Prijateljstvo Zaupanje Častna beseda Nikoli ne bomo posredovali vašega e-poštnega naslova nikomur drugemu in vsako e-pošto vsebuje povezavo za enostavno odjavo.
Brezpapirna mestna hiša: Tako mestne hiše pridobijo koristi z implementacijo izdelka PaperOffice
Prehod na moderni sistem upravljanja dokumentov v mestni upravi
Gladko komuniciranje in sodelovanje med različnimi oddelki ter olajšan dostop do dokumentov za zaposlene. Zahvaljujoč močnemu sistemu za upravljanje dokumentov (DMS) se lahko v mestni hiši optimizirajo procesi, izboljša shranjevanje in arhiviranje dokumentov ter hkrati zmanjša upravno breme.
Gladko komuniciranje in sodelovanje med različnimi oddelki ter olajšan dostop do dokumentov za zaposlene. Zahvaljujoč močnemu sistemu za upravljanje dokumentov (DMS) se lahko v mestni hiši optimizirajo procesi, izboljša shranjevanje in arhiviranje dokumentov ter hkrati zmanjša upravno breme.
Moderno mestno upravljanje: povečanje učinkovitosti z digitalizacijo z uporabo sistemov za upravljanje dokumentov.
Nasvet strokovnjaka
Gladko komuniciranje in sodelovanje med različnimi oddelki ter olajšan dostop do dokumentov za zaposlene. Zahvaljujoč močnemu sistemu za upravljanje dokumentov (DMS) se lahko v mestni hiši optimizirajo procesi, izboljša shranjevanje in arhiviranje dokumentov ter hkrati zmanjša upravno breme.
Zakaj občine zaupajo sistemskemu upravljanju dokumentov PaperOffice
V času, ko je digitalizacija in učinkovitost v upravi nujna, vse več občin zaupa sistemskemu upravljanju dokumentov PaperOffice.
Ta sistem se je v zadnjih letih izkazal kot zanesljiva rešitev za upravljanje dokumentov in informacij.
V tem članku bomo raziskali razloge, zakaj občine uporabljajo PaperOffice in kako ta sistem olajšuje vsakodnevno delo občinske uprave.
Durch die Digitalisierung in Rathäusern profitieren Mitarbeiter im öffentlichen Dienst von gesteigerter Effizienz, reduzierten manuellen Arbeitsabläufen und höherer Produktivität.
Zakaj je uporaba sistemov upravljanja dokumentov ključna v občinah?
Občine uporabljajo sisteme za upravljanje dokumentov (DMS) iz različnih razlogov - od povečanja učinkovitosti do zmanjšanja stroškov in skladnosti z zakonodajo. V nadaljevanju so opisani glavni razlogi za uporabo DMS v občinah:
Povečanje učinkovitosti: Upravljanje in organizacija dokumentov lahko vzameta veliko časa in truda, še posebej, če se izvajata ročno. Uporaba DMS omogoča občinam avtomatizacijo upravljanja dokumentov in optimizacijo delovnih procesov. To vodi k hitrejši obdelavi vlog, povpraševanj in internih procesov.
Zmanjšanje stroškov: Učinkovit DMS občinam omogoča zmanjšanje stroškov z zmanjšanjem porabe papirja in potrebe po fizičnem prostoru za shranjevanje. Poleg tega lahko uporaba DMS-a omogoča učinkovitejšo uporabo delovne sile, kar znižuje stroške dela.
Dostop in sodelovanje: DMS omogoča enostaven in hiter dostop zaposlenim v občinah do potrebnih dokumentov, ne glede na njihovo lokacijo. To spodbuja sodelovanje med različnimi oddelki in izboljšuje komunikacijo med zaposlenimi.
Skladnost s predpisi: Arhiviranje dokumentov v mnogih državah podlega predpisom. S pomočjo DMS občine lažje spoštujejo te predpise z zagotavljanjem varnega in zakonitega shranjevanja dokumentov. Prav tako podpirajo spoštovanje predpisov o varovanju podatkov in rokih hrambe dokumentov.
Varnost in zaščita osebnih podatkov: Upravljanje občutljivih informacij je ključnega pomena v občinah. DMS zagotavlja, da so zaupni dokumenti zaščiteni in dostopni le pooblaščenim osebam. To zmanjšuje tveganje izgube podatkov ali nepooblaščenega dostopa.
Centralizacija in poenostavitev: Z uvedbo DMS-a lahko občine svoje dokumente upravljajo na enem centralnem mestu, kar zelo poenostavi iskanje in upravljanje dokumentov. To vodi do boljše organizacije in omogoča zaposlenim, da se osredotočijo na svoje ključne naloge.
Vsebina
Skladnost programa PaperOffice z obstoječimi programskimi rešitvami
Zagotovljena je skladnost sistema za upravljanje dokumentov (DMS) PaperOffice z obstoječimi programskimi rešitvami, kar omogoča uspešno integracijo v IT-infrastrukturo mestne hiše.
PaperOffice brez težav obdeluje in upravlja podatke iz različnih virov, kot so ERP-sistemi, programska oprema za računovodstvo ali specializirane aplikacije. Na ta način lahko vse oddelke mestne hiše učinkovito delujejo, ne da bi njihovi delovni postopki bili ovirani zaradi novega DMS-a.
Video posnetek "Avtomatizirano arhiviranje papirnih dokumentov s skenerjem"
V PaperOffice imate vse potrebne orodje za digitalizacijo svojih dokumentov.
V programu PaperOffice samo skenirate dokument s skenerjem (Program PaperOffice deluje z vsakim skenerjem) in PaperOffice ustvari digitalno različico dokumenta.
Namig
Za temo "Avtomatizirano arhiviranje papirnih dokumentov" obstaja video posnetek na YouTube, ki pojasnjuje ta postopek:
Prilagodljivi tokovi dela in procesi v programu PaperOffice
Program PaperOffice je prilagodljiv DMS, ki omogoča prilagajanje tokov dela in procesov posameznim potrebam mestne hiše.
Z možnostjo vzpostavitve prilagojenih tokov dela in avtomatiziranih procesov se izboljša učinkovitost in produktivnost uprave. PaperOffice podpira optimizirano sodelovanje med različnimi oddelki in se prilagodi specifičnim zahtevam vsake enote uprave.
Razširljivost programa PaperOffice
Program PaperOffice se odlikuje po svoji razširljivosti. Prilagaja se rasti in spremembam v upravi, brez ogrožanja zmogljivosti ali stabilnosti. To omogoča mestnim hišam, da dolgoročno zavarujejo svoje naložbe v sistem ter lažje uvedejo nove funkcije in module.
Ker se zahteve glede uprave nenehno spreminjajo, je razširljiva rešitev, kot je PaperOffice, ključnega pomena, da se lahko soočimo z izzivi prihodnosti.
Papierloses Rathaus: Digitalisierung von Akten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz
Zaključek
Pretekla leta se je PaperOffice uveljavil kot zanesljiva in učinkovita rešitev za upravljanje dokumentov v mestnih hišah. Zaradi svojega prijaznega uporabniškega vmesnika, skladnega arhiviranja, prilagodljivosti in odlične podpore je sistem pridobil zaupanje mestne uprave.
Digitalizacija upravnih postopkov in optimizacija delovnih procesov pripomoreta k učinkovitejšemu in prihranekom pri delu mestnih hiš. PaperOffice se je izkazal kot dragoceno orodje za soočanje z izzivi sodobne uprave in olajšanje dela zaposlenih v mestnih hišah.
Zaradi nenehnega razvoja in prilagodljivosti je PaperOffice pripravljen na prihodnost in bo v prihodnjih letih igral pomembno vlogo pri upravljanju dokumentov mestne uprave.
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Brezpapirna mestna hiša: Tako mestne hiše pridobijo koristi z implementacijo izdelka PaperOffice":
Kakšne koristi prinaša digitalizacija za občine?
Digitalizacija, ki jo podpira PaperOffice DMS, omogoča učinkovitejše upravljanje, hitrejše procese in izboljšane storitve za državljane.
Kako lahko občine iztržijo iz digitalizacije?
Občine imajo koristi zaradi zmanjšanja stroškov, izboljšane interne komunikacije in posodobljene infrastrukture, podprte z uporabo PaperOffice DMS.
Kakšni so glavni cilji digitalizacije v občinah?
Glavni cilji so optimizacija upravnih procesov, olajšanje dostopa do informacij in spodbujanje povezanosti z državljani, pri čemer ima pomembno vlogo PaperOffice DMS.
Kakšne vrste informacij se shranjujejo v pisarni brez papirja?
V pisarni brez papirja se shranjujejo vse vrste podjetniških informacij, vključno z pogodbami, računi, e-pošto, ponudbami, računi in drugimi dokumenti.
Zaključek
Korist upravljanja pogodbene programske opreme upravičuje napor in stroške
Digitalizacija je način poenostavitve in optimizacije procesa upravljanja pogodb. Z implementacijo digitalnih rešitev lahko podjetja učinkoviteje izvajajo procese, takoj vidijo svoje pogodbe in pridobijo več transparentnosti. Tudi komunikacija je poenostavljena s pomočjo digitalnih funkcij. To ustvarja povsem nov način sodelovanja, ki je koristen za vse udeležene.
Poslušajte podcast.
PaperOffice rešuje vsak problem: zagotovljeno.
Slučajna študija
Digitalne spremembe v panogi za razmnožetev – uspešno upravljanje dokumentov
"V gratisu postaja tema digitalizacije vse bolj in bolj opaziti. To velja na primer za naše dobavnice, sezname delov ali naše načrte, risbe in konfiguratorje. Po uvedbi paperOffice DMS je mogoče ročno prizadevanje zmanjšati. Zdaj smo pionirji kot proizvajalec digitalnih pištol."
G. Stephan Reichel generalni direktor K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
