- Xestión automática dos seus contratos
É unha das funcións máis importantes dun software de xestión de contratos.
Esta función permite ás empresas xestionar os seus contratos de forma rápida, eficiente e custoefectiva. Coa xestión automática de contratos, as empresas poden rastrear e xestionar diferentes tipos de contratos, como contratos de compra, contratos de servizo, contratos de licenza, contratos de soporte e moitos máis.
Estes contratos pódense buscar e clasificar de forma sinxela para obter rapidamente a información necesaria.
A xestión automática de contratos tamén permite ás empresas rastrear o estado dos contratos, como se foron aprobados, pendentes, caducados ou cancelados, sen necesidade de crear fluxos de traballo.
Ademais, as empresas poden rastrear información financeira relacionada cos contratos, como custos, condicións de pagamento, datas de vencemento e opcións de renovación. Ou simplemente ver datos de facturación sen necesidade de abrir os contratos.
- Búsqueda exhaustiva
A busca exhaustiva tamén é unha función moi importante que debe ter un software de xestión de contratos. Permite ao usuario atopar rápidamente todos os contratos relevantes aplicando diversos criterios de busca.
Na busca exhaustiva, os usuarios poden buscar contratos que teñan un número específico, un provedor específico ou un tipo específico de servizo.
Ademais, tamén poden buscar por data de caducidade, custos, responsabilidades e outros detalles relevantes.
A busca exhaustiva tamén pode levarse a cabo utilizando criterios personalizados para simplificar a busca de contratos específicos. Tamén é posible combinar diferentes parámetros de busca para obter resultados máis precisos.
Esta función permite ao usuario buscar e analizar de forma rápida e sinxela todo o inventario de contratos, o que lle permite ás empresas comprender mellor como os seus contratos afectan aos seus negocios e como poden facer que os seus contratos sexan máis eficientes e custoefectivos.
- Seguimento de contratos
Grazas a esta función, as empresas poden controlar os seus contratos e asegurarse de que se cumpran todas as condicións.
O seguimento de contratos pódese usar para almacenar toda a información relevante dun contrato determinado, controlar o que se debe cumprir e monitorar os custos.
Ademais, as empresas poden utilizar o seguimento de contratos para asegurarse de que todos os contratos se cumpran de forma eficiente e puntual, controlando a data de vencemento, o estado e os requisitos pendentes. Isto pode axudar a evitar retrasos innecesarios e garantir que todos os contratos se cumpran a tempo.
- Control de versións
O control de versións é unha parte esencial da xestión de contratos. A través do control de versións, pódense rastrexar cambios realizados nun contrato e manter un historial completo dos cambios.
Isto permite un control de cambios sinxelo e transparente e permite que as partes involucradas teñan unha versión coherente do contrato.
O control de versións é particularmente importante cando hai múltiples versións do contrato, xa que permite identificar a versión válida en cada momento. Ademais, fai máis doado para as partes rastrexar cambios e comparalos con versións anteriores do contrato.
- Automatización de prazos
A automatización de prazos na xestión de contratos axuda ás empresas a reducir o tempo e os custos necesarios para xestionar a súa cartera de contratos.
A través da automatización, as tarefas rutineiras, como a xestión de información contractual e o seguimento de prazos de vencemento, son compatibles. Isto permite reducir ao mínimo as tarefas manuais e permite ás empresas concentrar as súas recursos en tarefas máis importantes.
Ademais, a automatización tamén pode axudar a que os contratos se executen e cumpran correctamente.Con automatización, as empresas poden activar recordatorios oportunos, fluxos de traballo e notificacións para a execución de tarefas de forma automatizada.
- Recoñecemento de texto e indexación
O recoñecemento de texto é unha das funcións máis útiles na xestión de contratos. Deste xeito, os documentos dixitais ou analóxicos son recoñecidos por texto OCR despois do proceso de arquivo.
Co recoñecemento de texto, as empresas e as organizacións poden buscar facilmente contratos e atopar información relevante de forma rápida, o que supón un aforro de tempo e custos.
O recoñecemento de texto permite aos usuarios buscar contratos utilizando palabras clave específicas en lugar de pasar polo documento manualmente. Con recoñecemento de texto, os usuarios poden buscar rapidamente termos específicos, datas, nomes ou outros termos que aparecen nos documentos de contrato. Esta función permite aos usuarios extraer e localizar información relevante dos contratos de forma rápida. Ademais, o recoñecemento de texto permite que os contratos sexan buscados facilmente de unha soa vez, o que fai que a busca de información sexa aún máis sinxela.
- Control de acceso
O control de acceso na xestión de contratos axuda ás empresas a garantir que só os usuarios autorizados poidan acceder á información confidencial dos contratos. Isto protexe a integridade da información e asegura que os contratos non se alteren ou modifiquen accidental ou intencionadamente.
Ademais, tamén pode axudar a cumprir cos requisitos regulatorios, asegurándose de que só os usuarios autorizados teñan acceso á información confidencial dos contratos.
- Integración O software pode integrarse con outros sistemas, como ERP ou CRM, para aumentar a eficiencia.
Consello
Sobre o tema "Mellor solución para oficinas SEN PAPEL sen traballo adicional + arquivar documentos directamente dende o ESCÁNER", hai un vídeo en YouTube que explica este proceso de forma sinxela e comprensible:
