Aínda que as técnicas básicas de xestión de documentos foron utilizadas no control de documentos corporativos durante décadas e evolucionaron ao longo dos anos, a necesidade dun sistema de xestión de documentos e as súas vantaxes de aplicación aínda están subestimadas.
Os estudos demostraron que os empregados pasan ata o 30% do seu tempo buscando os documentos necesarios na empresa. En media, os traballadores perden máis dun día de traballo á semana. Isto empeora aínda máis, porque: no 70% de todos os casos a busca non ten éxito. O documento créase de novo e os colegas xa non poden entender o estado actual dos documentos.
Advantages of electronic data management (document management DMS)
Pero o que é o estándar, o que o cliente pode esperar dun DMS?
No artigo actual, mostraremosche as vantaxes do uso da xestión electrónica de datos (sistema de xestión de documentos).
Isto pódese explicar punto por punto usando o software de xestión de documentos PaperOffice.
Antes de entrar nos beneficios, explicemos a definición:
Que é un sistema de xestión de documentos?
Un sistema de xestión de documentos (DMS) utilízase para almacenar, xestionar e controlar o fluxo de documentos dentro dunha organización.
Isto significa que as empresas dunha ampla variedade de industrias acumulan documentos importantes todos os días: alegacións, documentos de contrato, borradores, cartas externas, investigación, opinións de expertos e moito máis. Estes non só chegan por correo postal, moitos documentos tamén chegan por correo electrónico.
Pode organizar toda a información, como documentos en papel, arquivos Windows ou correos electrónicos, nunha localización central, o seu sistema de xestión de documentos, que os empregados poden acceder facilmente e sen ningún problema.
Incluír funcións únicas para o traballo en equipo e o intercambio de documentos e unha interface de programa innovadora que é única en todo o mundo.
Os sistemas de xestión de documentos son cada vez máis importantes para as empresas, xa que a cantidade de información xerada polas empresas de hoxe está crecendo exponencialmente.
A introdución dun sistema de xestión de documentos, DMS para abreviar, tamén axuda a traer unha estrutura clara aos seus documentos e a xestionar a inundación de información.
DMS tamén significa software de xestión de documentos e está destinado a xestionar documentos, especialmente documentos dixitais, que inclúe a conversión de analóxico a dixital. O DMS de Papel é ese software.
A xestión e control da enorme cantidade de documentos externos e internos que forman parte dos procesos de negocio na administración pública ou empresarial converteuse nun reto. Isto promove a introdución de software de xestión de documentos que facilita a súa xestión.
A introdución do DMS garante reducións significativas no tempo de busca, manipulación e aforro de custos, que son moi importantes nos nosos procesos administrativos.
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits
O corazón dun DMS
Un sistema avanzado de xestión de documentos ten o seu "corazón" nunha base de datos, onde a información é almacenada de forma que permite que se atope e recupere de forma sinxela e controlada.
A base de datos pode ser configurada localmente ou nun sistema NAS, como QNAP NAS ou Synology NAS. Pero almacenando a información de forma estruturada, só temos parte da ecuación.
All of the information is stored in the database in highly secure encrypted form
O "cerebro" que controla o sistema é a lóxica do fluxo de traballo, que permite crear dependencias entre documentos e procesos e vincular esta información en fluxos flexibles e previamente definidos.
Un paso esencial na implementación dun "fluxo de traballo" tan sofisticado é que a maior cantidade de documentación posible estea dispoñible en forma dixital.
Dixitalización e xestión de documentos
Cando falamos de sistemas de xestión de documentos, non debemos esquecer: canto maior sexa o nivel de dixitalización da información que forma parte dos procesos, maior é o nivel de control e automatización que podemos alcanzar. Xa escribimos un artigo sobre as vantaxes da dixitalización, fai clic aquí.
No primeiro paso, determina que documentos pertencen aos nosos procesos, como os integramos no noso sistema de xestión de documentos e que información se debe extraer e almacenar xunto cos documentos da súa base de datos. Unha vez incluída a información, definimos o seu ciclo de vida, como interactuará con outros procesos e como podemos integrala.
Información procedente de diferentes fontes
O máis probable é que atoparemos información procedente de diferentes fontes e en diferentes formatos. Algúns deles en formato dixital, almacenados en arquivos ou bases de datos e outros en forma de documentos impresos.
Que facemos cos documentos dixitais en formato PDF, doc, etc.? Aquí o proceso é moi sinxelo.
Arrastre o documento dixital na interface de PaperOffice. Ou ter os seus cartafoles Windows facilmente monitorizados despois de que os documentos foron recibidos.
Tip
Por certo, hai un vídeo en YouTube sobre o tema de "Seguimento de directorios e arquivo masivo de documentos" que explica este proceso de forma comprensible:
Os documentos en formato papel poden ser facilmente escaneados e convertidos en formato dixital grazas ao escáner integrado.
Tip
Sobre o tema "Arquivo totalmente automatizado de documentos en papel do escáner" tamén hai un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sinxela e comprensible:
Grazas ao programa de recoñecemento óptico de caracteres (OCR = Recoñecemento Óptico de Caracteres), xa damos un paso importante. Usando un escáner ou outro dispositivo de dixitalización, non só convertemos o documento nunha imaxe, senón que tamén podemos "ler" o seu contido electronicamente.
Non só o texto OCR puro está incluído na base de datos, grazas á intelixencia artificial (AI) chamada PIA, a automatización pode especificarse manualmente ou automaticamente.
Así é como usamos o sistema para recoñecer e definir que áreas de documentos deben ser lidas automaticamente. Como número de factura, data, produtos, cantidades, etc. En consecuencia, temos toda a información necesaria no noso sistema de xestión de documentos.
A dixitalización da información a través de OCR facilita a integración dunha ampla variedade de documentación na xestión de procesos e fluxos de traballo.
