Implementere digital fakturabehandling riktig i 10 trinn

Behovet for digitalisering er nå et viktig aspekt for alle.

I vår guide finner du nå flere rapporter om hvordan digitalisering skal skje rundt selskaper og hvor mange fordeler dette gir deg.

Men nesten hvert tredje spørsmål som kommer inn fra våre kunder er relatert til den digitale implementeringen av fakturabehandling. Så vi bestemte oss for å se nærmere på dette emnet.

I den nåværende artikkelen ser vi litt dypere inn i informasjon om digital fakturabehandling. Fordelene ved å digitalisere fakturaer. Vi vil vise deg hvordan du kan implementere alt og beskrive virkningen av en vellykket implementering.

Før vi går til selve implementeringen, la oss svare på spørsmålet:

Hvorfor er det nødvendig å digitalisere fakturaer og dokumenter i selskaper?

Dette er et spørsmål som flere og flere selskaper stiller: "Må jeg virkelig digitalisere regnskapet mitt"? Svaret er ja, det må du. Blant annet fordi lovgiveren krever at det skal være slik. Flere og flere selskaper står overfor å måtte overholde prosessdokumentasjonen.

Hva krever lovbestemmelser?

Lovbestemmelser krever overholdelse av kravene til mottak, behandling og arkivering av alle testrelevante innkommende dokumenter.

I vår nåværende artikkel viser vi et par praktiske eksempler. Hvordan du enkelt kan løse digitalisering takket være PaperOffice DMS. Men først kommer vi til de generelle fordelene ved digital behandling av fakturaer.

Hva er fordelene med digitalisering?

I dagens verden av hjemmekontor og digitale medier er det fortsatt vanlig å se papirregninger stablet opp på hyller og bord.

Hovedårsakene til å bruke papir er at ansatte synes det er vanskelig å akseptere digitalisering eller til å begynne med. Det ligger i utfordringene med å håndtere endring og digitalisering.

Fysisk dokumentkopi til tross for digitalisering

Mange liker å beholde en fysisk kopi av dokumentene de arbeider med. Men prosessen med å håndtere papir som har blitt øvd inn i årevis, spiller også en rolle her.

Om emnet for den papirløse konverteringen har vi allerede skrevet en detaljert artikkel. Her tar vi eksplisitt opp temaet digital regnskap.

Manuell innskriving av fakturaen betyr ikke bare mye tid, men også skjulte høye kostnader. Å få det riktig kan spare mye tid og penger.

Viktige fordeler inkluderer:

• Du kan finne hvilken som helst faktura på sekunder / spare tid

  Fordi takket være digitaliseringen av dokumentene dine, kan du finne alle fakturaene som er lagret i PaperOffice i løpet av sekunder. Du trenger ikke lenger å arbeide gjennom tykke mapper. Ved å digitalisere alle fakturaer i selskapet trenger du bare noen få klikk for å finne dem i systemet.

  Dette fører oss også til det andre punktet:

• Du drar nytte av optimalisert arbeid / papirbesparelser

  Du trenger ikke lenger plass til fysiske mapper. Fra nå av kan du arkivere fakturaene dine i PaperOffice. Reduksjon av papirforbruk fører til rene og ryddige kontorer.

• Forenkle regnskapsprosesser / For eksempel med arbeidsflyter

  Ved å administrere fakturaene dine digitalt sparer du tid og krefter. I tillegg til kostnader for opprettelse, levering og behandling. Ikke lag kopier for avanserte oppgaver, arbeidsflyter og videresending. Alt går digitalt og er gjennomsiktig og forståelig.

  Takket være digitaliseringen av fakturaene dine, vil du ikke lenger gå glipp av verdifulle rabattfrister.

• Angi tillatelse for tilgang til trykknapp

  Individuelle tilgangsrettigheter til enkeltdokumenter og mapper sikrer klar sikkerhet. Du kan gi tilgang til enkeltpersoner eller hele avdelinger. For eksempel regnskap.

• Oppdage kontakter automatisk

  PaperOffice gjenkjenner intelligent adressedata i dokumentinnhold. Deretter kobler dokumentet logisk til eksisterende kontakter. Dette gjør det blant annet mulig å vise alle dokumenter for en bestemt kontakt med bare noen få klikk.

• Automatisert nøkkelord

  PaperOffice støtter deg med intelligent AI-anerkjennelse og nøkkelord. På denne måten søkes det i fakturaen etter de viktigste dokumentdataene.

  KI PIA leser intelligent dataene ut av dokumentet. Deretter arkiverer du dokumentet med fullstendige nøkkelord. Om nødvendig med testen eller automatisk i bakgrunnen.

• Innebyggings-/eksportfunksjon for skattekonsulenter

  Du kan enkelt overlevere fakturaene dine. Med kontotilordning og søkeord. Takket være det avanserte søket har du alt du trenger for eksporten. Som alle regningene fra forrige måned, for eksempel.

  Inkludert mappestrukturen, PDF-filen, Excel-filen med all informasjon. Som et resultat kan regnskapsføreren eller regnskapsføreren enkelt importere dokumentasjonen.

• Raske redigeringsalternativer

  Regnskap kan implementeres raskt i fremtiden. Ikke bare kan du finne alle dokumentene umiddelbart, du kan også redigere / klassifisere dem direkte, for eksempel. Alle juridiske krav er oppfylt takket være revisjonssikker arkivering. Å sjekke og godkjenne er dermed barns lek.

  Digitaliseringen av fakturaer er uunngåelig av flere grunner. Mange selskaper er også allerede overbevist om at digitalisering av fakturaer er fremtiden. Dette må også aksepteres i dag og nå.

  Likevel frykter mange fortsatt at dette trinnet vil bli assosiert med et langt prosjekt. Som vil være vanskelig, dyrt, risikabelt og destabiliserende. Den gode nyheten er at til syvende og sist, takket være PaperOffice, er dette ikke lenger tilfelle!

Hva må vurderes før digitalisering av fakturaer?

Først av alt er det viktig å ikke forvirre eller redusere digitalisering til skanning av innkommende fakturaer. Slik at de deretter kan komme inn i arbeidsflytprosessen for validering, betaling og arkivering enklere og raskere. Digitalisering er mye mer.

Fordeler med OCR-tekstgjenkjenning: Takket være OCR-tekstgjenkjenning kan mange ting automatiseres. For eksempel med kunstig intelligens (AI). På denne måten blir læringsfunksjoner mer og mer kraftige og pålitelige deteksjonsalgoritmer.

Varer som vises på fakturaen, kan umiddelbart identifiseres og trekkes ut fra dokumentet. Dokumentet er arkivert og kan gjøres tilgjengelig for regnskaps- eller ERP-systemet.

Med digitalisering drar for eksempel finanstjenesteleverandøren nytte av pålitelig informasjon i sanntid når fakturaen mottas.

Vi kommer til det virkelige spørsmålet i denne artikkelen:

Hvordan implementerer jeg fakturabehandling?

Hvis du administrerer fakturaene dine med PaperOffice, er innkommende fakturabehandling helt elektronisk. Du vil allerede motta den innkommende fakturaen digitalt, det vil si via e-post eller ved å skanne den. Dette spiller ingen rolle.

Digitaliser innkommende fakturaer med DropMail, hvordan?

Hvis du allerede mottar innkommende fakturaer i digitalt format, anbefaler vi DropMail-modulen integrert i PaperOffice. Dette lar deg opprette en personlig DropMail-e-postadresse i PaperOffice. Du sender bare fakturaer til dem.

Alle fakturaer som sendes til DropMail-adressen din som et e-postvedlegg, arkiverer automatisk i PaperOffice. Med definerbare arkiveringsregler og ikke noe arbeid.

PaperOffice gjenkjenner fakturaen og leser opp relevante data. Programvaren arkiverer deretter fakturaen i riktig mappe. Takket være den intelligente kunstig intelligensen startes eventuelt ytterligere godkjenningsprosesser, oppgaver og arbeidsflyter.

Alle ansatte som skal være involvert i prosessen blir informert. Fakturaarbeidsflyten kjøres automatisk.

Trinnvis behandling av digitale fakturaer:

Fakturamottak

Bare lag ønsket adresse i formatet "meine_rechnungen@paperoffice.com", spesifiser en lagringsmaske eller aktiver PIA, og det er det!

Behandling av digital faktura

PaperOffice fanger automatisk opp fakturaen og begynner å behandle

Definerte arkiveringsregler utføres. Revisjonssikker arkivering skjer automatisk i bakgrunnen i henhold til planen.

Du kan kontrollere fakturaen, godkjenne den og kjøre arbeidsflyter.

Fremover

Eksporter fakturaene til skatterådgiveren eller tredjepartssystemene med relevant informasjon.

Hvordan ser fremtiden for faktura digitalisering ut. Hvor skal reisen?

Først av alt gir digitalisering av fakturaer betydelige og umiddelbare økninger i produktiviteten. Digitalisering frigjør ikke bare ansatte fra en tidkrevende, tett driftsoppgave. Dessuten vil problemer med forsinkelse og tvist på grunn av manuell feil bli løst.

Iboende kostnader for lagring, søking og tap av viktige papirdokumenter reduseres drastisk. I tillegg er rasjonaliseringen og automatiseringen av validerings- og kontrollprosessene i hele leverandørprosessen.

Fra kjøpsforespørsel til betaling, multipliser disse fordelene ytterligere.

Hva oppnår et selskap takket være digitalisering?

Gjennom digitalisering klarer selskapet å frigjøre viktige menneskelige og økonomiske ressurser. Det være seg å absorbere veksten av aktivitet med konstante ressurser. Eller for å mobilisere teamene dine i transformasjonsprosjekter. For ansatte er digitalisering av fakturaer ikke en fiende. Tvert imot – den allierte. Disse gjør arbeidet mer interessant og skaper merverdi for selskapets økonomistyring.

Kan papir ødelegges etter digitalisering?

Først av alt er det svært viktig å merke seg at faktorene for digital arkivering av dokumenter må overholdes. Ifølge GoBD kan papirdokumenter bli ødelagt. Med mindre de må oppbevares i originalen i henhold til utenlandske skatte- eller skatteregler.

Dette inkluderer for eksempel åpningsbalanser og bygningsrettsdokumenter. GoBD sier også at papirdokumentene skal trekkes fra videre behandling. Det kan også hende at filen ikke endres etter skanneprosessen.

Revisjonssikker i henhold til GoBD-kompatibel versjonskontroll

Som er gitt når som helst takket være versjonsversjonen i PaperOffice. Dokumentet må være tilgjengelig og evaluerbart så lenge oppbevaringsperioden varer.

PaperOffice oppfyller dermed alle nødvendige standarder gjennom sertifisering og testing av alle programvarekrav i henhold til GOBD.

Oppbevaringsperioden

Spørsmålet om oppbevaringsperioden kommer opp igjen og igjen med våre kunder. Fordi det ikke er noen klare instruksjoner om hvordan og om den opprinnelige fakturaen skal beholdes. Først og fremst bør du kontakte dine ansvarlige skattemyndigheter, det vil si ansvarlig revisor.

Hvilke dokumenter godtas?

Dokumenter med juridisk relevans, for eksempel kontrakter, må fortsatt oppbevares i originalen.

Slik kommer du til poenget:

Skattekontoret godtar elektroniske kvitteringer. Retten i tilfelle tvist bare originaler.

Dette har å gjøre med det faktum at en signatur bare kan kontrolleres for ekthet på originale dokumenter. Vi anbefaler at du aldri kaster Original.

Det viser seg at du må vurdere flere aspekter for å kunne behandle innkommende fakturaer.

La oss oppsummere:

For å fullstendig forvise papir fra prosessen, må du implementere en kontinuerlig digitalisering av alle innkommende fakturaer. Forbedringer kommer fra å automatisere prosessen så mye som mulig.

Et slikt digitalt dokument har en bunt av fordeler for selskapet. Skreddersydd programvare sikrer betydelig mer produktivitet i selskapet.

Så digitalisering av fakturaer er et viktig skritt i å forvandle virksomheten din til et papirløst kontor. Det sparer tid og arbeid. Øker kvaliteten på arbeidsresultatene.

Bruk alle fordelene ved et papirløst kontor.

Pass på at du unngår denne feilen

Mens store selskaper lenge har utnevnt digitaliseringsoffiserer som omhandler temaet konvertering av analoge dokumenter på heltid, mangler små og mellomstore selskaper vanligvis menneskelige ressurser, spesielt siden passende faglige kvalifikasjoner kreves.
Dette er imidlertid en vanlig feil og fører til dårlige investeringer, fordi mange produsenter drar nytte av denne uvitenheten.