De 10 viktigste fordelene ved digitalisering av papirdokumenter

Hva betyr digitaliseringen av dokumenter i detalj?

Enkelt sagt er det prosessen med å erstatte et fysisk dokument, i papir forstand, med et digitalt format.

De fleste bør være kjent med prosessen, i det minste på en rudimentær måte. Et dokument skannes eller fotograferes, som skannere vanligvis brukes til. Det avhenger imidlertid av det respektive grensesnittet. Et dokument kan også digitaliseres ved hjelp av et mobiltelefonkamera.

For mange selskaper er endringen fra papir og mapper til elektroniske formater et av de viktigste og også betydelige tiltakene i digitaliseringsprosessen.

Slik skanner du papirdokumenter

Skannedokumenter legges til via den integrerte skannermodulen ScanConnect, som blant annet muliggjør dokumentfangst fra alle skannere, multifunksjonsenheter, mobilapper og også store kopimaskiner, for eksempel selskapet Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox og andre.

Automatisk versjonskontroll for eksisterende dokumenter tas i betraktning, og skannemetoden takket være skillesidene støttes for masseskanning av dokumentstakker og deretter underinndeling i individuelle dokumenter.

Hvis du skanner mange dokumenter, er PaperOffice spesielt nyttig fordi det gjenkjenner skilletegnark og skiller dokumentene for arkivering. En flott funksjon som er spesielt nyttig hvis bedriften din regelmessig jobber med dokumenter i komplekst format, er at PaperOffice bruker en AI til å gjenkjenne innholdet på dokumentene dine, for eksempel: totaler, dokumenttyper, datoer, kontaktdetaljer osv.

OCR eller hvordan gjøres papirdokumenter søkbare?

Nå skal teksten i et dokument ikke bare være lesbar, men også være tilgjengelig på en slik måte at du enkelt kan søke etter en tekstbit.

Arkivering helt automatisk og uten manuell innsats.

Så snart dokumenter er satt inn i PaperOffice, tar PIA seg av alt som ellers holder deg oppe.

Dette betyr at PIA gir deg din egen kraftige søkemotor for all informasjonen din, som kan søke etter og finne tekstbaserte som klassiske søkemotorer som Google, men kan også gjøre det hele visuelt, det vil si sammenligne og gjenkjenne et dokument visuelt kan.

PaperOffice vil automatisk gjenkjenne alle dokumenter som har blitt undervist i av PIA fra dette tidspunktet, noe som igjen kan utløse automatiske regler og arkiveringsmasker.

Kan dokumentlagring og -gjenkjenning automatiseres?

For å automatisk lagre dokumenter og kvitteringer, blir dokumentet først undervist i PaperOffice. Arkiveringsmaskene i PaperOffice tar seg av indekserings- og arkiveringsstedet.

Så snart en innlært dokumentmal er gjenkjent, utløses en lagringsmaske automatisk, som er ansvarlig for det automatiserte nøkkelordet og lagringsstedet.

Data from the document is recognized and read out

Lagringsmasker kan ikke bare utløses automatisk av innlærte dokumentmaler - de kan også velges manuelt i PIA-dialogen.

PIA blir helt autonom, uten brukermedvirkning og for et ubegrenset antall dokumenter i henhold til de definerte lagringsmaskene:

• Les opp automatisk
• Taggen er fullstendig
• Gjør søkbar
• Legge til og overvåke oppgaver og arbeidsflyter som må utføres
• Indeks
• Opprette nye målmappestrukturer
• Lagre i målmappe
• Opprette miniatyrbilder
• Fyll ut de obligatoriske feltene selv
• Kobling til kontakter og optimaliser for kontaktsøk

Overholdelse av GoBD-kompatibel digitalisering og juridiske forskrifter

Et av de viktigste aspektene ved lagring av dokumenter via et dokumentstyringssystem er overholdelse av lovbestemmelser eller kravene i GoBD.

Forkortelsen GoBD står for "Prinsipper for riktig styring og lagring av bøker, poster og dokumenter i elektronisk form og for datatilgang".

Spesielt på grunn av den revisjonssikre, svært krypterte dokumentlagringen direkte i en sentral SQL-database oppfyller PaperOffice alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens høyeste tyske standard GOBD.

Begrepet versjonskontroll er ikke et fremmedord i et dokumentbehandlingssystem (DMS). Behovet for å bruke et dokumentbehandlingssystem som har GoBD-kompatibel versjonskontroll og revisjonssikker versjonskontroll, er tydeligere enn noen gang før.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versjonskontroll gjør alle endringer sporbare

Begrepet versjonskontroll kan forklares veldig enkelt: Totalt sett handler det om funksjonaliteten som brukes til å registrere endringer i dokumenter eller filer. Dokumentendring kan oppdages og lagres som en skyggekopi som en ny dokumentversjon.

Sikre uforanderlighet

Hver dokumentendring plasserer en "nyere" versjon av dokumentet i et tilsvarende arkiv. Loggingen gjør endringer gjennomsiktige og sporbare til enhver tid. På dette tidspunktet vet den påfølgende fremviseren når og ved hvilket redaktør endringen i dokumentet ble gjort. Dette gir deg en oversikt over hele dokumentlivssyklusen. Versjonskontroll kan gjøres automatisk eller manuelt.

For å sikre revisjonssikkerhet må alle detaljer om en endring i dokumenter og filer være tydelig sporbare. Det må sikres at kun autoriserte ansatte kan gjøre en slik endring. Men det er like viktig å vite år senere hvilke ansatte som endret hva og når.

Riktig strategi for digitalisering:
"Trinn for trinn" og "Sist inn<>først ut"

Det faktum at digitalisering av analoge dokumenter har fordeler, er tydelig demonstrert.

Men hvordan kan de kortsiktige ulempene reduseres?

Den dyrere varianten av digitalisering er å bestille et selskap som spesialiserer seg på dette. Avhengig av omstendighetene sendes filene og mappene fra arkivet til selskapet som frakt, hvor de digitaliseres og sendes tilbake igjen. Formatet på dataene som skal digitaliseres, ble tidligere bestemt. Men gi ut viktige bedriftsdata? Selv om alle selskaper som håndterer digital arkivering sikrer det høyeste nivået av konfidensialitet, er det ingen garantier.

På forespørsel kan selskaper også ta med en lastebil med trommeskannere og digitalisere direkte på stedet, på parkeringsplassen til sine egne firmalokaler. Det driver imidlertid regningen enormt opp. Den kostbare hjemmetjenesten, som kan ta flere dager, avhengig av størrelsen på arkivet, må betales separat.

Heldigvis for alle selskaper, mens arkiver må være arkiver, trenger ikke informasjonen de inneholder, enten analog eller digital, å være tilgjengelig samtidig. Dette gjør det mulig for selskaper å digitalisere arkiver trinn for trinn, i henhold til logistikkprinsippet om å vare inn <> først ut. Digitaliser de sist mottatte analoge dokumentene først.

Årsaken er enkel

Moderne dokumenter er vanligvis nødvendig langt mer enn tids fjerne dokumenter i den daglige arbeidsflyten. Så du bør digitalisere disse rettidige dokumentene først, noe som øker arbeidsprosessen takket være din bedre tilgjengelighet. I beste fall er det en balanse mellom innsatsen som er involvert i digitalisering (fjerning av arkivet, skanning, lagring digitalt, bringe tilbake det analoge dokumentet) og prosessakselerasjonen som nå er tilgjengelig, siden det ikke er nødvendig å gå til arkivet, og du kan gjøre alle prosessene på datamaskinen.

En annen positiv effekt av denne tilnærmingen er at oppbevaringsperioder kan brukes optimalt for å redusere det analoge arkivlageret og ikke digitalisere filer hvis oppbevaringsperioder utløper seks måneder senere.

Det er viktig å gi maskinvare eller en enkel tilkobling og bestemme omfanget av digitalisering internt!

Antall administrative ansatte i et selskap eller antall VDU-jobber som kommer i tvil, varierer noen ganger sterkt, så det er umulig å si hvor mange av de ansatte du bør provisjon med digitalisering i forhold til selskapets størrelse.

I det minste bør hver ansatt ha tilgang til en enhet med en skannerfunksjon, helst en dokumentskanner som gjør det mulig å skanne flere feeder i tillegg til forskjellige formater.

Omfanget av hver digitalisering er like vanskelig som antall personer som er involvert i digitalisering, fordi med dette systemet er digitalisering nesten tilfeldig. Dette kan for eksempel implementeres i skjemaet som ansatt Z behandler en prosess i forbindelse med firmaet XYZ. Samtidig kan dette være utløseren for å digitalisere hele den analoge arkiverte filen på selskapet XYZ.

Imidlertid kan et langsiktig forretningsforhold, for eksempel, manifestere seg i et ganske stort antall filer. En annen variant ville være å digitalisere bare visse segmenter av forretningsforholdet, nettopp de som er gjenstand for den hyppigste behandlingen. For eksempel fakturerings- eller leveringsmerknader. Med riktig programvare kan prosessfølgende digitalisering implementeres uten problemer.

Den ultimate 5-trinns guiden

Tips

Vi har laget den ultimate 5-trinns guiden for å gå papirløs og digitalisere virksomheten din, detaljere hvert 5 trinn og hvor lang tid det tar:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Bygge DMS-programvare selv eller åpen kildekode?

Hvilken programvare passer meg?

Programvaresammensetningen til mange selskaper ligner selskapets historie, en struktur som har vokst sakte. Det er så komplekst at bare noen få mangeårige ansatte forstår det.

Den bedre løsningen er programvare som utfører alle prosesser fra skanning til levering til arkivering og samtidig tilbyr grensesnitt for å koble til annen programvare. En programvare med selvforklarende menynavigasjon som til slutt gir et selskaps digitale dokumenter et hjem som også oppfyller alle krav når det gjelder datahåndtering og behandling samt sikkerhet.

Høres det litt patetisk ut?

Det er riktig, men noe enkelt og fungerende patos er bedre enn en torrent av IT-teknisk sjargong som får de ansatte til å bryte ut i svette.

PaperOffice er perfekt for digitalisering av dokumenter.

Riktig dokumentbehandlingsprogramvareløser det analoge digitale problemet

DMS står for dokumentbehandlingsprogramvare og er ment å administrere dokumenter, spesielt digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er slik programvare. Utvalget av funksjoner er like bemerkelsesverdig som den intuitivt utformede menynavigasjonen, som bare krever mindre opplæring. Du trenger ikke dyre konsulenter på stedet. Godt forklart videoopplæringer på PaperOffice DMS kan gjøre dette like bra og mye billigere, gratis.

Skanning, OCR, arkivering med automatisk nøkkelord, AI-kontrollert dokumentsammenslåing, integrert søkemotor, arbeidsflytfunksjon, kryptering med 1024Mbit, direkte integrasjon i MS Office, beskyttelse mot ransomware, automatisert maloppretting, stempelfunksjon, oppgave- og notatadministrasjon.

Dette er et par av de viktigste funksjonene til PaperOffice DMS, og som sagt må verken du eller dine ansatte fullføre en IT-grad.

Hvor er det beste stedet å lagre skannedokumentene?

Vi anbefaler våre kunder å arkivere de digitaliserte dataene enten i en database som ligger på en NAS-enhet som Synology eller QNAP eller på en dedikert server. Med din egen eksterne (dedikerte) PaperOffice-server får du alle fordelene med en sky med perfekt databeskyttelse og sparer penger og mye arbeid hver måned.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alle fordelene med en skyløsning med bare en stor forskjell: Det er din egen dedikerte databaseserver, og ingen får tilgang til den, men deg.

Vil du ikke bruke en server? Ingen fare.

Hvorfor en NAS er ideell for dokumentarkivering

En NAS, en nettverkstilknyttet lagring, på tysk en lagringsenhet med nettverkstilkobling, samt kompatibel programvare for PaperOffice DMS og den interne skyen er klar. Helt trygt fra statlig og ikke-statlig nysgjerrighet, og takket være sikkerhetskopieringsfunksjonen, også trygt fra et harddiskkrasj.

Midlertidig konklusjon 3/ 3

1. Kontakt en produsent med kunnskap og programvare som er i samsvar med GOBD (og også GDPR)!

2. Det er ingen egnet DMS-programvare. Hver DMS har sin begrunnelse, og til slutt må produktet passe til formålet.

3. Enten det er din egen server, PaperOffice dedikert server i datasenteret til Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - lagre ditt ALDRI dokument på tredjeparts skylagring som a) ikke brukes på en dedikert basis og b) er ikke plassert i et trygt land c) du kan ikke eksportere med ett klikk skylagring som a) ikke brukes på en dedikert basis og b) er ikke plassert i et trygt land c) du kan ikke eksportere med ett klikk

Tips

Hvis du følger rådene og vil bruke en NAS for intern sikker dokumentlagring - PaperOffice er ikke bare perfekt for dette, men er til og med den eneste offisielle DMS for den største NAS-produsenten i verden - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.