Naveli smo pet koraka koje treba da sledite da biste smanjili potrošnju papira u kancelariji i išli digitalno:
-
Strategija i analiza procesa
Dobro isplanirajte raspoređivanje u kancelariji bez papira. Iskoristite dovoljno vremena da analizirate procese u vašem preduzeću. Šta mora biti dostupno ili čuvano u papirnoj formi? Koji dokumenti su dovoljni u digitalnom obliku?
Dokumenti i informacije dolaze iz različitih izvora Najverovatnije ćete naići na informacije koje dolaze iz različitih izvora i u različitim formatima. Neke od njih su u digitalnom obliku, uskladištene u datotekama ili bazama podataka, a neke u obliku odštampanih dokumenata.
Planiranje vremena i osoblja za projekat kancelarije bez papira
Četvrt ili 90 dana je razuman vremenski okvir za sprovođenje akcija potrebnih za prelazak u kancelariju bez papira.
To je takođe period koji omogućava nesmetanu tranziciju. Brza rešenja koja primoravaju zaposlene da naprave promene iz jednog dana u drugi obično su kratkog daha. Takođe je moguće na taj način ne ometati operacije.
U osnovi, prilikom prelaska u kancelariju bez papira sa PaperOffice DMS-om, nema potrebe za projektnim timom koji sažima nekoliko ljudi.
U mnogim preduzećima, odbijanje ovih od njihovih stvarnih zadataka nije ni moguće ni poželjno. Ono što, međutim, ima smisla je da se bar jedna osoba sa ovlašćenjem za izdavanje direktiva izda CDO- u, glavnom digitalnom oficiru. Ako niste previše raspoloženi za američke skraćenice, možete da imenujete njega ili nju za menadžera projekta bez papira.
-
Utvrđivanje perioda za prelazak u kancelariju bez papira
Razbijanje predviđenih 90 dana u manje vremenske periode ima svrhu da se fokusira na svaku fazu tranzicije i da bude u stanju da se osvrne na procese koji su uključeni. Pored toga, uspesi u promeni mogu lakše da se dokumentuju. Zaposleni bolje razumeju mere i ne osećaju se preopterećeno. Istovremeno, ciljevi moraju da se komuniciraju interno, što je u skladu sa mentalnom promenom. Koliko je ovo važno već je objašnjeno u predgovoru.
Ima smisla podeliti 90 dana na tri odeljka od po 30 dana.
Prvih 30 dana se koristi za analizu svih procesa koji treba da se konvertuju iz analognog u digitalni.
U drugih 30 dana biće uveden PaperOffice DMS i potreban hardver, ali u početku samo u svrhu obuke i pratećih tekućih procesa, ukoliko se to pojavi.
Poslednjih 30 dana je preuzeto sa prelaskom procesa sa analognog na digitalni, a bez sumnje se pojavila pitanja zaposlenih. Jedna ili druga netačna operacija je takođe moguća, ali se to može ispraviti u bilo kom trenutku zahvaljujući hijerarhijskoj strukturi PaperOffice DMS-a.
-
Otkrivanje putanja nabavke i određivanje skladištenja podataka
U prvih 30 dana fokus je sada na ispitivanju procesa u kojima je papir do sada igrao glavnu ulogu. Da biste to uradili, neophodno je da prepoznate interfejse spoljne i interne komunikacije u kompaniji i da pratite njihov životni ciklus, koji tu može biti:
- Telefonski pozivi (npr. obrazac za porudžbinu koji se zatim popunjava)
- Saobraćaj putem e-pošte (npr. pošta će biti odštampana za sledeći sastanak)
- Pisma
- Poseta poslovnog klijenta (npr: pogledajte telefonske pozive)
- Propratni dokumenti
- Unutrašnja prepiska
Sledeća stvar koju treba utvrditi je kada i gde se, u slučaju elektronskih oblika, odvija prelazak na štampani papir, kao i put od papira do arhiviranja ili samo do korpe za otpatke.
Od sada digitalno dizajniraj dokumente
Od sada, radite bez papira što je više moguće: sastanci, minuti, dolazna pošta, odlazne fakture i beleške mogu se kreirati direktno u PaperOffice-u. Zadaci i tokovi posla se takođe primenjuju digitalno.
Digitalizujte fakture i postepeno sprovodite računovodstvo bez papira
Iznoševanje faktura kao takvih takođe je deo kancelarije bez papira, mada ne samo da se može videti u tom kontekstu. Digitalizacija i pravilna obrada su problem i takođe moraju biti dobro isplanirani i sprovedeni.
Svako ko digitalno održava svoje fakture i takođe kreira svoje digitalno knjigovodstvo prepoznaje veći potencijal za uštedu i može učiniti opšti računovodstveni proces efikasnijim.
Skladište podataka
Ako ste već odlučili da će vaši fizički fajlovi sada biti digitalne datoteke, odmah se postavlja pitanje gde ćete uskladištiti te digitalne datoteke. Da li ćete ih uskladištiti u bazi podataka lokalno ili na spoljnom NAS uređaju?
Kada prelazite na kancelariju bez papira, ne bi trebalo da preskačete jedan od najvažnijih aspekta. Lokalno skladištenje podataka i korišćenje NAS uređaja.
Ili uopšte ne želite da imate skladište podataka ili bazu podataka u svom preduzeću? Međutim, da biste izbegli požar, pljačku i sl., korišćenje rešenja u oblaku ne dovodi u obzir iz pravnih razloga. Zatim je, naravno, rešenje korišćenja baze podataka na namenskom serveru, koje vam je dodeljeno samo, veoma dobro rešenje.
Selekcija je velika.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Uvođenje PaperOffice DMS plus hardvera
Nakon što je softver instaliran na računarima u kompaniji, dodeljeni su nivoi hijerarhije i nas serveri su podešeni i umreženi, softver je obučen.
Nema potrebe za spoljnim (obično sinonimom za "skupe") konsultante. Zaposleni u PaperOffice-u su naravno dostupni ako je potrebno. Više od milion kompanija koje rade sa PaperOffice DMS-om širom sveta do sada se veoma dobro slagalo sa detaljnim tutorijalima i video zapisima ili uz telefonske savete o pitanjima o PaperOffice DMS-u.
Većina procesa je samoobjašnjiva i praćena je veoma dobro postavljenim menijem pomoći. Uzgred, ne moraš da budeš tvrdoglava što se držiš 30 dana. Ako su svi koji učestvuju u promeni sa analognog na digitalno mišljenje da će funkcionisati, proces se može skratiti po želji.
Struktura fascikle
Značajna struktura fascikle je važna tako da se lako možete pronaći nakon promene. Lako organizujte strukturu digitalne fascikle u skladu sa postojećom strukturom fascikle "real".
Oslonite se na automatizaciju
Zahvaljujući inteligentnom AI prepoznavanju, možete da prepoznate važne podatke o dokumentu u dokumentu, izdvojite ih i koristite za ključne reči dokumenta. Na taj način se štedi vreme, a samim tim i novac.
-
Završite prelazak u kancelariju bez papira
Poslednjih 30 dana (ili manje) počinju i zaposleni završavaju fazu obrazovanja i obuke. E-poruke se više ne štampaju, već čuvaju.
Korišćenje tokova posla i markica
Dokumentima i e-porukama se može pristupiti, uređivati i omogućivati drugim zaposlenima u bilo kom trenutku putem funkcije toka posla u PaperOffice DMS-u. Teretni dokumenti iz isporuka ili dolaznih pisama digitalizovani su pomoću skenera ili kamere mobilnog telefona i konvertovani u tekstualne dokumente pomoću OCR softvera kompanije PaperOffice.
Funkcija pečata omogućava pokretanje različitih tokova posla i dalje radnje. Dinamičke promenljive se mogu dodati markicama, a čak se i obaveštenja putem e-pošte automatski šalju prilikom upotrebe.
Ne zaboravi da pojačaš
Postoji samo jedno centralno skladište sa funkcijom pravljenja rezervne kopije. Nikada se više ne postavlja pitanje koji zaposleni ima određeni dokument uskladišten na svom računaru i kako do njega doći jer je on ili ona na odmoru i nedostupan je.
Metod šifrovanja podataka koji takođe koristi američka vojska. Trenutno popularna i unosna igra hakera sa ransomwareom odbija se od PaperOffice-a.
Ostanite dosledni: Početak je uvek težak, jer su procesi koji se godinama uvežbavaju novi za sada. Ne povlači se u stari šablon.
Ostanite dosledni i iskusite kancelariju bez papira.
Ultimativni vodič u 5 koraka
Savet
Kreirali smo ultimativni vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja kao dokumenta koji se može preuzeti, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko traje:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Privremeni zaključak 2 / 3
Sa pravim softverom, kancelarija bez papira znači da nema dodatnog posla!
Sve što je stvarno potrebno je neki softver- Potpuno automatizujte prijem faktura pomoću personalizovanih e-poruka, ako su fakture dostupne digitalno
- U slučaju papirnih faktura, zahvaljujući integritetu skenera, one se mogu automatski uhvatiti grupnim skeniranjem
- Indeksiranje i čitanje skeniranih dokumenata
- i najvažnija stvar: može automatski da skladišti digitalne i skenirane dokumente u zavisnosti od njihovog sadržaja!
I izbegnite ovu uobičajenu grešku
U svakom slučaju, uverite se da vaš izbor softvera spada u DMS sa kojim možete da izvršite automatsko snimanje (npr. praćenje direktorijuma) i učenje dokumenata SAMI kako ne biste zakoračili u nekontrolisanu zamku troškova i da ne biste zavisili od proizvođača da bude!
