Javna ustanova
Mestna hiša
Carrión de los Condes

Začetni položaj

Kot organ javnega zavoda mora mestna hiša mesta Carrión de los Condes obvladovati veliko pomembnih dokumentov: dokumente, vloge, izkaznice, potrdila o registraciji, pa tudi gradbene datoteke in poslovne dokumente, korespondenco in še veliko več.

Na žalost mestna hiša doslej ni bistveno koristila uporabe ustrezne programske opreme za upravljanje dokumentov, saj še niso našli ustrezne rešitve.

Z namenom lažjega in učinkovitejšega iskanja je mestni arhiv načrtoval digitalizacijo dokumentacije in vključitev vsebine v notranjo arhivsko bazo podatkov.

Ročna obdelava bi bila preveč zamudna, zato so iskali avtomatizirano pridobivanje informacij.

Cilj mestne uprave je bil digitalizacija obstoječih papirnatih dokumentov, optimizacija procesov in nadzor poteka dela nad vsemi dohodnimi in odhodnimi dokumenti, avtomatizacija velikega dela procesov v ozadju in s tem optimizacija procesa upravljanja nepremičnin.

Obstoječa težava

V preteklosti je celoten vladni sistem temeljil na papirju. Prijave, ki so jih oddali državljani, so bile razvrščene v spise s strani registracijske pisarne, posredovane mestni hiši, kjer so bili dodani dodatni dokumenti.

Dokumenti so se nato selili v meter dolge stene, ki so pokrivale celotno pisarniško steno in so bile tam shranjene leta.

Toda z obstoječimi in dnevnimi dohodnimi dokumenti je ročni sistem mestne hiše Carrión de los Condes dosegel svoje meje: Posamezne prejemke so kolegi pogosto nepravilno ali prej odstranjeni in še niso bili odstranjeni. Tudi sodelovanje zunanjih institucij je bilo težko, na primer, ko so mestne hiše ali strokovnjaki potrebovali dostop do prošnje.

"Stroške shranjevanja, ki se jim je mogoče izogniti, smo imeli z vložitvijo dokumentov v mape. Poleg tega je bilo iskanje dokumentov zamudno in je pogosto vključevalo obisk arhiva",

opozarja na g. Carlosa A. Garcia marketinga in komunikacije manager.

Rezultat so bili dolgotrajni časi obdelave in neučinkovitost pri obdelavi, pridobivanju in posredovanju potrebne dokumentacije.

Največji problem pa je bila starost dokumentov, saj so postali krhki. V skladu s tem je organ šel v iskanje upravljanja digitalnih dokumentov.

Študija primera, ki je bila izvedena skupaj s sistemom za upravljanje dokumentov PaperOffice, je temeljila na skrbeh, kot je običajno v vsakem upravnem organu, ohranjanju številnih papirnih zapisov in datotek ter fizičnemu prostoru in osebju, ki je na voljo ( nekateri v kritičnem stanju) za shranjevanje, razvrščanje in organiziranje.

Kljub proračunskemu izotopu je občinska oblast Carrión de los Condes prišla do zaključka, da je treba ta staromodni sistem zamenjati z akustnim, modernim, digitalnim. Na ta način se lahko javni zavod namesto iskanja dokumentov posveti dejanski nalogi mestne uprave : meščanom.

"Delo smo le premaknili naprej in zdaj imamo začetek."

Carlos A. García, vodja marketinga in komunikacij v upravi Carrión de los Condes, je iskal rešitev za digitalizacijo vseh problemov, s ki se soočajo vse javne institucije. Predvidena je bila tudi digitalizacija vseh upravnih nalog občine, ki so bile prej v veliki meri analogne.

Zakaj je mestna hiša izbrala PaperOffice DMS

Najpomembnejša merila za izbor so bila zanesljivost in varnost, saj so upravljani dokumenti zaupni, kot so osebni dokumenti ali finančni položaj tožeče stranke.

Zaradi predpisov o varstvu podatkov v javni instituciji niso bili upoštevani različni ponudniki oblakov ali odprtokodne rešitve, saj varnosti varstva osebnih podatkov GDPR in dolgoročne naložbene varnosti ni bilo mogoče zagotoviti.

Ker PaperOffice DMS ni aplikacija v oblaku in shranjuje vse podatke v centralno bazo podatkov, ki se nahaja v mestni hiši, je bilo na koncu odločeno, da preizkusite zahtevani scenarij s testom.

"Že na prvem sestanek z PaperOffice opazite 20 let PaperOffice izkušnje na področju upravljanja dokumentov."

PaperOffice nadhaja vse standarde dokumentov in pravne smernice, zlasti zaradi zelo šifrirane hrambe dokumentov neposredno v mestni hiši in ne v oblaku.

Potrebe po uporabi sistema za upravljanje dokumentov, ki ima skladen nadzor različic in preverjanje revizijskih različic, je jasnejša kot kdaj koli prej.

Ogromen razlog za odločitev je bila dostopnost podpore, saj so se v preteklosti zelo slabe izkušnje z drugimi ponudniki, kar je pripeljalo tudi do mirovanja mestne hiše.

Za zagotovitev zanesljivosti in simuliranje resničnih težav je bila podpora paperOffice večkrat kontaktirana, da bi ocenili, ali so bili roki izpolnjeni in kakšna je kakovost podpore.

PaperOffice je pred vsakim drugim proizvajalcem tukaj.