Escáneres e xestión de documentos: beneficios e usos

Hai unha dicotomía na maioría das oficinas de todo o mundo. Por unha banda a área dixital con ordenadores individuais e de rede, por outra banda documentos en papel. Ás veces isto provoca caos e, sobre todo, o tempo pérdese. Tempo dedicado á procura de contidos.

Paperless work through digital processes

Segundo un informe internacional de McKinsey, os traballadores de oficina pasan 1,8 horas ao día buscando e recollendo información, o que supón unha media de 9,3 horas semanais.

Contadores, secretarios, compradores, funcionarios, enviados e moitos outros grupos profesionais están ocupados procesando procesos administrativos todos os días. O traballo dun empregado depende moitas veces do doutro.

Cada empresa agora ten un dispositivo multifuncional que tamén soporta a función de escaneo. Pero para moitos, o termo e o uso dun sistema de xestión de documentos aínda se descoñece.

No artigo actual explicamos que paga a pena usar un sistema de xestión de documentos co seu escáner. Daremosche polo menos 15 razóns para usalo, o que che permitirá facer a túa oficina sen papel e dixital e como podes usalo para aumentar a eficiencia do negocio principal da túa empresa.

Antes de entrar no porqué, imos responder á pregunta:

Para que serve un DMS na empresa?

Facturas, facturas de carga, cartas de acompañamento, envíos ou instrucións de operación para novos dispositivos e os certificados de garantía asociados, por citar só algúns exemplos? A súa dixitalización é moitas veces un longo tempo, simplemente porque hai unha falta de persoal e tempo. Como resultado, a montaña analóxica crece.

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Cun DMS e o escáner que é adecuado para as súas necesidades, pode obter a dicotomía ea perda innecesaria de tempo baixo control.

DMS tamén significa software de xestión de documentos e está destinado a xestionar documentos, especialmente documentos dixitais, que inclúe a conversión de analóxico a dixital. O DMS de Papel é ese software.

Porque o DMS de PaperOffice fai posible que o papel analóxico se converta en contido dixital onde se produce.

A indexación estruturada intelixentemente asigna cada documento ao proceso correcto introducindo unha palabra clave. Co propio motor de busca en PaperOffice, todos os documentos poden ser atopados e chamados. Dependendo dos requisitos, as letras gravadas son convertidas usando o recoñecemento de texto OCR para poder procesalas con software de Office compatible.

Recoñecemos a necesidade, pero:

Cales son os beneficios dunha oficina sen papeis?

No mundo actual, os empregados tratan un gran número de documentos diferentes: documentos en papel orixinais como cartas ou contratos, PDFs e documentos electrónicos como arquivos e correos electrónicos.

En moitas empresas, estes documentos son copiados, impresos, reenviados, distribuídos e arquivados en diferentes lugares. A busca de información importante é cada vez máis difícil e leva a fluxos de traballo non económicos e empregados sobrecargados. Temos un artigo detallado, no que se describe a necesidade de sistemas de xestión de documentos e as vantaxes de utilizalos.

Your scanner together with PaperOffice DMS are the best partners to make your company paperless

Con todo, se os seus empregados comezan a eliminar ou polo menos reducir o consumo de papel nas oficinas ou en toda a empresa, tamén mellorará os procesos, aumentará a produtividade dixitalizando datos, usando métodos sen papel e reducindo así custos.

Moitas outras vantaxes e aspectos xa foron discutidos nun artigo detallado sobre "Implementación nunha oficina sen papel".

Que escáneres son adecuados para a colaboración perfecta?

Por exemplo, dispositivos multifunción (MFP) como os de Brother ou Konica Minolta e outros fabricantes.

Impresora, escáner e copiadora todo-en-un: Os documentos escaneados van ao directorio central a través destes dispositivos centrais ou a través de "escáner directo ao correo" como un correo electrónico a unha caixa de correo no seu Outlook, que é monitorizado por PaperOffice, por exemplo e, polo tanto, introduce automaticamente o software de xestión de documentos.

Ou simplemente integrar o seu enderezo de PapelOffice personalizado no seu escáner, chamado enderezo de correo electrónico DropMail, como a localización de almacenamento para os seus arquivos escaneados. PaperOffice arquiva todos os ficheiros facilmente por correo electrónico.

Para aqueles que queiran escanear documentos en papel da forma normal, o módulo "ScanConnect" integrado por defecto en PaperOffice é ideal. Porque isto soporta cada escáner, dispositivo multifuncional ou copiadora de gran capacidade cunha unidade de escaneo integrada e é moi fácil de usar.

Non obstante, non ten importancia de como os seus documentos en papel chegan a PaperOffice, porque grazas ao recoñecemento automático de texto OCR, recoñécese o contido de toda a súa documentación escaneada.

Non importa o que está feito de papel, é escaneado e gravado con alta precisión grazas á optimización baseada en IA.

En canto se rexistran os documentos, o seu contido é indexado usando a descomposición de texto en bruto. Dito simplemente, o contido é escrito palabra a palabra nun rexistro especial, co algoritmo recoñecendo palabras individuais nunha combinación de palabras e gravando-as do mesmo xeito.

Dixitalización e xestión de documentos

Cando falamos de sistemas de xestión de documentos, non debemos esquecer: canto maior sexa o nivel de dixitalización da información que forma parte dos procesos, maior é o nivel de control e automatización que podemos alcanzar. Xa escribimos un artigo sobre as vantaxes da dixitalización, fai clic aquí.

No primeiro paso, determina que documentos pertencen aos nosos procesos, como os integramos no noso sistema de xestión de documentos e que información se debe extraer e almacenar xunto cos documentos da súa base de datos. Unha vez incluída a información, definimos o seu ciclo de vida, como interactuará con outros procesos e como podemos integrala.

Información procedente de diferentes fontes

O máis probable é que atoparemos información procedente de diferentes fontes e en diferentes formatos. Algúns deles en formato dixital, almacenados en arquivos ou bases de datos e outros en forma de documentos impresos.

Que facemos cos documentos dixitais en formato PDF, doc, etc.? Aquí o proceso é moi sinxelo.

Arrastre o documento dixital na interface de PaperOffice. Ou ter os seus cartafoles Windows facilmente monitorizados despois de que os documentos foron recibidos.

Os documentos en formato papel poden ser facilmente escaneados e convertidos en formato dixital grazas ao escáner integrado.

Grazas ao programa de recoñecemento óptico de caracteres (OCR = Recoñecemento Óptico de Caracteres), xa damos un paso importante. Usando un escáner ou outro dispositivo de dixitalización, non só convertemos o documento nunha imaxe, senón que tamén podemos "ler" o seu contido electronicamente.

Non só o texto OCR puro está incluído na base de datos, grazas á intelixencia artificial (AI) chamada PIA, a automatización pode especificarse manualmente ou automaticamente.

Así é como usamos o sistema para recoñecer e definir que áreas de documentos deben ser lidas automaticamente. Como número de factura, data, produtos, cantidades, etc. En consecuencia, temos toda a información necesaria no noso sistema de xestión de documentos.

A dixitalización da información a través de OCR facilita a integración dunha ampla variedade de documentación na xestión de procesos e fluxos de traballo.

Todo soa ben, pero como se fai o arquivo masivo desde o escáner?

PaperOffice DMS tamén tomou en conta o arquivo masivo do seu escáner para as características máis importantes relacionadas co recoñecemento de texto, a integración de IA e as palabras clave.

O módulo ScanConnect non só ofrece unha conexión directa entre o seu escáner e o DMS de PaperOffice. ScanConnect é unha poderosa ferramenta de escáner para escaneos manuais e esconde outras características interesantes para axudarche co escaneo a granel.

Primeiro preparar todas as páxinas de documentos para escanear e, a continuación, colocar as páxinas separadas entre os documentos individuais que quere separar.

PaperOffice recoñece as páxinas dos separador e garda os documentos individualmente.

15 razóns para usar o seu escáner xunto con PaperOffice DMS

• Razón 1 - Atopar documentos rapidamente en PaperOffice DMS

  Indexación de texto completo e busca de Google-Like: Nun sistema de xestión de documentos como PaperOffice DMS, pode atopar os seus documentos escaneados, recibos e información en segundos. Isto é posible porque os seus documentos son analizados e indexados con recoñecemento de texto completo tan pronto como se almacenan.

  Simplemente introduce un termo de busca, como con Google, e PaperOffice lista todos os resultados. Si, do mesmo xeito que con Google: Porque podes atopar calquera contido de texto de calquera documento en cuestión de segundos usando o motor de busca integrado, a busca de texto completo e as funcións de filtro adicionais.

  Nunca volverás a abandonar a busca de palabras clave en PaperOffice e co filtro de busca atoparás todos os documentos, non importa o detallado que sexa, incluíndo o envío de correos electrónicos, exportando a Excel ou o sistema de ficheiros!

• Razón 2 - Documentos en papel automaticamente

  PaperOffice versión automaticamente cada documento modificado, crea unha copia en sombra e mósaa por separado para que poida abrir a versión desexada de novo en calquera momento.

  Grazas ao control de versión integrado, cada cambio de documento é recoñecido e gardado como unha copia en sombra como unha nova versión do documento. Pode abrir, exportar e editar cada versión de forma independente.

• Razón 3 - Separadores para escaneos por lotes de varios documentos

  Simplemente coloque unha páxina separada de PaperOffice diante de cada documento que debe ser separado. PaperOffice recoñece as páxinas separadas durante o proceso de escaneo e garda os documentos por separado.

• Razón 4 – Páxinas de separador intelixente para a presentación directa do escáner

  PaperOffice ofrécelle a opción de arquivo manual para a presentación totalmente automatizada sen ningunha intervención. Todos os campos son cubertos automaticamente e mesmo a ruta de almacenamento pode ser xerada e usada dinámicamente dependendo da data.

• XML/JSON habilita os códigos QR nas páxinas de separador

  Almacenar códigos QR con XML/JSON con palabras clave en páxinas de separadores e escanear a súa pila de documentos - PaperOffice recoñece as páxinas de separadores e códigos QR cos seus comandos XML/JSON e palabras clave os documentos cando se almacenan.

  Deste xeito, pode gardar páxinas de separador individuais cun tipo de documento, por exemplo "factura" e un lugar especial de almacenamento para o seu escaneo en masa, e así gardar os seus arquivos de escaneo de forma dirixida.

• Razón 6 - Scan Carpet Directory Monitory

  A súa copiadora pode almacenar os escaneos nun cartafol específico? Excelente, só ten que ter este cartafol monitorizado e vai ter un arquivo totalmente automático en segundos!

  • Controlar calquera cartafol automaticamente. Así que aparecen novos ficheiros neste cartafol, son arquivados de acordo coas súas especificacións e procesados completamente de forma autónoma.

• Razón 7 - Configurar regras de presentación para monitores de directorios

  Quere capturar documentos de papel automaticamente despois de escanear, pero tamén etiquetalos automaticamente para o menor detalle? Primeiro escanear todos os documentos nun cartafol e despois configurar o monitor de directorios. A continuación, especificar que se usa unha máscara de arquivo específica tan pronto como algo está no cartafol.

  Ademais do seguimento, tamén pode especificar toda a información relevante como nome, localización de almacenamento, tipo de documento, etc. PaperOffice coida de todo o arquivo para ti.

• Razón 8 - Poderosa ferramenta de escáner para escaneos manuais

  Páxinas únicas, escaneos a granel ou escaneos de fotos: Non importa o que está feito de papel, é escaneado e gravado con alta precisión grazas á optimización baseada en IA.

  O ScanConnect integrado soporta cada escáner, dispositivo multifuncional ou copiadora de gran capacidade cunha unidade de escaneo integrada e é moi fácil de usar.

• Razón 9 - Scan2Folder soporte

  Se o seu escáner non é un escáner WIA ou TWAIN, PaperOffice ofrece a opción Scan2Folder. Garda os documentos escaneados nun cartafol que é monitorizado por PaperOffice.

• Razón 10 - Recoñecemento de textos OCR de documentos analóxicos en máis de 100 idiomas

  PaperOffice converte de forma fiable texto analóxico de máis de 100 idiomas, incluíndo conxuntos de caracteres cirílico e asiático.

  Así é como se poden escanear documentos internacionais na súa empresa - PaperOffice DMS recoñece a linguaxe e leva a cabo o recoñecemento de texto. Isto permítelle buscar o documento dentro da súa base de datos e atopalo en segundos.

• Razón 11 – Conversión automática a PDF/A para arquivo a longo prazo
  Os documentos en papel son gardados automaticamente na norma ISO legalmente válida 19005 PDF/A. O formato PDF/A-1 é o formato máis restritivo, que consta de 2 niveis: PDF/A-1b para a reproducibilidade visual e PDF/A-1a para mapeo Unicode e estruturación de contidos.
• Razón 12: Non hai nube despregada e/ou necesaria

  PaperOffice baséase en bases de datos que usas localmente ou no teu NAS, como Synology ou QNAP. Deste xeito, toda a información sobre os seus documentos, como miniaturas e recoñecemento de texto que se realizou, así como outras palabras clave, almacénase na súa base de datos.

  Deste xeito, os datos non acaban en provedores de nube de terceiros e non ten que pagar os custos mensuais para o almacenamento de datos.

• Razón 13 - Almacenamento de GDPR e GOBD

  Independentemente de se elimina páxinas, rota-los ou ennegrece áreas con PaperOffice - todo se versiona de forma a proba de auditoría segundo GOBD para a presentación perfecta.

  PaperOffice versión automaticamente cada documento modificado, crea unha copia en sombra e mósaa por separado para que poida abrir a versión desexada de novo en calquera momento.

• Razón 14 - Chamar documentos dixitais a través de código QR (cam escaneo)

  O uso de códigos QR de PaperOffice abre excelentes posibilidades, como a versión automática de documentos en papel xa arquivados e modificados que conteñen o mesmo código QR.

  Tamén pode buscar facilmente os documentos en PaperOffice usando un código QR - abra a busca de código QR e manteña o código QR do documento PaperOffice na webcam para mostralo en PaperOffice.

• Razón 15 - Valor inmellorable para o diñeiro

  As licenzas de compra de PaperOffice teñen unha validez de toda a vida sen custos de seguimento e co opcional PaperOffice PLUS mesmo todas as actualizacións de seguimento, novas versións anuais e soporte persoal gratuíto por teléfono e Teamviewer a un prezo fixo calculable sen sorpresas desagradables.

  Estas foron só 15 razóns polas que debes usar o teu escáner cun sistema de xestión de documentos. Ademais das enumeradas anteriormente, PaperOffice ofrécelle moitas máis razóns: xestión de ciclos de vida (períodos de retención), rexistro de acceso, protección contra acceso e cifrado non autorizado, integración intuitiva en Outlook / Office, indexación de documentos (metadatos), solucións de fluxo de traballo e moito máis.

  Podes ver as características indo ao noso sitio e indo a "Que pode facer PaperOffice".

Escanear documentos e arquivalos no DMS ofrece ás empresas enormes vantaxes. Todos os procesos con documentos están optimizados. A protección de datos e a seguridade dos datos están garantidas.

A oficina sen papeis alivia aos empregados. Aforra moitos esforzos e custos de busca. E mellora a seguridade xurídica dos seus procesos administrativos.

Para moitas empresas, o DMS de PaperOffice é o primeiro paso cara á dixitalización. Ao escanear documentos e arquivalos dixitalmente, creas moito máis que unha copia dixital do orixinal. O escaneo converte a información non estruturada en datos estruturados.

Asegúrese de evitar este erro

Mentres que as grandes empresas teñen funcionarios de dixitalización nomeados durante moito tempo que tratan o tema da conversión de documentos analóxicos a tempo completo, as pequenas e medianas empresas adoitan carecer de recursos humanos, especialmente porque se requiren cualificacións profesionais adecuadas.
Con todo, este é un erro común e leva a malos investimentos, porque moitos fabricantes aproveitan esta ignorancia.

Conclusións provisionais

Non precisa de un especialista ou un bibliotecario adestrado!

Todo o que realmente necesitas é

• O software correcto
• Socio fiable
• Hardware correspondente

Ás veces o hardware xa está alí, ten máis potencial que antes e pode ser usado inmediatamente.

Tip

Por certo, existe un artigo especial sobre o tema do "procesamento de facturas dixitais", que informa sobre as vantaxes da dixitalización ou tramitación de facturas dixitais:

Digitize incoming invoice processing: made easy with PaperOffice

Click here for the guide