Vi har listet opp fem trinn du må følge for å redusere papirforbruket på kontoret og gå digitalt:
-
Strategi og analyse av prosessene
Planlegg distribusjonen på det papirløse kontoret godt. Bruk nok tid på å analysere prosessene i firmaet. Hva må være tilgjengelig eller oppbevart i papirform? Hvilke dokumenter er tilstrekkelige i digital form?
Dokumenter og informasjon kommer fra forskjellige kilder Du vil mest sannsynlig komme over informasjon som kommer fra forskjellige kilder og i forskjellige formater. Noe av det i digital form, lagret i filer eller databaser og noen i form av utskrevne dokumenter.
Tids- og personalplanlegging for det papirløse kontorprosjektet
En kvart eller 90 dager er en rimelig tidsramme for å implementere handlingene som trengs for å gå over til det papirløse kontoret.
Det er også en periode som gir mulighet for en jevn overgang. Quick fix-løsninger som tvinger ansatte til å gjøre endringer fra en dag til den neste, er vanligvis kortvarige. Det er også mulig på denne måten å ikke forstyrre driften.
I utgangspunktet, når du bytter til det papirløse kontoret med PaperOffice DMS, er det ikke behov for et prosjektteam som består av flere personer.
I mange SMB-er er det verken mulig eller ønskelig å trekke disse fra sine faktiske aktiviteter. Det som imidlertid er fornuftig er å gjøre minst én person med myndighet til å utstede direktiver CDO, chief digital officer. Hvis du ikke er så opptatt av amerikanske forkortelser, kan du utnevne ham eller henne som en papirløs kontorprosjektleder.
-
Fastsettelse av periodene for overgangen til det papirløse kontoret
Å bryte de tiltenkte 90 dagene inn i mindre tidsperioder har som formål å kunne fokusere på hver fase av overgangen og å kunne reflektere over de involverte prosessene. I tillegg kan suksesser i overgangen dokumenteres lettere. De ansatte får en bedre forståelse av tiltakene og føler seg ikke overveldet. Samtidig må målene kommuniseres internt, noe som er i tråd med en mental endring. Hvor viktig dette er allerede blitt forklart i forordet.
Det er fornuftig å dele de 90 dagene i tre seksjoner på 30 dager hver.
De første 30 dagene brukes til å analysere alle prosesser som skal konverteres fra analog til digital.
I løpet av de andre 30 dagene vil PaperOffice DMS og den nødvendige maskinvaren bli introdusert, men i utgangspunktet bare for opplæringsformål og tilhørende pågående prosesser, hvis dette oppstår.
De siste 30 dagene har blitt tatt opp med å gjøre prosessovergangen fra analog til digital, med spørsmål fra ansatte uten tvil oppstår. Den ene eller den andre feilaktige operasjonen er også mulig, men dette kan korrigeres når som helst takket være den hierarkiske strukturen til PaperOffice DMS.
-
Oppdage innsamlingsbaner og bestemme datalagring
I løpet av de første 30 dagene er fokuset nå på å undersøke prosessene der papir har spilt hovedrollen så langt. For å gjøre dette er det nødvendig å gjenkjenne grensesnittene for ekstern og intern kommunikasjon i selskapet og å følge deres livssyklus, som kan være der:
- Telefonsamtaler (f.eks. et bestillingsskjema som deretter fylles ut)
- E-posttrafikk (f.eks. e-post skrives ut for neste møte)
- Bokstaver
- Forretningskundebesøk (f.eks. se telefonsamtaler)
- Tilhørende dokumenter
- Intern korrespondanse
Den neste tingen å bestemme er når og hvor, når det gjelder elektroniske former, overgangen til trykt papir finner sted, samt banen fra papir til arkivering eller bare til avfallskurven.
Utforme dokumenter digitalt fra nå av
Fra nå av, gjør uten papir så langt som mulig: møter, minutter, innkommende e-post, utgående fakturaer og notater kan opprettes direkte i PaperOffice. Oppgaver og arbeidsflyter implementeres også digitalt.
Digitaliser fakturaer og implementer gradvis papirløs regnskap
Utstedelse av fakturaer som sådan er også en del av det papirløse kontoret, men ikke bare å se i denne sammenhengen. Digitalisering og riktig behandling er et problem og må også planlegges og implementeres godt.
Alle som vedlikeholder fakturaene sine digitalt og også skaper sin digitale bokføring, anerkjenner større potensial for besparelser og kan gjøre den generelle regnskapsprosessen mer effektiv.
Lagring av data
Hvis du allerede har bestemt deg for at de fysiske filene dine nå skal være digitale filer, er det umiddelbare spørsmålet hvor skal du lagre disse digitale filene. Vil du lagre dem i en database lokalt eller på en ekstern NAS-enhet?
Når du bytter til et papirløst kontor, bør du ikke skimp på en av de viktigste fasetter. Lokal datalagring og bruk av NAS-enheter.
Eller vil du ikke ha datalagringen eller databasen i selskapet i det hele tatt? For å unngå brann, ran, etc., er det imidlertid ikke sikkert at du bruker en skyløsning av juridiske årsaker. Da er selvfølgelig løsningen med å bruke databasen på en dedikert server, som er tildelt deg alene, en veldig god løsning.
Utvalget er stort.
Lösung mit dem Einsatz der Datenbank auf einem dedizierten Server hat viele Vorteile
-
Introduksjon av PaperOffice DMS pluss maskinvare
Når programvaren er installert på datamaskinene i selskapet, hierarkinivåene er tilordnet og NAS-serverne er konfigurert og nettverksbasert, er programvaren opplært.
Det er ikke behov for eksterne (vanligvis synonymt med "dyre") konsulenter. PaperOffice-ansatte er selvfølgelig tilgjengelige om nødvendig. De mer enn en million selskapene som jobber med PaperOffice DMS over hele verden har så langt kommet godt overens med de detaljerte veiledningene og videoene eller med telefonrådene om spørsmål om PaperOffice DMS.
De fleste prosessene er selvforklarende og ledsages av en veldig godt lagt hjelpemeny. Forresten, du trenger ikke å være sta om å holde deg til de 30 dagene. Hvis alle som er involvert i overgangen fra analog til digital er av den oppfatning at det vil fungere, kan prosessen forkortes etter ønske.
Mappestruktur
En meningsfull mappestruktur er viktig, slik at du enkelt kan finne deg selv etter overgangen. Du kan enkelt organisere din digitale mappestruktur i henhold til din eksisterende "virkelige" mappestruktur.
Stol på automatisering
Takket være den intelligente AI-anerkjennelsen kan du gjenkjenne viktige dokumentdata i dokumentet, trekke dem ut og bruke dem til dokumentnøkkelord. Dette sparer tid og derfor penger.
-
Fullfør overgangen til det papirløse kontoret
De siste 30 dagene (eller mindre) starter og de ansatte fullfører utdannings- og opplæringsfasen. E-postmeldinger skrives ikke lenger ut, men lagres.
Bruke arbeidsflyter og stempler
Dokumenter og e-post kan nås, redigeres og gjøres tilgjengelig for andre ansatte når som helst via arbeidsflytfunksjonen i PaperOffice DMS. Fraktdokumenter fra leveranser eller innkommende brev digitaliseres ved hjelp av en skanner eller et mobiltelefonkamera og konverteres til tekstdokumenter ved hjelp av PaperOffices OCR-programvare.
Stempelfunksjonen gjør det mulig å utløse ulike arbeidsflyter og ytterligere handlinger som skal utføres. Dynamiske variabler kan legges til stempler, og til og med e-postvarsler sendes automatisk ved bruk.
Ikke glem å sikkerhetskopiere
Det er bare ett sentralt lager med en sikkerhetskopieringsfunksjon. Spørsmålet oppstår aldri igjen om hvilken ansatt som har et bestemt dokument lagret på datamaskinen sin, og hvordan man kommer til det fordi han eller hun er på ferie og ikke er tilgjengelig.
En datakrypteringsmetode som også brukes av det amerikanske militæret. Det for tiden populære og lukrative spillet med hackere med ransomware spretter av PaperOffice.
Vær konsekvent: Begynnelsen er alltid vanskelig, fordi prosesser som har blitt øvd inn i årevis er nye for øyeblikket. Ikke fall tilbake i det gamle mønsteret.
Hold deg konsekvent og opplev det papirløse kontoret.
Den ultimate 5-trinns guiden
Tips
Vi har laget den ultimate 5-trinns guiden for å gå papirløs og digitalisere virksomheten din som et nedlastbart dokument, detaljere hvert 5 trinn og hvor lang tid det tar:
The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months
Midlertidig konklusjon 2 / 3
Med riktig programvare betyr et papirløst kontor ikke noe ekstra arbeid!
Alt som virkelig trengs er litt programvare- Automatiser mottak av fakturaer fullstendig ved hjelp av personlige e-postmeldinger, hvis fakturaer er tilgjengelige digitalt
- Når det gjelder papirfakturaer, takket være skannerintegriteten, kan de automatisk fanges opp ved batchskanning
- Indeksere og lese opp skannede dokumenter
- og det viktigste: kan automatisk lagre digitale og skannede dokumenter avhengig av innholdet!
Og unngå denne vanlige feilen
I alle fall må du sørge for at programvarevalget ditt faller på en DMS som du kan utføre automatisk opptak (f.eks. katalogovervåking) og undervisningen i dokumentene SELV for ikke å gå inn i en ukontrollerbar kostnadsfelle og ikke være avhengig av produsenten å være!
