Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Prijateljstvo Poverenje Reč časti
Nikada nećemo davati vašu email adresu drugim osobama i svaki email sadrži link za jedan klik za odjavu.
Digitalna obrada faktura, u kombinaciji sa sistemom za upravljanje dokumentima (DMS), značajno doprinosi efikasnosti i uspehu vaše kompanije i ka kancelariji bez papira. Potreba za obradom digitalnih faktura je sada važan aspekt za sve.
Savet stručnjaka
U aktuelnom članku vam pokazujemo kako se pravilno primenjuje obrada digitalnih faktura, navode prednosti implementacije i opisuju efekti uspešne implementacije.Potreba za digitalizacijom je sada važan aspekt za sve.
U našem vodiču sada ćete pronaći nekoliko izveštaja o tome kako digitalizacija treba da se odvija oko kompanija i koliko vam to donosi prednosti.
Ali skoro svako 3 pitanje koje dolazi od naših klijenata odnosi se na digitalnu implementaciju obrade faktura. Zato smo odlučili da detaljnije pogledamo ovu temu.
U aktuelnom članku malo dublje zasličkimo informacije o obradi digitalnih faktura. Prednosti digitalizacije faktura. Pokazaćemo vam kako sve možete da sprovedete i opišete uticaj uspešne implementacije.
Pre nego što se okrenemo stvarnoj implementaciji, odgovorimo na pitanje:
Ovo je pitanje koje sve više kompanija postavlja: "Da li zaista moram da digitalizujem svoje računovodstvo"? Odgovor je da, morate. Između ostalog, zato što zakonodavstvo zahteva da bude tako. Sve više kompanija suočava se sa tim da moraju da se pridržavaju dokumentacije procesa.
Zakonska regulativa zahteva poštovanje uslova u vezi sa prijemom, obradom i arhiviranjem svih dolaznih dokumenata relevantnih za testove.
U našem aktuelnom članku prikazujemo nekoliko praktičnih primera. Kako možete lako da rešite digitalizaciju zahvaljujući PaperOffice DMS-u. Ali prvo dolazimo do opštih prednosti digitalne obrade faktura.
U današnjem svetu kućnih kancelarija i digitalnih medija, još uvek je uobičajeno da se papirni računi gomilaju na policama i stolovima.
Glavni razlozi korišćenja papira su da je zaposlenima teško da prihvate digitalizaciju ili da počnu od nje. Ona leži u izazovima suočavanja sa promenom i digitalizacijom.
Mnogi ljudi vole da čuvaju fizičku kopiju dokumenata sa kojima rade. Međutim, proces rukovanja papirom koji se godinama uvežbava takođe igra ulogu ovde.
Na temu konverzije bez papira već smo napisali detaljan članak. Ovde se eksplicitno bavimo temom digitalnog knjigovodstva.
Ručno unošenje fakture ne samo da znači mnogo vremena, već i skrivene visoke troškove. Ako to uradiš kako treba, možeš uštedeti mnogo vremena i novca.
Pošto zahvaljujući digitalizaciji dokumenata, sve fakture uskladištene u PaperOffice-u možete pronaći za nekoliko sekundi. Više ne moraš da listaš kroz debele fascikle. Digitalizacijom svih faktura u preduzeću potrebno vam je samo nekoliko klikova da biste ih pronašli u sistemu.
Ovo nas takođe dovodi do druge tačke:
Više vam nije potreban prostor za fizičke fascikle. Od sada možete arhivirati svoje fakture u PaperOffice- u. Smanjenje potrošnje papira dovodi do čistih i urednih kancelarija.
Digitalnim upravljanjem fakturama štedite vreme i trud. Kao i troškove izrade, isporuke i obrade. Nemojte praviti kopije za napredne zadatke, tokove posla i prosleđivanje. Sve radi digitalno i transparentno je i shvatljivo.
Zahvaljujući digitalizaciji vaših faktura, više nećete propustiti dragocene rokove popusta.
Pojedinačna prava pristupa pojedinačnim dokumentima i fasciklama obezbeđuju jasnu bezbednost. Možete da odobrite pristup pojedincima ili čitavim odeljenjima. Kao što je računovodstvo.
PaperOffice inteligentno prepoznaje podatke adrese u sadržaju dokumenta. Zatim logično povezuje dokument sa postojećim kontaktima. Ovo, između ostalog, omogućava prikazivanje svih dokumenata za određeni kontakt sa samo nekoliko klikova.
PaperOffice vas podržava inteligentnim AI prepoznavanjem i ključnim rečima. Na taj način se faktura traži za najvažnije podatke dokumenta.
KI PIA inteligentno čita podatke iz dokumenta. Zatim arhiviši dokument sa punim ključnim rečima. Ako je potrebno sa testom ili automatski u pozadini.
Možete lako da predate fakture. Sa dodeljivanje naloga i ključnim rečima. Zahvaljujući naprednoj pretrazi, imate sve što vam je potrebno za izvoz. Kao i svi računi od prošlog meseca, na primer.
Incl. struktura fascikle, PDF datoteka, Excel datoteka sa svim informacijama. Kao rezultat toga, vaš knjigovođa ili knjigovođa može lako da uveze dokumentaciju.
Računovodstvo se može brzo sprovesti u budućnosti. Ne samo da možete odmah da pronađete sve dokumente, već možete i da ih direktno uređujete/klasifikujete, na primer. Svi zakonski uslovi su ispunjeni zahvaljujući arhivanju dokaza revizije. Provera i odobravanje je tako dečija igra.
Digitalizacija faktura je neizbežna iz nekoliko razloga. Mnoga preduzeća su takođe već ubeđena da je digitalizacija faktura budućnost. Ovo takođe mora biti prihvaćeno danas i sada.
Uprkos tome, mnogi i dalje strahuju da će ovaj korak biti povezan sa podužim projektom. Što će biti teško, skupo, rizično i destabilizujuće. Dobra vest je da na kraju, zahvaljujući PaperOffice-u, ovo više nije slučaj!
Pre svega, važno je da ne zbunjujete ili smanjujete digitalizaciju skeniranja dolaznih faktura. Tako da onda mogu lakše i brže da uđu u proces toka posla radi provere valjanosti, plaćanja i arhiviranja. Digitalizacija je mnogo viљe.
Prednosti OCR prepoznavanja teksta: Zahvaljujući OCR prepoznavanju teksta, mnoge stvari se mogu automatizovati. Na primer, sa veštačkom inteligencijom (AI). Na taj način, funkcije učenja postaju sve moćniji i pouzdaniji algoritmi detekcije.
Stavke koje se pojavljuju u fakturi mogu se odmah identifikovati i izdvojiti iz dokumenta. Dokument se arhivi i može biti dostupan računovodstvenom ili ERP sistemu.
Na primer, sa digitalizacijom, dobavljač finansijskih usluga ima koristi od pouzdanih informacija u realnom vremenu kada je faktura primljena.
Postavljamo se pravom pitanju ovog članka:
Ako upravljate fakturama pomoću paperOffice-a, dolazna obrada fakture je potpuno elektronska. Dolaznu fakturu ćete već primiti digitalno, odnosno putem e-pošte ili skeniranjem. Ovo nema nikakve razlike.
Ako već primate dolazne fakture u digitalnom formatu, preporučujemo DropMail modul integrisan u PaperOffice. Ovo vam omogućava da kreirate ličnu DropMail e-adresu u paperOffice-u. Njima šaljete samo fakture.
Sve fakture koje se šalju na Vašu DropMail adresu kao prilog e-pošte automatski se arhiviraju u paperOffice. Sa definisanim pravilima za popunjavanje i bez posla.
Savet
Na temu "DropMail - automatski arhiviraj dokumente mejlom kada si u golišavoj" nalazi se i video na YouTube-u koji ovaj proces objašnjava na jednostavan i razumljiv način:
PaperOffice prepoznaje fakturu i čita relevantne podatke. Softver zatim arhivira fakturu u odgovarajućoj fascikli. Zahvaljujući inteligentnom AI, opcionalno se pokrenu dalji procesi odobravanja, zadaci i tokovi posla.
Obaveštavaju se svi zaposleni koji treba da budu uključeni u proces. Tok posla fakture se automatski pokreće.
Korak po korak obrada digitalnih faktura:
Jednostavno kreirajte željenu adresu u formatu "meine_rechnungen@paperoffice.com", navedite masku za skladištenje ili aktivirajte PIA i to je to!
PaperOffice automatski hvata fakturu i počinje sa obradom
Definisana pravila popunjavanja se izvršavaju. Arhiviranje otporno na reviziju odvija se automatski u pozadini prema planu.
Možete da proverite fakturu, odobrite je i pokrenete tokove posla.
Izvezite fakture u poreskog savetnika ili sisteme nezavisnih proizvođača sa relevantnim informacijama.
Pre svega, digitalizacija faktura donosi značajno i momentalno povećanje produktivnosti. Digitalizacija ne samo da oslobađa zaposlene od dugotrajnog, gustog operativnog zadatka. Osim toga, problemi odlaganja i spora zbog ručne greške biće rešeni.
Inherentni troškovi skladištenja, pretraživanja i gubljenja važnih papirnih dokumenata drastično se smanjuju. Pored toga, racionalizacija i automatizacija procesa provere valjanosti i kontrole u celokupnom procesu plaćanja na računima.
Od zahteva za kupovinu do plaćanja, još više pomnožite ove pogodnosti.
Ukupno gledano, vreme obrade dokumenta može da se smanji za 5. Administrativni troškovi za 80%.
Sa ovim ciframa odmah razumete hitnost digitalizacije faktura. Na kraju krajeva, ovi brojevi nisu jedini koje treba uzeti u obzir.
Pre svega, veoma je važno napomenuti da se moraju poštovati faktori za digitalno arhiviranje dokumenata. Prema GoBD-u, papirna dokumenta mogu biti uništena. Ukoliko ne moraju da se drže u originalu u skladu sa stranim poreskim ili poreskim propisima.
To uključuje, na primer, otvaranje bilansa stanja i izradu pravnih dokumenata. GoBD navodi i da papirna dokumenta treba povući iz dalje obrade. Takođe, datoteka možda neće biti promenjena nakon procesa skeniranja.
Koji se daje u bilo kom trenutku zahvaljujući verziji u PaperOffice-u. Dokument mora biti dostupan i evaluiran tokom trajanja perioda zadržavanja.
PaperOffice tako zadovoljava sve potrebne standarde kroz sertifikaciju i testiranje svih softverskih zahteva prema GOBD-u.
Pitanje perioda zadržavanja se iznova i iznova postavlja kod naših kupaca. Zato što ne postoje jasna uputstva o tome kako i da li originalnu fakturu treba čuvati. Pre svega, trebalo bi da se obratite svom odgovornom poreskom organu, već odgovornom revizoru.
Dokumenti sa pravnim značajem, kao što su ugovori, još uvek moraju da se zadrže u originalu.
Savet
Kreirali smo ultimativni vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja kao dokumenta koji se može preuzeti, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko traje:
Poreska služba prihvata elektronske potvrde. Sud u slučaju spora ima samo originale.
To ima veze sa činjenicom da se potpisom može proveriti samo autentičnost originalnih dokumenata. Preporučujemo da nikada ne bacate Original.
Ispostavilo se da je potrebno da razmotrite nekoliko aspekata kako biste uspešno obradili dolazne fakture.
Da biste potpuno proterali papir iz procesa, morate da sprovedete kontinuiranu digitalizaciju svih pristiglih faktura. Poboljšanja dolaze od automatizacije procesa što je više moguće.
Takav digitalni dokument ima svežanj prednosti za kompaniju. Skrojeni softver osigurava znatno veću produktivnost u kompaniji.
Digitalizacija faktura je važan korak u pretvaranju vašeg poslovanja u kancelariju bez papira. Štedi vreme i rad. Povećava kvalitet rezultata vašeg rada.
Iskoristite sve prednosti kancelarije bez papira.
I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.
Ne treba vam IT specijalista ili obučeni bibliotekar!
Sve što ti stvarno treba je
Ponekad je hardver često već tu, ima više potencijala nego ranije i može odmah da se koristi.
Savet
Uzgred, postoji poseban članak na temu "obrade digitalnih faktura", koji je izveštavao o prednostima digitalizacije ili obrade digitalnih faktura:
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Pravilno sprovođenje obrade digitalnih faktura u 10 koraka":
Pre svega, veoma je važno napomenuti da se moraju poštovati faktori za digitalno arhiviranje dokumenata. Prema GoBD-u, papirna dokumenta mogu biti uništena. Ukoliko ne moraju da se drže u originalu u skladu sa stranim poreskim ili poreskim propisima.
To uključuje, na primer, otvaranje bilansa stanja i izradu pravnih dokumenata.
Vredi koristiti DMS za bilo koju veličinu preduzeća za digitalizaciju faktura. Ne samo da možete da arhivirate dokumente u skladu sa zakonskim propisima, već možete i da pojednostavite opsežne procese u računovodstvu, na primer putem tokova posla.
Pre svega, digitalizacija faktura donosi značajno i momentalno povećanje produktivnosti. Digitalizacija ne samo da oslobađa zaposlene od dugotrajnog, gustog operativnog zadatka. Osim toga, problemi odlaganja i spora zbog ručne greške biće rešeni.
Inherentni troškovi skladištenja, pretraživanja i gubljenja važnih papirnih dokumenata drastično se smanjuju. Pored toga, racionalizacija i automatizacija procesa provere valjanosti i kontrole u celokupnom procesu plaćanja na računima.
Od zahteva za kupovinu do plaćanja, još više pomnožite ove pogodnosti.
Digitalni rad i unošenje starih dokumenata u novo doba biće najbolja ključna investicija koja će uštedeti neverovatnu količinu vremena, novca i živaca u budućnosti.
Nije vam potreban sopstveni IT specijalista da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam je potrebno je pravi partner pored vas koji, zahvaljujući svom iskustvu, može da sprovede tačno ono što vam je potrebno. Izbegavajte zastrašivanje i odaberite probne pozicije umesto fensi PowerPoint prezentacija, a da ih zapravo nisu testirali.
Iskustvo je pokazalo da skoro svaka operacija, kompanija i kompanija imaju veliki kopir koji ne koristi svoj potencijal. Ovi uređaji vole masovno skeniranje, tolerantni su na spajalite i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja skenera.
Izbegavajte zamke troškova sa DMS / ECM sistemima gde ste nemilosrdno na milost i nemilost proizvođačima. Nemojte praviti kompromise kada su u pitanju sopstvene opcije administracije, kao što su podučavanje dokumenata i pravljenje samih postavki. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali će ostati nezavisan.
Procedure će biti potpuno identične u budućnosti, ali potpuno automatizovane.
Stiže faktura? Tok posla je aktiviran i sve ide svojim definisanim putem.
Pretražujete svih 1000 fascikli? Nema problema, jer imate svoj Google!
