Selv om de grunnleggende teknikkene for dokumenthåndtering har blitt brukt i bedriftens dokumentkontroll i flere tiår og har utviklet seg gjennom årene, er behovet for et dokumentstyringssystem og dets applikasjonsfordeler fortsatt undervurdert.
Studier har vist at ansatte bruker opptil tretti prosent av tiden sin på å lete etter de nødvendige dokumentene i selskapet. I gjennomsnitt mister ansatte mer enn én arbeidsdag per uke som følge av dette. Det blir enda verre, fordi: I 70% av alle tilfeller er søket mislykket. Dokumentet opprettes på nytt, og kollegene kan ikke lenger forstå gjeldende status for dokumentene.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Men hva er standarden, hva kan kunden forvente av en DMS?
I den nåværende artikkelen vil vi vise deg fordelene ved å bruke elektronisk databehandling (dokumentstyringssystem).
Dette kan forklares punkt for punkt ved hjelp av PaperOffice dokumentbehandlingsprogramvare.
Før vi kommer inn på fordelene, la oss forklare definisjonen:
Hva er et dokumentbehandlingssystem?
Et dokumentbehandlingssystem (DMS) brukes til å lagre, administrere og kontrollere flyten av dokumenter i en organisasjon.
Dette betyr at selskaper fra et bredt spekter av bransjer samler viktige dokumenter hver dag: påstander, kontraktsdokumenter, utkast, eksterne brev, forskning, ekspertuttalelser og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange dokumenter kommer også via e-post.
Du kan organisere all informasjon, for eksempel papirdokumenter, Windows-filer eller e-postmeldinger, på et sentralt sted, dokumentbehandlingssystemet, som ansatte kan få tilgang til enkelt og uten problemer.
Inkludert unike funksjoner for teamarbeid og dokumentdeling og et innovativt programgrensesnitt som er unikt over hele verden.
Dokumentstyringssystemer blir stadig viktigere for bedrifter etter hvert som mengden informasjon som genereres av dagens virksomheter vokser eksponentielt.
Innføringen av et dokumentbehandlingssystem, DMS for kort, hjelper deg også med å bringe en klar struktur til dokumentene dine og takle flom av informasjon.
DMS står også for dokumentbehandlingsprogramvare og er ment å administrere dokumenter, spesielt digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er slik programvare.
Styring og kontroll av den enorme mengden eksterne og interne dokumenter som er en del av forretningsprosessene i offentlig eller forretningsadministrasjon har blitt en utfordring. Dette fremmer innføringen av dokumentbehandlingsprogramvare som gjør det enklere å administrere.
Innføringen av DMS sikrer betydelige reduksjoner i søketid, håndtering og kostnadsbesparelser, noe som er svært viktig i våre administrative prosesser.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
Hjertet av en DMS
Et avansert dokumentbehandlingssystem har sitt "hjerte" i en database, der informasjonen lagres på en måte som gjør at den kan bli funnet og hentet på en enkel og kontrollert måte.
Databasen kan konfigureres lokalt eller på et NAS-system, for eksempel QNAP NAS eller Synology NAS. Men ved å lagre informasjonen på en strukturert måte, har vi bare en del av ligningen.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
"Hjernen" som styrer systemet er arbeidsflytlogikken, noe som gjør det mulig å opprette avhengigheter mellom dokumenter og prosesser og koble denne informasjonen i fleksible og tidligere definerte flyter.
Et viktig skritt i implementeringen av en så sofistikert "arbeidsflyt" er at så mye dokumentasjon som mulig er tilgjengelig i digital form.
Digitalisering og dokumentbehandling
Når vi snakker om dokumentstyringssystemer, må vi ikke glemme: jo høyere digitaliseringsnivå av informasjonen som er en del av prosessene, jo høyere nivå av kontroll og automatisering som vi kan oppnå. Vi har allerede skrevet en artikkel om fordelene med digitalisering, klikk her.
I det første trinnet bestemmer du hvilke dokumenter som tilhører prosessene våre, hvordan vi integrerer dem i dokumentbehandlingssystemet vårt og hvilken informasjon som skal trekkes ut og lagres sammen med dokumentene i databasen din. Når informasjonen er inkludert, definerer vi livssyklusen, hvordan den vil samhandle med andre prosesser og hvordan vi kan integrere den.
Informasjon kommer fra forskjellige kilder
Mest sannsynlig vil vi komme over informasjon som kommer fra forskjellige kilder og i forskjellige formater. Noe av det i digital form, lagret i filer eller databaser og noen i form av utskrevne dokumenter.
Hva gjør vi med digitale dokumenter i pdf-, doc- etc.-format? Her er prosessen veldig enkel.
Dra det digitale dokumentet til PaperOffice-grensesnittet. Du kan også enkelt overvåke Windows-mappene etter at dokumenter er mottatt.
Tips
Forresten, det er en video på YouTube om emnet "Katalogovervåking og massearkivering av dokumenter" som forklarer denne prosessen på en forståelig måte:
Dokumenter i papirform kan enkelt skannes og konverteres til digitalt format takket være den integrerte skanneren.
Tips
På emnet "Helautomatisk arkivering av papirdokumenter fra skanneren" er det også en video på YouTube som forklarer denne prosessen på en enkel og forståelig måte:
Takket være det optiske tegngjenkjenningsprogrammet (OCR = Optisk tegngjenkjenning), har vi allerede tatt et viktig skritt. Ved hjelp av en skanner eller annen digitaliseringsenhet konverterer vi ikke bare dokumentet til et bilde, men kan også "lese" innholdet elektronisk.
Ikke bare er den rene OCR-teksten som er inkludert i databasen, takket være kunstig intelligens (AI) kalt PIA, automatisering kan enten spesifiseres manuelt eller automatisk.
Slik bruker vi systemet til å gjenkjenne og definere hvilke dokumentområder som må leses opp automatisk. For eksempel fakturanummer, dato, produkter, beløp osv. Følgelig har vi all nødvendig informasjon i vårt dokumentstyringssystem.
Digitaliseringen av informasjon via OCR gjør det enklere å integrere et bredt spekter av dokumentasjon i styringen av prosesser og arbeidsflyter.
