Pravilno sprovođenje obrade digitalnih faktura u 10 koraka

Potreba za digitalizacijom je sada važan aspekt za sve.

U našem vodiču sada ćete pronaći nekoliko izveštaja o tome kako digitalizacija treba da se odvija oko kompanija i koliko vam to donosi prednosti.

Ali skoro svako 3 pitanje koje dolazi od naših klijenata odnosi se na digitalnu implementaciju obrade faktura. Zato smo odlučili da detaljnije pogledamo ovu temu.

U aktuelnom članku malo dublje zasličkimo informacije o obradi digitalnih faktura. Prednosti digitalizacije faktura. Pokazaćemo vam kako sve možete da sprovedete i opišete uticaj uspešne implementacije.

Pre nego što se okrenemo stvarnoj implementaciji, odgovorimo na pitanje:

Zašto je neophodno digitalizovati fakture i dokumente u preduzećima?

Ovo je pitanje koje sve više kompanija postavlja: "Da li zaista moram da digitalizujem svoje računovodstvo"? Odgovor je da, morate. Između ostalog, zato što zakonodavstvo zahteva da bude tako. Sve više kompanija suočava se sa tim da moraju da se pridržavaju dokumentacije procesa.

Šta zahtevaju zakonske regulative?

Zakonska regulativa zahteva poštovanje uslova u vezi sa prijemom, obradom i arhiviranjem svih dolaznih dokumenata relevantnih za testove.

U našem aktuelnom članku prikazujemo nekoliko praktičnih primera. Kako možete lako da rešite digitalizaciju zahvaljujući PaperOffice DMS-u. Ali prvo dolazimo do opštih prednosti digitalne obrade faktura.

Koje su prednosti digitalizacije?

U današnjem svetu kućnih kancelarija i digitalnih medija, još uvek je uobičajeno da se papirni računi gomilaju na policama i stolovima.

Glavni razlozi korišćenja papira su da je zaposlenima teško da prihvate digitalizaciju ili da počnu od nje. Ona leži u izazovima suočavanja sa promenom i digitalizacijom.

Kopija fizičkog dokumenta uprkos digitalizaciji

Mnogi ljudi vole da čuvaju fizičku kopiju dokumenata sa kojima rade. Međutim, proces rukovanja papirom koji se godinama uvežbava takođe igra ulogu ovde.

Na temu konverzije bez papira već smo napisali detaljan članak. Ovde se eksplicitno bavimo temom digitalnog knjigovodstva.

Ručno unošenje fakture ne samo da znači mnogo vremena, već i skrivene visoke troškove. Ako to uradiš kako treba, možeš uštedeti mnogo vremena i novca.

Ključne prednosti obuhvataju:

• Bilo koju fakturu možete pronaći za nekoliko sekundi / uštedeti vreme

  Pošto zahvaljujući digitalizaciji dokumenata, sve fakture uskladištene u PaperOffice-u možete pronaći za nekoliko sekundi. Više ne moraš da listaš kroz debele fascikle. Digitalizacijom svih faktura u preduzeću potrebno vam je samo nekoliko klikova da biste ih pronašli u sistemu.

  Ovo nas takođe dovodi do druge tačke:

• Imate koristi od optimizovanog rada / uštede papira

  Više vam nije potreban prostor za fizičke fascikle. Od sada možete arhivirati svoje fakture u PaperOffice- u. Smanjenje potrošnje papira dovodi do čistih i urednih kancelarija.

• Pojednostavite računovodstvene procese / Na primer sa tokovima posla

  Digitalnim upravljanjem fakturama štedite vreme i trud. Kao i troškove izrade, isporuke i obrade. Nemojte praviti kopije za napredne zadatke, tokove posla i prosleđivanje. Sve radi digitalno i transparentno je i shvatljivo.

  Zahvaljujući digitalizaciji vaših faktura, više nećete propustiti dragocene rokove popusta.

• Postavljanje dozvole za pristup dugmetu za pritiskanje

  Pojedinačna prava pristupa pojedinačnim dokumentima i fasciklama obezbeđuju jasnu bezbednost. Možete da odobrite pristup pojedincima ili čitavim odeljenjima. Kao što je računovodstvo.

• Automatsko otkrivanje kontakata

  PaperOffice inteligentno prepoznaje podatke adrese u sadržaju dokumenta. Zatim logično povezuje dokument sa postojećim kontaktima. Ovo, između ostalog, omogućava prikazivanje svih dokumenata za određeni kontakt sa samo nekoliko klikova.

• Automatizovana ključna reč

  PaperOffice vas podržava inteligentnim AI prepoznavanjem i ključnim rečima. Na taj način se faktura traži za najvažnije podatke dokumenta.

  KI PIA inteligentno čita podatke iz dokumenta. Zatim arhiviši dokument sa punim ključnim rečima. Ako je potrebno sa testom ili automatski u pozadini.

• Ugrađivanje / izvozna funkcija za poreske konsultante

  Možete lako da predate fakture. Sa dodeljivanje naloga i ključnim rečima. Zahvaljujući naprednoj pretrazi, imate sve što vam je potrebno za izvoz. Kao i svi računi od prošlog meseca, na primer.

  Incl. struktura fascikle, PDF datoteka, Excel datoteka sa svim informacijama. Kao rezultat toga, vaš knjigovođa ili knjigovođa može lako da uveze dokumentaciju.

• Opcije brzog uređivanja

  Računovodstvo se može brzo sprovesti u budućnosti. Ne samo da možete odmah da pronađete sve dokumente, već možete i da ih direktno uređujete/klasifikujete, na primer. Svi zakonski uslovi su ispunjeni zahvaljujući arhivanju dokaza revizije. Provera i odobravanje je tako dečija igra.

  Digitalizacija faktura je neizbežna iz nekoliko razloga. Mnoga preduzeća su takođe već ubeđena da je digitalizacija faktura budućnost. Ovo takođe mora biti prihvaćeno danas i sada.

  Uprkos tome, mnogi i dalje strahuju da će ovaj korak biti povezan sa podužim projektom. Što će biti teško, skupo, rizično i destabilizujuće. Dobra vest je da na kraju, zahvaljujući PaperOffice-u, ovo više nije slučaj!

Šta treba uzeti u obzir pre digitalizacije faktura?

Pre svega, važno je da ne zbunjujete ili smanjujete digitalizaciju skeniranja dolaznih faktura. Tako da onda mogu lakše i brže da uđu u proces toka posla radi provere valjanosti, plaćanja i arhiviranja. Digitalizacija je mnogo viљe.

Prednosti OCR prepoznavanja teksta: Zahvaljujući OCR prepoznavanju teksta, mnoge stvari se mogu automatizovati. Na primer, sa veštačkom inteligencijom (AI). Na taj način, funkcije učenja postaju sve moćniji i pouzdaniji algoritmi detekcije.

Stavke koje se pojavljuju u fakturi mogu se odmah identifikovati i izdvojiti iz dokumenta. Dokument se arhivi i može biti dostupan računovodstvenom ili ERP sistemu.

Na primer, sa digitalizacijom, dobavljač finansijskih usluga ima koristi od pouzdanih informacija u realnom vremenu kada je faktura primljena.

Postavljamo se pravom pitanju ovog članka:

Kako da primenim obradu fakture?

Ako upravljate fakturama pomoću paperOffice-a, dolazna obrada fakture je potpuno elektronska. Dolaznu fakturu ćete već primiti digitalno, odnosno putem e-pošte ili skeniranjem. Ovo nema nikakve razlike.

Digitalizujte dolazne fakture pomoću dropMail-a, kako?

Ako već primate dolazne fakture u digitalnom formatu, preporučujemo DropMail modul integrisan u PaperOffice. Ovo vam omogućava da kreirate ličnu DropMail e-adresu u paperOffice-u. Njima šaljete samo fakture.

Sve fakture koje se šalju na Vašu DropMail adresu kao prilog e-pošte automatski se arhiviraju u paperOffice. Sa definisanim pravilima za popunjavanje i bez posla.

PaperOffice prepoznaje fakturu i čita relevantne podatke. Softver zatim arhivira fakturu u odgovarajućoj fascikli. Zahvaljujući inteligentnom AI, opcionalno se pokrenu dalji procesi odobravanja, zadaci i tokovi posla.

Obaveštavaju se svi zaposleni koji treba da budu uključeni u proces. Tok posla fakture se automatski pokreće.

Korak po korak obrada digitalnih faktura:

Prijemnica fakture

Jednostavno kreirajte željenu adresu u formatu "meine_rechnungen@paperoffice.com", navedite masku za skladištenje ili aktivirajte PIA i to je to!

Obrada digitalnih faktura

PaperOffice automatski hvata fakturu i počinje sa obradom

Definisana pravila popunjavanja se izvršavaju. Arhiviranje otporno na reviziju odvija se automatski u pozadini prema planu.

Možete da proverite fakturu, odobrite je i pokrenete tokove posla.

Napred

Izvezite fakture u poreskog savetnika ili sisteme nezavisnih proizvođača sa relevantnim informacijama.

Kako izgleda budućnost digitalizacije fakture. Gde ide putovanje?

Pre svega, digitalizacija faktura donosi značajno i momentalno povećanje produktivnosti. Digitalizacija ne samo da oslobađa zaposlene od dugotrajnog, gustog operativnog zadatka. Osim toga, problemi odlaganja i spora zbog ručne greške biće rešeni.

Inherentni troškovi skladištenja, pretraživanja i gubljenja važnih papirnih dokumenata drastično se smanjuju. Pored toga, racionalizacija i automatizacija procesa provere valjanosti i kontrole u celokupnom procesu plaćanja na računima.

Od zahteva za kupovinu do plaćanja, još više pomnožite ove pogodnosti.

Šta kompanija postiže zahvaljujući digitalizaciji?

Kroz digitalizaciju kompanija uspeva da oslobodi važne ljudske i finansijske resurse. Bilo da apsorbuje rast aktivnosti sa stalnim resursima. Ili da mobilišete svoje timove u transformacionim projektima. Za zaposlene digitalizacija faktura nije neprijatelj. Naprotiv – saveznik. To njihov rad čini zanimljivijim i stvara dodatnu vrednost za finansijski menadžment kompanije.

Da li se papir može uništiti posle digitalizacije?

Pre svega, veoma je važno napomenuti da se moraju poštovati faktori za digitalno arhiviranje dokumenata. Prema GoBD-u, papirna dokumenta mogu biti uništena. Ukoliko ne moraju da se drže u originalu u skladu sa stranim poreskim ili poreskim propisima.

To uključuje, na primer, otvaranje bilansa stanja i izradu pravnih dokumenata. GoBD navodi i da papirna dokumenta treba povući iz dalje obrade. Takođe, datoteka možda neće biti promenjena nakon procesa skeniranja.

Revizija-dokaz prema verziji usaglašenoj sa GoBD-om

Koji se daje u bilo kom trenutku zahvaljujući verziji u PaperOffice-u. Dokument mora biti dostupan i evaluiran tokom trajanja perioda zadržavanja.

PaperOffice tako zadovoljava sve potrebne standarde kroz sertifikaciju i testiranje svih softverskih zahteva prema GOBD-u.

Period zadržavanja

Pitanje perioda zadržavanja se iznova i iznova postavlja kod naših kupaca. Zato što ne postoje jasna uputstva o tome kako i da li originalnu fakturu treba čuvati. Pre svega, trebalo bi da se obratite svom odgovornom poreskom organu, već odgovornom revizoru.

Koji dokumenti su prihvaćeni?

Dokumenti sa pravnim značajem, kao što su ugovori, još uvek moraju da se zadrže u originalu.

Da biste preљli na stvar:

Poreska služba prihvata elektronske potvrde. Sud u slučaju spora ima samo originale.

To ima veze sa činjenicom da se potpisom može proveriti samo autentičnost originalnih dokumenata. Preporučujemo da nikada ne bacate Original.

Ispostavilo se da je potrebno da razmotrite nekoliko aspekata kako biste uspešno obradili dolazne fakture.

Da rezimiramo:

Da biste potpuno proterali papir iz procesa, morate da sprovedete kontinuiranu digitalizaciju svih pristiglih faktura. Poboljšanja dolaze od automatizacije procesa što je više moguće.

Takav digitalni dokument ima svežanj prednosti za kompaniju. Skrojeni softver osigurava znatno veću produktivnost u kompaniji.

Digitalizacija faktura je važan korak u pretvaranju vašeg poslovanja u kancelariju bez papira. Štedi vreme i rad. Povećava kvalitet rezultata vašeg rada.

Iskoristite sve prednosti kancelarije bez papira.

Obavezno izbegnite ovu grešku

I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.