Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Prijateljstvo Poverenje Reč časti
Nikada nećemo davati vašu email adresu drugim osobama i svaki email sadrži link za jedan klik za odjavu.
Digitalizacija ili digitalna transformacija vaših papirnih dokumenata je preduslov za efikasnost i uspeh vaše kompanije. Potreba za digitalizacijom je sada važan aspekt za sve.
Savet stručnjaka
U aktuelnom članku objašnjavamo najvažnije prednosti digitalizacije, navodimo funkcije i opisujemo uticaj uspešne implementacije.Kako ceo svet postaje sve "digitalniji", sve većem broju kompanija, posebno malim inicijima, potreban je "podsticaj" za početak. Zato što su mnogi već užasnuti samom mišlju da se posvete toj temi ili da se bave njome.
U aktuelnom članku ćemo vam pokazati da je prelazak sa papirnih dokumenata na digitalne dokumente mnogo lakši nego što se čini u vašim košmarima. Poslušajte naš savet isplatiće vam se za vaš biznis.
U određenoj meri, analogna arhiva je i danas neophodna. Međutim, u 99 odsto vremena nema potrebe da radite sa tim.
Naprotiv, štampani papir je anahronizam koji se održava ili iz navike ili čisto tehnički jer određeni dokumenti moraju biti sačuvani u obliku u kojem su napravljeni, kao što su dela ili ugovori. Međutim, one se takođe mogu skenirati da bi se radio sa njihovim sadržajem na računaru.
Stvarni odlazak u arhivu, pretraga na policama ili ormari za popunjavanje, uklanjanje dokumenta, rad sa njim i njegovo vraćanje i njegovo sređivanje u arhivi. Samo opisivanje i čitanje ovog procesa zahteva mnogo vremena. Pozivanje digitalne arhive, sa druge strane, uzima nekoliko klikova i ništa više.
Pre nego što uđemo u beneficije, odgovorimo na sledeće pitanje:
Fleksibilan rad, bez obzira gde se namiš
Optimizacija svih tokova posla
Digitalna potvrda i otpremnica
Smanjenje troškova u svim oblastima
Pojednostavljeno rukovanje rokovima
Brža unutrašnja i spoljašnja komunikacija
Integracija u kancelarijski softver
Pretraživanje sadržaja pomoću ključnih reči
Čuvanje radnog vremena
Dugoročno arhiviranje u PDF/A formatu
I dok velike kompanije odavno odagnaju službenike za digitalizaciju koji se bave temom konverzije analognih dokumenata sa punim radnim vremenom, mala i srednja preduzeća obično nemaju ljudske resurse, posebno jer su potrebne odgovarajuće profesionalne kvalifikacije.
Međutim, ovo je česta greška i dovodi do loših investicija, jer mnogi proizvođači iskorišćavaju ovo neznanje.
Ne treba vam IT specijalista ili obučeni bibliotekar!
Sve što ti stvarno treba je
Ponekad je hardver često već tu, ima više potencijala nego ranije i može odmah da se koristi.
Savet
Uzgred, postoji poseban članak na temu "obrade digitalnih faktura", koji je izveštavao o prednostima digitalizacije ili obrade digitalnih faktura:
Prosto rečeno, to je proces zamene fizičkog dokumenta, u smislu papira, digitalnim formatom.
Većina ljudi bi trebalo da bude upoznata sa procesom, bar na rudimentaran način. Dokument se skenira ili fotografiše, za koji se obično koriste skeneri. Međutim, to zavisi od odgovarajućeg interfejsa. Dokument se takođe može digitalizovati pomoću kamere mobilnog telefona.
Za mnoge kompanije, promena iz papira i fascikli u elektronske formate jedna je od najvažnijih i takođe značajnih mera u procesu digitalizacije.
Uz PaperOffice, sve što treba da uradite je da skenirate dokument skenerom (PaperOffice radi sa svima), a PaperOffice kreira digitalnu verziju.
Savet
Na temu "Automatizovano arhiviranje papirnih dokumenata" nalazi se video na Jutjubu koji na razumljiv način objašnjava ovaj proces:
Skenirani dokumenti se dodaju putem integrisanog modula skenera ScanConnect, koji, između ostalog, omogućava hvatanje dokumenata sa svih skenera, multifunkcionalnih uređaja, mobilnih aplikacija i takođe velikih kopir aparata, kao što su kompanija Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox i drugi.
Automatsko kreiranje verzija postojećih dokumenata se uzima u obzir, a metod skeniranja zahvaljujući stranicama za razdvajanje je podržan za masovno skeniranje nizova dokumenata, a zatim subdiviziju u pojedinačne dokumente.
Ako skenirate mnogo dokumenata, PaperOffice je posebno koristan jer prepoznaje listove za razdvajanje i razdvaja dokumente za arhiviranje. Odlična funkcija koja je posebno korisna ako vaša kompanija redovno radi sa dokumentima kompleksnog formata je da PaperOffice koristi AI za prepoznavanje sadržaja na dokumentima, kao što su: ukupne vrednosti, vrste dokumenata, datumi, kontakt detalji itd.
Sada tekst na dokumentu ne samo da treba da bude čitljiv, već i da bude dostupan na takav način da lako možete da potražite isečak teksta.
Čim se dokumenti ubace u PaperOffice, PIA vodi računa o svemu što vas inače zadržava.
Bez obzira na sve i bez obzira iz kog izvora skenera!
To znači da vam PIA obezbeđuje sopstveni moćni pretraživač za sve vaše informacije, koji može da pretražuje i pronalazi tekstualne kao što su klasični pretraživači kao što je Google, ali može i celu stvar da uradi vizuelno, već da uporedi i prepozna dokument vizuelno može.
PaperOffice će automatski prepoznati sve dokumente koje je PIA učila od ovog trenutka, a koji zauzvrat mogu da pokrenu automatska pravila i maske za popunjavanje.
Da biste automatski uskladištili dokumente i potvrde, dokument se prvo uči u paperOffice-u. Maske za popunjavanje u PaperOffice-u se brinu o lokaciji indeksiranja i popunjavanja.
Čim se prepozna predložak dokumenta koji se uči, automatski se aktivira maska za skladištenje koja je odgovorna za automatizovanu ključnu reč i lokaciju za skladištenje.
Maske za skladištenje ne mogu se automatski aktivirati samo učenim predlošcima dokumenata - one se mogu izabrati i ručno u PIA dijalogu.
PIA postaje potpuno autonomna, bez interakcije korisnika i za neograničen broj dokumenata u skladu sa definisanim maskama za skladištenje:
Jedan od najvažnijih aspekata prilikom skladištenja dokumenata putem sistema za upravljanje dokumentima je poštovanje zakonskih propisa ili zahteva GoBD-a.
Skraćenica GoBD označava "Principe za pravilno upravljanje i skladištenje knjiga, zapisa i dokumenata u elektronskoj formi i za pristup podacima".
Posebno, zbog revizije, visoko šifrovanog skladišta dokumenata direktno u centralnoj SQL bazi podataka PaperOffice ispunjava sve zahteve za standarde dokumenata i pravne smernice ili najviši nemački standard GOBD na svetu.
Termin kreiranje verzija nije strana reč u okviru sistema za upravljanje dokumentima (DMS). Potreba za korišćenjem sistema za upravljanje dokumentima koji ima kontrolu verzija usaglašenu sa goBD-om i kreiranje verzija otpornih na reviziju jasnija je nego ikada ranije.
Termin kreiranje verzija se može vrlo lako objasniti: Ukupno gledano, radi se o funkcionalnosti koja se koristi za zapisivanje promena u dokumentima ili datotekama. Promena dokumenta se može otkriti i sačuvati kao kopija u senci kao nova verzija dokumenta.
Svaka promena dokumenta stavlja "noviju" verziju dokumenta u odgovarajuću arhivu. Evidentiranje čini promene prozirnim i praćenim sve vreme. U ovom trenutku, gledalac koji će uslediti zna kada i kojim uređivačem je izvršena promena dokumenta. Ovo vam daje pregled celog životnog ciklusa dokumenta. Kreiranje verzija se može uraditi automatski ili ručno.
Da biste obezbedili bezbednost revizije, svi detalji promene dokumenata i datoteka moraju biti jasno praćeni. Mora se osigurati da samo ovlašćeni zaposleni mogu da naprave takvu promenu. Ali jednako je važno znati godinama kasnije koji zaposleni su promenili šta i kada.
Jasno se pokazuje činjenica da digitalizacija analognih dokumenata ima prednosti.
Skuplja varijanta digitalizacije je naručivanje firme koja je specijalizovana za to. U zavisnosti od okolnosti, datoteke i fascikle iz arhive šalju se preduzeću kao teret, gde se digitalizuju i ponovo šalju nazad. Prethodno je utvrđen format podataka koji će biti digitalizovani. Ali dati važne podatke kompanije? Iako sve kompanije koje se bave digitalnim arhiviranjem uveravaju najviši nivo poverljivosti, nema garancija.
Na zahtev, kompanije takođe mogu dovesti kamion sa skenerima bubnjeva i digitalizovati se direktno na licu mesta, na parkingu sopstvenih prostorija kompanije. Međutim, to strašno podiže zakon. Skupa usluga van kuće, koja može da potraje nekoliko dana u zavisnosti od veličine arhive, mora da se plati odvojeno.
Srećom po sve kompanije, dok arhive moraju da budu arhive, informacije koje sadrže, bilo analogne ili digitalne, ne moraju sve da budu dostupne u isto vreme. To omogućava kompanijama da digitalizuju arhive korak po korak, po logističkom principu poslednjeg u prvom <> autu. Prvo digitalizujte poslednje primljene analogne dokumente.
Savremeni dokumenti su obično potrebni daleko više od dokumenata udaljenih vremena u dnevnom toku posla. Dakle, prvo bi trebalo da digitalizujete ove pravovremene dokumente, što ubrzava proces rada zahvaljujući vašoj boljoj dostupnosti. U najboljem slučaju, postoji ravnoteža između napora koji učestvuju u digitalizaciji (uklanjanje arhive, skeniranje, čuvanje digitalno, vraćanje analognog dokumenta) i ubrzanja procesa koje je sada dostupno, pošto nema potrebe da idete u arhivu i možete da radite sve procese na računaru.
Još jedan pozitivan efekat ovog pristupa je da periodi zadržavanja mogu optimalno da se koriste kako bi se smanjile zalihe analogne arhive i da se ne digitalizuju datoteke čiji periodi zadržavanja ističu šest meseci kasnije.
Broj administrativnih zaposlenih u preduzeću ili broj VDU poslova koji dolaze u pitanje ponekad se umnogome razlikuju, pa je nemoguće reći koliko zaposlenih treba da naručite sa digitalizacijom u odnosu na veličinu preduzeća.
U najmanju ruku, svaki zaposleni bi trebalo da ima pristup uređaju sa funkcijom skenera, po mogućstvu skenerom dokumenta koji omogućava skeniranje više feedova, kao i različitih formata.
Obim svake digitalizacije je jednako nezgodan kao i broj ljudi koji učestvuju u digitalizaciji, jer je sa ovim sistemom digitalizacija gotovo slučajna. Ovo se može primeniti, npr. Istovremeno, ovo bi mogao da bude okidač za digitalizaciju cele analogne arhivirane datoteke o kompaniji XYZ.
Međutim, dugoročni poslovni odnos, na primer, može da se manifestuje u prilično velikom broju datoteka. Druga varijanta bi bila digitalizacija samo određenih segmenata poslovnog odnosa, upravo onih koji podležu najčešćoj obradi. Na primer, fakturisanje ili beleške o isporuci. Uz pravi softver, digitalizacija koja prati proces može da se primeni bez ikakvih problema.
Savet
Kreirali smo vrhunski vodič u 5 koraka za odlazak bez papira i digitalizaciju vašeg poslovanja, detaljno opisujući svakih 5 koraka i koliko je potrebno:
Svako ko, kao preduzetnik ili odgovorno lice, želi da zaista oteža život sebi i svojim zaposlenima u smislu digitalizacije, sastavlja softver:
Program za prikupljanje podataka iz procesa skeniranja.
OCR softver za prepoznavanje teksta.
Program baze podataka.
Softver za pretragu i tako dalje.
Na kraju sve zavrљi u nekom oblaku.
Ukratko: Mladi istražuju bez rime i razuma.
Softverski sastav mnogih kompanija podseća na istoriju njihove kompanije, strukturu koja je sporo rasla. Toliko je kompleksan da ga razume samo nekoliko dugogodišnjih zaposlenih.
Bolje rešenje je softver koji sprovodi sve procese od skeniranja do obezbeđivanja do arhiviranja i istovremeno nudi interfejse za povezivanje drugog softvera. Softver sa samoobjašnjivom navigacijom menija koji digitalnim dokumentima kompanije na kraju daje dom koji takođe zadovoljava sve zahteve u smislu rukovanja i obrade podataka, kao i bezbednosti.
Tako je, ali nešto jednostavno i funkcionalno patos je bolje od bujice IT tehničkog žargona zbog koje zaposleni izranjaju u znoju.
PaperOffice je savršen za digitalizaciju dokumenata.
DMS označava softver za upravljanje dokumentima i namenjen je upravljanju dokumentima, posebno digitalnim dokumentima, što uključuje konverziju iz analognog u digitalni. PaperOffice DMS je takav softver. Njegov opseg funkcija je jednako izuzetan kao i intuitivno dizajnirana navigacija menija, što zahteva samo manju obuku. Ne trebaju vam skupi konsultanti na licu mesta. Dobro objašnjeni video tutorijali na PaperOffice DMS-u mogu ovo da urade jednako dobro i mnogo jeftinije, besplatno.
Skeniranje, OCR, arhiviranje sa automatskom ključnom reči, objedinjavanje dokumenata pod kontrolom AI, integrisani pretraživač, funkcija toka posla, šifrovanje sa 1024Mbit, direktna integracija u MS Office, zaštita od ransomwarea, automatizovano kreiranje predložaka, funkcija pečata, upravljanje zadacima i napomenama.
Ovo su par najvažnijih funkcija PaperOffice DMS-a i kao što rekoh, ni vi ni vaši zaposleni ne morate da završite IT diplomu.
Preporučujemo našim korisnicima da arhiviraju digitalizovane podatke u bazi podataka koja se nalazi na NAS uređaju kao što je Synology ili QNAP ili na namenskom serveru. Sa sopstvenim spoljnim (namenskim) PaperOffice serverom, dobijate sve prednosti cloud-a sa savršenom zaštitom podataka i štedite novac i puno posla svakog meseca.
Sa PaperOffice serverom imate sve prednosti cloud rešenja sa samo jednom ogromnom razlikom: To je tvoj namenski server baze podataka i niko mu ne pristupa osim tebe.
Želite da koristite server? Nema problema.
NAS, mrežno priključeno skladište, na nemačkom uređaj za skladištenje sa mrežnom vezom, kao i kompatibilan softver za PaperOffice DMS i unutrašnji oblak je spreman. Apsolutno bezbedan od državne i nedrћavne radoznalosti i, zahvaljujuжi rezervnoj funkciji, takoрe bezbedan od pada hard diska.
2. Ne postoji odgovarajući DMS softver. Svaki DMS ima svoje opravdanje i na kraju proizvod mora da se uklopi u svrhu.
3. Bilo da se radi o sopstvenom serveru, PaperOffice namenski server u data centru Strato AG u Berlinu (Nemačka) ili NAS - sačuvajte svoj NEVER dokument na skladištu u oblaku treće strane koji se a) ne koristi na namenskoj osnovi i b) se ne nalazi u bezbednoj zemlji c) ne možete da izvozite jednim klikomSavet
Ako se pridržavate saveta i koristićete NAS za in-house bezbedno skladištenje dokumenata - PaperOffice ne samo da je savršen za ovo, već je čak i jedini zvanični DMS za najvećeg NAS proizvođača na svetu - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "10 najvažnijih prednosti digitalizacije papirnih dokumenata":
Da biste skenirali povezane dokumente, preporučuje se skener sa listom listova sa najmanje 300dpi. Skener je želeo da ima funkciju skeniranja do fodlera i opcionalne WIA/TWAIN upravljačke programe. Imali smo dobra iskustva sa Fujitsu Scansnap, koja rade veoma pouzdano.
Papirne dokumente generalno treba skenirati u PDF/A formatu, a zatim sačuvati u softveru za upravljanje DMS dokumentima - ili direktno ako softver to podržava ili automatizuje, npr.
Ako koristite pristojan softver koji redovno ažurira i ima strategiju pravljenja rezervnih kopija podataka, odgovor je DA za dokumente koji nisu kritični. Sve što bi zakonski moglo da zahteva original takođe bi trebalo da se čuva u originalu. Na primer, PaperOffice DMS ima mogućnost skladištenja originalne lokacije za skladištenje u svojstvima dokumenta.
Digitalni rad i unošenje starih dokumenata u novo doba biće najbolja ključna investicija koja će uštedeti neverovatnu količinu vremena, novca i živaca u budućnosti.
Nije vam potreban sopstveni IT specijalista da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam je potrebno je pravi partner pored vas koji, zahvaljujući svom iskustvu, može da sprovede tačno ono što vam je potrebno. Izbegavajte zastrašivanje i odaberite probne pozicije umesto fensi PowerPoint prezentacija, a da ih zapravo nisu testirali.
Iskustvo je pokazalo da skoro svaka operacija, kompanija i kompanija imaju veliki kopir koji ne koristi svoj potencijal. Ovi uređaji vole masovno skeniranje, tolerantni su na spajalite i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja skenera.
Izbegavajte zamke troškova sa DMS / ECM sistemima gde ste nemilosrdno na milost i nemilost proizvođačima. Nemojte praviti kompromise kada su u pitanju sopstvene opcije administracije, kao što su podučavanje dokumenata i pravljenje samih postavki. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali će ostati nezavisan.
Procedure će biti potpuno identične u budućnosti, ali potpuno automatizovane.
Stiže faktura? Tok posla je aktiviran i sve ide svojim definisanim putem.
Pretražujete svih 1000 fascikli? Nema problema, jer imate svoj Google!
Uz pravu strategiju, konverzija iz analogne u digitalne arhive neće biti skup proces. Svaki preduzetnik mora da shvati da ovaj korak mora da se uradi u nekom trenutku, bolje danas nego sutra.
Kao što je ovde prikazano, uz prave alate, promena može dovesti do brze amortizacije investicija i značajno smanjiti troškove i vreme potrebno za buduće procese.
Promena jednostavno mora da se desi.
Ekipa PaperOffice rado deli 20 godina iskustva i štiti vas od grešaka!
"Laka integracija i rad PaperOffice DMS-a pružili su celokupno rešenje koje je ovoj industriji bilo potrebno: smanjiti potrošnju papira, ubrzati procese pretrage, automatizirati dodeljivanje službenicima i omogućiti skladištenje podataka vezanih za procese."
Karlos A. Garsija. Menadžer marketinga i komunikacija
