7 svarbios funkcijos, kurias turi atlikti jūsų dokumentų valdymo sistema

Reikalavimai DMS, dokumentų valdymo sistemai, pastaraisiais metais labai išaugo arba veikiau natūraliai. Tai, kas prasidėjo kaip duomenų bazė, kurioje daugiausia iš pradžių analoginiai dokumentai buvo suskaitmeninti skenuojant ir saugomi, tapo išsamia biuro programine įranga, kuri šiandien prisiima pagrindinę biuro administracinių užduočių dalį.

Bet kas yra standartas, ką klientas gali tikėtis iš DMS?

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Dabartiniame straipsnyje parodysime, kokias svarbias funkcijas turi turėti dokumentų valdymo sistema. Tai galima paaiškinti taškas po taško naudojant novatorišką dokumentų valdymo programinę įrangą "PaperOffice DMS".

Prieš pereidami prie naudos, atsakykime į šį klausimą:

Kaip dokumentų valdymo sistemos įdiegimas gali padėti man ir mano įmonei?

Dokumentų valdymo sistemos, sutrumpintai DMS, įdiegimas padeda jums turėti aiškią dokumentų struktūrą ir padeda susidoroti su informacijos antplūdžiu.

DMS taip pat reiškia dokumentų valdymo programinę įrangą ir yra skirta dokumentams, ypač skaitmeniniams dokumentams, valdyti, įskaitant konvertavimą iš analoginio į skaitmeninį. "PaperOffice" DMS yra tokia programinė įranga.

"PaperOffice" DMS pašalina visas daug laiko reikalaujančias kliūtis ir sukuria aiškią svarbių dokumentų, tokių kaip sutartys ar laiškai, apžvalgą, ateityje valdydama juos skaitmeniniu būdu savo DMS.

"PaperOffice" neskiria dokumentų tipų, nepriklausomai nuo to, ar jums reikia pagalbos tvarkant klientų sutartis, pareiškimus, mokesčių ataskaitas, sprendimus ir el. pašto korespondenciją: dokumentų valdymo sistemos dėka jūsų ankstesni procesai jūsų įmonėje ar organizacijoje yra suskaitmeninti , todėl jie tampa efektyvesni, skaidresni ir žymiai lankstesni.

Nuskaitytus ir skaitmeninius dokumentus galima rasti, redaguoti, išsaugoti, platinti, pažymėti ir persiųsti per kelias sekundes naudojant "PaperOffice". Duomenys iš dokumentų gali būti automatiškai atpažįstami ir nuskaitomi bei perduodami į išorines sistemas, tokias kaip CRM ar ERP.

Jūs tikrai žinote, kad analoginiai dokumentai tiesiog nebėra atnaujinami. Tačiau jūs taip pat matote komplikacijas, susijusias su esamo analoginio archyvo konvertavimu į skaitmeninius duomenis. Nes dokumentų skaitmeninimas yra daugiau nei tik tendencija. Tiesą sakant, dabar tai yra būtina sąlyga norint išlikti konkurencingiems ir atnaujintiems su visomis kitomis to paties sektoriaus įmonėmis.

Todėl tikslinga į savo įmonę įdiegti dokumentų valdymo sistemą.

Taigi mes paaiškinome klausimus, kas yra DMS ir ką įvadas man atneštų ir priartėtų prie tikrojo straipsnio klausimo:

Kokias 7 svarbias funkcijas turi atlikti jūsų dokumentų valdymo sistema?

1 funkcija: Vieta. Įrašymas skaitmeniniame archyve

Svarbiausia ir pirmoji kiekvienos dokumentų valdymo sistemos funkcija yra visų dokumentų ir jų informacijos sujungimas. Taip nuskaitomų ir skaitmeninių dokumentų, taip pat el. laiškų archyvavimas ir administravimas vyksta duomenų bazėje, taip sakant, skaitmeniniame archyve.

"PaperOffice" saugo visą informaciją tiesiogiai MySQL / MariaDB duomenų bazėse, kurias galima valdyti tiesiogiai jūsų patalpose bet kurioje platformoje iš vietinio kompiuterio, per NAS įrenginius, tokius kaip QNAP ir Synology, arba jūsų pačių ar dedikuotus serverius, įskaitant nuotolinę prieigą iš namų biuro.

Nėra jokio skirtumo, kokio tipo dokumentas tai yra.

Visi dokumentų tipai gali būti saugomi centralizuotai DMS, todėl yra prieinami visiems departamentams ir verslo sritims.

Visi su įmone susiję dokumentai yra saugomi centralizuotai ir juos gali greitai rasti visi darbuotojai.

Kur turėtų būti skaitmeninis archyvas?

Savo klientams rekomenduojame archyvuoti suskaitmenintus duomenis duomenų bazėje, esančioje NAS įrenginyje, pvz., Synology ar QNAP, arba tam skirtame serveryje. Turėdami savo išorinį (dedikuotą) "PaperOffice" serverį, jūs gaunate visus debesies privalumus su puikia duomenų apsauga ir kiekvieną mėnesį sutaupote pinigų bei daug darbo.

A PaperOffice server saves a lot of money and work with maximum data security and comfort

Turėdami "PaperOffice" serverį, turite visus debesies sprendimo privalumus, turinčius tik vieną didžiulį skirtumą: Tai jūsų pačių dedikuotas duomenų bazės serveris ir niekas prie jo nepasiekia, išskyrus jus.

Nenorite naudoti serverio? Jokių problemų.

Kodėl NAS idealiai tinka dokumentų archyvavimui

NAS, prie tinklo prijungta saugykla, vokiečių kalba - saugojimo įrenginys su tinklo ryšiu, taip pat suderinama programinė įranga "PaperOffice" DMS ir vidiniam debesiui yra paruošta. Visiškai saugus nuo valstybinio ir nevalstybinio smalsumo ir, dėka atsarginės kopijos funkcijos, taip pat saugus nuo standžiojo disko avarijos.

2 funkcija: Lengvas dokumentų gavimas. Paieška ir radimas

"PaperOffice" nuskaito gaunamus dokumentus, kurie dar nėra dvejetainiai, ir konvertuoja juos į skaitmeninį skaitymo ir rašymo formatą, naudodama savo OCR programinę įrangą.

Tuo pačiu metu išsaugoma data ir laikas, versijos numeris ir raktinis žodis, kuriuos "PaperOffice" paieškos sistema gali naudoti dokumentams rasti, net jei ieškantis asmuo tik originaliai žino dokumento turinį.

Kad būtų lengviau, "PaperOffice" peržiūros sąraše rodo naujausius išsaugotus dokumentus. Viskas, ką išsaugote "PaperOffice", automatiškai visiškai atpažįstama tekstu naudojant "PaperOffice FileOCRmax", optimizuota naudojant verslo žodynus ir indeksuojama tobulai raktinių žodžių paieškai jūsų SQL duomenų bazėje, kad būtų galima ieškoti raktinių žodžių.

Automatinis kalbos atpažinimas ir optimizavimas: "PaperOffice" automatiškai atpažįsta dokumento kalbą ir taip maksimaliai optimizuoja OCR teksto atpažinimą, kad būtų užtikrintas geriausias įmanomas visų dokumentų teksto atpažinimas.

Ilgalaikis saugomų dokumentų skaitomumas

Visų pirma, "PaperOffice" DMS užšifruoja visus dokumentus, kai jie išsaugomi saugumui užtikrinti, pagal vieną iš aukščiausių šiuo metu prieinamų saugumo standartų AES-1024bit.

Konvertuoti atgal į skaitomus dokumentus galima bet kokiu dabartiniu formatu, o "PaperOffice" reguliariai atnaujina savo failų formatus, o tai reiškia, kad dokumentai taip pat bus skaitomi ateityje.

3 funkcija: Teisinių saugojimo laikotarpių užtikrinimas

Vienas iš svarbiausių aspektų saugant dokumentus per dokumentų valdymo sistemą yra teisinių reglamentų ar GoBD reikalavimų laikymasis.

Santrumpa GoBD reiškia "Knygų, įrašų ir dokumentų tinkamo valdymo ir saugojimo elektronine forma bei prieigos prie duomenų principus".

Visų pirma, dėl auditui atsparaus, labai užšifruoto dokumentų saugojimo tiesiogiai centrinėje SQL duomenų bazėje "PaperOffice" atitinka visus dokumentų standartų ir teisinių gairių reikalavimus arba aukščiausią pasaulyje Vokietijos standartą GOBD.

Terminas "versijų kūrimas" nėra svetimas žodis dokumentų valdymo sistemoje (DMS). Poreikis naudoti dokumentų valdymo sistemą, turinčią su GoBD suderinamą versijų valdymą ir auditui atsparias versijas, yra aiškesnis nei bet kada anksčiau.

Versioning is transparent in PaperOffice and can be traced at any time

Versijų kūrimas leidžia atsekti visus keitimus

Terminą "versijų kūrimas" galima paaiškinti labai lengvai: Apskritai kalbama apie funkcionalumą, naudojamą dokumentų ar failų pakeitimams įrašyti. Dokumento pakeitimą galima aptikti ir įrašyti kaip šešėlinę kopiją kaip naują dokumento versiją.

Užtikrinkite nekintamumą

Kiekvienas dokumento pakeitimas įdeda "naujesnę" dokumento versiją į atitinkamą archyvą. Dėl registravimo pakeitimai tampa skaidrūs ir visada atsekami. Šiuo metu vėlesnis žiūrovas žino, kada ir kuris redaktorius pakeitė dokumentą. Tai suteikia galimybę apžvelgti visą dokumento gyvavimo ciklą. Atsarginių versijų kūrimą galima atlikti automatiškai arba rankiniu būdu.

Siekiant užtikrinti peržiūros saugumą, visa informacija apie dokumentų ir failų pakeitimą turi būti aiškiai atsekama. Turi būti užtikrinta, kad tokį pakeitimą galėtų atlikti tik įgalioti darbuotojai. Tačiau lygiai taip pat svarbu po daugelio metų žinoti, kurie darbuotojai ką ir kada pakeitė.

Abiem atvejais, net ir blogiausiu atveju, užtikrinama, kad archyvuotos duomenų bazės būtų atkurtos per trumpą laiką, todėl visada būtų laikomasi saugojimo laikotarpių.

4 funkcija: Automatinis aptikimas ir raktažodžių kūrimas

"PaperOffice" yra aprūpintas dirbtiniu intelektu, kuris savarankiškai atpažįsta informaciją jūsų dokumente ir automatiškai ją teisingai priskiria.

Tai reiškia, kad PIA suteikia jums savo galingą visos informacijos paieškos variklį, kuris gali ieškoti ir rasti tekstinį pagrindą, pavyzdžiui, klasikines paieškos sistemas, tokias kaip "Google", bet taip pat gali visa tai padaryti vizualiai, t. y. palyginti ir atpažinti dokumentą vizualiai.

"PaperOffice" automatiškai atpažins visus dokumentus, kurių nuo šiol mokė PIA, o tai savo ruožtu gali suaktyvinti automatines taisykles ir kaukių padavimą.

PIA atpažins svarbiausias dokumento reikšmes ir jau užpildys jums raktinių žodžių formą. Tada galite patikrinti reikšmes ir, jei reikia, jas ištaisyti arba pridėti prie jų. Šį procesą galima atlikti rankiniu būdu arba automatiškai fone.

5 funkcija: Automatizuokite dokumentų fiksavimą

Išmanus aplankų stebėjimas perima tai, kas jus stabdo: automatiškai fone pagal jūsų specifikacijas, labai tikslus ir patikimas.

• Integruokite visus įrenginius

  Integruokite visus įrenginius, tokius kaip kopijavimo aparatai ar skaitytuvai, vos keliais paspaudimais. Kai tik failas pasirodo nurodytame aplanke, jis apdorojamas.

• Bet koks monitorių skaičius

  Sukurkite bet kokį skaičių skirtingų aplankų, kuriuos norite stebėti, ir nurodykite, kas turėtų nutikti po importavimo. "PaperOffice" netgi gali perkelti archyvuotus failus į naują poaplankį.

• Dirbtiniu intelektu pagrįsti dokumentų šablonai

  Automatinis indeksavimas naudojant "PIA AutoFill" ir kontaktų atpažinimas dėl "PIA AutoContact" puikiai veikia kartu su stebėjimu. Visas atitinkamas dokumento turinys atpažįstamas ir dokumentas automatiškai indeksuojamas. Tai taip pat veikia su kontaktais!

• Fiksuoti raktiniai žodžiai ir darbo eigos

  Įjunkite masiniam importui optimizuotą režimą, praleisdami AI apdorojimą, kad pasiektumėte maksimalų padavimo greitį.

  Galite tiksliai nurodyti, kur "PaperOffice" išsaugomi nauji failai, kiekvienam naujam dokumentui priskirti fiksuotą dokumento tipą ir dokumento būseną ir netgi suaktyvinti darbo eigas.

6 funkcija: Vartotojų valdymo ir prieigos teisės

"PaperOffice" vartotojai garantuoja, kad matys tik tai, kas leidžiama dėl nurodyto išleidimo lygio, o naudodami "FolderLock" galite paslėpti visus aplankus ir poaplankius bei turinį.

Taip pat galite nurodyti, kuriems vartotojams leidžiama ką daryti, ir suskirstyti juos į fiksuotas vartotojų grupes ir skyrius, kad galėtumėte valdyti, kas ir ką gali matyti.

• Leidimų išdavimo lygiai ir teisės

  Tai reiškia, kad kiekvienas vartotojas mato tik tai, kas atitinka jo išleidimo lygį arba žemesnį, ir jam leidžiama daryti tik tai, ką anksčiau apibrėžėte.

• Slėpti aplankus ir dokumentus

  Naudodami "PaperOffice FolderLock" galite visam laikui paslėpti ištisus aplankus ir jų poaplankius, taip pat dokumentus nuo tam tikrų vartotojų ir taip išvengti smalsių klausimų. Naudokite "FolderLock", kad visam laikui paslėptumėte visus aplankus, įskaitant poaplankius ir dokumentus, nuo tam tikrų vartotojų.

• Grupės ir padaliniai

  Priskirkite vartotojus laisvai apibrėžiamoms grupėms ir skyriams, kuriuos taip pat galite naudoti darbo eigoms ir užduotims atlikti.

• Daugiapakopės apibrėžtos vartotojo teisės

  Galite patys nuspręsti, kas tiksliai turi prieigą prie kokių "PaperOffice" funkcijų, galėdami tiksliai apibrėžti vartotojo teises, kurios tada taikomos visame tinkle.

7 funkcija: Galinga darbo eigos sistema

Didelė problema praeityje, bet vis dar šiandien, yra failų dubliavimas dėl daugialypės saugyklos ir dviprasmybių, susijusių su dokumentų ar projektų apdorojimo būsena. "PaperOffice" turi labai išsamų darbo eigos valdymą su užduočių priskyrimu, kuris taip pat saugo visus procesus centralizuotai. Nesvarbu, ar tai būtų projekto darbai, ar dokumentų apdorojimas.

Skaitmeninės darbo eigos automatizuoja jūsų darbo procesus: apibrėžus, viskas vyksta visiškai automatiškai: tiesiog priskirkite dokumentui iš anksto nustatytą darbo eigą arba leiskite PIA nuspręsti automatiškai. El. pašto pranešimas įtrauktas!

Kiekvienas darbuotojas visada yra atnaujintas naudojant "PaperOffice" darbo eigos funkciją. Jei reikia, dokumentas gali būti užblokuotas kitiems, kol bus atliktas pakeitimas. Žinoma, čia galioja ir versijų kūrimas.

• Bet kokie darbo eigos aprašai

  Darbo eigas galima įdėti į bet kokį gylį ir jose yra bet koks skaičius raudonų / žalių sprendimų, kad būtų galima sujungti tolesnes darbo eigas ir procesus.

• Atsakomybė ir terminas

  Nustatykite, ar vartotojas arba visas skyrius gali atlikti užduotį. "PaperOffice" automatiškai priskiria darbo eigą atsakingam asmeniui.

• Visiška kontrolė

  Esant poreikiui, dokumento būseną galima savarankiškai koreguoti įvairiems įvykiams pagal jūsų specifikacijas ir net siųsti pranešimus el. laiškus.

Būtinai venkite šios klaidos

Nors didelės įmonės jau seniai skiria skaitmeninimo pareigūnus, kurie visą darbo dieną sprendžia analoginių dokumentų konvertavimo temą, mažoms ir vidutinėms įmonėms paprastai trūksta žmogiškųjų išteklių, ypač todėl, kad reikalinga tinkama profesinė kvalifikacija.
Tačiau tai yra dažna klaida ir lemia blogas investicijas, nes daugelis gamintojų naudojasi šiuo nežinojimu.

Galutinis 5 žingsnių vadovas

Arbat pinigus

Mes sukūrėme galutinį 5 žingsnių vadovą, kaip dirbti be popieriaus ir skaitmeninti savo verslą kaip atsisiunčiamą dokumentą, išsamiai aprašant kiekvieną 5 veiksmą ir kiek laiko tai užtrunka:

The ultimate 5-step guide to the paperless office - how to maximize your company's performance in just 3 months