Nasvet strokovnjaka
Ni več skrivnost, da imajo sistemi za upravljanje dokumentov velik potencial za podjetja.
Zahvaljujoč uporabi sistema za upravljanje dokumentov ne napredujete le z digitalizacijo vašega podjetja. Poleg tega tvorite temelj za doseganje vaših korporativnih ciljev in zagotavljanje dolgoročnega korporativnega uspeha.
Ker upravljanje digitalnih dokumentov tukaj ustvarja jasno pravno sredstvo in vam popelje velik korak naprej v digitalni preobrazbi. V trenutnem članku bomo našteli, kako deluje sistem upravljanja dokumentov (DMS), kaj je treba upoštevati in kakšne prednosti prinaša podjetjem.
Za kaj se uporablja sistem za upravljanje dokumentov?
Preprosto povedano: sistem za upravljanje dokumentov (DMS) se uporablja za shranjevanje, upravljanje in nadzor pretoka dokumentov in informacij znotraj organizacije.
Vse informacije, kot so papirnati dokumenti, datoteke sistema Windows ali e-poštna sporočila, lahko organizirate na osrednjem mestu, v sistem za upravljanje dokumentov, do katerega lahko zaposleni dostopajo enostavno in brez težav, vključno z edinstvenimi funkcijami za skupinsko delo in skupno rabo dokumentov ter inovativnim programskim vmesnikom, ki je edinstven po vsem svetu.
Sistemi upravljanja dokumentov postajajo vse pomembnejši za podjetja, saj se količina informacij, ki jih ustvarjajo današnja podjetja, eksponentno povečuje.
Upravljanje in nadzor ogromne količine zunanjih in notranjih dokumentov, ki so del poslovnih procesov v javni ali poslovni upravi, je postalo izziv, ki spodbuja sprejemanje različnih vlog.
Zato bi morale te različne aplikacije olajšati nadzor nad informacijami in dokumenti ter zagotoviti znatno zmanjšanje časa iskanja, ravnanja in prihrankov stroškov, ki so zelo pomembni v naših upravnih postopkih.
Toda ali ne bi bila prednost imeti samo eno aplikacijo, ki lahko izpolni vse funkcije?
Pokazali vam bomo, da je lahko sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice točno ta ena aplikacija za vaše podjetje, ki ima vse potrebne funkcionalnosti na krovu.
Kje so shranjeni dokumenti?
Po možnostih avtomatizacije, spremljanju in iskanju je to najpogosteje zastavljeno vprašanje, saj, ali zasebni ali poslovni - nihče ne želi pustiti podatkov v napačnih rokah. Najprej zato, ker to zahteva tudi zakon.
PaperOffice DMS gre varno, saj so vsi podatki shranjeni v zelo varni šifrirani zbirki podatkov, ki se lahko nahaja v nas, na primer iz synology ali QNAP. To pomeni, da imate vedno dostop in nadzor nad podatki.
Tako je »srce« sistema za upravljanje dokumentov baza podatkov, v kateri so informacije shranjene tako, da jih je mogoče najti in pridobiti na preprost in nadzorovan način.
Toda s shranjevanje informacij na strukturiran način, imamo le del enačbe.
"Možgani", ki nadzorujejo sistem, so logika poteka dela, ki omogoča ustvarjanje odvisnosti med dokumenti in procesi ter povezovanje teh informacij v prilagodljivih in prej opredeljenih tokovih.
Bistven korak pri izvajanju tako prefinjenega »poteka dela« je, da je čim več dokumentacije na voljo v digitalni obliki.
Digitalizacija in upravljanje dokumentov
Ko govorimo o sistemih za upravljanje dokumentov, ne smemo pozabiti: višja kot je stopnja digitalizacije informacij, ki so del procesov, višja je stopnja nadzora in avtomatizacije, ki bi jo bilo mogoče doseči.
V prvem koraku se določi, kateri dokumenti pripadajo postopkom, kako se ti dokumenti lahko vključijo v sistem upravljanja dokumentov in katere informacije je treba izvleči in shraniti skupaj z dokumenti v zbirki podatkov.
Ko so informacije vključene, je njegov življenjski cikel opredeljen, kako deluje z drugimi procesi in kako ga je mogoče vključiti.
Najverjetneje bodo tudi informacije, ki prihajajo iz različnih virov in v različnih formatih. Nekatere so v digitalni obliki, shranjene v datotekah ali zbirkah podatkov, nekatere pa v obliki tiskanih dokumentov.
Ko informacije prihajajo iz drugih zbirk podatkov ali so v obliki XML, je poizvedovanje in izvleček preprost, vendar. Kaj se zgodi z digitalnimi dokumenti v pdf, doc, itd formatu? To bo nekoliko bolj zapleteno, vendar je mogoče do njegove vsebine dostopati na različne načine, na primer z določenimi programi, dostop do datoteke neposredno ali pošiljanje za tiskanje in pridobivanje informacij prek tiskalne žlice (čakalna vrsta).
To je nekoliko bolj zapleteno, ko dokument pride v papirni obliki, kot je dobavni list ali račun. Ko pa rešitev vključuje sofisticiran program optičnega prepoznavanja znakov (OCR), je bil pomemben korak že sprejet.
Skener in sistem za upravljanje dokumentov
S skenerjem ali drugo digitalizacijo se dokument ne pretvori le v sliko, temveč se njegova vsebina lahko »bere« tudi elektronsko.
Če lahko sistem zdaj prepoznate in določite, kateri podatki o dokumentu so ločeno v sistemu za upravljanje dokumentov, so dokončani.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Digitalizacija informacij prek OCR-a omogoča lažje vključevanje najrazličnejših dokumentov v upravljanje procesov in potekov dela.
Kako lahko koristite sistem za upravljanje dokumentov PaperOffice
PaperOfficeov sistem za upravljanje dokumentov je kot vseobsegajoči talent, saj so poleg splošnega arhiviranje dokumentov integrirane še številne druge funkcije v zvezi z dokumenti in s tem povezane informacije, kot so nekatere od njih:
- Dostop do vaših podatkov kadarkoli in kjer koli
- Iskanje in iskanje dokumentov
- Popolnoma avtomatično
- Pravno skladno in revizijsko arhiviranje dokumentov
- Avtomatizacija potekov dela
Vsi podatki so varno shranjeni z vami in ne v oblaku.
Ostanite neodvisni tako, da upravljate vse podatke sami namesto v oblaku tretjih oseb s stroški spremljanja.
PaperOffice podpira vse naprave, kot so lokalni računalnik, QNAP NAS, Synology NAS, Windows ali Linux strežniki in spletne storitve, kot so AWS ali Azure.
Vse prednosti oblaka, vendar z uporabo lastnega strežnika zbirke podatkov. Do zbirke podatkov PaperOffice lahko dostopate šifrirano in varno iz katerega koli drugega računalnika na svetu.
Izvedite več.
PaperOffice preprosto indeksira vse, ne glede na to, ali gre za skenirane dokumente ali datoteke. Besedilna vsebina je varno shranjena v zbirki podatkov brez vašega posredovanja. Tako lahko v nekaj sekundah preprosto poiščete delček besed, znesek in ključno besedo in poiščete ujemajoče se vnose.
Preberite več o integriranem iskanju.
Prostoodločljivo spremljanje samodejno shrani vse dokumente v skladu z vašo specifikacijo.
Nadzorovati je mogoče ne le celotne imenike, temveč tudi e-poštne račune, Outlookove mape in celo spletne obrazce.
Preberite več o avtomatiziranju spremljanja.
Vsako podjetje je dolžno hraniti dokumente, pomembne za davek, za davčni urad.
Izziv je arhivirati vedno večje število digitalnih in papirnatih dokumentov, kot zahteva GoBD: v izvirni obliki in nespremenljivi.
PaperOffice DMS omogoča, preberite kako:
Pravno skladna arhiviranjeKot smo že omenili, je bistveno, da ima napredno upravljanje dokumentov vse informacije v digitalni in strukturirani obliki v zbirki podatkov. To vam omogoča enostavno iskanje dokumentov in nastavitev pravil o tem, kdo lahko dostopa do vaših podatkov, jih spremeni in izbriše/arhivira na enem osrednjem spletnem mestu.
Eden od stebrov rešitve za upravljanje dokumentov PaperOffice je obsežen motor poteka dela. To vam omogoča, da določite vsak korak poslovnega procesa s povezanimi dejavnostmi in odvisnostmi, pa tudi oddelke in vloge, ki so vključene. Določite pa lahko tudi samodejna obvestila, ki se aktivirajo glede na dejavnosti in dogodke, ki se pojavljajo v celotnem procesu.
Vse to ne zmanjšuje le časa, ki ga porabimo za upravljanje nalog, temveč zmanjšuje tudi verjetnost pozabljivosti in napak v procesu.
PaperOffice vam pomaga, da avtomatizirate vse delovne procese, preslikate celotne delovne procese digitalno, tako da vedno ostanete obveščeni.
Vedno imate pregled nad opravili in procesi prek potekov dela, ki vas podpirajo pri avtomatiziranju vsakodnevnega dela.
Nastavite želeni potek dela z datumom zapadlosti, ga povežite z možnimi odločitvah in opravili, od aktiviranja pa PaperOffice poskrbi za vse ostalo do zaključka.
To vam omogoča enostavno izpolnjevanje politik in zakonskih zahtev podjetja.
Preberite več o avtomatiziranju poteka dela:
Poteki delaIn še veliko funkcij.
Delo z dokumenti in upravljanje dokumentov je lahko enostavno, varno in učinkovito hkrati.
Dodana vrednost in koristi upravljanja dokumentov
Spodaj smo na seznamu nekaj najbolj izjemnih prednosti izvajanja sistema za upravljanje dokumentov PaperOffice:
- Nadzor nad tem, kdo lahko dostopa do dokumentov, kdaj in katere dejavnosti se lahko izvajajo na njih
- Centralni in enostaven dostop do vse ustrezne dokumentacije podjetja in možnost sodelovanja več strank na istem dokumentu
- varnost, ne samo v nadzoru dostopa, ampak tudi v skrbništvu in varnosti, ki prihaja z uvedbo novih tehnologij in podatkovnih zbirk
- Prihranite čas pri iskanju dokumentacije in stroškov upravljanja in shranjevanja
- Zmanjšanje presežnih delavcev, kot so podvajanje dokumentov, fotokopija, snemanje podatkov
- Agilnost in avtomatizacija upravnih nalog z oblikovanjem potekov dela, ki omogočajo povezovanje dokumentov in poslovnih procesov v nadzorovanem okolju ter jasno opredeljene in nadzorovane dejavnosti
- Da ne pozabimo pozitivnega "stranski učinek" višje notranje in zunanje zadovoljstvo strank
FAQs
Končno, odgovorimo tudi na nekaj pogosto zastavljenih vprašanj na to temo. "":
Ali potrebujem internet za delo s storitvi PaperOffice?
Ne! PaperOffice ne zahteva internetne povezave za delo.
Internet je potreben le za prenos namestitvenega paketa, ustvarjanje uporabniškega računa, ustvarjanje zbirke podatkov in dodajanje naprave.
Ali lahko za shranjevanje zbirke podatkov uporabim svojo sinologijo NAS?
Ja, vsekakor! PaperOffice odlično deluje s sinologijo NAS.
Kje so shranjeni dokumenti in datoteke?
Vsi dokumenti in datoteke so shranjeni neposredno z vami, v računalniku, v šifrirani zbirki podatkov ali, če so vaši dokumenti shranjeni v razdelku »Moji dokumenti sistema Windows«, nešifrirani v lokalnem imeniku sistema Windows.
Imate tudi možnost nastavitve zbirke podatkov v napravi NAS in shranjevanje podatkov v NAS.
V vseh primerih imate dostop do podatkov kadarkoli.
So moji podatki shranjeni v oblaku?
Ne, vaši podatki na splošno niso shranjeni v oblaku!
V primeru, da je zbirka podatkov nastavljena na strežniku NAS (na primer QNAP ali Synology), bodo vaši podatki shranjeni v zbirki podatkov na strežniku NAS.
Ali so zbirke podatkov, ki jih ustvari PaperOffice, vedno šifrirane?
Vsaka zbirka podatkov, ki jo ustvari PaperOffice, je zaščitena z geslom na visoki ravni. Vsi priloženi dokumenti so šifrirani z PaperOffice ChunkCrypt z vojaško šifro 1024bit.
Zaključek
Ni pomembno, ali želite le najti dokumente in sorodne informacije ali jih morate tagovati, jih vključiti v poteke dela, hkrati pa zagotoviti, da delate v skladu z različnimi smernicami in predpisi - PaperOffice DMS ima različne funkcije, ki vam pomagajo.
Začetek je lažji, kot si misliš.
Te še vedno skrbi, da ne bo več?
Oglejte si študije primerov naših strank o digitalnem povezovanju v različnih panogah in si oglejte lahkoto integracije.