Vantaxes decisivas da xestión electrónica de datos

Aínda que as técnicas básicas de xestión de documentos foron utilizadas no control de documentos corporativos durante décadas e evolucionaron ao longo dos anos, a necesidade dun sistema de xestión de documentos e as súas vantaxes de aplicación aínda están subestimadas.

Os estudos demostraron que os empregados pasan ata o 30% do seu tempo buscando os documentos necesarios na empresa. En media, os traballadores perden máis dun día de traballo á semana. Isto empeora aínda máis, porque: no 70% de todos os casos a busca non ten éxito. O documento créase de novo e os colegas xa non poden entender o estado actual dos documentos.

Advantages of electronic data management (document management DMS)

Pero o que é o estándar, o que o cliente pode esperar dun DMS?

No artigo actual, mostraremosche as vantaxes do uso da xestión electrónica de datos (sistema de xestión de documentos).

Isto pódese explicar punto por punto usando o software de xestión de documentos PaperOffice.

Antes de entrar nos beneficios, explicemos a definición:

Que é un sistema de xestión de documentos?

Un sistema de xestión de documentos (DMS) utilízase para almacenar, xestionar e controlar o fluxo de documentos dentro dunha organización.

Isto significa que as empresas dunha ampla variedade de industrias acumulan documentos importantes todos os días: alegacións, documentos de contrato, borradores, cartas externas, investigación, opinións de expertos e moito máis. Estes non só chegan por correo postal, moitos documentos tamén chegan por correo electrónico.

Pode organizar toda a información, como documentos en papel, arquivos Windows ou correos electrónicos, nunha localización central, o seu sistema de xestión de documentos, que os empregados poden acceder facilmente e sen ningún problema.

Incluír funcións únicas para o traballo en equipo e o intercambio de documentos e unha interface de programa innovadora que é única en todo o mundo.

Os sistemas de xestión de documentos son cada vez máis importantes para as empresas, xa que a cantidade de información xerada polas empresas de hoxe está crecendo exponencialmente.

A introdución dun sistema de xestión de documentos, DMS para abreviar, tamén axuda a traer unha estrutura clara aos seus documentos e a xestionar a inundación de información.

DMS tamén significa software de xestión de documentos e está destinado a xestionar documentos, especialmente documentos dixitais, que inclúe a conversión de analóxico a dixital. O DMS de Papel é ese software.

A xestión e control da enorme cantidade de documentos externos e internos que forman parte dos procesos de negocio na administración pública ou empresarial converteuse nun reto. Isto promove a introdución de software de xestión de documentos que facilita a súa xestión.

A introdución do DMS garante reducións significativas no tempo de busca, manipulación e aforro de custos, que son moi importantes nos nosos procesos administrativos.

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

O corazón dun DMS

Un sistema avanzado de xestión de documentos ten o seu "corazón" nunha base de datos, onde a información é almacenada de forma que permite que se atope e recupere de forma sinxela e controlada.

A base de datos pode ser configurada localmente ou nun sistema NAS, como QNAP NAS ou Synology NAS. Pero almacenando a información de forma estruturada, só temos parte da ecuación.

All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form

O "cerebro" que controla o sistema é a lóxica do fluxo de traballo, que permite crear dependencias entre documentos e procesos e vincular esta información en fluxos flexibles e previamente definidos.

Un paso esencial na implementación dun "fluxo de traballo" tan sofisticado é que a maior cantidade de documentación posible estea dispoñible en forma dixital.

Dixitalización e xestión de documentos

Cando falamos de sistemas de xestión de documentos, non debemos esquecer: canto maior sexa o nivel de dixitalización da información que forma parte dos procesos, maior é o nivel de control e automatización que podemos alcanzar. Xa escribimos un artigo sobre as vantaxes da dixitalización, fai clic aquí.

No primeiro paso, determina que documentos pertencen aos nosos procesos, como os integramos no noso sistema de xestión de documentos e que información se debe extraer e almacenar xunto cos documentos da súa base de datos. Unha vez incluída a información, definimos o seu ciclo de vida, como interactuará con outros procesos e como podemos integrala.

Información procedente de diferentes fontes

O máis probable é que atoparemos información procedente de diferentes fontes e en diferentes formatos. Algúns deles en formato dixital, almacenados en arquivos ou bases de datos e outros en forma de documentos impresos.

Que facemos cos documentos dixitais en formato PDF, doc, etc.? Aquí o proceso é moi sinxelo.

Arrastre o documento dixital na interface de PaperOffice. Ou ter os seus cartafoles Windows facilmente monitorizados despois de que os documentos foron recibidos.

Os documentos en formato papel poden ser facilmente escaneados e convertidos en formato dixital grazas ao escáner integrado.

Grazas ao programa de recoñecemento óptico de caracteres (OCR = Recoñecemento Óptico de Caracteres), xa damos un paso importante. Usando un escáner ou outro dispositivo de dixitalización, non só convertemos o documento nunha imaxe, senón que tamén podemos "ler" o seu contido electronicamente.

Non só o texto OCR puro está incluído na base de datos, grazas á intelixencia artificial (AI) chamada PIA, a automatización pode especificarse manualmente ou automaticamente.

Así é como usamos o sistema para recoñecer e definir que áreas de documentos deben ser lidas automaticamente. Como número de factura, data, produtos, cantidades, etc. En consecuencia, temos toda a información necesaria no noso sistema de xestión de documentos.

A dixitalización da información a través de OCR facilita a integración dunha ampla variedade de documentación na xestión de procesos e fluxos de traballo.

Fluxo de traballo e xestión de documentos

Como xa se mencionou, é imprescindible que a xestión avanzada de documentos teña toda a información de forma dixital e estruturada nunha base de datos. Así, pode buscar todos os documentos gardados en PaperOffice como Google. Tamén pode establecer as regras de quen pode acceder, modificar e eliminar / arquivar a súa información.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Pero queremos ir máis aló e racionalizar os nosos procesos de negocio. Un dos piares da nosa solución de xestión de documentos é o motor de fluxo de traballo. Isto permítenos especificar cada paso dun proceso empresarial coas súas actividades e dependencias asociadas, así como os departamentos e roles implicados.

Tamén podemos definir notificacións automáticas que se activarán en función das actividades e eventos que se produzan ao longo do proceso.

Todo isto non só minimiza o tempo dedicado á xestión de tarefas, senón que tamén minimiza a probabilidade de esquecemento e erros no proceso.

Valor engadido e beneficios do arquivo electrónico de datos

Aquí están algúns dos beneficios máis destacados da implantación dun sistema de xestión de documentos:

• Dispoñibilidade: Ao almacenar e xestionar todos os seus documentos e as súas versións, actualizacións, notas, contactos almacenados, documentar datos nunha base de datos central, toda a información gradualmente forma unha base de datos de coñecemento central.

  O acceso central e fácil a toda esta documentación da empresa relevante e a capacidade de múltiples partes para colaborar no mesmo documento fan que sexa superior á lista de prestacións.

• Permiso de acceso: Controlar quen pode acceder aos documentos, cando e que actividades se poden realizar neles.

  Os axustes para cartafoles e documentos, os niveis de liberación e os dereitos, así como os grupos e departamentos fan que o acceso a documentos sensibles sexa transparente e seguro.

• Seguridade, non só no control de acceso, senón tamén na custodia e seguridade que vén coa introdución de novas tecnoloxías e bases de datos.

  En primeiro lugar, o DMS de PaperOffice cifra todos os documentos cando se gardan para a seguridade, de acordo cun dos máis altos estándares de seguridade actualmente dispoñibles, AES-1024bit.

  A conversión en documentos lexibles é posible en calquera formato actual, con PaperOffice actualizando regularmente os seus formatos de ficheiro, o que significa que os documentos tamén serán lexibles no futuro.

• Aforro e aforro de tempo: Todos os seus documentos, anteriormente en papel, agora están dispoñibles dixitalmente, así como correos electrónicos, son almacenados centralmente na súa base de datos. Ao mesmo tempo, gáñanse a data e a hora, un número de versión e palabras clave, que o buscador de PaperOffice pode usar para atopar documentos aínda que a persoa que busca só coñeza o contido do documento de forma rudimentaria.

  Todo o que se almacena en PaperOffice DMS é tamén recoñecido por texto OCR, optimizado con dicionarios de negocios e indexado para unha busca de palabras clave perfecta na súa base de datos SQL para unha busca de palabras clave.

  Aforrar tempo buscando documentación e custos xestionando e almacenando.

• Redución de despedimentos como duplicación de documentos, fotocopias, rexistro de datos.
• Axilidade e automatización de tarefas administrativas coa creación de fluxos de traballo que permitan a integración de documentos e procesos de negocio nun ambiente controlado e actividades claramente definidas e monitorizadas.
• Non esqueza o "efecto secundario" positivo de maior satisfacción interna e externa do cliente. O uso dun sistema de xestión de documentos permítelle reaccionar máis rápido e de forma máis fiable e, polo tanto, mellor aos desexos dos seus clientes.

  O aumento da satisfacción do cliente é perceptible moi rapidamente e, sobre todo, de forma sustentable, tanto en termos de vendas como de reputación da empresa.

Un dos aspectos máis importantes á hora de almacenar documentos a través dun sistema de xestión de documentos é o cumprimento da normativa legal ou as especificacións do GoBD.

A abreviatura GoBD é o acrónimo de "Principios para a correcta xestión e almacenamento de libros, rexistros e documentos en formato electrónico e para o acceso aos datos".

En particular, debido á proba de auditoría, o almacenamento de documentos altamente cifrado directamente nunha base de datos SQL central PaperOffice cumpre todos os requisitos para os estándares de documentos e as directrices legais ou o GOBD estándar alemán máis alto do mundo.

O termo versión non é unha palabra estranxeira dentro dun sistema de xestión de documentos (DMS). A necesidade de usar un sistema de xestión de documentos que teña control de versións compatible con GoBD e versión a proba de auditoría é máis clara que nunca.

A PaperOffice supera todos os requisitos legais

O desenvolvemento de PaperOffice DMS é compatible con GoBD, polo que pode usar o software sen ningunha preocupación tendo que facer que romper unha regra. Por exemplo, cada vez que alguén cambia un documento, créase unha nova versión dese documento. Deste xeito, pode rastrexar o contido que tiña o documento en que momento.

Por certo, hai un vídeo en YouTube para a configuración de Synology NAS MariaDB 10 e o sistema de xestión de documentos PaperOffice que explica este proceso de forma comprensible:

En ambos os casos, mesmo no peor dos casos, asegúrase que as bases de datos arquivadas se restablezan a curto prazo e, polo tanto, sempre se observan os períodos de retención.

Asegúrese de evitar este erro

Mentres que as grandes empresas teñen funcionarios de dixitalización nomeados durante moito tempo que tratan o tema da conversión de documentos analóxicos a tempo completo, as pequenas e medianas empresas adoitan carecer de recursos humanos, especialmente porque se requiren cualificacións profesionais adecuadas.
Con todo, este é un erro común e leva a malos investimentos, porque moitos fabricantes aproveitan esta ignorancia.

Conclusións provisionais

Non precisa de un especialista ou un bibliotecario adestrado!

Todo o que realmente necesitas é

• O software correcto
• Socio fiable
• Hardware correspondente

Ás veces o hardware xa está alí, ten máis potencial que antes e pode ser usado inmediatamente.

Tip

Por certo, existe un artigo especial sobre o tema do "procesamento de facturas dixitais", que informa sobre as vantaxes da dixitalización ou tramitación de facturas dixitais:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide