Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Aukščiausios galimos nuolaidos pasiūlymai
Išskirtinė vidinės naujienos.
Nemokamos papildomos naujinimo versijos
Draugystė Pasitikėjimas Žodis Garbė
Mes niekada nepateiksime jūsų el. pašto adreso niekam kitam, ir kiekvienas el. paštas bus su vienklikio atsisakymo nuoroda.
Industrija
Viešoji įstaiga
Regionas
Palensijos provincija, Ispanija
Departamentai
Pagrindinis biuras
Miesto administracija
Industrija
Viešoji įstaiga
Regionas
Palensijos provincija, Ispanija
Departamentai
Pagrindinis biuras
Miesto administracija
Ponas Carlosas A. Garcia Rinkodaros ir komunikacijos vadovas
Profesinė rekomendacija
Industrija
Viešoji įstaiga
Regionas
Palensijos provincija, Ispanija
Departamentai
Pagrindinis biuras
Miesto administracija
Carrión de los Condes miesto rotušė, kaip viešosios institucijos autoritetas, turi tvarkyti daugybę svarbių dokumentų: dokumentus, paraiškas, asmens tapatybės korteles, registracijos pažymėjimus, taip pat statybos bylas ir verslo dokumentus, korespondenciją ir daug daugiau.
Deja, rotušė iki šiol neturėjo didelės naudos iš tinkamos dokumentų tvarkymo programinės įrangos naudojimo, nes tinkamo sprendimo dar nerasta.
Kad paieška būtų lengvesnė ir efektyvesnė, miesto archyvas planavo skaitmeninti dokumentaciją ir įtraukti turinį į vidinę archyvo duomenų bazę.
Rankinis apdorojimas būtų užėmęs per daug laiko, todėl buvo ieškoma automatinio informacijos išgavimo.
Miesto administracijos tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos kontrolę visiems gaunamiems ir išeinantiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti turto valdymo procesą.
Anksčiau visa vyriausybės sistema buvo pagrįsta popieriumi. Piliečių pateiktas paraiškas registracijos įstaiga surūšiavo į bylas, persiųsdavo į rotušę, kur buvo pridėti papildomi dokumentai.
Tada dokumentai persikėlė į metro ilgio lentynų sienas, kurios dengė visas biuro sienas ir ten buvo saugomos daugelį metų.
Tačiau turint esamus ir kasdien gaunamus dokumentus, carrión de los Condes rotušės rankinė sistema pasiekė savo ribas: atskiri kvitai dažnai buvo pateikiami neteisingai arba anksčiau kolegų pašalinami, o dar negrąžinti. Išorės institucijų dalyvavimas taip pat buvo sudėtingas, pavyzdžiui, kai rotušėms ar ekspertams reikėjo prieigos, kad jie galėtų įvertinti paraiškas.
primena carlosą A. Garcia rinkodaros ir komunikacijos vadovą.
Rezultatas buvo ilgas apdorojimo laikas ir neefektyvumas apdorojant, gaunant ir persiunčiant reikiamus dokumentus.
Tačiau didžiausia problema buvo dokumentų amžius, nes jie tapo trapūs. Atitinkamai institucija ieškojo skaitmeninių dokumentų valdymo.
Atvejo analizė, atlikta kartu su "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema, buvo pagrįsta susirūpinimu, kaip įprasta bet kurioje administracinėje institucijoje, tvarkyti daugybę popierinių įrašų ir bylų bei turėti fizinę erdvę ir darbuotojus, kurie galėtų (kai kurie kritinės būklės) saugoti, klasifikuoti ir organizuoti.
Nepaisant biudžetinės laisvės, Carrión de los Condes savivaldybės institucija priėjo prie išvados, kad šią senamadišką sistemą reikia pakeisti naujausia, modernia, skaitmenine sistema. Tokiu būdu, užuot ieškojusi dokumentų, viešoji įstaiga gali atsiduoti faktinei miesto administracijos užduočiai : piliečiams.
Carlos A. García, Carrión de los Condes administracijos rinkodaros ir komunikacijos vadovas, ieškojo sprendimo, kaip suskaitmeninti visas problemas, su kuriomis susiduria visos viešosios institucijos. Taip pat buvo numatyta suskaitmeninti visas savivaldybės administracines užduotis, kurios anksčiau iš esmės buvo analogiškos.
Svarbiausi atrankos kriterijai buvo patikimumas ir saugumas, nes tvarkomi dokumentai yra konfidencialūs, pavyzdžiui, asmens dokumentai arba pareiškėjo finansinė padėtis.
Įvairūs debesijos paslaugų teikėjai ar atvirojo kodo sprendimai nebuvo svarstomi dėl duomenų apsaugos taisyklių viešojoje institucijoje, nes asmens duomenų saugumas BDAR ir ilgalaikis investicijų saugumas negalėjo būti užtikrinti.
Kadangi "PaperOffice" DMS nėra debesies programa ir saugo visus duomenis centrinėje duomenų bazėje, esančioje rotušėje, galiausiai buvo nuspręsta išbandyti reikiamą scenarijų su bandymu.
"PaperOffice" pranoksta visus dokumentų standartus ir teisines gaires, ypač dėl labai užšifruotos dokumentų saugojimo tiesiai rotušėje, o ne debesyje.
Poreikis naudoti dokumentų valdymo sistemą, turinčią suderinamą versijų valdymą ir auditui atsparias versijas, yra aiškesnis nei bet kada anksčiau.
Didžiulė sprendimo priežastis buvo paramos prieinamumas, nes praeityje su kitais paslaugų teikėjais buvo padaryta labai bloga patirtis, dėl kurios taip pat buvo sustabdyta rotušė.
Visų pirma, siekiant užtikrinti patikimumą ir imituoti realias problemas, keletą kartų buvo susisiekta su "PaperOffice" palaikymo tarnyba, kad būtų įvertinta, ar buvo laikomasi terminų ir kokia buvo palaikymo kokybė.
"PaperOffice" čia lenkia visus kitus gamintojus.Buvo priimtas sprendimas suskaitmeninti visus esamus popierinius dokumentus į skaitmeninį archyvą.
Ypač skaitmeninei transformacijai carrión de los Condes miesto taryba įkūrė mišrios mokymo ir užimtumo programos organizaciją "Skaitmeninio archyvo kūrimas". Ši organizacija kartu su "PaperOffice" specialistais šiuo metu rengia aštuonis studentus ir du profesorius.
Jame įgytos žinios taikomos realioje praktikoje, su tikslia darbo eiga, kuri padeda optimizuoti laiką ir pradėti istorinio archyvo skaitmeninimo sprendimą, kuris datuojamas 1820-aisiais.
Kaip pažangaus AI dokumentų apdorojimo srities ekspertas, "PaperOffice" DMS buvo pavesta skaitmeninti esamą dokumentaciją.
Esamus popierinius dokumentus kruopščiai nuskenavo Rotušės darbuotojai ir archyvavo "PaperOffice" DMS. Tada dokumentų valdymo sistema sukuria visų nuskaitytų dokumentų miniatiūrą ir atlieka išsamų teksto atpažinimą. Tai reiškia, kad bet kokį visų dokumentų tekstinį turinį galima rasti per kelias sekundes naudojant "PaperOffice" integruotą paieškos variklį.
Įdiegus "PaperOffice" skaitmeninimą, Carrión de los Condes miesto archyvas jau galėjo:
Dabar lengvesnis ir greitesnis duomenų ir dokumentų prieinamumas iš esmės ir visam laikui keičia rotušės procesus. Administracinės žinios dabar organizuojamos skaidriai ir prieinamos tinkamu laiku.
Šia prasme visų dokumentais pagrįstų procesų viešojo administravimo srityje skaitmeninimo pagrindas yra "PaperOffice" DMS.
Be bendro archyvavimo proceso:
Garantuotas.
Miesto taryba pašalino anksčiau popierinių duomenų problemą, visi trapūs iš archyvo kilę dokumentai buvo kruopščiai nuskaityti ir taip archyvuoti. Kadangi "PaperOffice" vykdo visų gaunamų duomenų OCR teksto atpažinimą, rotušės darbuotojams nebereikia gauti dokumentų, o jie gali tiesiog jų ieškoti "PaperOffice".
Dabar miesto administracija naudoja centrinę dokumentų valdymo sistemą, kurioje įgalinta darbo eiga.
Dabar rotušė per kelias sekundes gali rasti bylų failus, taip pat atvejų numerius su susijusiais pavadinimais, vietomis ir datomis. Taigi archyvas gali padėti savo piliečiams greičiau ir tiksliau, o originalai lieka nepaliesti.
Plotas: 63,37 km². Gyventojų skaičius: 2 096 (2018 m.)
Provincija: Palensija. Kastilijos ir Leono bendruomenė
Meras: Jose Manuelis Otero Sanzas.
Gyventojų centrai: Carrión de los Condes;
Šis miestas, kuriame gyvena daugiau nei 2 000 gyventojų, yra Palensijos provincijos centre. Remiantis archeologiniais radiniais, kaimo ištakos siekia iki romėnų laikų.
Šiandien miestas yra žinomas dėl visų piligrimų, kurie eina Šventojo Jokūbo keliu, nes miestas yra ant Šventojo Jokūbo kelio ir turi piligrimų nakvynės namus.
Galų gale, mes atsakome į keletą dažnai užduodamų klausimų šiuo klausimu. "Viešoji įstaiga
Rotušė
Carrión de los Condes":
Kokius patarimus duotumėte būsimiems "PaperOffice" vartotojams?
Niekada nėra per anksti ar per vėlu spręsti skaitmeninimo temą.
Svarbiausia yra suprasti ne tik programinę įrangą, bet ir pačią įmonę. Buvo svarbu, kad nesijaustume priversti pirkti programinę įrangą ar prisiregistruoti gauti bet kokius paslaugų ir palaikymo paketus.
Dar prieš įsigydami "PaperOffice" DMS, kalbėjomės su visais įmonės skyriais ir niekada nesijautėme blogai. Priešingai: "PaperOffice" turi gražią, mandagią ir kompetentingą komandą.
Mums, kaip viešajai institucijai, šis procesas tampa vis sudėtingesnis ir apima daug biurokratijos. Todėl pasitikėjimas sistema ir programine įranga buvo labai svarbus. Žinoma, taip pat buvo labai svarbu, kad programinė įranga būtų lengvai suprantama.
Kam rekomenduotumėte "PaperOffice"?
Mes rekomenduosime "PaperOffice" visoms kitoms administracijoms ir viešosioms institucijoms, kurios norėtų skaitmeninti ir automatizuoti.
Kas jums ypač patinka "PaperOffice"?
Esame labai patenkinti viskuo.
"PaperOffice" yra lengva, tačiau galinga dokumentų valdymo sistema.
Funkcijos, kurios iš pradžių atrodo beprasmės, pvz., automatinis dokumento turinio skaitymas, pasirodo esančios svarbiausios funkcijos, kurių nebenorite praleisti per ilgesnį laiką.
"Grotelių industrijoje skaitmenizacijos tema tampa vis labiau pastebima. Tai taikoma, pavyzdžiui, mūsų pristatymo pastaboms, dalių sąrašams arba mūsų planams, brėžiniams ir konfigūratoriams. Įvedus "PaperOffice" DMS, rankinės pastangos galėtų būti sumažintos. Dabar esame pionieriai kaip skaitmeninių grotelių gamintojas."
Stephan Reichel
"K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG" generalinis direktorius
