Skeneri i upravljanje dokumentima: prednosti i koristi

Postoji dihotomija u većini kancelarija širom sveta. Sa jedne strane digitalna oblast sa pojedinačnim i mrežnim računarima, sa druge strane dokumenti u papirnoj formi. To ponekad izaziva haos i, pre svega, vreme se gubi. Vreme provedeno u traženju sadržaja.

Paperless work through digital processes

Prema međunarodnom izveštaju Mekinsija, kancelarijski radnici provode 1,8 sati dnevno pretražujući i prikupljajući informacije, što je u proseku 9,3 sata nedeljno.

Računovođe, sekretari, kupci, činovnici, dispečeri i mnoge druge profesionalne grupe su svakodnevno zauzeti obradom administrativnih procesa. Rad jednog zaposlenog često zavisi od rada drugog.

Svaka kompanija sada ima multifunkcionalni uređaj koji takođe podržava funkciju skeniranja. Međutim, za mnoge je još uvek nepoznat termin i upotreba sistema za upravljanje dokumentima.

U trenutnom članku objašnjavamo da vredi koristiti sistem za upravljanje dokumentima pomoću skenera. Daćemo vam najmanje 15 razloga za korišćenje, što će vam omogućiti da vašu kancelariju učinite bez papira i digitalnom i kako možete da je koristite za povećanje efikasnosti osnovnog poslovanja vaše kompanije.

Pre nego što uđemo u razloge zašto, odgovorimo na pitanje:

Za kakvu korist od DMS-a u kompaniji?

Fakture, novčanice od ladovanja, propratna pisma, pošiljke ili operativna uputstva za nove uređaje i pridružene certifikate garancije, da nagovešte samo nekoliko primera? Njihova digitalizacija često dolazi dugo, jednostavno zato što postoji nedostatak osoblja i vremena. Kao rezultat toga, analogna planina raste.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Pomoću DMS-a i skenera koji je pogodan za vaše potrebe, dihotomiju i nepotreban gubitak vremena možete da kontrolišete.

DMS takođe označava softver za upravljanje dokumentima i namenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje konverziju iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav softver.

Budući da PaperOffice DMS omogućava da analogni papir postane digitalni sadržaj tamo gde se on pojavljuje.

Inteligentno struktuirano indeksiranje dodeljuje svaki dokument ispravnom procesu unošenjem ključne reči. Sa sopstvenim pretraživačem u PaperOffice-u, svi dokumenti se zatim mogu pronaći i pozvati. U zavisnosti od zahteva, zapisana slova se konvertuju pomoću OCR prepoznavanja teksta da bi mogli da ih obrade kompatibilnim Office softverom.

Prepoznali smo potrebu, ali:

Koje su prednosti kancelarije bez papira?

U današnjem svetu zaposleni se bave velikim brojem različitih dokumenata: originalnim papirnim dokumentima kao što su pisma ili ugovori, PDF-ovima i elektronskim dokumentima kao što su datoteke i mejlovi.

U mnogim preduzećima, ovi dokumenti se kopiraju, štampaju, prosleđuju, distribuiraju i arhivi na različitim mestima. Potraga za važnim informacijama postaje sve teža i dovodi do neekonomskih tokova posla i preopterećenih zaposlenih. Imamo detaljan članak u kome je opisana potreba za sistemima za upravljanje dokumentima i navedene su prednosti njihovog korišćenja.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Međutim, ako vaši zaposleni počnu da eliminišu ili barem smanje potrošnju papira u kancelarijama ili celoj kompaniji, takođe ćete poboljšati procese, povećati produktivnost digitalizacijom podataka, koristiti metode bez papira i na taj način smanjiti troškove.

O mnogim drugim prednostima i aspektima već je bilo reči u detaljnom tekstu o "Implementaciji u kancelariji bez papira".

Koji skeneri su pogodni za savršenu saradnju?

Na primer, multifunkcionalni uređaji (MFP) kao što su oni iz Brata ili Konica Minolta i drugi proizvođači.

"All-in-one" štampač, skener i kopir aparat: skenirani dokumenti idu u centralni direktorijum putem ovih centralnih uređaja ili putem "direktnog skeniranja na poštu" kao e-poruke u poštansko sanduče u programu Outlook, koje nadgleda PaperOffice, na primer i na taj način automatski unose softver za upravljanje dokumentima.

Ili jednostavno integrišite prilagođenu PaperOffice adresu u skener, takozvanu DropMail e-adresu, kao lokaciju za skladištenje skeniranih datoteka. PaperOffice arhivira sve datoteke lako putem e-pošte.

Za one koji žele da skeniraju papirne dokumente na normalan način, modul "ScanConnect" integrisan po podrazumevanoj vrednosti u PaperOffice je idealan. Zato što ovo podržava svaki skener, multifunkcionalni uređaj ili kopir kapir velikog kapaciteta sa integrisanom jedinicom za skeniranje i veoma je jednostavan za korišćenje.

Ipak, nije važno kako vaši papirni dokumenti dotizaju PaperOffice, jer zahvaljujući automatizovanom OCR prepoznavanju teksta, prepoznaje se sadržaj sve vaše skenirane dokumentacije.

Bez obzira šta je napravljeno od papira, skenira se i beleži sa visokom preciznošću zahvaljujući AI optimizaciji.

Čim se dokumenti zabeleže, njihov sadržaj se indeksira pomoću neobrađenog raspadanja teksta. Prosto rečeno, sadržaj se piše reč po reč u poseban registar, sa algoritmom koji prepoznaje pojedinačne reči u kombinaciji reči i beleži ih na isti način.

Digitalizacija i upravljanje dokumentima

Kada govorimo o sistemima za upravljanje dokumentima, ne smemo zaboraviti: što je viši nivo digitalizacije informacija koje su deo procesa, to je viši nivo kontrole i automatizacije koji možemo da postignemo. Već smo napisali članak o prednostima digitalizacije, kliknite ovde.

U prvom koraku određujete koji dokumenti pripadaju našim procesima, kako ih integrišemo u naš sistem za upravljanje dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i uskladištiti zajedno sa dokumentima u vašoj bazi podataka. Kada se informacije uračunaju, definišemo njegov životni ciklus, kako će stupiti u interakciju sa drugim procesima i kako možemo da ih integrišemo.

Informacije dolaze iz različitih izvora

Najverovatnije ćemo naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora i u različitim formatima. Neke od njih su u digitalnom obliku, uskladištene u datotekama ili bazama podataka, a neke u obliku odštampanih dokumenata.

Šta da radimo sa digitalnim dokumentima u pdf, doc itd. formatu? Ovde je proces veoma jednostavan.

Prevucite digitalni dokument u interfejs PaperOffice. Ili se Windows fascikle lako nadgledaju nakon primljenih dokumenata.

Dokumenti u papirnom obliku se lako mogu skenirati i konvertovati u digitalni format zahvaljujući integrisanom skeneru.

Zahvaljujući programu optičkog prepoznavanja znakova (OCR = Optičko prepoznavanje znakova), već smo preduzeli važan korak. Pomoću skenera ili drugog uređaja za digitalizaciju, ne samo da konvertujemo dokument u sliku, već možemo i da "čitamo" njegov sadržaj elektronskim putem.

Ne samo da je čist OCR tekst uključen u bazu podataka, zahvaljujući veštačkoj inteligenciji (AI) koja se zove PIA, automatizacija se može navesti ili ručno ili automatski.

Na ovaj način koristimo sistem da prepoznamo i definišemo oblasti dokumenata koje treba automatski pročitati. Kao što su broj fakture, datum, proizvodi, iznosi itd. U skladu sa tim, imamo sve neophodne informacije u našem sistemu za upravljanje dokumentima.

Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integrisanje širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tokovima posla.

Sve to zvuči dobro, ali kako se masovno arhiviranje obavlja sa skenera?

PaperOffice DMS je takođe uzeo u obzir masovno arhiviranje sa skenera za najvažnije funkcije koje se odnose na prepoznavanje teksta, AI integraciju i ključne reči.

ScanConnect modul ne samo da nudi direktnu vezu između skenera i PaperOffice DMS-a. ScanConnect je moćna alatka skenera za ručno skeniranje i skriva druge zanimljive funkcije koje će vam pomoći u masovnom skeniranju.

Prvo pripremite sve stranice dokumenta za skeniranje, a zatim postavite stranice za razdvajanje između pojedinačnih dokumenata koje želite da razdvojite.

PaperOffice prepoznaje stranice za razdvajanje i čuva dokumente pojedinačno.

15 razloga da koristite skener zajedno sa PaperOffice DMS-om

• Razlog 1 - Brzo pronalaženje dokumenata u PaperOffice DMS-u

  Indeksiranje celog teksta i Google-Like pretraga: U sistemu za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS, skenirane dokumente, potvrde i informacije možete pronaći za nekoliko sekundi. Ovo je moguće zato što se dokumenti analiziraju i indeksiraju sa prepoznavanjem celog teksta čim se uskladište.

  Jednostavno unesete termin za pretragu, kao što je to uradio Google, a PaperOffice navodi sve rezultate. Da, baš kao i kod Google-a: Zato što možete da pronađete bilo koji tekstualni sadržaj bilo kog dokumenta u roku od nekoliko sekundi koristeći integrisani pretraživač, pretragu celog teksta i dodatne funkcije filtera.

  Nikada više nećete želeti da odustanete od pretrage ključnih reči u PaperOffice-u i pomoću filtera za pretragu pronaći ćete svaki dokument, bez obzira koliko je to detaljno - uključujući slanje e-poruka, izvoz u Excel ili sistem datoteka!

• Razlog 2 – Automatski verzija papirnih dokumenata

  PaperOffice automatski verzija svakog promenjenog dokumenta, kreira kopiju u senci i čuva je zasebno tako da u svakom trenutku možete ponovo da otvorite željenu verziju.

  Zahvaljujući integrisanom VersionControl-u, svaka promena dokumenta se prepoznaje i čuva kao kopija u senci kao nova verzija dokumenta. Svaku verziju možete da otvarate, izvozite i uređujete nezavisno.

• 3. razlog – Znaci za razdvajanje za grupno skeniranje više dokumenata

  Jednostavno postavite stranicu za razdvajanje paperOffice ispred svakog dokumenta koji bi trebalo razdvojiti. PaperOffice prepoznaje stranice za razdvajanje tokom procesa skeniranja i posebno čuva dokumente.

• 4. razlog – Pametne stranice za razdvajanje radi direktnog popunjavanja sa skenera

  PaperOffice vam nudi opciju ručnog podnošenja zahteva za potpuno automatizovano popunjavanje bez ikakve intervencije. Sva polja se popunjavaju automatski, a čak i putanja skladištenja može da se generiše i koristi dinamički u zavisnosti od datuma.

• Razlog 5 – XML/JSON omogućeni QR kodovi na stranicama za razdvajanje

  Uskladištite QR kodove koji mogu da imaju XML/JSON sa ključnim rečima na stranicama za razdvajanje i skenirajte svežanj dokumenata - PaperOffice prepoznaje stranice za razdvajanje i QR kodove pomoću XML/JSON komandi i ključnim rečima dokumente kada su uskladišteni.

  Na taj način možete da sačuvate pojedinačne stranice za razdvajanje pomoću tipa dokumenta, na primer "faktura" i posebnu lokaciju za skladištenje masovnog skeniranja, a samim tim i da sačuvate datoteke za skeniranje na ciljani način.

• Razlog 6 - nadgledanje kataloga fascikli skeniranja

  Vaš kopir može da uskladišti skeniranje u određenu fasciklu? Super, samo prati ovu fasciklu i imaćeš potpuno automatsko popunjavanje za nekoliko sekundi!

  Neka PaperOffice automatski nadgleda bilo koju fasciklu. Čim se nove datoteke pojave u ovoj fascikli, arhiviraju se u skladu sa vašim specifikacijama i obrađuju potpuno autonomno.

• Razlog 7 - Podešavanje pravila popunjavanja za nadgledanje kataloga

  Želite li da automatski hvatate papirne dokumente nakon skeniranja, ali i da ih automatski označite na najsjajnije detalje? Prvo skenirajte sve dokumente u fasciklu, a zatim podesite nadgledanje kataloga. Zatim navedite da se određena maska za popunjavanje koristi čim se nešto nalazi u fascikli.

  Pored praćenja, možete navesti i sve relevantne informacije kao što su ime, lokacija za skladištenje, vrsta dokumenta itd. PaperOffice se brine o celokupnom podnošenju zahteva za vas.

• Razlog 8 – Moćna alatka skenera za ručno skeniranje

  Pojedinačne stranice, masovno skeniranje ili skeniranje fotografija: Bez obzira šta je napravljeno od papira, skenira se i beleži sa visokom preciznošću zahvaljujući AI optimizaciji.

  Integrisani ScanConnect podržava svaki skener, multifunkcionalni uređaj ili kopir kopir velikog kapaciteta sa integrisanom jedinicom za skeniranje i veoma je jednostavan za korišćenje.

• Razlog 9 – Podrška za Scan2Folder

  Ako skener nije WIA ili TWAIN skener, PaperOffice nudi opciju Scan2Folder. Skenirane dokumente čuvate u fascikli koju nadgleda PaperOffice.

• Razlog 10 - OCR tekstualno prepoznavanje analognih dokumenata na preko 100 jezika

  PaperOffice pouzdano konvertuje analogni tekst sa preko 100 jezika, uključujući skupove ćiriličnih i azijskih znakova.

  Ovako se međunarodni dokumenti mogu skenirati u vašoj kompaniji - PaperOffice DMS prepoznaje jezik i izvršava prepoznavanje teksta. Ovo vam omogućava da pretražite dokument unutar baze podataka i pronađete ga u roku od nekoliko sekundi.

• Razlog 11 – Automatska konverzija u PDF/A za dugoročno arhiviranje
  Papirni dokumenti se automatski čuvaju u pravno važećem ISO standardu 19005 PDF/A. PDF/A-1 format je najrestriktivniji format, koji se sastoji od 2 nivoa: PDF/A-1b za vizuelnu reprodukciju i PDF/A-1a za Unikod mapiranje i strukturiranje sadržaja.
• Razlog 12 – Nijedan oblak nije raspoređen i/ili potreban

  PaperOffice se oslanja na baze podataka koje koristite lokalno ili na NAS, kao što su Synology ili QNAP. Na ovaj način, sve informacije o dokumentima, kao što su sličice i prepoznavanje teksta koje su izvršene, kao i druge ključne reči, skladište se u bazi podataka.

  Na taj način podaci ne završavaju kod nezavisnih dobavljača oblaka i ne morate da plaćate mesečne troškove za skladištenje podataka.

• Razlog 13 – GDPR i GOBD skladište

  Bez obzira na to da li uklanjate stranice, rotirajte ih ili pocrnete oblasti sa PaperOffice - sve je verzijirano na način revizije prema GOBD-u za savršeno popunjavanje.

  PaperOffice automatski verzija svakog promenjenog dokumenta, kreira kopiju u senci i čuva je zasebno tako da u svakom trenutku možete ponovo da otvorite željenu verziju.

• Razlog 14 – Pozovite digitalne dokumente putem QR koda (skeniranje kamere)

  Upotreba PaperOffice QR kodova otvara odlične mogućnosti, kao što je automatsko kreiranje već arhiviranih i promenjenih papirnih dokumenata koji sadrže isti QR Kod.

  Dokumente možete lako da potražite i u PaperOffice-u koristeći QR kod - otvorite QR kod pretragu i držite QR kôd PaperOffice dokumenta u veb kameri da biste ga prikazali u PaperOffice-u.

• Razlog 15 - Nepobediva vrednost za novac

  PaperOffice licence za kupovinu imaju doživotnu ispravnost bez propratnih troškova i uz opcione PaperOffice PLUS čak i sve propratne ispravke, nove godišnje verzije i besplatnu ličnu podršku telefonom i Teamviewer-om po proračunato fiksnoj ceni bez ikakvih gadnih iznenađenja.

  Ovo je samo 15 razloga zbog kojih bi trebalo da koristite skener sa sistemom za upravljanje dokumentima. Pored gore navedenih, PaperOffice vam nudi još mnogo razloga: upravljanje životnim ciklusima (periodi zadržavanja), evidentiranje pristupa, zaštita od neovlašćenog pristupa i šifrovanja, intuitivna integracija u Outlook / Office, indeksiranje dokumenata (metapodaci), rešenja toka posla i još mnogo toga.

  Funkcije možete videti odlaskom na naš sajt i odlaskom na "Šta može PaperOffice".

Skeniranje dokumenata i arhiviranje u DMS-u pruža kompanijama ogromne prednosti. Svi procesi koji uključuju dokumente su optimizovani. Zaštita podataka i bezbednost podataka ostaju zagarantovani.

Kancelarija bez papira rasterećuje zaposlene. Štedite mnogo napora i troškova pretrage. I poboljšavate pravnu sigurnost vaših administrativnih procesa.

Za mnoge kompanije, PaperOffice DMS je prvi korak ka digitalizaciji. Skeniranjem dokumenata i digitalnim arhiviranjem kreirate mnogo više od digitalne kopije originala. Skeniranje pretvara nestrukturirane informacije u strukturirane podatke.

Obavezno izbegnite ovu grešku

I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.

Privremeni zaključak

Ne treba vam IT specijalista ili obučeni bibliotekar!

Sve što ti stvarno treba je

• pravi softver
• pouzdan IT partner
• odgovarajući hardver

Ponekad je hardver često već tu, ima više potencijala nego ranije i može odmah da se koristi.

Savet

Uzgred, postoji poseban članak na temu "Digitalna obrada faktura", koji je izveštavao o prednostima digitalizacije ili obrade digitalnih faktura:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide