Como realizo unha versión segura de documentos?

Medidas que debe ter en conta!

A versión de documentos é unha das funcións centrais no xestor documental. A versión de documentos garante que un documento non poida ser editado simultaneamente por empregados e tamén ten unha versión automática de documentos e un control de versións completo. Deste xeito, é posible rastrexar todas as modificacións dos documentos comerciais en calquera momento e de forma rápida.

Versións: executar un archivo seguro de documentos consciente de revisión

Conseio práctico

Cal é o papel da versión no sistema de xestión de documentos DMS?

As funcións relacionadas coa versión xogan un papel importante para moitos usuarios de software DMS. Máis información sobre as vantaxes aquí.

O termo "versión" non é alleo a un sistema de xestión de documentos (DMS). A necesidade de utilizar un sistema de xestión de documentos que conte con un control de versións compatible coa normativa GoBD, así como unha versión segura e rexistrada, é cada vez máis evidente.

Quen non coñece este caso? Un contrato é editado varias veces: unha modificación aquí, unha nota alí, conciliación de posicións, modificación de importes e acordo final. Cada cambio é gardado localmente no ordenador para su rexistración e envío para futuras comprobacións.

Agora, se o compañeiro está ausente ou o cliente chama e pregunta pola versión do mes pasado despois da edición "XYZ", todo se detén.

O caos de versións e redundancias son a consecuencia.

Chega un momento en que é conveniente considerar a versión e a xestión de versións de documentos.

PaperOffice DMS inclúe unha versión automática de documentos e un control exhaustivo de versións. Non importa se eliminas, xiras ou bloqueas seccións de Páxinas de PaperOffice: todo se rexistra de forma segura segundo a normativa GoBD para un almacenamento perfecto.

Papierloses Arbeiten durch digitale Prozesse

Vantaxes dun software DMS

A partir da orientación central dun software DMS, xorden diversas vantaxes para a empresa. Por exemplo, garántese que todos os empregados traballen cos mesmos datos correctos.

Ademais, evítanse saltos de medios, permitindo un fluxo de información continuo no marco dos fluxos de traballo.

Ademais, evítase a duplicación do mantemento de datos, evitando erros de transferencia, o que ten un impacto positivo na calidade dos datos xestionados.

Moitas empresas, especialmente as PYMEs, consideran que isto é un obstáculo para a seguridade dos datos e, polo tanto, apoian o uso dun sistema de xestión de documentos, abreviadamente DMS, como o de PaperOffice.

Solución

Grazas ao PaperOffice DMS e ao módulo integrado de xestión de versións "VersionControl", terás control total sobre os teus documentos e as súas modificacións en todo momento.

Que é a versionaxe?

En resumo: A versionaxe permite rastrexar todos os cambios feitos nos documentos.

O termo "versionaxe" é fácil de explicar: Basicamente, é o proceso usado para rexistrar as modificacións feitas en documentos ou ficheiros.

Deste xeito, cada vez que se fai un cambio nun documento, gardase unha nova versión do documento como unha copia de sombra.

Cada vez que se fai un cambio nun documento, gardase unha "versión máis nova" deso nun arquivo correspondente. O rexistro fai que sexan transparentes e rastrexables os cambios. Neste punto, o observador posterior saberá cando e por quen se fixo un cambio no documento. Isto permite ter unha visión xeral do ciclo de vida completo do documento.

A versionaxe pode levarse a cabo automaticamente ou manualmente.

Pero, ¿en qué radica a diferenza? Isto, así como todos os métodos de versionaxe que o PaperOffice DMS admite, están explicados en detalle no noso Tutorial de Workshop.

Que tipos de versionaxe existen?

Versionaxe automática

Coa versión automática, o PaperOffice recoñece de forma independente que un documento foi modificado. Isto pode suceder tanto cun documento de Word como cun documento PDF, grazas ao módulo integrado WorkBench.

Unha copia actualizada do documento modificado créase automaticamente despois de ser editado e guárdase no conxunto de documentos "Documentos en edición" de PaperOffice. A versión actualízase unicamente cando faga clic en "Finalizar edición".

Isto garante que non se sobrescriban documentos na rede. Mentres traballe nun documento, este estará no conxunto de documentos mencionado anteriormente.

Despois de facer "check-in" da "versión máis nova" do documento, o PaperOffice actualiza a vista previa e realiza unha vez máis o recoñecemento de texto do documento. A versión anterior seguirá estando dispoñible e poderá consultarse.

PaperOffice Mitarbeiter sitzt vor einem Notebook

Digitalisierung bringt viele Vorteile mit sich mit

Versionaxe manual

A versión manual é ideal cando se imprimen documentos, se asinan á man e logo se escanean como unha nova versión.

Na versión manual, o proceso de versionaxe é iniciado manualmente polo usuario.

Consello

Hai un vídeo en YouTube sobre o "Arquivamento das versións dos documentos seguido normativa de revisións e GoBD con xestor de documentos PaperOffice" que explica este proceso de forma comprensible:

O PaperOffice recoñece por medio da IA integrada que se trata dun documento existente e propón gardar a nova versión escaneada como versión dun documento existente. Ou, se se trata dun documento diferente en apariencia, que non é recoñecido pola IA, pode gardarse manualmente como unha nova versión dun documento existente.

Vantaxes de usar un DMS para Xestión de Versións

Arquivamento uniforme

Cando se arquivan documentos en PaperOffice, a versión integrada fai que non haxa múltiples copias gardadas como ficheiros separados. En cambio, as diferentes versións dun documento están nun só ficheiro.

Compliance with record-keeping and GoBD conformity

The versioning of documents ensures compliance with record-keeping and GoBD conformity.

To ensure record-keeping, all details of a change to documents and files must be clearly traceable. It must be ensured that only authorized employees can make such a change. But just as important is to know years later which employees changed what and when.

Structuring of collaborative access

PaperOffice is not just a document management system, but also a comprehensive collaboration application. In addition to comprehensive workflow, stamp, and task tools, it provides integrated collaboration on documents.

Thanks to version control, every user knows when and how a document was changed by whom. If a user starts editing a document, it is locked for other users and simultaneous editing is not possible.

In view of the last point, the so-called Check-Out and Check-In regulate the uncomplicated collaboration on a document and coordinate access rights. With the Check-Out function, the reviewer temporarily locks the document.

With the subsequent Check-In, the first reviewer creates the modified document as a new version. The previously imposed editing lock is lifted.

Security and Compliance with many legal standards

The most important thing about versioning is, of course, that all legal requirements and the increasingly important compliance aspects are demonstrably met. Because every change to the document is traceable - down to the user who made it.

Choosing the right DMS software for versioning

In summary, it becomes clear that DMS-supported version control brings many advantages.

But the best thing about versioning is: companies are able to manage the creation, revision, and distribution of important business documents automatically.

The document management system PaperOffice enables many companies to achieve record-keeping. It is important to be able to trace all changes to business documents at any time and quickly.

Getting started is easier than you think.

Are you still worried that you can't do it? Read our customers' case studies about the integration of PaperOffice into their business life and see for yourself the simplicity or simply request a test installation.

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Como realizo unha versión segura de documentos?":

Para quen é adecuada unha oficina sen papel?

A resposta rápida e fácil á pregunta é: para todas as empresas. Todas as industrias e tamaños de empresas, desde as pemes e as start-ups ata as grandes empresas, beneficiaranse dunha oficina sen papel. A transición é especialmente valiosa para as pequenas e medianas empresas:A redución das tarefas e os custos liberará orzamento necesario para impulsar o crecemento.

Podo utilizar un provedor de DMS baseado na nube para a miña oficina sen papel na empresa?

Non. Outro factor que está na boca de todos, especialmente desde a entrada en vigor definitiva do RGPD en 2018, é a protección de datos. As solucións e software de xestión de documentos (DMS) usanse para procesar, xestionar e almacenar documentos que ás veces conteñen datos persoais sensibles. O incumprimento do RGPD está suxeito a altas multas por parte do goberno.

Conclusión

As vantaxes xustifican o esforzo e os custos
Traballar en formato dixital e levar os documentos antigos á nova era será a mellor inversión clave para aforrar unha cantidade incrible de tempo, diñeiro e nervios no futuro.
Precisa alguén que saiba facelo
Non precisa dun especialista en tecnoloxía para beneficiarse de todas as vantaxes da dixitalización.
O que precisa é un socio adecuado que poda implementar exactamente o que necesita a través da súa experiencia. Evite alarmistas e opte por probas en lugar de presentacións con diapositivas chamativas sen ningúnha proba real.
O hardware xa está en moitas ocasións
Case todo o negocio, empresa e organización xa dispón dunha copiadora grande que non está a aproveitar. Este aparello é ideal para escaneos en masa, tolera grapas e pode ser a base para empezar a dixitalización sen ter que investir nun escáner.
Máis barato do que esperaba con o DMS adecuado
Evite trampas de custos con sistemas de DMS/ECM nos que está á merced dos fabricantes. Non faga concesións en canto ás súas propias capacidades administrativas, como aprender a utilizar documentos por conta propia e facer axustes. Se precisa axuda, o fabricante estará encantado de axudar, pero manteña a súa autonomía e independencia.
Automatizar as tarefas é o futuro
Os procesos serán totalmente idénticos no futuro, pero totalmente automatizados.
Unha factura entra? O fluxo de traballo iníciase e todo segue o camiño que foi definido previamente.
Buscar en 1000 carpetas? Non hai problema, porque disporá do seu propio Google!