QNAP Upravljanje dokumentov DMS za NAS

Sistemi za upravljanje dokumentov, upravljanje z dokumenti, imenovanih tudi sistem za upravljanje dokumentov (DMS), podpirajo vašo organizacijo pri elektronskem in strukturiranem organiziranju poslovnih dokumentov. DMS je pomemben korak proti pisarni brez papirja.

V kombinaciji z vašim QNAP NAS tvorijo idealno kombinacijo, ki omogoča digitalizacijo analogne arhiviranja in povečanje učinkovitosti iskanja in arhiviranja.

V dokumentnem sistemu PaperOffice je edini sistem za upravljanje dokumentov (DMS), ki ga je QNAP uradno odobril za vaše naprave QNAP.

Kaj je NAS?

Pod oznako "QNAP NAS" se prodajajo različne naprave za shranjevanje, ki jih je razvil tajvansko podjetje QNAP. Te naprave omogočajo podjetjem in posameznikom učinkovito zaščito, organizacijo in uporabo podatkov.

Gre za strežnik datotek z lastnim operacijskim sistemom, ki svoj prostor za shranjevanje ponuja prek omrežja.

QNAP NAS ponuja idealne pogoje za vsako podjetje, zlasti pa MSP, za hitro in preprosto shranjevanje podatkov podjetja.

V nadaljevanju vam pokažemo, kako izkoristiti največ iz svojega QNAP NAS za svoje podjetje in kako dokumentno upravljanje preprosto in brez Dockerja.

Einsatz von QNAP NAS Geräten ist sehr ratsam für alle Unternehmen jeder Grösse und jeglicher Branche für die Dokumentenverwaltung

Zakaj uporabljati NAS namesto oblaka?

Obstaja več razlogov, zakaj bi morali uporabiti NAS (omrežno shranjevanje) namesto oblakovne rešitve, tukaj so nekateri primeri:

• 1. Nadzor in varnost: NAS se fizično nahaja v kontroli podjetja, kar pomeni, da podjetje ima popoln nadzor nad lastnimi podatki in lahko zagotovi, da so ti podatki varni.
  V oblakih se podatki prenašajo k ponudniku in ne sledijo istim varnostnim standardom, kot jih ima podjetje samo.


• 2. Zaščita osebnih podatkov: Podjetja morajo pri shranjevanju osebnih podatkov skladno s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR) upoštevati zakonske predpise. Zato morajo biti pri izbiri tehnologij in storitev za shranjevanje prepričana, da izpolnjujejo zahteve za varstvo podatkov.
  NAS (omrežno shranjevanje) je bolj primeren od oblakovne rešitve, ko gre za skladnost z GDPR.
  Ker podjetje še vedno obvladuje nas, lahko podatke neposredno nadalje obdeluje in varuje. NAS omogoča tudi visoko stopnjo prilagodljivosti, saj podatkov ni treba shranjevati v zunanjem računalniškem centru. Podjetja lahko tudi šifrirajo podatke v NAS, da jih zaščitijo pred nepooblaščenim dostopom.
Dokumentenverwaltung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen - QNAP NAS ist die ideale Lösung dafür
• 3. Povezljivost interneta: NAS lahko deluje neodvisno od internetne povezave, kar je idealno za podjetja, ki delujejo na podeželju ali območjih z nestabilno internetno povezavo.


• 4. Stroški: Stroški so pomembna prednost, ki jo NAS nudi v primerjavi z oblakom. Nakup NAS je cenejši od storitve v oblaku, saj za to plačate samo enkrat in je izključno vaš.
  Prav tako so mesečni stroški za NAS veliko nižji kot za storitev v oblaku. Stroški naročnine za NAS niso potrebni, poleg tega pa je pri NAS ni dodatnih stroškov za širino pasovne širine, do katere lahko pride pri storitvi v oblaku.


• 5. Prilagodljivost: NAS ponuja podjetjem večjo fleksibilnost pri izbiri strojne opreme in kapacitete shrambe. Omogoča tudi razširitev prostora za shranjevanje, da se zadovoljijo naraščajoče potrebe podjetja.

QNAP NAS v kombinaciji z DMS PaperOffice podjetjem nudi enostavno in zanesljivo rešitev za upravljanje dokumentov.

PaperOffice DMS je uporabniku prijazna programska oprema, ki omogoča podjetjem organiziranje, shranjevanje, kategorizacijo in upravljanje dokumentov, tako da jih je mogoče kadarkoli in kjerkoli enostavno dostopati.

Z združevanjem NAS in učinkovitega upravljanja z DMS prek PaperOffice lahko povečate produktivnost svojega podjetja tako, da zagotovite hitro in zanesljivo dostopnost dokumentov. Prav tako zagotavlja dodatno zaščito podatkov, saj so ti shranjeni na NAS in ne na lokalnih računalnikih ali zunanjem oblaku.

Kako zahtevno je namestitev in nastavitev baze podatkov?

Namestitev in konfiguracija podatkovne baze na vašem QNAP NAS sta zelo enostavni in ne zahtevata posebnega znanja s področja IT.

Posebej zato, ker je delovanje Docker kontejnerjev po izkušnjah nestabilno in nezanesljivo, se je PaperOffice odločil, da uporablja neposredno in naravno uporabo sistema MariaDB, kar je preizkušen in zanesljiv način hrambe podatkov.

Če primerjamo z Docker namestitvijo, nastavitev izdelka lahko ob zgledu po PaperOffice YouTube videih obvladate tudi laiki v nekaj minutah.

Katere prednosti prinese opustitev Docker kontejnerjev?

Opustitev Docker kontejnerjev pri uporabi sistema za upravljanje dokumentov (

Kako se podatki prenašajo na QNAP NAS?

Obstaja več načinov prenosa podatkov v sistem za upravljanje dokumentov (DMS) PaperOffice, ki deluje na QNAP NAS (Network Attached Storage). Tukaj je nekaj primerov:

Skeniranje dokumentov

Postopek je preprost: če podatki še niso v digitalni obliki, morajo biti papirni dokumenti najprej skenirani ali fotografirani.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

Z vašim skenerjem ali drugo digitalno napravo se dokument ne pretvori samo v sliko, ampak se njegova vsebina lahko tudi elektronsko "prebere". Funkcija skeniranja, vgrajena v programski sistem PaperOffice DMS, se poveže z vašim skenerjem in tako prenese digitalni medij v programsko opremo za upravljanje dokumentov.

O tem, kako najbolje integrirati skener za digitalizacijo dokumentov, smo že napisali drug članek.

Digitalno shranjevanje dokumentov

Podatki v digitalni obliki, kot so e-pošta ali digitalne datoteke, se lahko preprosto povlečejo v vmesnik PaperOffice s funkcijo povleci in spusti. Če želite arhivirati več dokumentov brez ročnega dela, je primerna funkcija za spremljanje map, ki je vgrajena v PaperOffice. To omogoča nemoteno arhiviranje v ozadju.

Obstoječi podatki

Pri uporabi sistema za upravljanje dokumentov PaperOffice je uporabnikom omogočeno, da enostavno prestavijo že digitalne podatke, ki so shranjeni na trdih diskih prenosnih računalnikov ali namiznih računalnikov, v skupno rabo podatkovnega diska, QNAP NAS.

Vsi obstoječi podatki se lahko uvozijo v sistem za upravljanje dokumentov s samo enim klikom miške.

Dodana vrednost in koristi NAS QNAP skupaj z dokumentnim sistemom PaperOffice DMS

Uporaba NAS QNAP (Network Attached Storage) skupaj z dokumentnim sistemom PaperOffice DMS ponuja številne prednosti, med njimi so:

• 1. Centralizirano upravljanje podatkov: DMS omogoča shranjevanje in organiziranje vseh dokumentov in datotek na enem centralnem mestu, kar olajšuje sodelovanje in dostop do podatkov, saj ima vsak zaposleni lahko dostop do potrebnih datotek brez kopiranja na USB-ključ.
  To prihrani čas in preprečuje napake, ki bi nastale zaradi ročnega prenosa.


• 2. Povečana varnost: NAS ponuja dodatne varnostne funkcije, kot so šifriranje in redundanca, ki varujejo podatke pred izgubo ali nepooblaščenim dostopom ter zagotavljajo visoko stopnjo varnosti podatkov s pomočjo različnih možnosti varnostnih kopij.
  Je možno ustvarjanje samodejnih varnostnih kopij, da jih lahko ob izpadu ali nenamernem brisanju pomembnih datotek obnovite. Obstaja tudi možnost šifriranja podatkov, da se zagotovi, da so občutljivi podatki zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom.


• 3. Povečana hitrost dostopa: NAS omogoča hitrejši dostop in urejanje podatkov, kar povečuje produktivnost.


• 4. Enostavno vzdrževanje in posodabljanje: DMS in NAS sta neodvisna drug od drugega in ju je mogoče vzdrževati in posodabljati ločeno, kar olajšuje vzdrževanje.


• 5. Povečana prilagodljivost: Kombinacija NAS QNAP in sistema PaperOffice DMS ponuja vrsto konfiguracijskih in prilagoditvenih možnosti, da izpolnijo zahteve podjetja.


• 6. Tudi lahka razširljivost prostora za shranjevanje je ena od prednosti. Ker podjetja pogosto rastejo in potrebujejo več prostora za shranjevanje, je QNAP NAS mogoče enostavno razširiti, da izpolni naraščajoče zahteve. To je glede na druge načine shranjevanja, kot so zunanji diski ali oblak, stroškovno učinkovitejše in enostavnejše izvesti.


• 7. Podpora mobilnemu dostopu in delu na daljavo: Z uporabo NAS QNAP in sistema PaperOffice DMS lahko dostopate do podatkov in jih urejate kjerkoli, kar povečuje možnosti dela na daljavo in mobilnega sodelovanja.


• 8. Povečana učinkovitost: Uporaba sistema PaperOffice DMS in NAS QNAP omogoča hitrejše iskanje, organizacijo in avtomatizacijo procesov, kar povečuje učinkovitost.


• 9. Dodatna prednost NAS QNAP skupaj z dokumentnim sistemom je obsežno upravljanje uporabnikov, med drugim možnost ustvarjanja in upravljanja več uporabniških računov.
  To omogoča, da podjetja določijo različne pravice dostopa za različne zaposlene ali oddelke. Na primer, zaposleni v računovodstvu lahko dostopajo do finančnih dokumentov, medtem ko zaposleni v marketingu dostopajo le do marketinških dokumentov.

DMS podjetjem omogoča centralno shranjevanje in upravljanje dokumentov in datotek. Olajšuje iskanje in sodelovanje, saj zaposleni lahko dostopajo do potrebnih datotek iz katerega koli kraja. Omogoča tudi avtomatizacijo delovnih tokov dokumentov, kar prihrani čas in vire.

Upravljanje dokumentov (DMS) v povezavi z NAS QNAP (Network Attached Storage) podjetjem zagotavlja močno in zanesljivo rešitev za upravljanje in shranjevanje dokumentov v podjetju ter dostop do vaših dokumentov in datotek.