Jau ne paslaptis, kad dokumentų valdymo sistemos turi didelį potencialą įmonėms.
Dėl dokumentų valdymo sistemos naudojimo jūs ne tik skatinate savo įmonės skaitmeninimą. Be to, jūs sudarote kertinį akmenį, kad pasiektumėte savo įmonės tikslus ir užtikrintumėte ilgalaikę įmonės sėkmę.
Nes skaitmeninių dokumentų valdymas čia sukuria aiškią priemonę ir žengia didžiulį žingsnį į priekį skaitmeninėje transformacijoje. Dabartiniame straipsnyje mes išvardinsime, kaip veikia dokumentų valdymo sistema (DMS), ką reikia apsvarstyti ir kokius privalumus ji suteikia įmonėms.
Kam naudojama dokumentų valdymo sistema?
Paprasčiau tariant: dokumentų valdymo sistema (DMS) naudojama saugoti, valdyti ir kontroliuoti dokumentų ir informacijos srautą organizacijoje.
Visą informaciją, pvz., popierinius dokumentus, "Windows" failus ar el. laiškus, galite tvarkyti centrinėje vietoje, savo dokumentų valdymo sistemoje, kurią darbuotojai gali lengvai ir be jokių problemų pasiekti, įskaitant unikalias komandinio darbo ir dokumentų bendrinimo funkcijas bei naujovišką programos sąsają, kuri yra unikali visame pasaulyje.
Dokumentų valdymo sistemos įmonėms tampa vis svarbesnės, nes šiandieninių verslų generuojamos informacijos kiekis auga eksponentiškai.
Didžiulio kiekio išorinių ir vidinių dokumentų, kurie yra viešojo ar verslo administravimo verslo procesų dalis, valdymas ir kontrolė tapo iššūkiu, skatinančiu priimti įvairias programas.
Taigi šios įvairios programos turėtų palengvinti informacijos ir dokumentų kontrolę ir gerokai sutrumpinti paieškos laiką, tvarkymą ir išlaidų taupymą, o tai labai svarbu mūsų administraciniuose procesuose.
Bet ar nebūtų privalumas turėti tik vieną programą, kuri gali atlikti visas funkcijas?
Mes jums parodysime, kad "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema gali būti būtent ši programa jūsų įmonei, turinti visas reikalingas funkcijas.
Kur saugomi dokumentai?
Po automatizavimo parinkčių, stebėjimo ir paieškos tai yra dažniausiai užduodamas klausimas, nes nesvarbu, ar privatus, ar verslas - niekas nenori palikti duomenų netinkamose rankose. Visų pirma todėl, kad to reikalauja ir įstatymai.
"PaperOffice" DMS veikia saugiai, nes visi duomenys saugomi labai saugioje užšifruotoje duomenų bazėje, kuri gali būti jūsų NAS, pvz., iš "Synology" ar QNAP. Tai reiškia, kad visada turite prieigą prie savo duomenų ir juos valdote.
Taigi dokumentų valdymo sistemos "širdis" yra duomenų bazė, kurioje informacija saugoma taip, kad ją būtų galima rasti ir gauti paprastu ir kontroliuojamu būdu.
Tačiau struktūriškai saugodami informaciją, turime tik dalį lygties.
Sistemą valdančios "smegenys" yra darbo eigos logika, leidžianti sukurti priklausomybes tarp dokumentų ir procesų ir susieti šią informaciją lanksčiais ir anksčiau apibrėžtais srautais.
Esminis žingsnis įgyvendinant tokią sudėtingą "darbo eigą" yra tai, kad kuo daugiau dokumentų yra prieinama skaitmenine forma.
Skaitmeninimas ir dokumentų valdymas
Kalbant apie dokumentų valdymo sistemas, nereikia pamiršti: kuo didesnis informacijos, kuri yra procesų dalis, skaitmeninimo laipsnis, tuo didesnis kontrolės ir automatizavimo laipsnis, kurį būtų galima pasiekti.
Pirmajame etape nustatoma, kurie dokumentai priklauso procesams, kaip šie dokumentai gali būti integruoti į dokumentų valdymo sistemą ir kokia informacija turėtų būti išgaunama ir saugoma kartu su duomenų bazėje esančiais dokumentais.
Įtraukus informaciją, apibrėžiamas jos gyvavimo ciklas, kaip ji sąveikauja su kitais procesais ir kaip ją galima integruoti.
Labiausiai tikėtina, kad taip pat bus informacijos, gaunamos iš skirtingų šaltinių ir skirtingais formatais. Kai kurie iš jų yra skaitmenine forma, saugomi failuose ar duomenų bazėse, o kai kurie - spausdintų dokumentų pavidalu.
Kai informacija gaunama iš kitų duomenų bazių arba yra XML formatu, ją pateikti ir išskleisti lengva, tačiau. Kas nutinka skaitmeniniams dokumentams pdf, doc ir kt. formatu? Tai bus šiek tiek sudėtingiau, tačiau jo turinį galima pasiekti įvairiais būdais, pavyzdžiui, naudojant tam tikras programas, tiesiogiai pasiekiant failą arba siunčiant jį spausdinti ir išgauti informaciją per spausdinimo ritę (eilę).
Tai šiek tiek sudėtingiau, kai dokumentas pateikiamas popierine forma, pvz., Pristatymo pranešimas arba sąskaita faktūra. Tačiau kai sprendimas apima sudėtingą optinio simbolių atpažinimo (OCR) programą, jau žengtas svarbus žingsnis.
Skaitytuvo ir dokumentų valdymo sistema
Naudojant skaitytuvą ar kitą skaitmeninimo įrenginį, dokumentas ne tik konvertuojamas į vaizdą, bet ir jo turinį galima "perskaityti" elektroniniu būdu.
Jei dabar sistema gali būti naudojama atpažinti ir apibrėžti, kuri dokumento informacija yra atskirai, dokumentų valdymo sistemos informacija yra išsami.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
Informacijos skaitmeninimas per OCR leidžia lengviau integruoti įvairius dokumentus į procesų ir darbo eigų valdymą.
Kaip jums gali būti naudinga "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema
"PaperOffice" dokumentų valdymo sistema yra tarsi visapusiškas talentas, nes, be bendrojo dokumentų archyvavimo, yra integruota daug kitų funkcijų, susijusių su dokumentais ir susijusia informacija, pavyzdžiui, kai kurios iš jų:
- Pasiekite savo informaciją bet kada ir bet kur
- Ieškokite ir raskite dokumentus
- Visiškai automatizuojamas
- Teisiškai atitinkantis ir auditui pagrįstas dokumentų archyvavimas
- Automatizuokite darbo eigas
Visi duomenys yra saugiai saugomi su jumis, o ne debesyje.
Išlikite nepriklausomi tvarkydami visus savo duomenis patys, o ne trečiosios šalies debesyje su tolesniais mokesčiais.
"PaperOffice" palaiko visus įrenginius, tokius kaip vietinis kompiuteris, QNAP NAS, "Synology NAS", "Windows" arba "Linux" serveriai ir žiniatinklio paslaugos, pvz., AWS arba "Azure".
Jūs gaunate visus debesies pranašumus, bet naudodami savo duomenų bazės serverį. Savo "PaperOffice" duomenų bazę galite pasiekti užšifruotą ir saugiai iš bet kurio kito kompiuterio pasaulyje.
Sužinokite daugiau.
"PaperOffice" tiesiog indeksuoja viską, nesvarbu, ar tai nuskaityti dokumentai, ar failai. Tekstinis turinys saugiai saugomas duomenų bazėje be jūsų įsikišimo. Taigi per kelias sekundes galite lengvai ieškoti bet kurio žodžio fragmento, sumos ir raktinio žodžio ir rasti atitinkančius įrašus.
Sužinokite daugiau apie integruotą iešką.
Laisvai apibrėžiamas stebėjimas automatiškai saugo visus dokumentus pagal jūsų specifikacijas.
Galima stebėti ne tik visus katalogus, bet ir el. pašto abonementus, "Outlook" aplankus ir net žiniatinklio formas.
Sužinokite daugiau apie stebėjimo automatizavimą.
Kiekviena įmonė privalo saugoti mokesčių inspekcijai reikalingus su mokesčiais susijusius dokumentus.
Iššūkis yra archyvuoti didėjantį skaitmeninių ir popierinių dokumentų skaičių, kaip reikalauja GoBD: originaliu formatu ir nekeičiamu.
PaperOffice DMS leidžia tai padaryti, sužinokite, kaip:
Teisiškai reikalavimus atitinkantis archyvavimasKaip jau minėta, labai svarbu, kad pažangus dokumentų valdymas duomenų bazėje turėtų visą informaciją skaitmenine ir struktūrizuota forma. Tai leidžia lengvai rasti dokumentus ir nustatyti taisykles, kas gali pasiekti, keisti ir ištrinti / archyvuoti jūsų informaciją vienoje centrinėje svetainėje.
Vienas iš "PaperOffice" dokumentų valdymo sprendimo ramsčių yra platus darbo eigos variklis. Tai leidžia nurodyti kiekvieną verslo proceso žingsnį su su juo susijusia veikla ir priklausomybėmis, taip pat susijusius padalinius ir vaidmenis. Tačiau taip pat galite apibrėžti automatinius pranešimus, kurie suaktyvinami atsižvelgiant į viso proceso metu vykstančias veiklas ir įvykius.
Visa tai ne tik sumažina laiką, praleistą tvarkant užduotis, bet ir sumažina užmaršumo ir klaidų tikimybę procese.
"PaperOffice" padeda automatizuoti visus savo darbo procesus, skaitmeniniu būdu susieti visus darbo procesus, todėl visada būkite informuoti.
Visada turite užduočių ir procesų apžvalgą per darbo eigas, kurios padeda automatizuoti kasdienį darbą.
Nustatykite norimą darbo eigą su terminu, susiekite ją su galimais sprendimais ir užduotimis, o nuo aktyvinimo "PaperOffice" rūpinasi viskuo kitu iki užbaigimo.
Tai leidžia lengvai laikytis įmonės politikos ir teisinių reikalavimų.
Sužinokite daugiau apie darbo eigos automatizavimą:
Darbo eigosIr daug daugiau funkcijų.
Darbas su dokumentais ir jų tvarkymas gali būti lengvas, saugus ir efektyvus tuo pačiu metu.
Dokumentų valdymo pridėtinė vertė ir nauda
Žemiau pateikiame keletą ryškiausių "PaperOffice" dokumentų valdymo sistemos diegimo pranašumų:
- Kontrolė, kas, kada gali prieiti prie dokumentų ir kokią veiklą su jais galima atlikti
- Centralizuota ir lengva prieiga prie visų susijusių įmonės dokumentų ir galimybė kelioms šalims bendradarbiauti rengiant tą patį dokumentą
- Saugumas, ne tik prieigos kontrolėje, bet ir saugykloje bei saugume, kuris atsiranda diegiant naujas technologijas ir duomenų bazes
- Sutaupykite laiko ieškodami dokumentų ir išlaidų, jas valdydami ir saugodami
- Atleidimų iš darbo, pvz., dokumentų dubliavimosi, kopijavimo, duomenų įrašymo, mažinimas
- Administracinių užduočių judrumas ir automatizavimas, kuriant darbo eigas, leidžiančias integruoti dokumentus ir verslo procesus kontroliuojamoje aplinkoje ir aiškiai apibrėžtą bei stebimą veiklą
- Nepamirškite teigiamo "šalutinio poveikio" dėl didesnio vidinio ir išorinio klientų pasitenkinimo
