Avgjørende fordeler med elektronisk databehandling

Selv om de grunnleggende teknikkene for dokumenthåndtering har blitt brukt i bedriftens dokumentkontroll i flere tiår og har utviklet seg gjennom årene, er behovet for et dokumentstyringssystem og dets applikasjonsfordeler fortsatt undervurdert.

Studier har vist at ansatte bruker opptil tretti prosent av tiden sin på å lete etter de nødvendige dokumentene i selskapet. I gjennomsnitt mister ansatte mer enn én arbeidsdag per uke som følge av dette. Det blir enda verre, fordi: I 70% av alle tilfeller er søket mislykket. Dokumentet opprettes på nytt, og kollegene kan ikke lenger forstå gjeldende status for dokumentene.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Men hva er standarden, hva kan kunden forvente av en DMS?

I den nåværende artikkelen vil vi vise deg fordelene ved å bruke elektronisk databehandling (dokumentstyringssystem).

Dette kan forklares punkt for punkt ved hjelp av PaperOffice dokumentbehandlingsprogramvare.

Før vi kommer inn på fordelene, la oss forklare definisjonen:

Hva er et dokumentbehandlingssystem?

Et dokumentbehandlingssystem (DMS) brukes til å lagre, administrere og kontrollere flyten av dokumenter i en organisasjon.

Dette betyr at selskaper fra et bredt spekter av bransjer samler viktige dokumenter hver dag: påstander, kontraktsdokumenter, utkast, eksterne brev, forskning, ekspertuttalelser og mye mer. Disse kommer ikke bare i posten, mange dokumenter kommer også via e-post.

Du kan organisere all informasjon, for eksempel papirdokumenter, Windows-filer eller e-postmeldinger, på et sentralt sted, dokumentbehandlingssystemet, som ansatte kan få tilgang til enkelt og uten problemer.

Inkludert unike funksjoner for teamarbeid og dokumentdeling og et innovativt programgrensesnitt som er unikt over hele verden.

Dokumentstyringssystemer blir stadig viktigere for bedrifter etter hvert som mengden informasjon som genereres av dagens virksomheter vokser eksponentielt.

Innføringen av et dokumentbehandlingssystem, DMS for kort, hjelper deg også med å bringe en klar struktur til dokumentene dine og takle flom av informasjon.

DMS står også for dokumentbehandlingsprogramvare og er ment å administrere dokumenter, spesielt digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er slik programvare.

Styring og kontroll av den enorme mengden eksterne og interne dokumenter som er en del av forretningsprosessene i offentlig eller forretningsadministrasjon har blitt en utfordring. Dette fremmer innføringen av dokumentbehandlingsprogramvare som gjør det enklere å administrere.

Innføringen av DMS sikrer betydelige reduksjoner i søketid, håndtering og kostnadsbesparelser, noe som er svært viktig i våre administrative prosesser.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Hjertet av en DMS

Et avansert dokumentbehandlingssystem har sitt "hjerte" i en database, der informasjonen lagres på en måte som gjør at den kan bli funnet og hentet på en enkel og kontrollert måte.

Databasen kan konfigureres lokalt eller på et NAS-system, for eksempel QNAP NAS eller Synology NAS. Men ved å lagre informasjonen på en strukturert måte, har vi bare en del av ligningen.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

"Hjernen" som styrer systemet er arbeidsflytlogikken, noe som gjør det mulig å opprette avhengigheter mellom dokumenter og prosesser og koble denne informasjonen i fleksible og tidligere definerte flyter.

Et viktig skritt i implementeringen av en så sofistikert "arbeidsflyt" er at så mye dokumentasjon som mulig er tilgjengelig i digital form.

Digitalisering og dokumentbehandling

Når vi snakker om dokumentstyringssystemer, må vi ikke glemme: jo høyere digitaliseringsnivå av informasjonen som er en del av prosessene, jo høyere nivå av kontroll og automatisering som vi kan oppnå. Vi har allerede skrevet en artikkel om fordelene med digitalisering, klikk her.

I det første trinnet bestemmer du hvilke dokumenter som tilhører prosessene våre, hvordan vi integrerer dem i dokumentbehandlingssystemet vårt og hvilken informasjon som skal trekkes ut og lagres sammen med dokumentene i databasen din. Når informasjonen er inkludert, definerer vi livssyklusen, hvordan den vil samhandle med andre prosesser og hvordan vi kan integrere den.

Informasjon kommer fra forskjellige kilder

Mest sannsynlig vil vi komme over informasjon som kommer fra forskjellige kilder og i forskjellige formater. Noe av det i digital form, lagret i filer eller databaser og noen i form av utskrevne dokumenter.

Hva gjør vi med digitale dokumenter i pdf-, doc- etc.-format? Her er prosessen veldig enkel.

Dra det digitale dokumentet til PaperOffice-grensesnittet. Du kan også enkelt overvåke Windows-mappene etter at dokumenter er mottatt.

Dokumenter i papirform kan enkelt skannes og konverteres til digitalt format takket være den integrerte skanneren.

Takket være det optiske tegngjenkjenningsprogrammet (OCR = Optisk tegngjenkjenning), har vi allerede tatt et viktig skritt. Ved hjelp av en skanner eller annen digitaliseringsenhet konverterer vi ikke bare dokumentet til et bilde, men kan også "lese" innholdet elektronisk.

Ikke bare er den rene OCR-teksten som er inkludert i databasen, takket være kunstig intelligens (AI) kalt PIA, automatisering kan enten spesifiseres manuelt eller automatisk.

Slik bruker vi systemet til å gjenkjenne og definere hvilke dokumentområder som må leses opp automatisk. For eksempel fakturanummer, dato, produkter, beløp osv. Følgelig har vi all nødvendig informasjon i vårt dokumentstyringssystem.

Digitaliseringen av informasjon via OCR gjør det enklere å integrere et bredt spekter av dokumentasjon i styringen av prosesser og arbeidsflyter.

Arbeidsflyt- og dokumentbehandling

Som allerede nevnt er det viktig for avansert dokumentbehandling å ha all informasjon i en digital og strukturert form i en database. Så du kan søke etter alle dokumenter som er lagret i PaperOffice som google. Du kan også angi reglene for hvem som kan få tilgang til, endre og slette/arkivere informasjonen din.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Men vi ønsker å gå enda lenger og effektivisere forretningsprosessene våre. En av pilarene i vår dokumenthåndteringsløsning er arbeidsflytmotoren. Dette gjør at vi kan spesifisere hvert trinn i en forretningsprosess med tilhørende aktiviteter og avhengigheter, samt de involverte avdelingene og rollene.

Vi kan også definere automatiske varsler som vil bli aktivert avhengig av aktiviteter og hendelser som skjer gjennom hele prosessen.

Alt dette minimerer ikke bare tiden som brukes på å administrere oppgaver, men minimerer også sannsynligheten for glemsel og feil i prosessen.

Merverdi og fordeler med elektronisk dataarkivering

Her er noen av de mest fremragende fordelene ved å implementere et dokumentbehandlingssystem:

• Tilgjengelighet: Ved å lagre og behandle alle dokumenter og deres versjoner, oppdateringer, notater, lagrede kontakter, dokumentdata i en sentral database, danner all informasjonen gradvis en sentral kunnskapsdatabase.

  Sentral og enkel tilgang til all denne relevante selskapsdokumentasjonen og muligheten for flere parter til å samarbeide om samme dokument gjør den til toppen av listen over fordeler.

• Tilgangstillatelse: Kontroller hvem som har tilgang til dokumentene, når og hvilke aktiviteter som kan utføres på dem.

  Innstillinger for mapper og dokumenter, utgivelsesnivåer og rettigheter samt grupper og avdelinger gjør tilgang til sensitive dokumenter gjennomsiktige og sikre.

• Sikkerhet, ikke bare i tilgangskontroll, men også i varetekt og sikkerhet som følger med innføring av ny teknologi og databaser.

  Først av alt krypterer PaperOffice DMS alle dokumenter når de lagres for sikkerhet, i henhold til en av de høyeste sikkerhetsstandardene som for øyeblikket er tilgjengelige, AES-1024bit.

  Konverteringen tilbake til lesbare dokumenter er mulig i alle nåværende formater, med PaperOffice som regelmessig oppdaterer filformatene, noe som betyr at dokumentene også vil være lesbare i fremtiden.

• Gjenfinnbarhet og tidsbesparelser: Alle dokumentene dine, som tidligere var på papir, er nå tilgjengelige digitalt, i tillegg til e-post, lagres sentralt i databasen. Samtidig lagres dato og klokkeslett, et versjonsnummer og nøkkelord, som PaperOffice-søkemotoren kan bruke til å finne dokumenter selv om personen som søker bare kjenner innholdet i dokumentet rudimentært.

  Alt som er lagret i PaperOffice DMS er også OCR tekst-gjenkjent, optimalisert med forretningsordlister og indeksert for et perfekt nøkkelordsøk i SQL-databasen din for et nøkkelordsøk.

  Spar tid på å søke etter dokumentasjon og kostnader ved å administrere og lagre den.

• Reduksjon av oppsigelser som duplisering av dokumenter, kopikopier, dataregistrering.
• Smidighet og automatisering av administrative oppgaver med opprettelse av arbeidsflyter som gjør det mulig å integrere dokumenter og forretningsprosesser i et kontrollert miljø og klart definerte og overvåkede aktiviteter.
• For ikke å glemme den positive "bivirkningen" av høyere intern og ekstern kundetilfredshet. Bruken av et dokumentbehandlingssystem gjør at du kan reagere raskere og mer pålitelig og dermed bedre på kundenes ønsker.

  Økningen i kundetilfredshet er merkbar veldig raskt og fremfor alt bærekraftig - både når det gjelder salg og selskapets omdømme.

Et av de viktigste aspektene ved lagring av dokumenter via et dokumentstyringssystem er overholdelse av lovbestemmelser eller spesifikasjonene til GoBD.

Forkortelsen GoBD står for "Prinsipper for riktig styring og lagring av bøker, poster og dokumenter i elektronisk form og for datatilgang".

Spesielt på grunn av den revisjonssikre, svært krypterte dokumentlagringen direkte i en sentral SQL-database oppfyller PaperOffice alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens høyeste tyske standard GOBD.

Begrepet versjonskontroll er ikke et fremmedord i et dokumentbehandlingssystem (DMS). Behovet for å bruke et dokumentbehandlingssystem som har GoBD-kompatibel versjonskontroll og revisjonssikker versjonskontroll, er tydeligere enn noen gang før.

PaperOffice overgår alle juridiske krav

Utviklingen av PaperOffice DMS er GoBD-kompatibel, slik at du kan bruke programvaren uten bekymringer for å måtte få deg til å bryte en regel. Hver gang noen for eksempel endrer et dokument, opprettes det en ny versjon av dokumentet. På denne måten kan du spore hvilket innhold dokumentet hadde på hvilket tidspunkt.

Forresten, det er en video på YouTube for Synology NAS-oppsett MariaDB 10 og dokumentstyringssystem PaperOffice som forklarer denne prosessen på en forståelig måte:

I begge tilfeller, selv i verste fall, er det sikret at de arkiverte databasene gjenopprettes på kort sikt, og oppbevaringsperiodene blir derfor alltid observert.

Pass på at du unngår denne feilen

Mens store selskaper lenge har utnevnt digitaliseringsoffiserer som omhandler temaet konvertering av analoge dokumenter på heltid, mangler små og mellomstore selskaper vanligvis menneskelige ressurser, spesielt siden passende faglige kvalifikasjoner kreves.
Dette er imidlertid en vanlig feil og fører til dårlige investeringer, fordi mange produsenter drar nytte av denne uvitenheten.

Midlertidig konklusjon

Du trenger ikke en IT-spesialist eller en utdannet bibliotekar!

Alt du virkelig trenger er

• riktig programvare
• pålitelig IT-partner
• tilsvarende maskinvare

Noen ganger er maskinvaren ofte allerede der, har mer potensial enn før og kan brukes umiddelbart.

Tips

Forresten er det en spesiell artikkel om emnet "Digital fakturabehandling", som rapporterte om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide