O boletín informativo PaperOffice Insider
O boletín informativo PaperOffice Insider
Queremos ser amigos

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Ofertas de desconto máximo possíveis.

Noticias exclusivas internas

Actualizacións gratuítas de bonificación.

Amizade Confianza Palabra de Honra
Nunca daremos a súa dirección de correo electrónico a ninguén máis e cada correo electrónico inclúe unha ligazón para darse de baixa cun só clic.

Optimiza o teu proceso de contrato co software axeitado de xestión de contratos - Máis rápido, máis seguro, máis doado!


Conseio práctico

Xestione os seus contratos de forma máis eficiente coa axuda das tecnoloxías dixitais: Use o software de xestión de contratos para optimizar e automatizar o seu proceso de contratos.Como o software de xestión de contratos contribúe a aumentar a eficiencia, reducir custos e minimizar riscos.

Que significa a Xestión de Contratos?

A xestión de contratos é o proceso que busca facer máis eficiente a creación, xestión e supervisión de contratos. Tamén implica a comunicación e colaboración entre as partes para garantir que se teñan en conta todos os intereses.

Ademais, a xestión de contratos tamén inclúe a análise de contratos para identificar e resolver problemas, minimizar riscos e garantir o cumprimento dos contratos. Tamén pode incluír unha avaliación do rendemento dos contratistas para supervisar o seu desempeño.

Eine Hand unterzeichnet den Vertrag
Der Schlüssel zum Erfolg: Verlässliches Vertragsmanagement für Unternehmen

Por que a xestión de contratos dixitais é tan importante nas empresas hoxe en día?

A xestión de contratos dixitais ofrece moitas vantaxes en comparación coa xestión de contratos en papel. En primeiro lugar, é moito máis eficiente e seguro almacenar todos os contratos nun só lugar e poder accedelos en calquera momento.

Deste xeito, as empresas poden responder máis rapidamente ao cumprimento dos contratos. Ademais, as empresas con xestión de contratos dixitais poden tomar mellores decisións, xa que teñen acceso a toda a información relevante en todo momento.

Outra vantaxe é que as empresas poden realizar cambios e actualizacións de contratos máis rapidamente, o que reduce considerablemente a carga de traballo. Por último, os contratos dixitais tamén poden ser monitorizados con máis facilidade para evitar que caduquen, se superen ou se modifiquen.

Consello: Se estás interesado no tema da dixitalización, invitámoste a ler o seguinte artigo sobre as vantaxes da dixitalización. Ofrece unha visión xeral das tendencias e desenvolvementos máis recentes no mundo dixital. Tamén se dan algúns exemplos concretos de como a dixitalización afecta á nosa vida cotiá. Ademais, analízanse en detalle as vantaxes e desafíos da dixitalización. Léldoo para saber máis sobre a dixitalización.

Para que preciso un software de xestión de contratos?

O software de xestión de contratos é unha valiosa inversión para as empresas que desexen obter unha xestión eficiente dos seus contratos. Ao usar software de xestión de contratos, as empresas poden organizar e xestionar os seus contratos de forma rápida e fácil.

Os contratos poden ser facilmente almacenados, accesibles e rastrexables. Ademais, co software de xestión de contratos, as empresas poden rastrexar diferentes informacións relativas aos contratos necesarias para a análise e xestión de riscos.

O software de xestión de contratos permite ás empresas xestionar os seus contratos eficientemente e a tempo. Cun software adecuado, as empresas poden organizar, almacenar e rastrexar os seus contratos sen dificultade. Ao establecer notificacións e recordatorios, as empresas poden garantir que se cumpran todas as condicións do contrato a tempo.

Ademais, o software pode axudar ás empresas a rastrexar e analizar informacións contractuais para minimizar riscos. O software de xestión de contratos é unha valiosa ferramenta para axudar as empresas a xestionar os seus contratos de forma eficiente e a tempo.

Explicamos a necesidade do software de xestión de contratos e agora pasamos ao seguinte punto importante:

Contido

Cales son as funcións máis importantes dun software de xestión de contratos?

  • Xestión automática dos seus contratos

    É unha das funcións máis importantes dun software de xestión de contratos.

    Esta función permite ás empresas xestionar os seus contratos de forma rápida, eficiente e custoefectiva. Coa xestión automática de contratos, as empresas poden rastrear e xestionar diferentes tipos de contratos, como contratos de compra, contratos de servizo, contratos de licenza, contratos de soporte e moitos máis.

    Estes contratos pódense buscar e clasificar de forma sinxela para obter rapidamente a información necesaria.

    A xestión automática de contratos tamén permite ás empresas rastrear o estado dos contratos, como se foron aprobados, pendentes, caducados ou cancelados, sen necesidade de crear fluxos de traballo.

    Ademais, as empresas poden rastrear información financeira relacionada cos contratos, como custos, condicións de pagamento, datas de vencemento e opcións de renovación. Ou simplemente ver datos de facturación sen necesidade de abrir os contratos.

  • Búsqueda exhaustiva

    A busca exhaustiva tamén é unha función moi importante que debe ter un software de xestión de contratos. Permite ao usuario atopar rápidamente todos os contratos relevantes aplicando diversos criterios de busca.

    Na busca exhaustiva, os usuarios poden buscar contratos que teñan un número específico, un provedor específico ou un tipo específico de servizo.

    Ademais, tamén poden buscar por data de caducidade, custos, responsabilidades e outros detalles relevantes.

    A busca exhaustiva tamén pode levarse a cabo utilizando criterios personalizados para simplificar a busca de contratos específicos. Tamén é posible combinar diferentes parámetros de busca para obter resultados máis precisos.

    Esta función permite ao usuario buscar e analizar de forma rápida e sinxela todo o inventario de contratos, o que lle permite ás empresas comprender mellor como os seus contratos afectan aos seus negocios e como poden facer que os seus contratos sexan máis eficientes e custoefectivos.

  • Seguimento de contratos

    Grazas a esta función, as empresas poden controlar os seus contratos e asegurarse de que se cumpran todas as condicións.

    O seguimento de contratos pódese usar para almacenar toda a información relevante dun contrato determinado, controlar o que se debe cumprir e monitorar os custos.

    Ademais, as empresas poden utilizar o seguimento de contratos para asegurarse de que todos os contratos se cumpran de forma eficiente e puntual, controlando a data de vencemento, o estado e os requisitos pendentes. Isto pode axudar a evitar retrasos innecesarios e garantir que todos os contratos se cumpran a tempo.

  • Control de versións

    O control de versións é unha parte esencial da xestión de contratos. A través do control de versións, pódense rastrexar cambios realizados nun contrato e manter un historial completo dos cambios.

    Isto permite un control de cambios sinxelo e transparente e permite que as partes involucradas teñan unha versión coherente do contrato.

    O control de versións é particularmente importante cando hai múltiples versións do contrato, xa que permite identificar a versión válida en cada momento. Ademais, fai máis doado para as partes rastrexar cambios e comparalos con versións anteriores do contrato.

  • Automatización de prazos

    A automatización de prazos na xestión de contratos axuda ás empresas a reducir o tempo e os custos necesarios para xestionar a súa cartera de contratos.

    A través da automatización, as tarefas rutineiras, como a xestión de información contractual e o seguimento de prazos de vencemento, son compatibles. Isto permite reducir ao mínimo as tarefas manuais e permite ás empresas concentrar as súas recursos en tarefas máis importantes.

    Ademais, a automatización tamén pode axudar a que os contratos se executen e cumpran correctamente.Con automatización, as empresas poden activar recordatorios oportunos, fluxos de traballo e notificacións para a execución de tarefas de forma automatizada.

  • Recoñecemento de texto e indexación

    O recoñecemento de texto é unha das funcións máis útiles na xestión de contratos. Deste xeito, os documentos dixitais ou analóxicos son recoñecidos por texto OCR despois do proceso de arquivo.

    Co recoñecemento de texto, as empresas e as organizacións poden buscar facilmente contratos e atopar información relevante de forma rápida, o que supón un aforro de tempo e custos.

    O recoñecemento de texto permite aos usuarios buscar contratos utilizando palabras clave específicas en lugar de pasar polo documento manualmente. Con recoñecemento de texto, os usuarios poden buscar rapidamente termos específicos, datas, nomes ou outros termos que aparecen nos documentos de contrato. Esta función permite aos usuarios extraer e localizar información relevante dos contratos de forma rápida. Ademais, o recoñecemento de texto permite que os contratos sexan buscados facilmente de unha soa vez, o que fai que a busca de información sexa aún máis sinxela.

  • Control de acceso

    O control de acceso na xestión de contratos axuda ás empresas a garantir que só os usuarios autorizados poidan acceder á información confidencial dos contratos. Isto protexe a integridade da información e asegura que os contratos non se alteren ou modifiquen accidental ou intencionadamente.

    Ademais, tamén pode axudar a cumprir cos requisitos regulatorios, asegurándose de que só os usuarios autorizados teñan acceso á información confidencial dos contratos.

  • Integración

    O software pode integrarse con outros sistemas, como ERP ou CRM, para aumentar a eficiencia.
  • Consello

    Sobre o tema "Mellor solución para oficinas SEN PAPEL sen traballo adicional + arquivar documentos directamente dende o ESCÁNER", hai un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sinxela e comprensible:

Como pode o PaperOffice ajudar na gestión dos seus contratos?

O PaperOffice é um software poderoso para a gestão de todo o tipo de documentos, incluindo contratos. É a solución ideal para a gestión de contratos e oferece às empresas uma ampla variedade de funcionalidades que lhes permitem gerir os seus contratos de forma rápida e eficiente. Com o PaperOffice, as empresas podem gerir, monitorizar, pesquisar e rever contratos para garantir que cumprem todos os requisitos.

O sistema oferece uma suite completa de funcionalidades para a gestão de contratos, incluindo uma gestão de documentos completa que permite armazenar e gerir todos os documentos contratuais, uma gestão de fluxo de trabalho que permite aos utilizadores acompanhar o estado dos seus contratos, uma gestão de permissões que permite atribuir diferentes direitos de acesso a diferentes grupos de utilizadores, um controlo de versões que facilita a atualização e gestão de contratos e um sistema de relatórios que permite ao utilizador criar relatórios sobre os contratos.

Com estas e muitas outras funcionalidades incluídas no PaperOffice, as empresas podem gerir os seus contratos de forma rápida e eficiente, cumprindo todos os requisitos.

O PaperOffice pode ajudar a simplificar e automatizar a gestão dos seus contratos. Com o software, pode gerir os dados mestre dos contratos, arquivar e editar documentos contratuais, incluir documentos e anexos relacionados, liquidar e monitorizar contratos. Além disso, pode monitorizar e controlar a sua gestão de contratos com relatórios e controlos.

Dica

Existe um vídeo no YouTube sobre "arquivar documentos digitalmente / introdução de interface PaperOffice / sistema de gestión de documentos" que explica este processo de forma simples e compreensível:

FAQs

Finalmente, respondemos a algunhas preguntas máis frecuentemente formuladas sobre o tema "Optimizar o proceso de contratos co software de xestión de contratos.":

Que é unha oficina sen papel?

Unha oficina sen papel é unha oficina que prescinde completamente do papel e en lugar diso utiliza tecnoloxías e procesos dixitais para almacenar, procesar e transmitir información.

Por que se necesita unha oficina sen papel?

Unha oficina sen papel é unha forma eficiente de almacenar, procesar e transmitir información. Axuda a automatizar procesos manuais, o que reduce a taxa de erros, aumenta a produtividade e reduce os custos.

Que vantaxes ofrece unha oficina sen papel?

Unha oficina sen papel ofrece moitas vantaxes, como unha mellor seguridade dos datos, unha maior produtividade, unha mellor colaboración, unha mellor experiencia de atención ao cliente, custos máis baixos e unha mellor cumprimento das normativas.

Que tecnoloxías se utilizan nunha oficina sen papel?

Normalmente, nunha oficina sen papel utilizanse tecnoloxías dixitais como o software xestor de documentos, bases de datos, fluxos de traballo, software de automatización e traballo dedicado.

Que tipos de información se almacenan nunha oficina sen papel?

Nunha oficina sen papel almacénanse todo tipo de información empresarial, como contratos, facturas, correos electrónicos, orzamentos, recibos e outros documentos.

Conclusión

O beneficio do software de gestión de contratos xustifica o custo e o esforzo

A dixitalización é unha maneira de simplificar e optimizar o proceso de xestión de contratos. A través da implementación de solucións dixitais, as empresas poden facer os seus procesos máis eficientes, consultar os seus contratos de forma inmediata e obter máis transparencia. Ademais, a comunicación tamén se simplifica grazas ás funcións dixitais. Isto crea un novo xeito de colaboración que é beneficioso para todos os implicados.

PaperOffice resolve todos os problemas: Garantido.

Estudo de caso

Optimización de fluxos de traballo grazas ao DMS de PaperOffice

"Xa na primeira cita con PaperOffice notas os 20 anos de experiencia de PaperOffice no campo da xestión de documentos".

Alexander Staruk
director financeiro da Irmandade Menonita Bielefeld e. V.