Institución pública
Casa do Concello
Carrión de los Condes
Carlos A. García Director de Marketing e Comunicacións
Posición de inicio
Como autoridade na institución pública, o concello de Carrión de los Condes ten que xestionar un gran número de documentos importantes: documentos, solicitudes, DNI, certificados de rexistro pero tamén arquivos de construción e documentos de negocio, correspondencia e moito máis.
Desafortunadamente, o concello ata agora non se beneficiou significativamente do uso de software de xestión de documentos adecuado, xa que aínda non se atopou unha solución adecuada.
Co fin de facer máis fácil e eficiente a busca, o arquivo municipal ten previsto dixitalizar a documentación e incorporar o contido á base de datos de arquivos internos.
O procesamento manual sería demasiado lento, polo que se buscou a extracción de información automatizada.
O obxectivo da administración municipal era dixitalizar os documentos en papel existentes, levar a optimización de procesos e control de fluxo de traballo sobre todos os documentos de entrada e saída, automatizar unha gran parte dos procesos en segundo plano e así optimizar o proceso de xestión da propiedade.
Cuestión existente
No pasado, todo o sistema de goberno estaba baseado no papel. As solicitudes presentadas pola cidadanía foron ordenadas en expedientes pola oficina de rexistro, remitida ao concello, onde se engadiron documentos adicionais.
Os documentos entón migraron a muros de estanamento de metro de longo que cubrían toda a paredes da oficina e foron almacenados alí durante anos.
Pero cos documentos de entrada existentes e diarios, o sistema manual do concello de Carrión de los Condes chegou aos seus límites: os recibos individuais eran a miúdo arquivados incorrectamente ou previamente polos compañeiros e aínda non se rebasen. A implicación de institucións externas tamén foi difícil, por exemplo cando concellos ou expertos necesitaban acceso para avaliar as solicitudes.
"Tiñamos custos de almacenamento evitables mediante a presentación de documentos en cartafoles. Ademais, a procura de documentos levaba moito tempo e moitas veces implicaba unha visita ao arquivo.
Carlos A. García, director de marketing e comunicacións.
O resultado foron longos tempos de tramitación e ineficiencias na tramitación, recuperación e reenviación da documentación necesaria.
Pero o maior problema era a idade dos documentos, porque se volveron fráxiles. En consecuencia, a autoridade foi en busca de xestión de documentos dixitais.
O estudo de caso, realizado xunto co sistema de xestión de documentos PaperOffice, baseouse na preocupación, como é habitual en calquera órgano administrativo, de manter os numerosos rexistros e arquivos en papel e de ter un espazo físico e persoal a disposición (algúns en estado crítico) para almacenar, clasificar e organizar.
A pesar da vía orzamentaria, a autoridade municipal de Carrión de los Condes chegou á conclusión de que este sistema anticuado tiña que ser substituído por un actualizado, moderno e dixital. Deste xeito, en lugar de buscar documentos, a institución pública pode dedicarse á tarefa real dunha administración municipal: os cidadáns.
"Acabamos de avanzar e agora temos un punto de partida".
D. Carlos A. García, Director de Marketing e Comunicacións da administración de Carrión de los Condes, buscaba unha solución para dixitalizar todos os problemas aos que se enfrontan todas as institucións públicas. Tamén se prevía dixitalizar todas as tarefas administrativas do municipio, que antes eran en gran parte análogas.
Por que o Concello elixiu o DMS de Papel
Os criterios de selección máis importantes foron a fiabilidade e a seguridade, xa que os documentos xestionados son confidenciais, como os documentos persoais ou a situación financeira do solicitante.
Varios provedores na nube ou solucións de código aberto non foron considerados debido á normativa de protección de datos na institución pública, xa que a seguridade dos datos persoais GDPR e a seguridade do investimento a longo prazo non se podían garantir.
Dado que PaperOffice DMS non é unha aplicación na nube e almacena todos os datos nunha base de datos central situada no concello, finalmente decidiuse probar o escenario requirido cunha proba.
"Xa na primeira cita con PaperOffice notas os 20 anos de experiencia de PaperOffice no campo da xestión de documentos".
PaperOffice supera todos os estándares de documentos e directrices legais, en particular debido ao almacenamento de documentos altamente cifrado directamente no concello e non nunha nube.
A necesidade de usar un sistema de xestión de documentos que teña un control de versións compatible e versión a proba de auditoría é máis clara que nunca.
Un motivo enorme para a decisión foi a accesibilidade do apoio, xa que se fixeron moi malas experiencias con outros provedores no pasado, o que tamén levou á paralización do concello.
En particular, para garantir a fiabilidade e para simular problemas reais, o soporte de PaperOffice foi contactado varias veces para avaliar se se cumpriron os prazos e cal era a calidade do soporte.
O papel está por diante de todos os outros fabricantes aquí.PaperOffice aceptou o reto - obxectivos e horarios
A decisión tomouse para dixitalizar todos os documentos en papel existentes nun arquivo dixital.
Especialmente para a transformación dixital, fundouse unha organización dun programa mixto de formación e emprego titulado "Creación dun arquivo dixital" polo Concello de Carrión de los Condes. Esta organización, xunto cos especialistas en PaperOffice, está a formar actualmente a oito estudantes e dous profesores.
Nel, o coñecemento adquirido aplícase nunha práctica real, cun fluxo de traballo preciso que axuda a optimizar o tempo e iniciar a solución de dixitalización do arquivo histórico, que se remonta á década de 1820.
"O procesamento manual dos documentos custaríanos moito tempo. Coa solución automatizada do DMS de PaperOffice, o esforzo manual podería reducirse considerablemente, ao mesmo tempo investido en tecnoloxía orientada ao futuro.
Como experto no campo do procesamento intelixente de documentos de IA, PaperOffice DMS foi encargado de dixitalizar a documentación existente.
Os documentos en papel existentes foron coidadosamente escaneados polos empregados do Concello e arquivados en PaperOffice DMS. O sistema de xestión de documentos crea unha miniatura de todos os documentos escaneados e leva a cabo un recoñecemento de texto detallado. Isto significa que calquera contido de texto de todos os documentos pode ser atopado en segundos usando o motor de busca integrado en PaperOffice.
Beneficios a través da dixitalización con PaperOffice
Grazas á implantación da dixitalización de PaperOffice, o arquivo municipal de Carrión de los Condes xa puido:
- Aforrar tempo e recursos
- Fácil acceso ao documento
- Dispoñibilidade de documentos para cada traballador autorizado
- ← Filtrar claro
A dispoñibilidade agora máis fácil e rápida de datos e documentos está a cambiar fundamentalmente e permanentemente os procesos do concello. O coñecemento administrativo organízase de forma transparente e dispoñible no momento oportuno.
"A seguridade de datos, os fluxos de traballo automatizados, a dixitalización de documentos e a fácil integración de PaperOffice nunha contorna administrativa entregaron o que esta administración municipal necesitaba para reducir o consumo de papel minimizando os procesos de papel, arquivando documentos fráxiles e preservalos a longo prazo e gañar espazo e así aforrar custos".
Neste sentido, as bases para a dixitalización de todos os procesos baseados en documentos na administración pública están postas con PaperOffice DMS.
Ademais do proceso de arquivo:
- Revisión-proba de arquivo
- Optimización de procesos organizativos
- Mellor organización da documentación
- Busca de documentos máis rápido
- Comunicación simplificada e resolución de tarefas
garantido.
Resultado final
O Concello eliminou o problema dos datos en papel anteriores, todos os documentos fráxiles orixinarios do arquivo foron coidadosamente escaneados e, polo tanto, arquivados. Dado que PaperOffice executa o recoñecemento de texto OCR en todos os datos entrantes, os empregados do concello xa non teñen que sacar os documentos, senón que poden simplemente buscalos dentro de PaperOffice.
A administración da cidade agora usa un sistema central de xestión de documentos habilitado para o fluxo de traballo.
O Concello xa pode localizar arquivos de caso, así como números de casos cos seus nomes, localizacións e datas asociados, en cuestión de segundos. Así, o arquivo pode axudar aos seus cidadáns máis rápido e con maior precisión, mentres que os orixinais permanecen intactos.
Concello de Carrión de los Condes
Superficie: 63,37 km². Poboación: 2.096 (2018)
Provincia: Palencia. Comunidade de Castela e León
Alcalde: José Manuel Otero Sanz.
Núcleos de poboación: Carrión de los Condes;
Esta cidade de máis de 2.000 habitantes está situada no centro da provincia de Palencia. Segundo os achados arqueolóxicos, as orixes da vila remóntanse á época prerromana.
Hoxe en día a cidade é coñecida por todos os peregrinos que percorren o Camiño de Santiago, xa que a cidade está no Camiño de Santiago e conta con albergues de peregrinos.
