Učinkovito upravljanje dokumentov za uspeh v gradbeništvu.

7 izzivi pri upravljanju dokumentov - Za gradbena podjetja

"S strani gradbišča do organizacije pisarn - premagovanje izzivov upravljanja dokumentov. Predstavljamo vam 7 izzivov v praksi in vam predstavljamo rešitve. Upravljanje dokumentov v gradbeništvu postane enostavno!"

Uspešno upravljanje projektov se začne z učinkovitim upravljanjem dokumentov v gradbeništvu.

Nasvet strokovnjaka

V gradbeni industriji sodeluje veliko število ljudi iz različnih področij, oddelkov in včasih celo podjetij, ki delajo skupaj na številnih podatkih, dokumentih in informacijah. Pomembno je, da vsi procesi potekajo učinkovito in hitro, še posebej ko gre za organizacijo in upravljanje kritičnih vsebin, kot so risbe, pogodbe, načrti projektov in podobno. Če pa je upravljanje dokumentov in informacij neučinkovito, se lahko pojavijo nekatere pomanjkljivosti. Na primer, zaposlenim povzroča zmedo, če delajo na podlagi zastarelih različic. To vodi v nesporazume zaradi pomanjkanja pregleda, in s tem se znajdemo v začaranem krogu naraščajočih stroškov zaradi podvojenega in neučinkovitega dela - da ne omenjamo časa, ki ga je treba porabiti za pojasnjevanje nastalih zmed. Skratka, če dokumenti in informacije niso strukturirano in jasno upravljani, nihče v podjetju ni sposoben sprejemati vsakodnevnih in pametnih odločitev, ki zagotavljajo uspeh podjetja.V tem članku bomo obravnavali izzive upravljanja dokumentov v gradbeni industriji ter kako se z uporabo PaperOffice omogoča učinkovito in strukturirano upravljanje podatkov, dokumentov in informacij. Zaradi našega obsežnega strokovnega znanja o digitalizaciji in brezpapirnem delu imamo seveda za vsak izziv tudi možno rešitev pripravljeno.

Predstavljamo vam 7 praktičnih izzivov in predstavljamo rešitve

PaperOffice je leta 2022 anketiral nekaj gradbenih podjetij o največjih ovirah pri upravljanju podatkov, dokumentov in informacij ter upošteval določene informacije o podjetju iz izvedenih študij primerov. S temi ugotovitvami smo prišli do naslednjih ugotovitev:

Izziv 1

Dokumentov je v obstoječi urejenosti zelo težko najti

Celih 82 odstotkov vprašanih podjetij je navedlo, da imajo težave pri iskanju dokumenta v svoji mapni strukturi zaradi zmedenih imen datotek ali slabe kategorizacije.

Spet je, zaradi pomanjkanja časa, kategorizacija nemogoča in bi lahko bila možna samo z avtomatsko izvedbo.

Naj gre za fizične mape ali digitalne mapne strukture na strežnikih - ime datoteke dokumenta običajno zagotavlja informacije o njeni vsebini.

Pogosto se zgodi, da ljudje v iskalno funkcijo na svojem računalniku vnašajo ključne besede, upajoč, da so v ime datoteke iskanega dokumenta vključene.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Takšna iskanja hitro ustvarijo zmedo, ker pomanjkljiva enotna struktura pomeni, da datoteke pogosto ne vsebujejo iskanih ključnih besed.

Podobno kot pri fizični mapi, ki je postavljena na napačno polico, v drugi sobi ali postavljena na napačno mesto ali ima neberljivo označbo ali napačno označene knjige.

Sigurno vsi poznate "obeseni Explorer", ki se ob iskanju v 5000 datotekah popolnoma ustavi in preproste iskanje povezujete z znova zagon računalnika.

Z rešitvijo, kot je sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice, celovitem sistemu upravljanja vsebin (ECM), zmedeno shranjevanje in časovno potratno iskanje postaneta preteklost.

V ECM se dokumenti ne preprosto naključno poimenovan in shranjujejo na različnih mestih, temveč se samodejno preberejo, označijo in se logično shranijo po "projektu" ali "podjetju" ter se povežejo z relevantnimi informacijami. Tako jih je mogoče hitro in enostavno najti s pomočjo inteligentne funkcije iskanja. Tako iskanje lahko poteka na primer po vrsti projekta, samem projektu, stranki ali podružnici, ustvarjalcu dokumentov ali pa po stanju dokumentov.

NASVET: Odkrijte naš študij primera o uspešnem integraciji PaperOffice v podjetje IDC Construccion S.L. Las Palmas.

Preberite več in se navdihnite.

Papierloses für Bauunternehmen: Digitalisierung von Dokumenten, Projekten und Abläufen zur Steigerung der Effizienz

Izziv 2

Nepoznavanje trenutne in pravilne različice dokumentov

Nepoznavanje trenutne in pravilne različice dokumentov je pomemben izziv za podjetja.

Gradbena podjetja so navedla, da nimajo pregleda nad tem, katera različica dokumenta ali informacije je trenutna in pravilna.

V današnjem času, ko lahko več oseb deluje na dokumentu neodvisno od kraja in časa, je jasna komunikacija ključna.

Da bi se izognili nesporazumom, je pomembno dokumentirati vsak dostop, vsako spremembo in arhiviranje. Tako je kasneje mogoče razumeti, kako je dokument nastal. Preprosto dodajanje imena datoteke kot "_2" ali "_novo 1.2" FINAL", "FINAL 2", "DRAFT 2.0" pa ni ustrezna rešitev, saj ni jasno razvidno, katera različica dokumenta dejansko je. To pogosto vodi k zmedi pri iskanju in povečuje število podvojenih datotek, ki jih je mogoče najti na različnih mestih shranjevanja.

Rešitev:S PaperOffice lahko obe težavi - različice in sledljivost sprememb - elegantno rešite. V programu PaperOffice se vsak dostop in vsaka sprememba dokumentira pregledno in sledljivo. Obstaja samo ena trenutna in pravilna različica dokumenta, tako da se izognejo nesporazumom in dokumenti jih je mogoče enostavno najti.

Če je dokument trenutno v obdelavi, je "zaklenjen" in ga je mogoče dostopati na omrežju šele po odobritvi.

Izziv 3

Težave pri neposrednem in neod

FAQs

Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "Učinkovito upravljanje dokumentov za uspeh v gradbeništvu.":

Za koga je primerna brezpapirna pisarna?

Hiter in preprost odgovor na to vprašanje je: za vse podjetja. Vse panoge in velikosti podjetij, od malih in srednjih podjetij do začetnikov in velikih podjetij, imajo koristi od brezpapirne pisarne. Posebej dragocen je prehod za mala in srednje velika podjetja: z zmanjšanjem postopkov in stroškov se sprošča potreben proračun za nadaljnje spodbujanje rasti.

Ali lahko za svojo brezpapirno pisarno v podjetju uporabim ponudnika storitev upravljanja dokumentov v oblaku?

Ne. Še en dejavnik, ki je vse pogostejši že od leta 2018, ko je DSGVO dokončno stopila v veljavo, je varstvo osebnih podatkov. Rešitve za upravljanje dokumentov in programske opreme za upravljanje dokumentov se uporabljajo za obdelavo, upravljanje in shranjevanje dokumentov, ki pogosto vsebujejo občutljive osebne podatke. V primeru kršitve predpisov DSGVO določa zakonodajalec visoke globe.

Zaključek

Na splošno rešitve NAS v kombinaciji z učinkovito programsko opremo za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice, zagotavljajo varnostno, učinkovito in prilagodljivo rešitev za podjetja in organizacije.

Z uporabo naprav NAS in PaperOffice lahko podjetja povečajo učinkovitost, izboljšajo varnost svojih podatkov in optimizirajo upravljanje dokumentov.