Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Nyhetsbrevet PaperOffice Insider
Vi ønsker å være venner

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Høyest mulige rabattilbud

Eksklusive innsidenyheter

Gratis bonusoppgraderinger

Vennskap tillit ord for ære
Vi vil aldri gi e-postadressen din til noen andre, og hver e-post inkluderer en lenke for å avslutte abonnementet med ett klikk.

Digitalisering = effektivitet og suksess


Digitalisering eller digital transformasjon av papirdokumentene er forutsetningen for effektivitet og suksessen til bedriften din. Behovet for digitalisering er nå et viktig aspekt for alle.

Proff tips

I den nåværende artikkelen forklarer vi de viktigste fordelene ved digitalisering, viser funksjonene og beskriver virkningen av en vellykket implementering.

Etter hvert som hele verden blir mer "digital", trenger flere og flere selskaper, spesielt små og mellomstore bedrifter, et "push" for å komme i gang. Fordi mange allerede er forferdet over bare tanken på å vie seg til emnet eller håndtere det.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

I den nåværende artikkelen vil vi vise deg at overgangen fra papirdokumenter til digitale dokumenter er mye enklere enn det ser ut til i marerittene dine. Følg våre råd det vil lønne seg for din virksomhet.

Til en viss grad er det analoge arkivet fortsatt en nødvendighet selv i dag. Imidlertid er 99% av tiden det ikke nødvendig å jobbe med det.

Tvert imot er trykt papir en anakronisme som opprettholdes enten av vane eller rent teknisk fordi visse dokumenter må bevares i den formen de ble laget i, for eksempel gjerninger eller kontrakter. Men disse kan også skannes for å jobbe med deres respektive innhold på datamaskinen.

Selve turen til arkivet, søket på hyller eller arkivskap, fjerning av dokumentet, arbeid med det og å bringe det tilbake og ordne det igjen i arkivet. Bare det tar mye tid å beskrive og lese denne prosessen. Å ringe opp det digitale arkivet tar derimot noen få klikk og ingenting mer.

Før vi kommer inn på fordelene, la oss svare på følgende spørsmål:

Hvorfor er det viktig å ikke ligge etter når det gjelder digitalisering?

Som en ansvarlig person er du absolutt klar over at analoge dokumenter rett og slett ikke lenger er oppdatert. Du ser imidlertid også komplikasjonene ved å konvertere det eksisterende analoge arkivet til digitale data. Fordi digitalisering av dokumenter er mer enn bare en trend. Faktisk er det nå forutsetningen for å forbli konkurransedyktig og oppdatert med alle de andre selskapene i samme sektor.
Digitalisering gir mange fordeler, MEN å skanne alle filene de siste årene, ark for ark, er en prosess som er spesielt tids- og personalintensiv og fraråder.

10 fordeler med å digitalisere papirdokumenter:

  • Fleksibilitet

    Fleksibelt arbeid, uansett hvor du er

  • Effektivitet

    Optimalisering av alle arbeidsflyter

  • Raskere

    Digital kvittering og utsending

  • Kostnadsbesparende

    Redusere kostnader på alle områder

  • Pålitelighet

    Forenklet håndtering av frister

  • Sammen

    Raskere intern og ekstern kommunikasjon

  • Sømløs

    Integrasjon i kontorprogramvare

  • Søk i «Google-lignende»

    Søke i innhold ved hjelp av nøkkelord

  • Tidsbesparende

    Spare arbeidstid

  • For evigheten

    Langsiktig arkivering i PDF/A-format

Se på det som en investering i en ny maskin!

Ovennevnte liste over De 10 punktene som er oppført er på ingen måte komplette, men begrenser bare din egen kreativitet og profesjonalitet, avhengig av bruksområdet! Hvis digitaliseringen av det analoge arkivet ses fra disse synspunktene og det gjøres en motberegning, blir det klart at innsatsen er verdt og hvordan for eksempel en investering i en ny, mer moderne og raskere maskin blir sett på.

Pass på at du unngår denne feilen

Mens store selskaper lenge har utnevnt digitaliseringsoffiserer som omhandler temaet konvertering av analoge dokumenter på heltid, mangler små og mellomstore selskaper vanligvis menneskelige ressurser, spesielt siden passende faglige kvalifikasjoner kreves.
Dette er imidlertid en vanlig feil og fører til dårlige investeringer, fordi mange produsenter drar nytte av denne uvitenheten.

Midlertidig konklusjon 1 / 3

Du trenger ikke en IT-spesialist eller en utdannet bibliotekar!

Alt du virkelig trenger er

  • riktig programvare
  • pålitelig IT-partner
  • tilsvarende maskinvare
Noen ganger er maskinvaren ofte allerede der, har mer potensial enn før og kan brukes umiddelbart.

Tips

Forresten er det en spesiell artikkel om emnet "digital fakturabehandling", som rapporterte om fordelene ved digitalisering eller digital fakturabehandling:

Notebook with PaperOffice interface for digital invoice processing
Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide

Innhold

Hva betyr digitaliseringen av dokumenter i detalj?

Enkelt sagt er det prosessen med å erstatte et fysisk dokument, i papir forstand, med et digitalt format.

De fleste bør være kjent med prosessen, i det minste på en rudimentær måte. Et dokument skannes eller fotograferes, som skannere vanligvis brukes til. Det avhenger imidlertid av det respektive grensesnittet. Et dokument kan også digitaliseres ved hjelp av et mobiltelefonkamera.

For mange selskaper er endringen fra papir og mapper til elektroniske formater et av de viktigste og også betydelige tiltakene i digitaliseringsprosessen.

Video "Arkiver papirdokumenter automatisk fra skanneren"

I PaperOffice har du alle verktøyene du trenger for å digitalisere dokumentene dine.

Med PaperOffice trenger du bare å skanne dokumentet med skanneren (PaperOffice fungerer med alle), og PaperOffice oppretter en digital versjon.

Tips

emnet "Automatisert arkivering av papirdokumenter" er det en video på YouTube som forklarer denne prosessen på en forståelig måte:

Slik skanner du papirdokumenter

Skannedokumenter legges til via den integrerte skannermodulen ScanConnect, som blant annet muliggjør dokumentfangst fra alle skannere, multifunksjonsenheter, mobilapper og også store kopimaskiner, for eksempel selskapet Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox og andre.

Automatisk versjonskontroll for eksisterende dokumenter tas i betraktning, og skannemetoden takket være skillesidene støttes for masseskanning av dokumentstakker og deretter underinndeling i individuelle dokumenter.

Hvis du skanner mange dokumenter, er PaperOffice spesielt nyttig fordi det gjenkjenner skilletegnark og skiller dokumentene for arkivering. En flott funksjon som er spesielt nyttig hvis bedriften din regelmessig jobber med dokumenter i komplekst format, er at PaperOffice bruker en AI til å gjenkjenne innholdet på dokumentene dine, for eksempel: totaler, dokumenttyper, datoer, kontaktdetaljer osv.

OCR eller hvordan gjøres papirdokumenter søkbare?

Nå skal teksten i et dokument ikke bare være lesbar, men også være tilgjengelig på en slik måte at du enkelt kan søke etter en tekstbit.

Arkivering helt automatisk og uten manuell innsats.

Så snart dokumenter er satt inn i PaperOffice, tar PIA seg av alt som ellers holder deg oppe.

PIA er AI (PaperOffice Intelligent Filing) integrert i PaperOffice og hvert lagt dokument er:
  • Analyser og del opp i såkalte blokkkjeder ved hjelp av den integrerte "datasynet"
  • Gjenkjenne tekst ved hjelp av OCR-tekstgjenkjenning og sammenligne den med ordlister ved hjelp av PaperOffice SmartSpell
  • Indekser og katalogiser visuelt og etter nøkkelord for den integrerte PaperOffice-søkemotoren
  • Uansett hva og uansett hvilken skannerkilde!

Dette betyr at PIA gir deg din egen kraftige søkemotor for all informasjonen din, som kan søke etter og finne tekstbaserte som klassiske søkemotorer som Google, men kan også gjøre det hele visuelt, det vil si sammenligne og gjenkjenne et dokument visuelt kan.

PaperOffice vil automatisk gjenkjenne alle dokumenter som har blitt undervist i av PIA fra dette tidspunktet, noe som igjen kan utløse automatiske regler og arkiveringsmasker.

Kan dokumentlagring og -gjenkjenning automatiseres?

For å automatisk lagre dokumenter og kvitteringer, blir dokumentet først undervist i PaperOffice. Arkiveringsmaskene i PaperOffice tar seg av indekserings- og arkiveringsstedet.

Så snart en innlært dokumentmal er gjenkjent, utløses en lagringsmaske automatisk, som er ansvarlig for det automatiserte nøkkelordet og lagringsstedet.

Document with offer data is visible
Data from the document is recognized and read out

Lagringsmasker kan ikke bare utløses automatisk av innlærte dokumentmaler - de kan også velges manuelt i PIA-dialogen.

PIA blir helt autonom, uten brukermedvirkning og for et ubegrenset antall dokumenter i henhold til de definerte lagringsmaskene:

  • Les opp automatisk
  • Taggen er fullstendig
  • Gjør søkbar
  • Legge til og overvåke oppgaver og arbeidsflyter som må utføres
  • Indeks
  • Opprette nye målmappestrukturer
  • Lagre i målmappe
  • Opprette miniatyrbilder
  • Fyll ut de obligatoriske feltene selv
  • Kobling til kontakter og optimaliser for kontaktsøk

Overholdelse av GoBD-kompatibel digitalisering og juridiske forskrifter

Et av de viktigste aspektene ved lagring av dokumenter via et dokumentstyringssystem er overholdelse av lovbestemmelser eller kravene i GoBD.

Forkortelsen GoBD står for "Prinsipper for riktig styring og lagring av bøker, poster og dokumenter i elektronisk form og for datatilgang".

Spesielt på grunn av den revisjonssikre, svært krypterte dokumentlagringen direkte i en sentral SQL-database oppfyller PaperOffice alle krav til dokumentstandarder og juridiske retningslinjer eller verdens høyeste tyske standard GOBD.

Begrepet versjonskontroll er ikke et fremmedord i et dokumentbehandlingssystem (DMS). Behovet for å bruke et dokumentbehandlingssystem som har GoBD-kompatibel versjonskontroll og revisjonssikker versjonskontroll, er tydeligere enn noen gang før.

Three documents with different versions
Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versjonskontroll gjør alle endringer sporbare

Begrepet versjonskontroll kan forklares veldig enkelt: Totalt sett handler det om funksjonaliteten som brukes til å registrere endringer i dokumenter eller filer. Dokumentendring kan oppdages og lagres som en skyggekopi som en ny dokumentversjon.

Sikre uforanderlighet

Hver dokumentendring plasserer en "nyere" versjon av dokumentet i et tilsvarende arkiv. Loggingen gjør endringer gjennomsiktige og sporbare til enhver tid. På dette tidspunktet vet den påfølgende fremviseren når og ved hvilket redaktør endringen i dokumentet ble gjort. Dette gir deg en oversikt over hele dokumentlivssyklusen. Versjonskontroll kan gjøres automatisk eller manuelt.

For å sikre revisjonssikkerhet må alle detaljer om en endring i dokumenter og filer være tydelig sporbare. Det må sikres at kun autoriserte ansatte kan gjøre en slik endring. Men det er like viktig å vite år senere hvilke ansatte som endret hva og når.

PaperOffice overgår alle juridiske krav

Utviklingen av PaperOffice DMS er GoBD-kompatibel, slik at du kan bruke programvaren uten bekymringer for å måtte få deg til å bryte en regel. Hver gang noen for eksempel endrer et dokument, opprettes det en ny versjon av dokumentet. På denne måten kan du spore hvilket innhold dokumentet hadde på hvilket tidspunkt.

Riktig strategi for digitalisering:
"Trinn for trinn" og "Sist inn<>først ut"

Det faktum at digitalisering av analoge dokumenter har fordeler, er tydelig demonstrert.

Men hvordan kan de kortsiktige ulempene reduseres?

Den dyrere varianten av digitalisering er å bestille et selskap som spesialiserer seg på dette. Avhengig av omstendighetene sendes filene og mappene fra arkivet til selskapet som frakt, hvor de digitaliseres og sendes tilbake igjen. Formatet på dataene som skal digitaliseres, ble tidligere bestemt. Men gi ut viktige bedriftsdata? Selv om alle selskaper som håndterer digital arkivering sikrer det høyeste nivået av konfidensialitet, er det ingen garantier.

På forespørsel kan selskaper også ta med en lastebil med trommeskannere og digitalisere direkte på stedet, på parkeringsplassen til sine egne firmalokaler. Det driver imidlertid regningen enormt opp. Den kostbare hjemmetjenesten, som kan ta flere dager, avhengig av størrelsen på arkivet, må betales separat.

Heldigvis for alle selskaper, mens arkiver må være arkiver, trenger ikke informasjonen de inneholder, enten analog eller digital, å være tilgjengelig samtidig. Dette gjør det mulig for selskaper å digitalisere arkiver trinn for trinn, i henhold til logistikkprinsippet om å vare inn <> først ut. Digitaliser de sist mottatte analoge dokumentene først.

Årsaken er enkel

Moderne dokumenter er vanligvis nødvendig langt mer enn tids fjerne dokumenter i den daglige arbeidsflyten. Så du bør digitalisere disse rettidige dokumentene først, noe som øker arbeidsprosessen takket være din bedre tilgjengelighet. I beste fall er det en balanse mellom innsatsen som er involvert i digitalisering (fjerning av arkivet, skanning, lagring digitalt, bringe tilbake det analoge dokumentet) og prosessakselerasjonen som nå er tilgjengelig, siden det ikke er nødvendig å gå til arkivet, og du kan gjøre alle prosessene på datamaskinen.

En annen positiv effekt av denne tilnærmingen er at oppbevaringsperioder kan brukes optimalt for å redusere det analoge arkivlageret og ikke digitalisere filer hvis oppbevaringsperioder utløper seks måneder senere.

Det er viktig å gi maskinvare eller en enkel tilkobling og bestemme omfanget av digitalisering internt!

Antall administrative ansatte i et selskap eller antall VDU-jobber som kommer i tvil, varierer noen ganger sterkt, så det er umulig å si hvor mange av de ansatte du bør provisjon med digitalisering i forhold til selskapets størrelse.

I det minste bør hver ansatt ha tilgang til en enhet med en skannerfunksjon, helst en dokumentskanner som gjør det mulig å skanne flere feeder i tillegg til forskjellige formater.

Omfanget av hver digitalisering er like vanskelig som antall personer som er involvert i digitalisering, fordi med dette systemet er digitalisering nesten tilfeldig. Dette kan for eksempel implementeres i skjemaet som ansatt Z behandler en prosess i forbindelse med firmaet XYZ. Samtidig kan dette være utløseren for å digitalisere hele den analoge arkiverte filen på selskapet XYZ.

Imidlertid kan et langsiktig forretningsforhold, for eksempel, manifestere seg i et ganske stort antall filer. En annen variant ville være å digitalisere bare visse segmenter av forretningsforholdet, nettopp de som er gjenstand for den hyppigste behandlingen. For eksempel fakturerings- eller leveringsmerknader. Med riktig programvare kan prosessfølgende digitalisering implementeres uten problemer.

Den ultimate 5-trinns guiden

Tips

Vi har laget den ultimate 5-trinns guiden for å gå papirløs og digitalisere virksomheten din, detaljere hvert 5 trinn og hvor lang tid det tar:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months

Bygge DMS-programvare selv eller åpen kildekode?

Alle som som gründer eller ansvarlig person ønsker å gjøre livet veldig vanskelig for seg selv og sine ansatte når det gjelder digitalisering, setter sammen programvaren:

Et program for å samle inn dataene fra skanneprosessen.

En OCR-programvare for tekstgjenkjenning.

Et databaseprogram.

En søkeprogramvare og så videre.

Til slutt ender alt opp i en sky.

Kort sagt: Unge mennesker forsker uten rim eller fornuft.

Hvilken programvare passer meg?

Programvaresammensetningen til mange selskaper ligner selskapets historie, en struktur som har vokst sakte. Det er så komplekst at bare noen få mangeårige ansatte forstår det.

Den bedre løsningen er programvare som utfører alle prosesser fra skanning til levering til arkivering og samtidig tilbyr grensesnitt for å koble til annen programvare. En programvare med selvforklarende menynavigasjon som til slutt gir et selskaps digitale dokumenter et hjem som også oppfyller alle krav når det gjelder datahåndtering og behandling samt sikkerhet.

Høres det litt patetisk ut?

Det er riktig, men noe enkelt og fungerende patos er bedre enn en torrent av IT-teknisk sjargong som får de ansatte til å bryte ut i svette.

PaperOffice er perfekt for digitalisering av dokumenter.

Riktig dokumentbehandlingsprogramvareløser det analoge digitale problemet

DMS står for dokumentbehandlingsprogramvare og er ment å administrere dokumenter, spesielt digitale dokumenter, som inkluderer konvertering fra analog til digital. PaperOffice DMS er slik programvare. Utvalget av funksjoner er like bemerkelsesverdig som den intuitivt utformede menynavigasjonen, som bare krever mindre opplæring. Du trenger ikke dyre konsulenter på stedet. Godt forklart videoopplæringer på PaperOffice DMS kan gjøre dette like bra og mye billigere, gratis.

Skanning, OCR, arkivering med automatisk nøkkelord, AI-kontrollert dokumentsammenslåing, integrert søkemotor, arbeidsflytfunksjon, kryptering med 1024Mbit, direkte integrasjon i MS Office, beskyttelse mot ransomware, automatisert maloppretting, stempelfunksjon, oppgave- og notatadministrasjon.

Dette er et par av de viktigste funksjonene til PaperOffice DMS, og som sagt må verken du eller dine ansatte fullføre en IT-grad.

Hvor er det beste stedet å lagre skannedokumentene?

Vi anbefaler våre kunder å arkivere de digitaliserte dataene enten i en database som ligger på en NAS-enhet som Synology eller QNAP eller på en dedikert server. Med din egen eksterne (dedikerte) PaperOffice-server får du alle fordelene med en sky med perfekt databeskyttelse og sparer penger og mye arbeid hver måned.

Server rooms at STRATO in Berlin
A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Med en PaperOffice-server har du alle fordelene med en skyløsning med bare en stor forskjell: Det er din egen dedikerte databaseserver, og ingen får tilgang til den, men deg.

Vil du ikke bruke en server? Ingen fare.

Hvorfor en NAS er ideell for dokumentarkivering

En NAS, en nettverkstilknyttet lagring, på tysk en lagringsenhet med nettverkstilkobling, samt kompatibel programvare for PaperOffice DMS og den interne skyen er klar. Helt trygt fra statlig og ikke-statlig nysgjerrighet, og takket være sikkerhetskopieringsfunksjonen, også trygt fra et harddiskkrasj.

Midlertidig konklusjon 3/ 3

1. Kontakt en produsent med kunnskap og programvare som er i samsvar med GOBD (og også GDPR)!

2. Det er ingen egnet DMS-programvare. Hver DMS har sin begrunnelse, og til slutt må produktet passe til formålet.

3. Enten det er din egen server, PaperOffice dedikert server i datasenteret til Strato AG i Berlin (Tyskland) eller NAS - lagre ditt ALDRI dokument på tredjeparts skylagring som a) ikke brukes på en dedikert basis og b) er ikke plassert i et trygt land c) du kan ikke eksportere med ett klikk skylagring som a) ikke brukes på en dedikert basis og b) er ikke plassert i et trygt land c) du kan ikke eksportere med ett klikk

Tips

Hvis du følger rådene og vil bruke en NAS for intern sikker dokumentlagring - PaperOffice er ikke bare perfekt for dette, men er til og med den eneste offisielle DMS for den største NAS-produsenten i verden - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

PaperOffice on a laptop and a QNAP NAS next to it
PaperOffice is the world's only and exclusively authorized document management system for all QNAP NAS devices.

FAQs

Til slutt svarer vi på noen flere vanlige spørsmål om emnet "De 10 viktigste fordelene ved digitalisering av papirdokumenter":

Hvilken skanner skal brukes til DMS?

Hvis du vil skanne bundne dokumenter, anbefales en skanner med ark med minst 300 ppt. Skanneren ønsket å ha en scan-to-fodler-funksjon og valgfrie WIA/TWAIN-drivere. Vi har hatt gode erfaringer med Fujitsu Scansnap, som fungerer veldig pålitelig.

Hva er den beste måten å arkivere dokumenter på?

Papirdokumenter bør vanligvis skannes i PDF/A-format og deretter lagres i en DMS-dokumentbehandlingsprogramvare – eller direkte hvis programvaren støtter dette eller automatiserer det, for eksempel gjennom overvåking.

Kan jeg kaste originale dokumenter?

Hvis du bruker anstendig programvare som får regelmessige oppdateringer og har en strategi for sikkerhetskopiering av data, er svaret JA for ikke-kritiske dokumenter. Alt som lovlig kan kreve originalen, bør også oppbevares i originalen. PaperOffice DMS har for eksempel muligheten til å lagre den opprinnelige lagringsplasseringen i dokumentegenskapene.

Konklusjon

  • Fordeler rettferdiggjør innsatsen og kostnadene

    Å jobbe digitalt og bringe gamle dokumenter inn i den nye tidsalderen vil være den beste viktige investeringen for å spare utrolig mye tid, penger og nerver i fremtiden.

  • Du trenger noen som vet

    Du trenger ikke din egen IT-spesialist for å dra nytte av alle fordelene med digitalisering.
    Det du trenger er den rette partneren ved din side som, takket være hans erfaring, kan implementere akkurat det du trenger. Unngå scaremongering og velg testposisjoner i stedet for fancy PowerPoint-presentasjoner uten å ha virkelig testet den.

  • Maskinvaren er vanligvis allerede tilgjengelig

    Erfaring har vist at nesten alle operasjoner, selskaper og selskaper har en stor kopimaskin som ikke bruker sitt potensial. Disse enhetene elsker masseskanninger, er tolerante for binders og kan være grunnlaget for en digital start uten en skannerinvestering.

  • Billigere enn forventet med riktig DMS

    Unngå kostnadsfeller med DMS / ECM-systemer der du nådeløst er prisgitt produsentene. Ikke gjør noen kompromisser når det gjelder dine egne administrasjonsalternativer, for eksempel å undervise i dokumenter og gjøre innstillinger selv. Hvis du trenger hjelp, vil produsenten gjerne hjelpe deg, men forbli uavhengig.

  • Digital automatisering er fremtiden

    Prosedyrene vil være helt identiske i fremtiden, men helautomatiske.
    Kommer fakturaen inn? Arbeidsflyten utløses og alt går sin definerte måte.
    Vil du søke gjennom alle de 1000 mappene? Ikke noe problem, fordi du har din egen Google!

Med riktig strategi vil konverteringen fra analog til digitale arkiver ikke være en dyr prosess. Hver gründer må innse at dette trinnet må tas på et tidspunkt, bedre i dag enn i morgen.

Som vist her, med de riktige verktøyene, kan endring føre til rask amortisering av investeringer og redusere kostnadene og tiden som kreves for fremtidige prosesser betydelig.

Forandringen må bare skje.
PaperOffice-teamet deler gjerne 20 års erfaring og beskytter deg mot feil!

Det sier kundene våre

Casestudie

Digitalisering av dokumenter sparer tid og penger

15 grunner til at du bør bruke dokumentbehandling med skanneren

Dokumentstyringssystemer
DMS for kort
støtter din bedrift i elektronisk og systematisk styring av forretningsdokumenter. En DMS er derfor på mange måter det første skrittet mot et papirløst kontor. Sammen med skanneren gjør du det perfekte teamet til å digitalisere analoge filer og øke hastigheten på søke- og arkiveringsprosesser.