo njegov životni ciklus, kako će stupiti u interakciju sa drugim procesima i kako možemo da ih integrišemo.
Najverovatnije ćemo naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora i u različitim formatima. Neke od njih su u digitalnom obliku, uskladištene u datotekama ili bazama podataka, a neke u obliku odštampanih dokumenata.
Šta da radimo sa digitalnim dokumentima u pdf, doc itd. formatu? Ovde je proces veoma jednostavan.
Prevucite digitalni dokument u interfejs PaperOffice. Ili se Windows fascikle lako nadgledaju nakon primljenih dokumenata.
Savet
Uzgred, na Jutjubu postoji video na temu "Praćenje direktorijuma i masovno arhiviranje" koji na razumljiv način objašnjava ovaj proces:
Dokumenti u papirnom obliku se lako mogu skenirati i konvertovati u digitalni format zahvaljujući integrisanom skeneru.
Zahvaljujući programu optičkog prepoznavanja znakova (OCR = Optičko prepoznavanje znakova), već smo preduzeli važan korak. Pomoću skenera ili drugog uređaja za digitalizaciju, ne samo da konvertujemo dokument u sliku, već možemo i da "čitamo" njegov sadržaj elektronskim putem.
Ne samo da je čist OCR tekst uključen u bazu podataka, zahvaljujući veštačkoj inteligenciji (AI) koja se zove PIA, automatizacija se može navesti ili ručno ili automatski.
Na ovaj način koristimo sistem da prepoznamo i definišemo oblasti dokumenata koje treba automatski pročitati. Kao što su broj fakture, datum, proizvodi, iznosi itd. U skladu sa tim, imamo sve neophodne informacije u našem sistemu za upravljanje dokumentima.
Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integrisanje širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tokovima posla.
PaperOffice DMS je takođe uzeo u obzir masovno arhiviranje sa skenera za najvažnije funkcije koje se odnose na prepoznavanje teksta, AI integraciju i ključne reči.
ScanConnect modul ne samo da nudi direktnu vezu između skenera i PaperOffice DMS-a. ScanConnect je moćna alatka skenera za ručno skeniranje i skriva druge zanimljive funkcije koje će vam pomoći u masovnom skeniranju.
Prvo pripremite sve stranice dokumenta za skeniranje, a zatim postavite stranice za razdvajanje između pojedinačnih dokumenata koje želite da razdvojite.
PaperOffice prepoznaje stranice za razdvajanje i čuva dokumente pojedinačno.
Indeksiranje celog teksta i Google-Like pretraga: U sistemu za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS, skenirane dokumente, potvrde i informacije možete pronaći za nekoliko sekundi. Ovo je moguće zato što se dokumenti analiziraju i indeksiraju sa prepoznavanjem celog teksta čim se uskladište.
Jednostavno unesete termin za pretragu, kao što je to uradio Google, a PaperOffice navodi sve rezultate. Da, baš kao i kod Google-a: Zato što možete da pronađete bilo koji tekstualni sadržaj bilo kog dokumenta u roku od nekoliko sekundi koristeći integrisani pretraživač, pretragu celog teksta i dodatne funkcije filtera.
Nikada više nećete želeti da odustanete od pretrage ključnih reči u PaperOffice-u i pomoću filtera za pretragu pronaći ćete svaki dokument, bez obzira koliko je to detaljno - uključujući slanje e-poruka, izvoz u Excel ili sistem datoteka!
PaperOffice automatski verzija svakog promenjenog dokumenta, kreira kopiju u senci i čuva je zasebno tako da u svakom trenutku možete ponovo da otvorite željenu verziju.
Zahvaljujući integrisanom VersionControl-u, svaka promena dokumenta se prepoznaje i čuva kao kopija u senci kao nova verzija dokumenta. Svaku verziju možete da otvarate, izvozite i uređujete nezavisno.
Jednostavno postavite stranicu za razdvajanje paperOffice ispred svakog dokumenta koji bi trebalo razdvojiti. PaperOffice prepoznaje stranice za razdvajanje tokom procesa skeniranja i posebno čuva dokumente.
PaperOffice vam nudi opciju ručnog podnošenja zahteva za potpuno automatizovano popunjavanje bez ikakve intervencije. Sva polja se popunjavaju automatski, a čak i putanja skladištenja može da se generiše i koristi dinamički u zavisnosti od datuma.
Uskladištite QR kodove koji mogu da imaju XML/JSON sa ključnim rečima na stranicama za razdvajanje i skenirajte svežanj dokumenata - PaperOffice prepoznaje stranice za razdvajanje i QR kodove pomoću XML/JSON komandi i ključnim rečima dokumente kada su uskladišteni.
Na taj način možete da sačuvate pojedinačne stranice za razdvajanje pomoću tipa dokumenta, na primer "faktura" i posebnu lokaciju za skladištenje masovnog skeniranja, a samim tim i da sačuvate datoteke za skeniranje na ciljani način.
Vaš kopir može da uskladišti skeniranje u određenu fasciklu? Super, samo prati ovu fasciklu i imaćeš potpuno automatsko popunjavanje za nekoliko sekundi!
Neka PaperOffice automatski nadgleda bilo koju fasciklu. Čim se nove datoteke pojave u ovoj fascikli, arhiviraju se u skladu sa vašim specifikacijama i obrađuju potpuno autonomno.
Želite li da automatski hvatate papirne dokumente nakon skeniranja, ali i da ih automatski označite na najsjajnije detalje? Prvo skenirajte sve dokumente u fasciklu, a zatim podesite nadgledanje kataloga. Zatim navedite da se određena maska za popunjavanje koristi čim se nešto nalazi u fascikli.
Pored praćenja, možete navesti i sve relevantne informacije kao što su ime, lokacija za skladištenje, vrsta dokumenta itd. PaperOffice se brine o celokupnom podnošenju zahteva za vas.
Pojedinačne stranice, masovno skeniranje ili skeniranje fotografija: Bez obzira šta je napravljeno od papira, skenira se i beleži sa visokom preciznošću zahvaljujući AI optimizaciji.
Integrisani ScanConnect podržava svaki skener, multifunkcionalni uređaj ili kopir kopir velikog kapaciteta sa integrisanom jedinicom za skeniranje i veoma je jednostavan za korišćenje.
Ako skener nije WIA ili TWAIN skener, PaperOffice nudi opciju Scan2Folder. Skenirane dokumente čuvate u fascikli koju nadgleda PaperOffice.
PaperOffice pouzdano konvertuje analogni tekst sa preko 100 jezika, uključujući skupove ćiriličnih i azijskih znakova.
Ovako se međunarodni dokumenti mogu skenirati u vašoj kompaniji - PaperOffice DMS prepoznaje jezik i izvršava prepoznavanje teksta. Ovo vam omogućava da pretražite dokument unutar baze podataka i pronađete ga u roku od nekoliko sekundi.
PaperOffice se oslanja na baze podataka koje koristite lokalno ili na NAS, kao što su Synology ili QNAP. Na ovaj način, sve informacije o dokumentima, kao što su sličice i prepoznavanje teksta koje su izvršene, kao i druge ključne reči, skladište se u bazi podataka.
Na taj način podaci ne završavaju kod nezavisnih dobavljača oblaka i ne morate da plaćate mesečne troškove za skladištenje podataka.
Bez obzira na to da li uklanjate stranice, rotirajte ih ili pocrnete oblasti sa PaperOffice - sve je verzijirano na način revizije prema GOBD-u za savršeno popunjavanje.
PaperOffice automatski verzija svakog promenjenog dokumenta, kreira kopiju u senci i čuva je zasebno tako da u svakom trenutku možete ponovo da otvorite željenu verziju.
Upotreba PaperOffice QR kodova otvara odlične mogućnosti, kao što je automatsko kreiranje već arhiviranih i promenjenih papirnih dokumenata koji sadrže isti QR Kod.
Dokumente možete lako da potražite i u PaperOffice-u koristeći QR kod - otvorite QR kod pretragu i držite QR kôd PaperOffice dokumenta u veb kameri da biste ga prikazali u PaperOffice-u.
PaperOffice licence za kupovinu imaju doživotnu ispravnost bez propratnih troškova i uz opcione PaperOffice PLUS čak i sve propratne ispravke, nove godišnje verzije i besplatnu ličnu podršku telefonom i Teamviewer-om po proračunato fiksnoj ceni bez ikakvih gadnih iznenađenja.
Ovo je samo 15 razloga zbog kojih bi trebalo da koristite skener sa sistemom za upravljanje dokumentima. Pored gore navedenih, PaperOffice vam nudi još mnogo razloga: upravljanje životnim ciklusima (periodi zadržavanja), evidentiranje pristupa, zaštita od neovlašćenog pristupa i šifrovanja, intuitivna integracija u Outlook / Office, indeksiranje dokumenata (metapodaci), rešenja toka posla i još mnogo toga.
Funkcije možete videti odlaskom na naš sajt i odlaskom na "Šta može PaperOffice".
Skeniranje dokumenata i arhiviranje u DMS-u pruža kompanijama ogromne prednosti. Svi procesi koji uključuju dokumente su optimizovani. Zaštita podataka i bezbednost podataka ostaju zagarantovani.
Kancelarija bez papira rasterećuje zaposlene. Štedite mnogo napora i troškova pretrage. I poboljšavate pravnu sigurnost vaših administrativnih procesa.
Za mnoge kompanije, PaperOffice DMS je prvi korak ka digitalizaciji. Skeniranjem dokumenata i digitalnim arhiviranjem kreirate mnogo više od digitalne kopije originala. Skeniranje pretvara nestrukturirane informacije u strukturirane podatke.
I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.
Ne treba vam IT specijalista ili obučeni bibliotekar!
Sve što ti stvarno treba je
Ponekad je hardver često već tu, ima više potencijala nego ranije i može odmah da se koristi.
Savet
Uzgred, postoji poseban članak na temu "Digitalna obrada faktura", koji je izveštavao o prednostima digitalizacije ili obrade digitalnih faktura:
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Skeneri i upravljanje dokumentima: prednosti i koristi":
Brz i jednostavan odgovor na pitanje je: za svaku kompaniju. Svi poslovni sektori i veličine imaju koristi od kancelarije bez papira, od malih i velikih preduzeća i start-apova do velikih kompanija. Međutim, konverzija je posebno dragocena za mala i srednja preduzeća: Smanjenjem procesnih napora i troškova oslobađa se budžet neophodan za dalje podsticanje rasta.
Ne. Drugi faktor koji je svima na usnama od kada je GDPR na snagu najkasnije 2018. godine je zaštita podataka. DMS rešenja i DMS softver se koriste za obradu, upravljanje i skladištenje dokumenata koji često sadrže osetljive, lične podatke. U slučaju kršenja GDPR- a, zakonodavac predviđa visoke novčane kazne.
Digitalni rad i unošenje starih dokumenata u novo doba biće najbolja ključna investicija koja će uštedeti neverovatnu količinu vremena, novca i živaca u budućnosti.
Nije vam potreban sopstveni IT specijalista da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam je potrebno je pravi partner pored vas koji, zahvaljujući svom iskustvu, može da sprovede tačno ono što vam je potrebno. Izbegavajte zastrašivanje i odaberite probne pozicije umesto fensi PowerPoint prezentacija, a da ih zapravo nisu testirali.
Iskustvo je pokazalo da skoro svaka operacija, kompanija i kompanija imaju veliki kopir koji ne koristi svoj potencijal. Ovi uređaji vole masovno skeniranje, tolerantni su na spajalite i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja skenera.
Izbegavajte zamke troškova sa DMS / ECM sistemima gde ste nemilosrdno na milost i nemilost proizvođačima. Nemojte praviti kompromise kada su u pitanju sopstvene opcije administracije, kao što su podučavanje dokumenata i pravljenje samih postavki. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali će ostati nezavisan.
Procedure će biti potpuno identične u budućnosti, ali potpuno automatizovane.
Stiže faktura? Tok posla je aktiviran i sve ide svojim definisanim putem.
Pretražujete svih 1000 fascikli? Nema problema, jer imate svoj Google!
"Dobijanje hronoloških rezultata super brzo za godišnje finansijske izveštaje i zalihe radi utvrđivanja najjeftinije nabavne cene za svaki pojedinačni artikal. Ono što je nekada uzimalo dane sada može da se uradi u satima!"
Lars R. Ludewig
vlasnik i izvršni direktor ViaCreative Zahntechnik GmbH
