Kancelarija bez papira: Ovako uspeva digitalizacija u kompaniji

Pristup kancelarije bez papira sve više je u fokusu medijskih izveštaja, ali se teško koristi u praksi - posebno ne u malim i srednjim kompanijama. Ne radi se samo o vremenu i novcu.

Paperless office can bring many benefits to your business

Međutim, uz samo nekoliko mera, potrošnja papira može biti znatno smanjena. SME-ova imaju koristi od ravnih hijerarhija i fleksibilnih struktura.

U aktuelnom članku detaljnije sagledamo temu kancelarije bez papira, odnosno "digitalne kancelarije" kako je takođe poznato. Pokazaжemo vam da je tranzicija mnogo lakљa nego љto zamislite. Dobićete i savete za korporativnu organizaciju, reći ćemo vam prednosti rada bez papira i opisati efekte uspešne implementacije.

Tehnologija je sve brža i brža

U vreme kada nas je tehnologija gurala da kontaktiramo svet putem naših pametnih telefona, manje je logično da i dalje koristimo papir u mnogim našim svakodnevnim aktivnostima.

Danas smo navikli da se bavimo digitalnim sadržajem (muzika, fotografija, TV serije), ali digitalizacija dokumenata još uvek nije rasprostranjena u radnom i poslovnom okruženju. U današnje vreme skoro sve kompanije imaju pristup računarima i mobilnim uređajima, pa zašto onda stalno punimo svoje kancelarije papirom?

Glavni razlozi za kontinuiranu upotrebu papira leže u izazovima suočavanja sa promenom i digitalizacijom. Mnogi ljudi vole da čuvaju fizičku kopiju dokumenata sa kojima rade.

Međutim, kako vaši zaposleni počinju da eliminišu ili bar smanjuju količinu papira koji se koristi u kancelariji ili u celoj organizaciji, takođe poboljšavate procese povećanja produktivnosti digitalizacijom podataka, korišćenjem metoda bez papira i samim tim smanjenjem troškova.

Zašto bi trebalo da smanjite potrošnju papira u svojoj kompaniji?

Kancelarija bez papira je cilj koji sve više kompanija svakako nastoji da postigne i ponudi mnoge pogodnosti mimo uštede troškova i smanjenja ugljeničnog otiska kompanije.

Procenjuje se da zaposleni koji provede ukupno dva sata sa dokumentima koristi u proseku 10.000 listova papira godišnje (podaci Federalne agencije za životnu sredinu). Iz tog razloga, važno je koristiti rešenja i alate koji poboljšavaju i pristup, upravljanje i lokalizaciju informacija. Međutim, za svaku promenu u poslovnom procesu potrebno je vreme i zahteva postepenu promenu korporativne kulture.
Pored pozitivnog uticaja na životnu sredinu smanjenjem potrošnje poslovnog papira, digitalizacija dokumenata i podataka kompanije nudi i mnoge druge prednosti.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Prednosti kancelarije bez papira

Slede glavne prednosti kancelarije bez papira:

• Optimizacija svih radnih procesa

  Zahvaljujući prelasku na kancelariju bez papira, možete biti prvi Korak ka digitalnoj transformaciji vaše kompanije.
  Jer zahvaljujući rešenjima toka posla od vas možete dodatno da pojednostavite i ubrzate svoje poslovne procese. Oslobađaju činovnike preuzimanjem mnogo kompleksnog rutinskog posla. Zakonski zahtevi koji se moraju poštovati integrisani su direktno u tok posla.

• Fleksibilan rad, bez obzira gde se namiš

  Ako digitalizujete dokumente, to možete da uradite bilo kada, bilo gde i sa bilo kojim uređajem koji pristupa dokumentima. Ovo je posebno važno ako imate nekoliko ekspozitura, vaši zaposleni žele/moraju da rade svoj posao iz svoje matične kancelarije ili moraju da izdaju odobrenja.

• Masovno smanjenje troškova u svim oblastima

  Digitalizacija dokumenata ima direktan uticaj na smanjenje troškova vašeg preduzeća, ne samo zato što više ne kupujete toliko papira, već i zato što štedite na održavanju štampača i kupovini mastila i rezervnih delova.
  Naravno, ovo takođe smanjuje troškove skladištenja, ili fajlova, fascikli, polica, kabineta za popunjavanje. Dragocen prostor za skladištenje papirnih dokumenata se više ne troši.

  Suština je da čim koristite digitalne podatke, vaši zaposleni mnogo efikasnije rade u kancelariji i ulažu dragoceno vreme stečeno na razuman i ciljan način u kompaniji.
  Značajno smanjenje prostora za skladištenje kroz digitalizaciju i/ili smanjenje potrošnje papira dovodi do čistijih i urednijih kancelarija.

• Maksimalna sigurnost od krađe i gubitka

  Veća informaciona bezbednost korišćenjem softvera sa sistemom za skladištenje baza podataka. Bezbednost digitalno uskladištenih informacija daleko je superiornija od bezbednosti dokumenata arhiviranih na papiru.

  Vodite računa da ne koristite cloud rešenje u svojoj kompaniji, jer su DMS rešenja zasnovana na oblaku i DMS softver bezbednosni jaz.

• Manje stresa kroz automatizaciju

  Sa transformacijom iz ručnog u automatizovane tokove posla, poslovni procesi se standardizuju, a troškovi smanjuju. Na primer, optimizacija toka posla može rezultirati bržim prikupljanjem i smanjenjem troškova nabavke.
  Plaćanje faktura se više ne zaboravlja, popusti se mogu odbiti u pravo vreme.

• Smanjenje rizika u poslovnim procesima

• Poboljšanje odnosa sa klijentima

  Digitalizacija u vašem preduzeću daje odnosima sa klijentima veću dubinu i obim. To znači da će sveobuhvatno prikupljanje podataka u poslovnim transakcijama uz pomoć velikih podataka, dosledno povezivanje internih procesa, vreme reakcije u roku od nekoliko sekundi, kao i personalizovani kontakt sa velikim brojem kupaca u isto vreme i precizno, izuzetno zahtevno planiranje zahteva dovesti vašu kompaniju napred.

  Digitalizacija je u porastu u svim oblastima preduzeća - ponajmanje u korisničkom servisu. Bila bi greљka za bilo koju kompaniju da potceni ovaj potencijal. Ako ne želite da zaostajete za konkurencijom i čak žurite ispred njih, od suštinskog je značaja da se bavite digitalizacijom u ovoj oblasti. Nikada ranije nije bilo moguće agilnije i individualnije komunicirati sa kupcem o njihovim specifičnim potrebama i željama.

• Unutrašnja transparentnost se povećava

• Izuzetno poboljšanje radne sredine među zaposlenima

  Preduzeća koja se odluče da digitalizuju svoja dokumenta korišćenjem odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima dobijaju velike pogodnosti zauzvrat, kao što su:

  • Više slobodnog fizičkog prostora
  • Brža pretraga dokumenata
  • Bolja organizacija dokumentacije
  • Što rezultira manje vremena provedenog u traženju dokumenata i manje stresnih potencijalnih klijenata.
  • Održivost i konkurentnost
  • Pojednostavljena komunikacija i rešavanje zadataka
  • Povećava se produktivnost vaše kompanije
  • I najvažnije je da ste na pravom putu za kancelariju bez papira.

Izbegnite ovu grešku po svoj cenu!

Posebno za projekte sa Digitalizacijom često naila se na veliko oklevanje, jer se mnoge kompanije plaše da će se takav projekat razviti u jamu bez dna. Najčešći razlog za to je nedostatak znanja od strane samih kompanija i dodatno poverenje u nekompetentne proizvođače softvera koji nude softver koji ne radi. Mnogi proizvođači softvera iskorišćavaju neznanje.

U ovom trenutku, PaperOffice će vam rado pomoći u implementaciji digitalizacije. Zahvaljujući 20 godina iskustva u oblasti upravljanja dokumentima i automatizacije, PaperOffice vam može doneti radne predloge iz prakse i ispratiti vas kroz kompletnu implementaciju.

Privremeni zaključak 1 / 3

Nije potreban ni IT specijalista ni jedan obučeni bibliotekar!

Sve što ti stvarno treba je

• pravi softver
• pouzdan IT partner
• odgovarajući hardver

Ponekad je hardver često već tu, ima više potencijala nego ranije i može odmah da se koristi.

Savet

Uzgred, postoji poseban članak na temu "Digitalizacija papirnih dokumenata: 10 najvažnijih prednosti", koji je izvestio o prednostima opšte digitalizacije:

The 10 most important advantages of digitizing paper documents: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Kojih 5 koraka treba da sledite da biste smanjili potrošnju papira u kancelariji?

Naveli smo pet koraka koje treba da sledite da biste smanjili potrošnju papira u kancelariji i išli digitalno:

• Strategija i analiza procesa

  Dobro isplanirajte raspoređivanje u kancelariji bez papira. Iskoristite dovoljno vremena da analizirate procese u vašem preduzeću. Šta mora biti dostupno ili čuvano u papirnoj formi? Koji dokumenti su dovoljni u digitalnom obliku? Dokumenti i informacije dolaze iz različitih izvora Najverovatnije ćete naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora i u različitim formatima. Neke od njih su u digitalnom obliku, uskladištene u datotekama ili bazama podataka, a neke u obliku odštampanih dokumenata.

  Možda ćete želeti da skenirate i digitalizujete sve prethodne dokumente ili da pređete na kancelariju/sistem bez papira do određenog datuma, kao i da koristite digitalne podatke za nastavak i efikasan rad u budućnosti. Koristite multifunkcionalni štampač/skener za skeniranje i nadgledanje direktorijuma ili masovno arhiviranje za velike količine dokumenata.

  Prva opcija zahteva više vremena i resursa. U idealnom uslovima, vi i vaš tim ćete odlučiti kako da organizujete elektronske datoteke i podesite kontinuirani proces skeniranja korak po korak tako da svi budući dokumenti budu digitalizovani.

  Planiranje vremena i osoblja za projekat kancelarije bez papira

  Četvrt ili 90 dana je razuman vremenski okvir za sprovođenje akcija potrebnih za prelazak u kancelariju bez papira.

  To je takođe period koji omogućava nesmetanu tranziciju. Brza rešenja koja primoravaju zaposlene da naprave promene iz jednog dana u drugi obično su kratkog daha. Takođe je moguće na taj način ne ometati operacije.

  U osnovi, prilikom prelaska u kancelariju bez papira sa PaperOffice DMS-om, nema potrebe za projektnim timom koji sažima nekoliko ljudi.

  U mnogim preduzećima, odbijanje ovih od njihovih stvarnih zadataka nije ni moguće ni poželjno. Ono što, međutim, ima smisla je da se bar jedna osoba sa ovlašćenjem za izdavanje direktiva izda CDO- u, glavnom digitalnom oficiru. Ako niste previše raspoloženi za američke skraćenice, možete da imenujete njega ili nju za menadžera projekta bez papira.

  Važno je da se osoba koja je u pitanju temeljno upozna sa PaperOffice DMS-om.

  Zbog jasno strukturirane strukture softvera i obimnih i lako razumljivijih tutorijala i video zapisa na svakom aspektu, ovo je nešto što ne zahteva ni IT stepen ni spoljnu obuku. Pored toga, to se može uraditi kao "učenje tako što će se uraditi" prateći prve mere konverzije.

• Utvrđivanje perioda za prelazak u kancelariju bez papira

  Razbijanje predviđenih 90 dana u manje vremenske periode ima svrhu da se fokusira na svaku fazu tranzicije i da bude u stanju da se osvrne na procese koji su uključeni. Pored toga, uspesi u promeni mogu lakše da se dokumentuju. Zaposleni bolje razumeju mere i ne osećaju se preopterećeno. Istovremeno, ciljevi moraju da se komuniciraju interno, što je u skladu sa mentalnom promenom. Koliko je ovo važno već je objašnjeno u predgovoru.

  Ima smisla podeliti 90 dana na tri odeljka od po 30 dana.

  Prvih 30 dana se koristi za analizu svih procesa koji treba da se konvertuju iz analognog u digitalni.
  U drugih 30 dana biće uveden PaperOffice DMS i potreban hardver, ali u početku samo u svrhu obuke i pratećih tekućih procesa, ukoliko se to pojavi.

  Poslednjih 30 dana je preuzeto sa prelaskom procesa sa analognog na digitalni, a bez sumnje se pojavila pitanja zaposlenih. Jedna ili druga netačna operacija je takođe moguća, ali se to može ispraviti u bilo kom trenutku zahvaljujući hijerarhijskoj strukturi PaperOffice DMS-a.

  Na kraju poslednjih 30, a samim tim i 90 dana, postoji potpuno integrisan sistem upravljanja dokumentima koji već u ovom trenutku omogućava analizu koliko su uštede i prednosti velike i biće u budućnosti.

• Otkrivanje putanja nabavke i određivanje skladištenja podataka

  U prvih 30 dana fokus je sada na ispitivanju procesa u kojima je papir do sada igrao glavnu ulogu. Da biste to uradili, neophodno je da prepoznate interfejse spoljne i interne komunikacije u kompaniji i da pratite njihov životni ciklus, koji tu može biti:

  • Telefonski pozivi (npr. obrazac za porudžbinu koji se zatim popunjava)
  • Saobraćaj putem e-pošte (npr. pošta će biti odštampana za sledeći sastanak)
  • Pisma
  • Poseta poslovnog klijenta (npr: pogledajte telefonske pozive)
  • Propratni dokumenti
  • Unutrašnja prepiska

  Sledeća stvar koju treba utvrditi je kada i gde se, u slučaju elektronskih oblika, odvija prelazak na štampani papir, kao i put od papira do arhiviranja ili samo do korpe za otpatke.

  Od sada digitalno dizajniraj dokumente

  Od sada, radite bez papira što je više moguće: sastanci, minuti, dolazna pošta, odlazne fakture i beleške mogu se kreirati direktno u PaperOffice-u. Zadaci i tokovi posla se takođe primenjuju digitalno.

  Digitalizujte fakture i postepeno sprovodite računovodstvo bez papira

  Iznoševanje faktura kao takvih takođe je deo kancelarije bez papira, mada ne samo da se može videti u tom kontekstu. Digitalizacija i pravilna obrada su problem i takođe moraju biti dobro isplanirani i sprovedeni.

  Svako ko digitalno održava svoje fakture i takođe kreira svoje digitalno knjigovodstvo prepoznaje veći potencijal za uštedu i može učiniti opšti računovodstveni proces efikasnijim.

  Skladište podataka

  Ako ste već odlučili da će vaši fizički fajlovi sada biti digitalne datoteke, odmah se postavlja pitanje gde ćete uskladištiti te digitalne datoteke. Da li ćete ih uskladištiti u bazi podataka lokalno ili na spoljnom NAS uređaju?

  Kada prelazite na kancelariju bez papira, ne bi trebalo da preskačete jedan od najvažnijih aspekta. Lokalno skladištenje podataka i korišćenje NAS uređaja.

  Ili uopšte ne želite da imate skladište podataka ili bazu podataka u svom preduzeću? Međutim, da biste izbegli požar, pljačku i sl., korišćenje rešenja u oblaku ne dovodi u obzir iz pravnih razloga. Zatim je, naravno, rešenje korišćenja baze podataka na namenskom serveru, koje vam je dodeljeno samo, veoma dobro rešenje.
  Selekcija je velika.

  Zapravo, potrazi za rešenjima je takođe mesto u odeljku prvih 30 dana. Uz PaperOffice DMS upravljanje dokumentima i NAS hardver, integrisan u kompanijsku mrežu, dostupna su sva rešenja za implementaciju prelaska sa papira na digitalni.

Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile

• Uvođenje PaperOffice DMS plus hardvera

  Nakon što je softver instaliran na računarima u kompaniji, dodeljeni su nivoi hijerarhije i nas serveri su podešeni i umreženi, softver je obučen.

  Nema potrebe za spoljnim (obično sinonimom za "skupe") konsultante. Zaposleni u PaperOffice-u su naravno dostupni ako je potrebno. Više od milion kompanija koje rade sa PaperOffice DMS-om širom sveta do sada se veoma dobro slagalo sa detaljnim tutorijalima i video zapisima ili uz telefonske savete o pitanjima o PaperOffice DMS-u.

  Većina procesa je samoobjašnjiva i praćena je veoma dobro postavljenim menijem pomoći. Uzgred, ne moraš da budeš tvrdoglava što se držiš 30 dana. Ako su svi koji učestvuju u promeni sa analognog na digitalno mišljenje da će funkcionisati, proces se može skratiti po želji.

  Struktura fascikle

  Značajna struktura fascikle je važna tako da se lako možete pronaći nakon promene. Lako organizujte strukturu digitalne fascikle u skladu sa postojećom strukturom fascikle "real".

  Oslonite se na automatizaciju

  Zahvaljujući inteligentnom AI prepoznavanju, možete da prepoznate važne podatke o dokumentu u dokumentu, izdvojite ih i koristite za ključne reči dokumenta. Na taj način se štedi vreme, a samim tim i novac.

• Završite prelazak u kancelariju bez papira

  Poslednjih 30 dana (ili manje) počinju i zaposleni završavaju fazu obrazovanja i obuke. E-poruke se više ne štampaju, već čuvaju.

  Korišćenje tokova posla i markica

  Dokumentima i e-porukama se može pristupiti, uređivati i omogućivati drugim zaposlenima u bilo kom trenutku putem funkcije toka posla u PaperOffice DMS-u. Teretni dokumenti iz isporuka ili dolaznih pisama digitalizovani su pomoću skenera ili kamere mobilnog telefona i konvertovani u tekstualne dokumente pomoću OCR softvera kompanije PaperOffice.

  Funkcija pečata omogućava pokretanje različitih tokova posla i dalje radnje. Dinamičke promenljive se mogu dodati markicama, a čak se i obaveštenja putem e-pošte automatski šalju prilikom upotrebe.

  Ne zaboravi da pojačaš

  Postoji samo jedno centralno skladište sa funkcijom pravljenja rezervne kopije. Nikada se više ne postavlja pitanje koji zaposleni ima određeni dokument uskladišten na svom računaru i kako do njega doći jer je on ili ona na odmoru i nedostupan je.

  Metod šifrovanja podataka koji takođe koristi američka vojska. Trenutno popularna i unosna igra hakera sa ransomwareom odbija se od PaperOffice-a.

  Ostanite dosledni: Početak je uvek težak, jer su procesi koji se godinama uvežbavaju novi za sada. Ne povlači se u stari šablon.

Ostanite dosledni i iskusite kancelariju bez papira.

Ultimativni vodič u 5 koraka

Savet

Kreirali smo ultimativni vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja kao dokumenta koji se može preuzeti, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko traje:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Privremeni zaključak 2 / 3

Sa pravim softverom, kancelarija bez papira znači da nema dodatnog posla!

Sve što je stvarno potrebno je neki softver

• Potpuno automatizujte prijem faktura pomoću personalizovanih e-poruka, ako su fakture dostupne digitalno
• U slučaju papirnih faktura, zahvaljujući integritetu skenera, one se mogu automatski uhvatiti grupnim skeniranjem
• Indeksiranje i čitanje skeniranih dokumenata
• i najvažnija stvar: može automatski da skladišti digitalne i skenirane dokumente u zavisnosti od njihovog sadržaja!

I izbegnite ovu uobičajenu grešku

U svakom slučaju, uverite se da vaš izbor softvera spada u DMS sa kojim možete da izvršite automatsko snimanje (npr. praćenje direktorijuma) i učenje dokumenata SAMI kako ne biste zakoračili u nekontrolisanu zamku troškova i da ne biste zavisili od proizvođača da bude!

Zaključak digitalne transformacije

Za mnoge kompanije moderna i efikasna kancelarija bez papira nije dostignuće preko noći, ali takođe nije ni utopija. Da biste konačno postigli digitalizaciju dokumenata, potrebno je da uspostavite politiku smanjenja papira i pronađete rešenja kako biste se rešili svega što vam više nije potrebno.

Softver za upravljanje dokumentima iz paperOffice-a vam može pomoći da digitalizujete dokumente i primenite kancelariju bez papira. DMS rešenja su kompletna rešenja koja nude doslednu infrastrukturu.
Kao rezultat toga, poslovni procesi se mapiranju transparentno, tokovi posla se mogu obavljati digitalno i sve važne informacije se mogu lako prikazati.

Zahvaljujući DMS rešenjima, takođe ste u mogućnosti da obrađujete i skladištite digitalne dokumente i sadržaj na način provere, na primer da biste uštedeli sebi probleme tokom revizije preduzeća i poreza.

Saveti & trikovi za digitalnu kancelariju

Saželi smo vam 9 saveta kako bi kancelarija bez papira zaista mogla da radi!

Ukratko, radi se o digitalizaciji najrazličitijeg dokumenata u preduzeću, kao što su ugovori, priznanice, beleške o isporuci, dolazne fakture, npr. sve što je na papiru. Pored toga, ne dovode se u pitanje samo novine o prošlosti, već i budući papir.

Komunikacija je takođe relevantan partner u kancelariji bez papira. Ne morate da brinete legalno, samo obratite pažnju na par "suptilnosti". Određeni dokumenti, uključujući strukturu fascikli i u PDF formatu, lako mogu da se predaju poreskom konsultantu ili kolegama kao samodrzajuća arhiva - to se radi sa samo nekoliko klikova mišem.

Pravi softver za upravljanje dokumentima rešava analogno-digitalni problem

DMS označava sistem za upravljanje dokumentima i namenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, koji uključuju konverziju iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav sistem. Njegov opseg funkcija je jednako izuzetan kao i intuitivno dizajnirana navigacija menija, što zahteva samo manju obuku. Ne trebaju vam skupi konsultanti na licu mesta. Dobro objašnjeni video tutorijali na PaperOffice DMS-u mogu ovo da urade jednako dobro i mnogo jeftinije, besplatno.

Skeniranje, OCR, arhiviranje sa automatskom ključnom reči, objedinjavanje dokumenata pod kontrolom AI, integrisani pretraživač, funkcija toka posla, šifrovanje sa 1024Mbit, direktna integracija u MS Office, zaštita od ransomwarea, automatizovano kreiranje predložaka, funkcija pečata, upravljanje zadacima i napomenama.

Ovo su par najvažnijih funkcija PaperOffice DMS-a i kao što rekoh, ni vi ni vaši zaposleni ne morate da završite IT diplomu.

Privremeni zaključak 3/ 3

1. Obratite se proizvođaču sa know-how i softverom koji je u skladu sa GOBD (a takođe i GDPR)!

2. Ne postoji odgovarajući DMS softver. Svaki DMS ima svoje opravdanje i na kraju proizvod mora da se uklopi u svrhu.

3. Bilo da se radi o vašem serveru, PaperOffice namenskom serveru u data centru Strato AG u Berlinu (Nemačka) ili NAS - sačuvajte svoj NEVER dokument na skladištu u oblaku treće strane koji se a) ne koristi na namenskoj osnovi i b) se ne nalazi u bezbednoj zemlji c) ne može se izvoziti jednim klikom

Savet

Ako se pridržavate saveta i koristićete NAS za in-house bezbedno skladištenje dokumenata - PaperOffice ne samo da je savršen za ovo, već je čak i jedini zvanični DMS za najvećeg NAS proizvođača na svetu - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.