Pro tips
Det er ikke lenger en hemmelighet at dokumenthåndteringssystemer har stort potensial for bedrifter.
Takket være bruken av et dokumenthåndteringssystem fremmer du ikke bare digitaliseringen av bedriften din. I tillegg danner du hjørnesteinen for å nå bedriftens mål og sikre din langsiktige bedriftssuksess.
Fordi digital dokumenthåndtering skaper et klart middel her og tar deg et stort skritt fremover i den digitale transformasjonen. I den nåværende artikkelen vil vi liste opp hvordan et dokumenthåndteringssystem (DMS) fungerer, hva som må vurderes og hvilke fordeler det gir bedrifter.
Hva brukes et dokumenthåndteringssystem til?
For å si det enkelt: et dokumenthåndteringssystem (DMS) brukes til å lagre, administrere og kontrollere flyten av dokumenter og informasjon i en organisasjon.
Du kan organisere all informasjon, for eksempel papirdokumenter, Windows-filer eller e-post, på et sentralt sted, dokumenthåndteringssystemet ditt, som ansatte kan få tilgang til enkelt og uten problemer, inkludert unike funksjoner for teamarbeid og dokumentdeling og et innovativt programgrensesnitt som er unikt over hele verden.
Dokumenthåndteringssystemer blir stadig viktigere for bedrifter ettersom mengden informasjon som genereres av dagens virksomheter vokser eksponentielt.
Styring og kontroll av den enorme mengden eksterne og interne dokumenter som er en del av forretningsprosessene i offentlig eller bedriftsøkonomi, har blitt en utfordring som oppmuntrer til bruk av ulike applikasjoner.
Disse ulike applikasjonene skal derfor lette kontrollen over informasjon og dokumenter og gi betydelige reduksjoner i søketid, håndtering og kostnadsbesparelser, noe som er svært viktig i våre administrative prosesser.
Men ville det ikke være en fordel å ha bare ett program som kan oppfylle alle funksjoner?
Vi vil vise deg at PaperOffice dokumenthåndteringssystem kan være akkurat denne ene applikasjonen for din bedrift som har alle nødvendige funksjoner om bord.
Hvor lagres dokumentene?
Etter automatiseringsalternativer, overvåking og søk er dette det vanligste spørsmålet, fordi enten privat eller bedrift - ingen ønsker å forlate dataene i feil hender. Først og fremst fordi dette også er lovpålagt.
PaperOffice DMS går den trygge veien, fordi alle data lagres i en svært sikker kryptert database, som kan være plassert på NAS, for eksempel fra Synology eller QNAP. Dette betyr at du alltid har tilgang til og kontroll over dataene dine.
Dermed er "hjertet" i dokumenthåndteringssystemet en database der informasjonen lagres på en slik måte at den kan bli funnet og hentet på en enkel og kontrollert måte.
Men ved å lagre informasjonen på en strukturert måte, har vi bare en del av ligningen.
"Hjernen" som styrer systemet er arbeidsflytlogikken, som gjør det mulig å skape avhengigheter mellom dokumenter og prosesser og å koble denne informasjonen i fleksible og tidligere definerte strømmer.
Et viktig skritt i implementeringen av en så sofistikert "arbeidsflyt" er at så mye dokumentasjon som mulig er tilgjengelig i digital form.
Digitalisering og dokumenthåndtering
Når man snakker om dokumenthåndteringssystemer, må man ikke glemme: jo høyere grad av digitalisering av informasjonen som er en del av prosessene, desto høyere grad av kontroll og automatisering som kan oppnås.
I det første trinnet bestemmes det hvilke dokumenter som tilhører prosessene, hvordan disse dokumentene kan integreres i dokumenthåndteringssystemet og hvilken informasjon som skal trekkes ut og lagres sammen med dokumentene i databasen.
Når informasjonen er inkludert, er livssyklusen definert, hvordan den samhandler med andre prosesser og hvordan den kan integreres.
Mest sannsynlig vil det også være informasjon som kommer fra forskjellige kilder og i forskjellige formater. Noe av det i digital form, lagret i filer eller databaser og noen i form av trykte dokumenter.
Når informasjonen kommer fra andre databaser eller er i XML-format, er det enkelt å spørre og trekke ut, men. Hva skjer med digitale dokumenter i pdf, doc, etc. format? Det vil være litt mer komplekst, men innholdet kan nås på forskjellige måter, for eksempel med visse programmer, få tilgang til filen direkte eller sende den til utskrift og trekke ut informasjonen gjennom utskriftskøen (kø).
Det er litt mer komplisert når dokumentet kommer i papirform, for eksempel en følgeseddel eller en faktura. Men når løsningen inkluderer et sofistikert optisk tegngjenkjenningsprogram (OCR), er et viktig skritt allerede tatt.
Skanner og dokumenthåndteringssystem
Med en skanner eller annen digitaliseringsenhet konverteres dokumentet ikke bare til et bilde, men innholdet kan også "leses ut" elektronisk.
Hvis systemet nå kan brukes til å gjenkjenne og definere hvilken dokumentinformasjon som er separat i informasjonen i dokumentbehandlingssystemet er fullført.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Digitaliseringen av informasjon via OCR gjør det enklere å integrere et bredt spekter av dokumentasjon i styring av prosesser og arbeidsflyter.
Hvordan du kan dra nytte av PaperOffice dokumenthåndteringssystem
PaperOffices dokumenthåndteringssystem er som et allsidig talent, fordi i tillegg til generell dokumentarkivering, er mange andre funksjoner knyttet til dokumenter og tilhørende informasjon integrert, for eksempel noen av dem:
- Få tilgang til informasjonen din når som helst, hvor som helst
- Søke etter og finne dokumenter
- Fullt automatiserbar
- Juridisk kompatibel og revisjonssikker arkivering av dokumenter
- Automatiser arbeidsflyter
Alle data lagres sikkert hos deg og ikke i en sky.
Vær uavhengig ved å administrere alle dataene dine selv i stedet for i en tredjeparts sky med oppfølgingskostnader.
PaperOffice støtter alle enheter som lokal PC, QNAP NAS, Synology NAS, Windows eller Linux servere og webtjenester som AWS eller Azure.
Du får alle fordelene med en sky, men ved å bruke din egen databaseserver. Du kan få tilgang til PaperOffice-databasen kryptert og sikkert fra hvilken som helst annen PC i verden.
Finn ut mer.
PaperOffice indekserer ganske enkelt alt, enten det er skannede dokumenter eller filer. Tekstinnholdet lagres sikkert i databasen uten din inngripen. Så du kan enkelt søke etter hvilken som helst tekstbit, mengde og nøkkelord i løpet av sekunder og finne samsvarende oppføringer.
Finn ut mer om integrert søk.
Fritt definerbar overvåking lagrer automatisk alle dokumenter i henhold til dine spesifikasjoner.
Ikke bare hele kataloger kan overvåkes, men også e-postkontoer, Outlook-mapper og til og med nettbaserte skjemaer.
Finn ut mer om hvordan du automatiserer overvåkingen.
Hvert selskap er forpliktet til å oppbevare skatterelevante dokumenter for skattekontoret.
Utfordringen er å arkivere det økende antallet digitale og papirdokumenter som kreves av GoBD: i originalformat og uforanderlig.
PaperOffice DMS gjør det mulig, lær hvordan:
Arkivering i samsvar med lovenSom allerede nevnt er det viktig for avansert dokumenthåndtering å ha all informasjon i digital og strukturert form i en database. Dette gjør at du enkelt kan finne dokumentene og sette regler for hvem som kan få tilgang til, endre og slette/arkivere informasjonen din på ett sentralt nettsted.
En av grunnpilarene i PaperOffices dokumenthåndteringsløsning er den omfattende arbeidsflytmotoren. Dette lar deg spesifisere hvert trinn i en forretningsprosess med tilknyttede aktiviteter og avhengigheter, samt avdelingene og rollene som er involvert. Men du kan også definere automatiske varsler som aktiveres avhengig av aktiviteter og hendelser som oppstår gjennom hele prosessen.
Alt dette reduserer ikke bare tiden som brukes på å administrere oppgaver, men minimerer også sannsynligheten for glemsomhet og feil i prosessen.
PaperOffice hjelper deg med å automatisere alle arbeidsprosesser, kartlegge hele arbeidsprosesser digitalt, slik at du alltid holder deg informert.
Du har alltid oversikt over oppgaver og prosesser gjennom arbeidsflyter som hjelper deg med å automatisere det daglige arbeidet.
Sett ønsket arbeidsflyt med forfallsdato, koble den til mulige beslutninger og oppgaver, og fra aktivering tar PaperOffice seg av alt annet til ferdigstillelse.
Dette gjør det enkelt for deg å overholde selskapets retningslinjer og juridiske krav.
Finn ut mer om arbeidsflytautomatisering:
ArbeidsflyterOg mange flere funksjoner.
Å jobbe med og administrere dokumenter kan være enkelt, sikkert og effektivt på samme tid.
Merverdi og fordeler ved dokumenthåndtering
Nedenfor viser vi noen av de mest fremragende fordelene ved å implementere PaperOffice dokumenthåndteringssystem:
- Kontroll over hvem som har tilgang til dokumentene, når og hvilke aktiviteter som kan utføres på dem
- Sentral og enkel tilgang til all relevant selskapsdokumentasjon og mulighet for at flere parter samarbeider om samme dokument
- Sikkerhet, ikke bare i tilgangskontroll, men også i varetekt og sikkerhet som følger med innføring av ny teknologi og databaser
- Spar tid på å søke etter dokumentasjon og kostnader ved å administrere og lagre den
- Reduksjon av overflødigheter som duplisering av dokumenter, fotokopier, dataopptak
- Smidighet og automatisering av administrative oppgaver med opprettelse av arbeidsflyter som tillater integrering av dokumenter og forretningsprosesser i et kontrollert miljø og klart definerte og overvåkede aktiviteter
- For ikke å glemme den positive "bivirkningen" av høyere intern og ekstern kundetilfredshet
FAQs
Til slutt, svarer vi på noen flere ofte stilte spørsmål om emnet. "":
Trenger jeg internett for å jobbe med PaperOffice?
Nei! PaperOffice krever IKKE internettforbindelse for å fungere.
Internett er bare nødvendig for å laste ned installasjonspakken, opprette brukerkontoen, opprette databasen og legge til enheten.
Kan jeg bruke Synology NAS til databaselagring?
JA, absolutt! PaperOffice fungerer perfekt med Synology NAS.
Hvor lagres dokumentene og filene?
Alle dokumenter og filer lagres enten direkte hos deg, på PCen, i en kryptert database eller, hvis dokumentene dine er lagret under "Mine Windows-dokumenter", ukryptert i din lokale Windows-katalog.
Du har også muligheten til å sette opp databasen på en NAS-enhet og lagre dataene dine på NAS.
I alle tilfeller har du tilgang til dataene dine når som helst.
Lagres dataene mine i en sky?
Nei, dataene dine lagres vanligvis ikke i skyen!
Hvis databasen din er satt opp på en NAS-server (for eksempel QNAP eller Synology), blir dataene dine lagret i databasen på NAS-serveren.
Er databaser opprettet av PaperOffice alltid kryptert?
Hver database opprettet av PaperOffice er beskyttet med et passord på høyt nivå. Alle inkluderte dokumenter er kryptert av PaperOffice ChunkCrypt med en militær kryptering på 1024bit.
Konklusjon
Det spiller ingen rolle om du bare vil finne dokumentene dine og relatert informasjon, eller om du trenger å merke dokumentene, integrere dem i arbeidsflyter, men samtidig sørge for at du jobber i samsvar med ulike retningslinjer og forskrifter - PaperOffice DMS har en rekke funksjoner for å hjelpe deg.
Å komme i gang er enklere enn du tror.
Fortsatt bekymret for ikke å gjøre det?
Ta en titt på våre kunders casestudier om å bli digital i ulike bransjer, og se selv hvor enkelt det er å integrere.