Viešoji įstaiga
Rotušė
Carrión de los Condes
Ponas Carlosas A. Garcia Rinkodaros ir komunikacijos vadovas
Pradinė padėtis
Carrión de los Condes miesto rotušė, kaip viešosios institucijos autoritetas, turi tvarkyti daugybę svarbių dokumentų: dokumentus, paraiškas, asmens tapatybės korteles, registracijos pažymėjimus, taip pat statybos bylas ir verslo dokumentus, korespondenciją ir daug daugiau.
Deja, rotušė iki šiol neturėjo didelės naudos iš tinkamos dokumentų tvarkymo programinės įrangos naudojimo, nes tinkamo sprendimo dar nerasta.
Kad paieška būtų lengvesnė ir efektyvesnė, miesto archyvas planavo skaitmeninti dokumentaciją ir įtraukti turinį į vidinę archyvo duomenų bazę.
Rankinis apdorojimas būtų užėmęs per daug laiko, todėl buvo ieškoma automatinio informacijos išgavimo.
Miesto administracijos tikslas buvo suskaitmeninti esamus popierinius dokumentus, įdiegti procesų optimizavimą ir darbo eigos kontrolę visiems gaunamiems ir išeinantiems dokumentams, automatizuoti didelę dalį procesų fone ir taip optimizuoti turto valdymo procesą.
Esama problema
Anksčiau visa vyriausybės sistema buvo pagrįsta popieriumi. Piliečių pateiktas paraiškas registracijos įstaiga surūšiavo į bylas, persiųsdavo į rotušę, kur buvo pridėti papildomi dokumentai.
Tada dokumentai persikėlė į metro ilgio lentynų sienas, kurios dengė visas biuro sienas ir ten buvo saugomos daugelį metų.
Tačiau turint esamus ir kasdien gaunamus dokumentus, carrión de los Condes rotušės rankinė sistema pasiekė savo ribas: atskiri kvitai dažnai buvo pateikiami neteisingai arba anksčiau kolegų pašalinami, o dar negrąžinti. Išorės institucijų dalyvavimas taip pat buvo sudėtingas, pavyzdžiui, kai rotušėms ar ekspertams reikėjo prieigos, kad jie galėtų įvertinti paraiškas.
"Turėjome išvengiamų saugojimo išlaidų, pateikdami dokumentus į aplankus. Be to, dokumentų paieška užimdavo daug laiko ir dažnai tekdavo apsilankyti archyve",
primena carlosą A. Garcia rinkodaros ir komunikacijos vadovą.
Rezultatas buvo ilgas apdorojimo laikas ir neefektyvumas apdorojant, gaunant ir persiunčiant reikiamus dokumentus.
Tačiau didžiausia problema buvo dokumentų amžius, nes jie tapo trapūs. Atitinkamai institucija ieškojo skaitmeninių dokumentų valdymo.
Atvejo analizė, atlikta kartu su "PaperOffice" dokumentų valdymo sistema, buvo pagrįsta susirūpinimu, kaip įprasta bet kurioje administracinėje institucijoje, tvarkyti daugybę popierinių įrašų ir bylų bei turėti fizinę erdvę ir darbuotojus, kurie galėtų (kai kurie kritinės būklės) saugoti, klasifikuoti ir organizuoti.
Nepaisant biudžetinės laisvės, Carrión de los Condes savivaldybės institucija priėjo prie išvados, kad šią senamadišką sistemą reikia pakeisti naujausia, modernia, skaitmenine sistema. Tokiu būdu, užuot ieškojusi dokumentų, viešoji įstaiga gali atsiduoti faktinei miesto administracijos užduočiai : piliečiams.
– Mes tiesiog pastūmėjome darbą į priekį ir dabar turime pradžią."
Carlos A. García, Carrión de los Condes administracijos rinkodaros ir komunikacijos vadovas, ieškojo sprendimo, kaip suskaitmeninti visas problemas, su kuriomis susiduria visos viešosios institucijos. Taip pat buvo numatyta suskaitmeninti visas savivaldybės administracines užduotis, kurios anksčiau iš esmės buvo analogiškos.
Kodėl rotušė pasirinko "PaperOffice" DMS
Svarbiausi atrankos kriterijai buvo patikimumas ir saugumas, nes tvarkomi dokumentai yra konfidencialūs, pavyzdžiui, asmens dokumentai arba pareiškėjo finansinė padėtis.
Įvairūs debesijos paslaugų teikėjai ar atvirojo kodo sprendimai nebuvo svarstomi dėl duomenų apsaugos taisyklių viešojoje institucijoje, nes asmens duomenų saugumas BDAR ir ilgalaikis investicijų saugumas negalėjo būti užtikrinti.
Kadangi "PaperOffice" DMS nėra debesies programa ir saugo visus duomenis centrinėje duomenų bazėje, esančioje rotušėje, galiausiai buvo nuspręsta išbandyti reikiamą scenarijų su bandymu.
"Jau pirmojo susitikimo su" PaperOffice "metu pastebite 20 metų "PaperOffice" patirtį dokumentų valdymo srityje."
"PaperOffice" pranoksta visus dokumentų standartus ir teisines gaires, ypač dėl labai užšifruotos dokumentų saugojimo tiesiai rotušėje, o ne debesyje.
Poreikis naudoti dokumentų valdymo sistemą, turinčią suderinamą versijų valdymą ir auditui atsparias versijas, yra aiškesnis nei bet kada anksčiau.
Didžiulė sprendimo priežastis buvo paramos prieinamumas, nes praeityje su kitais paslaugų teikėjais buvo padaryta labai bloga patirtis, dėl kurios taip pat buvo sustabdyta rotušė.
Visų pirma, siekiant užtikrinti patikimumą ir imituoti realias problemas, keletą kartų buvo susisiekta su "PaperOffice" palaikymo tarnyba, kad būtų įvertinta, ar buvo laikomasi terminų ir kokia buvo palaikymo kokybė.
"PaperOffice" čia lenkia visus kitus gamintojus."PaperOffice" priėmė iššūkį - tikslus ir laiką
Buvo priimtas sprendimas suskaitmeninti visus esamus popierinius dokumentus į skaitmeninį archyvą.
Ypač skaitmeninei transformacijai carrión de los Condes miesto taryba įkūrė mišrios mokymo ir užimtumo programos organizaciją "Skaitmeninio archyvo kūrimas". Ši organizacija kartu su "PaperOffice" specialistais šiuo metu rengia aštuonis studentus ir du profesorius.
Jame įgytos žinios taikomos realioje praktikoje, su tikslia darbo eiga, kuri padeda optimizuoti laiką ir pradėti istorinio archyvo skaitmeninimo sprendimą, kuris datuojamas 1820-aisiais.
"Rankinis dokumentų tvarkymas mums būtų kainavęs daug laiko. Naudojant automatizuotą "PaperOffice" DMS sprendimą, rankinės pastangos galėtų būti labai sumažintos, tuo pat metu investuojant į į ateitį orientuotas technologijas.
Kaip pažangaus AI dokumentų apdorojimo srities ekspertas, "PaperOffice" DMS buvo pavesta skaitmeninti esamą dokumentaciją.
Esamus popierinius dokumentus kruopščiai nuskenavo Rotušės darbuotojai ir archyvavo "PaperOffice" DMS. Tada dokumentų valdymo sistema sukuria visų nuskaitytų dokumentų miniatiūrą ir atlieka išsamų teksto atpažinimą. Tai reiškia, kad bet kokį visų dokumentų tekstinį turinį galima rasti per kelias sekundes naudojant "PaperOffice" integruotą paieškos variklį.
Skaitmeninimo naudojant "PaperOffice" pranašumai
Įdiegus "PaperOffice" skaitmeninimą, Carrión de los Condes miesto archyvas jau galėjo:
- Taupykite laiką ir išteklius
- Lengva prieiga prie dokumentų
- Dokumentų prieinamumas kiekvienam įgaliotam darbuotojui
- Pateikite aiškų pateikimą
Dabar lengvesnis ir greitesnis duomenų ir dokumentų prieinamumas iš esmės ir visam laikui keičia rotušės procesus. Administracinės žinios dabar organizuojamos skaidriai ir prieinamos tinkamu laiku.
"Duomenų saugumas, automatizuotos darbo eigos, dokumentų skaitmeninimas ir lengvas" PaperOffice "integravimas į administracinę aplinką suteikė tai, ko reikėjo šiai miesto administracijai, kad sumažintų popieriaus sunaudojimą, sumažintų popieriaus sąnaudas, archyvuotų trapius dokumentus ir išsaugotų juos ilgą laiką bei įgytų vietos ir taip sutaupytų išlaidų."
Šia prasme visų dokumentais pagrįstų procesų viešojo administravimo srityje skaitmeninimo pagrindas yra "PaperOffice" DMS.
Be bendro archyvavimo proceso:
- Peržiūrai atsparus archyvavimas
- Organizacinių procesų optimizavimas
- Geresnis dokumentų tvarkymas
- Greitesnė dokumentų paieška
- Supaprastinta komunikacija ir užduočių sprendimas
Garantuotas.
Galutinis rezultatas
Miesto taryba pašalino anksčiau popierinių duomenų problemą, visi trapūs iš archyvo kilę dokumentai buvo kruopščiai nuskaityti ir taip archyvuoti. Kadangi "PaperOffice" vykdo visų gaunamų duomenų OCR teksto atpažinimą, rotušės darbuotojams nebereikia gauti dokumentų, o jie gali tiesiog jų ieškoti "PaperOffice".
Dabar miesto administracija naudoja centrinę dokumentų valdymo sistemą, kurioje įgalinta darbo eiga.
Dabar rotušė per kelias sekundes gali rasti bylų failus, taip pat atvejų numerius su susijusiais pavadinimais, vietomis ir datomis. Taigi archyvas gali padėti savo piliečiams greičiau ir tiksliau, o originalai lieka nepaliesti.
Apie Carrión de los Condes miesto rotušę
Plotas: 63,37 km². Gyventojų skaičius: 2 096 (2018 m.)
Provincija: Palensija. Kastilijos ir Leono bendruomenė
Meras: Jose Manuelis Otero Sanzas.
Gyventojų centrai: Carrión de los Condes;
Šis miestas, kuriame gyvena daugiau nei 2 000 gyventojų, yra Palensijos provincijos centre. Remiantis archeologiniais radiniais, kaimo ištakos siekia iki romėnų laikų.
Šiandien miestas yra žinomas dėl visų piligrimų, kurie eina Šventojo Jokūbo keliu, nes miestas yra ant Šventojo Jokūbo kelio ir turi piligrimų nakvynės namus.
